Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
КАК ВНЕСТИ ДЕНЬГИ НА РАСЧЕТНЫЙ СЧЕТ? ВНЕСЕНИЕ ДЕНЕГ В ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ООО ИЛИ ИП
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
- соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
- соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
- соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или выбранной системы налогообложения.
Даже если вы не имеете кассового аппарата (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.
Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей. Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Кассовые документы
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.
Внесение денег в деятельность ИП
Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
В 2023 году кассовые операции оформляются следующими документами:
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену). Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.
- Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
- Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
- Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:
- Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
- Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.
Лимит остатка по кассе в 2023 году
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).
Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Согласно ему в 2023 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
В этом случае применяется формула:
L = V / P x Nc
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.
Nc – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днем сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2023 год, взяв за расчетный период – декабрь 2022 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня.
Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдачи наличных денег из кассы
Можно ли по закону получать зарплату наличными, а не на карту — когда запрещена выплата из кассы?
Возникают ситуации, когда сотрудник заинтересован в получении заработной платы наличными средствами, можно ли по закону получать зарплату из кассы, а не на карту, и каковы нюансы этого процесса?
Данная процедура имеет ряд особенностей, которые должны учитывать бухгалтерия, кадры и руководители организации. А ряду работников выдача наличных денег категорически запрещена.
Можно ли получать зарплату наличными, а не на карту?
Согласно постановлениям Минтруда РФ, работодатель не полномочен выдавать подчиненным заработную плату исключительно на банковский счет или карту. Чисто теоретически, возможно получать заработную плату наличными. Но на практике ситуация сопряжена с рядом трудностей.
Выдача зарплаты из кассы производится по тем же правилам, что и по безналичному расчету:
- Интервал между авансом и основной выплатой не должен превышать 15 календарных дней.
- Размер оклада и стимулирующие выплаты сохраняются в прежнем объеме – работодатель не имеет право платить меньшую сумму за безналичный расчет.
- Если день выдачи зарплаты приходится на выходной или государственный праздник, деньги должны быть переданы сотруднику накануне.
- Работодатель в любом случае обязан исправно оплачивать работу подчиненным, форма выдачи средств при этом не имеет никакого значения.
Для выдачи зарплаты «наличкой» предприятие или ИП должно иметь кассу.
Работодатель обязан платить сотруднику наличными, если у последнего нет возможности получать деньги безналичным путем.
Дополнительное условие – работники должны быть официально трудоустроены. В противном случае выдача денег « в конверте» является прямым нарушением ТК РФ со стороны работодателя.
В отдельных случаях возможна также неденежная натуральная форма оплаты труда — подробнее читайте здесь.
Может ли работодатель отказать в выплате из кассы?
С 2018 года вступил в силу документ, запрещающий выдавать наличные сотрудникам бюджетных и государственных организаций и производств. Перевод средств осуществляется с помощью федеральных платежных систем и банковских организаций.
В иных случаях работодателю запрещено отказывать гражданам РФ в выплате зарплаты наличными, но судебная практика утверждает, что попросить выдачу заработной платы в кассе намного сложнее.
Если сотрудник заключал трудовой договор, в котором было указано перечисление заработной платы на банковскую карту, то внести изменение в трудовой договор очень сложно. Если организация позволяет получать «наличку» из кассы, это должно отдельным пунктом оговариваться в трудовом или коллективном договоре.
Если работник не подписывал заявление о передаче зарплаты в банк, и это не отражено в коллективном/трудовом договоре, то работодатель не имеет права запретить сотруднику выдачу наличных. Если организация закрывает кассу, она автоматически обязана подключать безналичный расчет.
На практике работодателю выгоднее делать выплаты по безналичному расчету, потому что это быстрее и проще организовывать, а также нет нужды выплачивать комиссию за снятие денежных средств. А поскольку издержки по обналичиванию не должны влиять на сотрудников, организации придется тратить больше средств, что однозначно невыгодно работодателю.
На основании каких документов выплачивается?
Чтобы начать получать зарплату налом, сотрудник обязан написать заявление и внести корректировки в трудовой договор.
Скачать образец заявления о выплате заработной платы наличными можно здесь.
Если на предприятии имеется касса и работник, выполняющий функции бухгалтера, можно получать зарплату по ведомостям.
Документальная база, позволяющая получать зарплату из кассы:
- платежные ведомости (форма №Т-53);
- расчетно-платежные ведомости (форма №Т-49);
- расходные кассовые ордера (форма №КО-2).
В документации следует указывать название компании, подразделение, сроки и объемы выплат, оплачиваемый период, номер и дату составления ведомости. Документы должны быть заверены личными подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Ведомость (вторая страница) должна включать табельные номера и фамилии работников, сведенные в единую таблицу. Выдача средств производится исключительно в отечественной валюте. Сотрудники при получении денег в кассе засвидетельствуют процесс подписями.
Проводка в бухгалтерском учете для осуществления выплаты заработной платы из кассы – Дт 70 Кт 50.
Сроки выдачи денег сотрудникам
При выдаче денег сотрудников идентифицируют по паспорту. Если работник получает чужую зарплату по доверенности, в ведомости нужно указывать и сотрудника, и доверенное лицо, получающее за первого заработную плату.
Важно, что при выдаче сотрудник должен пересчитать деньги в присутствии кассира, прежде чем подписать ведомость или «расчетку».
При выдаче зарплаты по ведомостям кассир обязан указать переданную сумму и факт полной или неполной выплаты средств работникам. Если установленный срок выдачи подошел к концу, кассир указывает сумму выплаты под свою роспись и отдает ведомость на проверку бухгалтеру.
Срок действия ведомости определяется руководством организации, но не более 5 рабочих дней, включая день обналичивания денег в банке, согласно указанию ЦБ. Следовательно, первым днем считается дата локального акта выдачи заработной платы, а конец данного периода приходится на пятый день после начала выплаты наличных денег работникам.
Чрезвычайно важно подводить итоги выдачи заработной платы. Так, если после выдачи денег (с учетом депонированной зарплаты) объем средств превышает лимиты по наличным, организация обязана сдать в банк излишки в тот же день.
Кому нельзя выдавать заработную плату наличными?
Трудовое законодательство РФ запрещает выдачу заработной платы наличными иностранным гражданам и лицам без гражданства, даже если они устроены по официальному трудовому договору. Рассчитываться с иностранцами работодатель обязан только по безналичной форме.
Как уже было сказано выше, запрещена выдача «налички» работникам бюджетной сферы. Это регулирует поправка от 1 июля 2018 года в Федеральный закон №161-ФЗ «О национальной валюте», согласно которому сотрудники бюджетных и государственных служб должны получать зарплату только по безналичному расчету и через банковские карты системы «Мир». Это завершило очередной этап по переведению организация на основную национальную платежную систему.
Штрафы за выплату иностранным работникам
Выплачивая наличные средства иностранному гражданину, работодатель нарушает российское законодательство в сфере валютного оборота.
Часть 1 статьи 15.25 КоАП предполагает в качестве наказания штраф в размере от 75% до 100% от выданной суммы.
Наказание за нарушение валютного законодательства грозит и за бездействие лица. Поэтому сотрудники предприятия и бухгалтерия должны действовать превентивно и информировать соответствующие органы о намерении руководства выдать зарплату наличными иностранному гражданину.
Выводы
Получать зарплату наличными могут официально трудоустроенные граждане РФ, кроме работников государственных и бюджетных организаций, если на предприятии есть касса для выдачи наличными.
Наличный способ оплаты труда происходит по тем же правилам, что и безналичный расчет.
Чтобы получать деньги «наличкой», сотрудник должен написать заявление и внести поправку в свой трудовой договор. После этого он может получать деньги в кассе по предъявлению паспорта, расписавшись в ведомости.
Работодателю не выгодно платить работникам из кассы, потому что на обналичивание расходуется часть средств.
За выдачу зарплаты «наличкой» иностранному гражданину организацию могут оштрафовать на 75-100% от выделенной суммы.
Источник: 9trud.ru
Возможно ли выплачивать заработную плату из кассы, если деньги поступили по договору займа с учредителем?
И. Г. Володькина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
Вопрос
Можно ли предприятию выдавать зарплату из кассы, если деньги поступают в кассу по договору займа учредителя. Не нужно ли эти деньги сперва внести в банк?
Ответ
Полученный от учредителя заем наличными в кассу организации необходимо сначала внести в банк на расчетный счет. А далее, сняв с расчетного счета, можно выдавать заработную плату сотрудникам.
Обоснование
- возвращенные авансы от покупателей и переплаты от поставщиков;
- возмещенные работниками недостачи;
- неустойки (штрафы, пени), возмещение убытка;
- полученные займы;
- возвращенные займы и проценты по ним;
- безвозмездно полученные деньги;
- взнос в уставный капитал;
- вклад участника в имущество общества.
Прямо запрет на расходование этих наличных в Указании не сформулирован. Но он следует из нового общего правила: наличные расчеты проводятся, за некоторым исключением, за счет денег, снятых с банковского счета (п. 1 Указания).
Таким образом, если учредитель внес в кассу организации заем наличными для выдачи заработной платы, считаю, что эти денежные средства сначала нужно внести на расчетный счет организации, а затем снять для выдачи заработной платы.
И. Г. Володькина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
#Бухгалтер #ККТ, онлайн-кассы #Учет труда и заработной платы
Источник: www.ascon-spb.ru
