1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
- .
1.5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно
Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей
1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.
3. Должностные обязанности
Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
С какого возраста можно регистрировать ИП (ИП/РФ)
3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.
2 пользователя добавили
этот документ в избранное
Самостоятельно
Обратите внимание, что документ составлен и проверен юристами и является примерным, он может быть доработан с учетом конкретных условий сделки. Администрация Сайта не несет ответственности за действительность данного документа, а также за его соответствие требованиям законодательства Российской Федерации.
Источник: amulex.ru
Профессия Секретарь
Профессия, которая появилась еще в Древнем Риме. Уже тогда был secretarius — советник, осведомленный о делах патриция. В России секретари обрели особое значение при Петре I. Тогда эту должность занимали образованные мужчины, дворяне знатного рода.
Секретарь — помощник руководителя, который отвечает за функционирование деятельности офиса. Человек на этой должности управляет административными процессами, планирует встречи, обрабатывает входящие звонки и почту, контролирует прием посетителей. А еще координирует работу с архивом и делопроизводством. Одновременно играет роль правой руки главы компании.
Поделитесь страницей с друзьями:
Все о профессии Секретарь:
1 ознакомительный курс
Начните бесплатно, чтоб выбрать формат и школу
16 курсов и программ
Обучение профессии от 1430.00 ₽
6 онлайн-школ
Более 2 реальных отзыва от студентов уже прошедших обучение
На завод в Екатеринбурге ищут красивую секретаршу с зарплатой 120 тысяч. Ей надо знать песни Инстасамки
Кушвинский электромеханический завод открыл вакансию секретаря гендиректора в екатеринбургский офис. Специалисту обещают до 120 тысяч рублей в месяц и фитнес-зал за счет компании. Обязанности несложные: приносить кофе, встречать гостей, отвечать на звонки и выполнять поручения руководства. При этом работодатель предлагает секретарю странное тестовое задание — отклик на вакансию начать со слов подходящей по смыслу песни Инстасамки.
Одна из кандидаток в секретари назвала вакансию неадекватной и предположила, что на завод на самом деле ищут эскортницу, а не помощника руководителя. Она написала в отклике заветные слова из песни «За деньги да», и с ней связались представители компании.
Девушку попросили прислать несколько своих фотографий. Она удивилась и решила уточнить, как внешность влияет на профессионализм.
— Деловые качества на эту вакансию не нужны. Там задачи — кофе сделать и быть красивой, — объяснили кандидатке.
Помощник коммерческого директора подтвердил E1.RU, что на завод действительно требуется секретарь.
— Мы открыли эту вакансию в управляющую компанию. Зарплата большая и желающих много, а мы уже не знаем, как креативить — отклик очень большой, кандидаты от 18 лет и до 60. Поэтому и выбрали песню — кто ее знает, уже хотя бы по возрасту подходит, — отметил наш собеседник. — Внешность действительно важна очень хорошая, поэтому и просим фото прислать.
В компании добавили, что на вакансию секретаря откликнулись три соискателя, которые в итоге заняли должности заместителя коммерческого директора, бренд-менеджера и даже юриста.
— Девушки приходили на одну работу, а в итоге после собеседования заняли совсем другие должности. Эта вакансия помогла отыскать интересных и талантливых сотрудников, — заявил помощник директора.
Источник: www.e1.ru
