При пользовании онлайн-кассой важно следить за исправностью всех ее составляющих. Наиболее важный функциональный элемент – накопитель фискальных данных. Нужно ли менять ФН и когда это делать? Как заменить самостоятельно? Что делать, если он сломался?
В каких случаях меняют фискальный накопитель
- истек срок службы.
- закончился ресурс памяти.
- устройство вышло из строя.
- передача онлайн-кассы другому собственнику (модуль должен содержать сведения только об одном пользователе).
- неверно указаны реквизиты ККТ при фискализации. Ошибка необратима, потребуется новый блок-накопитель.
Заменить устройство можно самостоятельно, а также обратившись в центр обслуживания. Каждый раз при замене необходимо заново регистрировать онлайн-кассу в ФНС.
Использованный ФН обязательно нужно хранить в течение 5 лет. Ответственный за хранение – владелец бизнеса.
Как заменить фискальный накопитель
Когда емкость накопителя почти заполнена или истекает срок действия, онлайн-касса предупреждает о необходимости замены: сначала за 30 дней, затем за 3 дня до полного заполнения или окончания периода службы устройства. Как только появляются подобный уведомления, запланируйте замену ФН, так как когда срок его действия закончится, он заблокируется.
Фискальный накопитель: где купить и как установить?
Инструкция по замене фискального накопителя:
- проверить, что все документы переданы ОФД, и сформировать отчет о закрытии смены. Строка «Количество непереданных ФД» должна быть пустой.
- сформировать отчет о закрытии ФН.
- получить уведомление ОФД о принятии вашего отчета.
- открыть корпус онлайн-кассы, достать блок памяти из разъема. Вставить на его место новое устройство.
Важно! Если касса опломбирована, самостоятельно заменить ФН нельзя, иначе утратится право на гарантию. Обратитесь в центр техобслуживания.
- подключить кассу к сети и подождать ее загрузки.
- провести активацию фискального накопителя.
- сформировать на кассовом аппарате отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
- перерегистрировать онлайн-кассу при личном визите в налоговую или удаленно на сайте ФНС. Для удаленной операции понадобится ЭЦП.
При утрате или поломке устройства перерегистрацию оформить можно только на сайте ФНС в личном кабинете налогоплательщика.
Если договор с ОФД об оказании услуг уже закончился, а ФН еще действует, заменять его не требуется. Просто продлите услуги оператора на нужный период. При смене ОФД необходимо перерегистрировать онлайн-кассу, но если ФН еще не исчерпал свою емкость и срок работы, сделать это можно не заменяя его.
Проводить процедуру замены следует крайне внимательно, так как ошибки в закрытии и перерегистрации фискального модуля могут навлечь штрафы от налоговой инспекции.
Блокировка ФН
Фискальный накопитель может заблокироваться по нескольким причинам:
- переполнена память.
- завершился срок службы.
- подключение к Интернету отсутствует более 30 дней и данные ОФД не передаются. Блокировка снимется, когда будет установлено устойчивое соединение с сетью и модуль сможет передать сохраненные данные.
Если кассовый аппарат долго не используется и не содержит непереданных ОФД данных, ФН не заблокируется.
Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в личном кабинете Первого ОФД.
- ошибка регистрации кассы (неверный ИНН или регистрационный номер). В этом случае разблокировать устройство не получится, надо покупать новое.
Если фискальный накопитель сломался
Если ФН неисправен, необходимо:
- в течение 5 дней с момента поломки подать в ФНС заявление о снятии кассы с учета или ее перерегистрации по причине замены неисправного ФН.
- в течение 30 рабочих дней отправить сломанный накопитель на экспертизу изготовителю.
- получить ответ производителя (он обязан прислать результаты экспертизы заказчику и ФНС в течение 30 дней со дня получения устройства).
- изъятые в процессе экспертизы данные отправить в налоговую инспекцию в течение 60 дней со дня перерегистрации онлайн-кассы.
Если причиной неисправности ФН был производственный брак или поломка попадает в перечень гарантийных случаев, производитель заменит ФН на новый. За другие причины поломки ответственность несет предприниматель.
Купить фискальные накопители на 15 или 36 месяцев можно на нашем сайте в разделе «Комплектующие и периферия». Опытные консультанты помогут выбрать подходящий вариант для модели кассового аппарата и вида бизнеса.
Источник: astral-cio.ru
Как проходит перерегистрация онлайн-кассы
Одной из обязанностей пользователей онлайн-касс является необходимость ее перерегистрации в определенных законом случаях. Каков общий порядок перерегистрации, в каких случаях она необходима, как действовать предпринимателю, куда обращаться для перерегистрации устройства и что делать, если у торговой точки сменился адрес, читайте в нашем материале.
Перерегистрация: общий порядок
- при изменении данных, внесенных в момент регистрации в карточку учета и журнал учета ККТ;
- при замене накопителя фискальных данных – ФН.
Перерегистрируют аппарат на основании заявления владельца в ФНС. Оно оформляется:
- в письменной форме и подается лично в ФНС;
- в электронной форме, через кабинет ККТ на сайте налоговой.
Заявление подается не позднее суток, если имело место изменение сведений. Днем подачи в электронном виде считается день размещения документа в кабинете ККТ. Форма заявления берется из приказа №ММВ-7-20/484 налоговой службы от 29/05/17 г., там же содержится и инструкция по его заполнению. При электронной подаче необходимо вместо физической подписи ответственных лиц ставить усиленную электронную.
В заявлении придется указывать данные, предоставленные в налоговую при регистрации аппарата, и изменения в них.
При замене ФН подают:
- заявление;
- отчет о закрытии ФН;
- отчет о регистрации (об изменении регистрационных параметров).
Оба отчета формируются в ККТ и служат приложением к заявлению. Сведения передаются электронно и заверяются квалифицированной ЭП, усиленного характера (УЭКП).
В ситуации, когда кассовый аппарат оказался бракованным или сломанным, предать отчет о закрытии в налоговую не представляется возможным, обращаются к его изготовителю. Изготовитель осматривает ФН и дает свое заключение о техническом состоянии устройства.
Одновременно в пятидневный срок после поломки в ФНС от фирмы подается соответствующее заявление на перерегистрацию. На составление заключения закон отводит месяц. Оно передается изготовителем через кабинет ККТ в ФНС, а также владельцу аппарата.
В заключение вписывается номер ФН, присвоенный заводом-изготовителем, описание брака, если он имеет место, и вывод о невозможности считывания данных. Этот список данных может быть расширен уполномоченным органом.
Если экспертиза показала такую возможность, фирме дается два месяца со дня подачи заявления на то, чтобы передать фискальные данные в ФНС.
После проверки сведений, поданных владельцем ККТ, налоговая заводит новую карточку регистрации кассовой техники и направляет ее фирме электронно:
- через кабинет ККТ на сайте налоговой;
- через ОФД.
День формирования документа считается днем перерегистрации. Оформляется карточка не позднее 10 рабочих дней с даты отправки заявления в ФНС. Карточку можно затем получить отпечатанной на обычном бумажном носителе, обратившись в налоговую службу.
ФНС может отказать в перерегистрации, если данных о ФН нет в реестре или фирмой предоставлены неполные (ложные) сведения при подаче заявления.
Порядок перерегистрации ККТ подробно рассматривается в ст. 4.2 ФЗ-54.
Важно! Теперь бумажное заявление на перерегистрацию можно подавать не только по месту регистрации, но и в любую ИФНС, по выбору (ст. 4.2-1 ФЗ-54).
Причины и действия
Перерегистрация по причине изменения первоначальных данных о ККТ или замены ФН на практике представляет собой спектр ситуаций и нюансов. Рассмотрим их подробнее.
Замену ФН чаще всего проводят по причине истечения нормативного срока работы данной модели -13, 15 или 36 месяцев, реже – по причине поломки. Необходимо отслеживать его, чтобы не допустить автоматической блокировки аппарата после истечения контрольной даты.
Перед началом процедуры перерегистрации нужно отследить отправку всех документов оператору, закрыть архив накопителя, отправить отчет о закрытии накопителя и получить подтверждение от ОФД об успешной отправке. Затем ставится новый накопитель, и через меню «перерегистрация» настраивается кассовый аппарат для работы.
Если этого не сделать, в процессе перерегистрации могут возникнуть проблемы, вплоть до отказа в перерегистрации.
Изменение первоначальных регистрационных данных может означать:
- переход к другому оператору фискальных данных;
- смену реквизитов действующего ОФД;
- смену наименования юрлица, ФИО индивидуального предпринимателя;
- изменение режима функционирования ККТ (автоматический, обычный и др.);
- смена адреса нахождения ККТ;
- иные изменения первоначальных регистрационных данных.
Перерегистрация ККТ требуется во всех указанных случаях. Если владелец ККТ игнорирует требования закона, к нему может быть применена ст. 14.5 КоАП. Штрафы по ней в случае нарушения порядка перерегистрации:
- 1,5-3 тыс. руб. на ИП или должностное лицо фирмы;
- 5-10 тыс. руб. на организацию.
При первой проверке контролирующие органы могут ограничиться предупреждением и требованием исправить недостатки.
Перерегистрации при смене адреса
Согласно регламенту №94н от 29/06/12 г. предоставления госуслуги по регистрации ККТ, п. 76, перерегистрация осуществляется при смене адреса и места установки онлайн-кассы. Перерегистрация необходима при смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего по этому адресу ККТ, переезде торговой точки в новое здание, с изменением адреса, при наличии филиалов в организации и передаче ККТ из одного филиала в другой.
Если организация приобретает ККТ с намерением использовать его в разных торговых точках, по разным адресам, необходима постоянная перерегистрация устройства.
ККТ нельзя перерегистрировать на иное юридическое лицо или ИП с другим юридическим адресом напрямую, например, в случае продажи технического средства. Передача кассового аппарата сопровождается снятием его с учета у данного владельца и постановкой на учет новым владельцем.
Несовпадение места фактического нахождения онлайн-кассы с адресом, указанным в регистрационных данных, может быть признано противозаконным. Так, постановлением №А43-2435/2011 от 11/07/11 г. Первого арбитражного апелляционного суда организация признана нарушающей порядок использования ККТ по этому основанию. Особый случай – развозная торговля.
О том, что техника планируется к использованию именно таким образом, ФНС информируют в момент ее первичной регистрации. Адрес установки указывается тот, где техника будет находиться вне разъездов. Обычно это юридический адрес фирмы или место жительства ИП. А местом установки ККТ и расчетов считается номер машины, осуществляющей развоз (прик. №ММВ-7-20/484 ФНС от 29/05/17 г., прил. 5-18,19).
Таким образом, при изменении адреса торговли в разъездах перерегистрация ККТ не нужна.
Тезисно
- Перерегистрация ККТ требуется в случае замены накопителя фискальных данных или любого изменения регистрационных данных, указанных в ст. 4.2 ФЗ-54. Для запуска процедуры перерегистрации необходимо заявление владельца техсредства. Оно оформляется на бумажном носителе или с применением усиленной ЭП, на сайте ФНС, в кабинете ККТ.
- Для перерегистрации в связи с заменой накопителя необходимо дополнительно приложить отчет о закрытии и отчет о регистрации (изменении параметров регистрации), сформированные машиной.
- Если передать данные не удается в связи с поломкой ФН, обращаются к изготовителю, который дает соответствующее техзаключение.
- Если перерегистрация прошла успешно, фирме ФНС предоставляет карточку ККТ с обновленными данными.
- Перерегистрация, связанная со сменой юрадреса фирмы или адреса использования онлайн-кассы, необходима, кроме применения ККТ в разъездной торговле. Здесь достаточно задать параметры постоянного нахождения кассы вне торговых операций и транспортного средства, используемого в торговле, при первичной регистрации.
Источник: assistentus.ru
Подошел срок замены фискального накопителя и продления договора с ОФД: порядок действий, правила, сроки
Если кассовый аппарат исправно работает, не выходит из строя и правильно эксплуатируется, он не доставляет владельцу никаких хлопот. Нужно делать всего две вещи: вовремя производить замену фискального накопителя и продлевать договор с оператором фискальных данных. Сегодня рассмотрим, как это происходит.
Замена фискального накопителя
Что такое ФН
ФН — внутреннее устройство памяти онлайн-кассы. На нем хранятся цифровые копии фискальных документов: кассовых чеков, отчетов и прочих. Но не только: накопитель помечает каждый файл электронной подписью и отсылает в облако. Очевидно, что память устройства ограничена и конечна. Рано или поздно она закончится, и фискальный накопитель придется поменять на другой. Это происходит в двух случаях:
- Закончился срок действия накопителя. Устройства выпускаются 3 основных типов: сроком на 13, 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от специфики бизнеса (продажа акцизных товаров, общепит и так далее), организационно-правовой формы и режима налогообложения. По окончании срока действия накопитель подлежит замене.
- Заполнилась память устройства. Актуально для супермаркетов крупных сетевых ритейлеров. Дело в том, что накопитель может запомнить около 455 кассовых чеков за рабочую смену. Для кассира “Пятерочки” — это сущая ерунда, там количество фискальных документов может измеряться тысячами. Поэтому память ФН в таких местах кончается быстрее, чем срок его действия.
Как узнать, что подходит срок замены фискального накопителя
Если у вас только одна торговая точка и одна онлайн-касса, запомнить срок действия несложно. Но что делать, если вы — владелец крупной торговой сети и число кассовых аппаратов исчисляется десятками, если не сотнями? Для таких ситуаций в самих кассовых аппаратах предусмотрена система напоминаний. За 30 дней до окончания срока работы устройство начинает предупреждать владельца о том, что срок действия ФН заканчивается.
Если память устройства переполнена, кассовый аппарат также выдает на экран соответствующие уведомления.
Заменить фискальный накопитель вполне можно собственными силами — ничего сложного в этом нет. Если вы хоть раз вскрывали обычный смартфон или другую технику, то справитесь и сэкономите немалую сумму. Замена фискального накопителя силами сторонней организации может обойтись в 3-5 тысяч рублей. Правда, это касается только простеньких устройств: смарт-терминалов и фискальных накопителей. Сложные POS-системы, используемые в больших магазинах, лучше обслуживать силами специализированных организаций.
Рассмотрим, как самостоятельно менять фискальный накопитель.
Замена ФН — пошаговый алгоритм действий
Шаг 1. Включите кассовый аппарат в сеть электропитания, если это еще не сделано. В случае, когда рабочая смена открыта, ее необходимо закрыть и распечатать отчет об окончании смены. Кассовый аппарат при этом должен быть подключен к сети интернет.
Шаг 2. Убедитесь, что нет неотправленных в облачное хранилище фискальных документов. Если таковые имеются, требуется произвести их отправку. Если этого не сделать, то ФНС недополучит данные о транзакциях онлайн-кассы. В этом случае придется посетить налоговую и предоставить информацию. Невыполнение требования грозит штрафами согласно действующей редакции КоАП.
Шаг 3. Закройте фискальный накопитель. Этот пункт есть в разделе сервисного меню кассового аппарата. Если не удается найти раздел самостоятельно, обратитесь к инструкции. После закрытия ФН онлайн-касса распечатает отчет о закрытии фискального накопителя — в виде чека, который необходимо сохранить. Если накопитель закрывается с целью продажи кассы, с этого момента у вас есть 5 дней, чтобы аннулировать регистрацию в налоговой.
Шаг 4. Отключите кассовый аппарат от сети и выдерните шнур электропитания из розетки. Остальные разъемы — интернет-кабель, провода дополнительного оборудования лучше тоже отключить, иначе они будут мешать.
Шаг 5. Снимите заднюю крышку кассового аппарата. Для этого может понадобиться специальный инструмент — отвертка или набор шестигранников. Крышка держится на защелках — будьте аккуратными, чтобы не повредить их при демонтаже.
Шаг 6. Извлеките старый фискальный накопитель. Для этого нужно отключить контактные разъемы, после чего можно демонтировать устройство.
Шаг 7. Установите новый накопитель на место старого. После этого можно собрать кассовый аппарат в последовательности, обратной разборке.
Шаг 8. Подключите к онлайн-кассе все провода, шнуры и кабели. Надежно закрепите разъемы. Если оборудования было много, перед разборкой их лучше пометить маркером, чтобы не перепутать гнезда.
Шаг 9. Подключите устройство к сети электропитания и нажмите клавишу “ВКЛ”. Дождитесь соединения с интернетом.
Шаг 10. Найдите в меню раздел “изменение параметров регистрации”. После этого выберите пункт “изменить параметры”. Кассовый аппарат распечатает отчет. В него будут включены параметры нового фискального накопителя.
Шаг 11. Зайдите в личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы, используя логин и пароль. Здесь нам понадобится раздел регистрации контрольно-кассовой техники. Выбираем в меню пункт “перерегистрировать”. Система предложит основания для регистрации — выбираем пункт “замена фискального накопителя”
Шаг 12. Дождитесь изменения статуса ККТ на “ ККТ перерегистрирована”. На этом работа закончена — можно возобновить торговлю.
Где купить новый фискальный накопитель
Продажей устройств занимаются те же компании, которые работают в сфере продажи контрольно-кассового оборудования. Самое простое — обратиться в ту организацию, которая продала вам кассовый аппарат.
Но это возможно не всегда: бывают случаи, когда онлайн-кассу привезли из другого региона курьером или вы купили аппарат в банке, который не занимается продажей расходных материалов. В этом случае можно найти любого поставщика ККТ. Цена ФН может быть различной. Она зависит от марки и модели, времени работы и так далее. Примерные расценки следующие:
- ФН сроком на 13 месяцев — 6000 рублей;
- ФН сроком на 15 месяцев — 7000 рублей;
- ФН на 36 месяцев — 13000 рублей.
Важно! При выборе и покупке фискального накопителя проверьте, включена ли модель в реестр Федеральной налоговой службы. Только устройства, вошедшие в этот перечень, имеют разрешение на применение на территории Российской Федерации.
Что случится, если не поменять фискальный накопитель вовремя
Если не произвести замену, можно проработать еще целый месяц. Накопитель будет хранить данные во внутренней памяти. Система продолжит уведомлять владельца о необходимости замены ФН. Если ничего не предпринимать, через 30 дней фискальный накопитель будет заблокирован, а регистрация кассового аппарата в ФНС автоматически аннулируется. Продолжать продажи теперь нельзя — это грозит штрафными санкциями.
Замена фискального накопителя в облачных кассовых аппаратах
Многие интернет-магазины не используют “настоящие” кассовые аппараты, а прибегают к услугам интерактивных сервисов, предоставляющие контрольно-кассовое обслуживание в виде SaaS-услуги. В этом случае процедура замены фискального накопителя будет отличаться — она проще.
Когда подойдет срок замены ФН, в личном кабинете появится уведомление. Все, что нужно сделать — принять условия соглашения и оплатить стоимость услуги. Провайдер сам сделает все остальное, включая перерегистрацию в налоговых органах.
Важно! Услуги по перерегистрации кассы после замены фискального накопителя предоставляют некоторые операторы фискальных данных. Можно внести данные о новом ФН через личный кабинет на сайте ОФД. Такой подход позволяет избежать ошибок. Дело в том, что индивидуальный уникальный номер накопителя состоит из 20 цифр.
Если допустить ошибку при вводе номера, устройство будет заблокировано без возможности разблокировки. Учитывая стоимость ФН (от 6 тысяч рублей), неверный ввод информации может обернуться значительными финансовыми потерями.
Продление соглашения с оператором фискальных данных — ОФД
Что такое оператор фискальных данных
ОФД — это организация, передающая фискальные данные в Федеральную налоговую службу. Они используют для этого технологии облачного хранения данных. Вся информация аккумулируется на серверах оператора и предоставляется по запросу налогового инспектора при проверке деятельности компании или индивидуального предпринимателя.
Оператор работает по договору на оказание услуг. Годовая стоимость подписки у всех операторов стандартна и составляет 3 тысячи рублей в год. После окончания действия текущего договора его нужно продлевать. Это делается удаленно, через личный кабинет на сайте оператора.
Как узнать, что заканчивается срок действия соглашения с ОФД
Здесь принцип тот же самый, что и при замене фискального накопителя. Уведомление об окончании текущего договора придет на электронную почту, указанную при регистрации личного кабинета. Обычно это тоже происходит за 30 дней до окончания соглашения.
Здесь тоже есть небольшой нюанс. Дело в том, что оплатить услуги оператора можно на любой период времени: день, неделю или месяц. Тарификация предусматривает ежедневное списание средств за обслуживание. Если вы оплатили не год, а допустим, 246 дней, то продлевать соглашение придется по прошествии этого времени. Об этом оператор тоже предупредит заранее.
Продление обслуживания у оператора фискальных данных — пошаговая инструкция
Самостоятельное продление договора состоит из следующих этапов:
Шаг 1. Войдите в свой личный кабинет на сайте ОФД с помощью логина и пароля.
Шаг 2. Если кассовых аппаратов несколько, нужно выбрать тот, обслуживание которого скоро будет прекращено. Для поиска можно воспользоваться разделом “Информация” в меню учетной записи.
Шаг 3. Далее все зависит от того, достаточно ли средств на вашем лицевом счете и того, прекращено обслуживание онлайн-кассы или еще нет:
- если баланс позволяет продолжить операцию — найдите пункт меню “Продлить обслуживание”. После этого откроется окно — в нем нужно ввести данные о сроках, на которые вы собираетесь продлить обслуживание. Вводим сроки (любые), после чего подтверждаем правильность ввода данных. Средства со счета будут списаны автоматически, после чего соглашение будет продлено;
- в случае, когда баланс не позволяет продлить обслуживание, нужно его пополнить. Все счета на оплату, которые выставила система, находятся в разделе “Сообщения”. Услугу можно оплатить двумя способами: банковским переводом или банковской картой. После пополнения баланса выполните действия, описанные в предыдущем пункте;
- если обслуживание кассы уже прекращено оператором, сначала нужно пополнить баланс лицевого счета. После этого сделайте то, что написано в первом пункте.
Если все сделано верно, обслуживание кассового аппарата будет продолжено автоматически, а вы получите уведомление на электронную почту.
Делать самому или обратиться к специалистам
Как видите, ничего сложного в продлении обслуживания у ОФД и замене фискального накопителя нет. Однако, если у вас большой парк контрольно-кассовой техники, сложно уследить за всем в одиночку. Поэтому лучшее решение — заключить договор на обслуживание со специализированной организацией, занимающейся автоматизацией торговли, например, компанией ЕКАМ.
Специалисты разработают график обслуживание ККТ, и сами будут производить все необходимые работы. Единственное, что от вас требуется — вовремя оплачивать счета.
Надеемся, статья оказалась полезной. Не затягивайте сроки — производите все замены согласно регламенту. Удачи в бизнесе!
Источник: onlinekassa.pro
