Онлайн-кассы, которые еще недавно были новшеством для кассиров, продавцов-кассиров, становятся привычным атрибутом расчетов за товары, работы, услуги. Несмотря на это, у операторов онлайн-касс возникают проблемные моменты: как пользоваться аппаратом в тех или иных ситуациях. Инструкции, которые изготовители рекомендуют прочесть перед началом работы, не всегда могут помочь пользователю. Мы собрали в статье топ самых распространенных вопросов, касающихся работы онлайн-касс, с ответами на них.
Как в онлайн кассе пробивать авансовый платеж?
Авансовый платеж в онлайн-кассе пробивается выбором признака расчета «Аванс». При получении аванса, если неизвестны точный список товаров, их цена, количество, можно не указывать эти данные в чеке на аванс. При окончательном расчете за товар (с учетом ранее полученного аванса) указываются все его реквизиты согласно ФЗ №54, ст. 4.7.
Сумма оплаты при окончательном расчете фиксируется в фактически полученном размере, без аванса. При этом не играет роли, был ли получен окончательный расчет наличными или картой. Если при получении аванса уже указывались товары по списку, их количество, цена, стоимость, то вторично эти данные при конечном расчете пробивать не нужно. Напротив, если в чеке на аванс данные не были пробиты, их нужно указать в чеке на окончательный расчет (по тексту письма Минфина №03-01-15/26352 от 28-04-17 г.).
Договор задним числом?
Как отменить (аннулировать) чек?
Отменить чек можно до момента его пробития, когда документ еще не печатался и не передавался оператору фискальных данных. На этом этапе большинство моделей касс позволяет вернуться в текст чека, внести корректировки в список товаров, отменить операцию. После печати и передачи данных ОФД отменить документ невозможно.
Если обнаружена ошибочная операция, применяют корректировочный чек (действующая ред. ФЗ №54, ст. 4.3 п.4). Такой документ пробивается в интервале между открытием и закрытием смены. Чек коррекции может быть пробит не только в тот день, который указан на ошибочном чеке, но и в любое другое время.
Признаки расчета на чеке коррекции – «1» и «2». Первый корректирует приход, т.е. применяется в случае, если не весь приход прошел через кассу, а второй – расход, т.е. применяется в случае, если деньги выданы в меньшем размере изначально.
Тип коррекции: «самостоятельная операция» (если ошибка обнаружена самостоятельно) либо «по предписанию» (если ошибочный чек обнаружен фискальным органом). Можно использовать признак «возврат прихода», если пробит неверный чек. Операция делается в присутствии покупателя. Пробивается чек с указанным признаком, в котором будут реквизиты неверного чека. Операция аннулируется.
Покупателю нужно выдать новый чек, с верными данными. На заметку! Перед формированием корректировочного чека необходимо получить от кассира объяснительную записку с указанием причин ошибки, датой, номером и подписью ответственного лица.
Как исправить наличный расчет на безналичный?
Если касса уже закрыта, то нужно применить корректировочный чек в отношении наличных расчетов: их сумма ошибочно увеличена. Далее следует пробить чек на безналичный расчет, «оплата по карте». Указанный чек фактически будет пробит несвоевременно. Об этом нарушении следует сообщить в налоговую (ст. 14.5 КоАП, Примечание).
Подоходный налог задним числом.
Организация от ответственности в этом случае может быть освобождена.
Как изменить режим налогообложения?
При смене режима налогообложения необходимо скорректировать настройки онлайн-кассы. Алгоритм изменения настроек зависит от конкретной модели аппарата. Для корректировки настроек целесообразно обратиться к специалистам сервисной службы.
Как посмотреть пробитые чеки?
Отправка чеков производится через оператора данных. На сайте ОФД, в личном кабинете, продавец может посмотреть пробитые чеки за определенный период. Адрес сайта указывается на пробитом чеке. На сайте, как правило, можно отследить любой чек, внеся его данные в специальную форму (номер фискального накопителя, рег. номер ККТ и др.). Данные также указываются на пробитом чеке.
Аналогично, и покупатель может отследить чек по тем же сведениям. Чеки отслеживаются и через приложение налоговой «Проверка кассового чека». Это мобильное приложение.
Почему онлайн-касса не видит сим-карту?
- проверьте, исправна ли симка, корректно ли установлена в устройство;
- если карта исправна и правильно установлена, но связь отсутствует, обратитесь в поддержку оператора связи;
- проверьте исправность ККТ (не попала ли на контактные части пыль, влага, нет ли механических повреждений контактов);
- при обнаружении механических повреждений либо если внешние препятствия для работы онлайн-кассы отсутствуют, но касса не настраивается, необходимо обратиться в техподдержку.
На заметку! Частая смена сим-карты может привести к повреждениям контактов.
Появляется надпись «операция отменена». Что это?
Обычно такая надпись появляется, если предыдущая смена не была закрыта. Нужно закрыть предыдущую смену, а затем открыть новую.
Если предыдущая смена закрыта, а при открытии новой возникает такая надпись, следует проверить отправку документов ОФД. Может быть выявлена ошибка 235 – чеки не отправлялись более 30 дней, касса заблокировалась. После отправки чеков сроком более 30 дней ошибка исчезнет.
На заметку! Если сроки отправки документов пропущены, это может стать поводом для внеплановой проверки со стороны ФНС.
Можно ли удалить позицию без возврата?
Товарную позицию можно удалить без возврата до того, как чек пробит. После для исправления ошибки используется режим «Возврат прихода» или чек коррекции, поскольку данные уже отправлены ОФД.
Можно ли сделать копию чека?
Копию пробитого чека можно сделать в течение 30 дней после его выпуска, используя личный кабинет ОФД либо извлекая информацию из памяти ККТ. Такая копия будет представлять собой дубликат чека, в котором, как правило, отсутствует часть необязательных реквизитов (например, реклама).
Юридически больший «вес» имеет дубликат, извлеченный из личного кабинета ОФД. Многие операторы предоставляют продавцам возможность устанавливать дополнительное ПО в личном кабинете. С помощью него можно настроить печать двух экземпляров документа сразу при работе кассира на ККТ. ПО предоставляет возможность распечатывать дубликаты и за прошедшие периоды.
Можно ли пробить чек «задним числом»?
Нет, применение онлайн-кассы такую возможность полностью исключает. Кроме того, подобные действия относятся к противоправным деяниям и наказываются в соответствии с законом.
Нужно помнить!
- Использование онлайн-кассы полностью исключает оформление чеков «задним числом», внесение в данные произвольных корректировок.
- Исправление ошибок при пользовании онлайн-кассой делается с помощью чека корректировки. При обнаружении ошибки целесообразно сообщить о ней в ФНС. В этом случае с организации снимается ответственность, предусмотренная КоАП.
- Данные онлайн-касс передаются оператору фискальных данных. С помощью ККТ можно настроить прием оплаты за наличный расчет и электронно. Возможен в том числе и прием авансовых платежей за товар.
- Если чек еще не пробит продавцом, в него можно вносить изменения. Если пробита неверная сумма, можно использовать функцию «Возврат прихода» в присутствии покупателя.
- Из личного кабинета ОФД можно отследить практически любую операцию по ККТ за период, извлечь данные, распечатать дубликат чека.
- Если продавцом нарушены сроки передачи документов ОФД, касса блокируется.
- В случае неполадок в работе онлайн-кассы, необходимости изменения ее базовых настроек целесообразно обращаться в техподдержку.
Источник: assistentus.ru
Могу ли я задним числом написать договор о передаче
Доброго времени суток. Очень надеюсь на вашу помощь. Я ИП. Ситуация такова, в мае 2014 года я открыла комиссионный магазин. Данная деятельность не зарегистрирована в налоговом органе. В июне 2014 года я передала свою деятельность физическому лицу. Без договоров и расписок о передачи.
Все было сделано на дружеских отношениях. В свою очередь физ. лицо продавая вещи присваивала деньги себе. Сейчас обманутые люди требуют с меня деньги, так как на договорах стоит моя печать. Каким образом можно поступить в данной ситуации? Могу ли я задним числом написать договор о передаче (физ. лицу) ? Либо какие то расписки.
На вопрос Могу ли я задним числом написать договор о передаче консультируют юристы портала
Камаев А.А. г. Нижний Новгород
Мы подобрали для вас схожие ситуации:
- Как добиться выплаты задолженности работникам
- Существует ли финансовая ответственность при ликвидации партнерства перед кредиторами
- Можно ли открыть ИП на родственницу
- Кто гарантирует эти все выплаты
- Как вернуть наши деньги законным путем
- Как мне закрыть ИП и не возвращать деньги
Здравствуйте, Олеся.
При наличии соглашения с указанным лицом, можно составить и расписку и иные документы, подтверждающие факт неправомерного изъятия денег. Если же договориться не удастся — пишите заявление в полицию. На лицо явные признаки хищения.
Ответ юриста был полезен? + 0 — 0
Категории вопросов
- Адвокат по гражданским делам: консультация специалиста в Москве
- Амнистия
- Арест имущества и счетов
- Банкротство физических лиц
- Возмещение ущерба
- Возмещение материального ущерба
- Возмещение морального ущерба
- Возмещение страхового ущерба
- Выселение за неуплату
- Выселение родственника
- Принудительное выселение
- Бесплатная помощь миграционного адвоката
- Прописка и регистрация
- Упрощенное гражданство
- УФМС
- Договор аренды
- Договор дарения
- Договор купли-продажи
- Договор ренты
- Расторгнуть договор
- Составить договор
- Вернуть права
- Возмещение ущерба при ДТП
- ДТП
- Консультации юристов для владельцев авто- и мототранспорта
- Жалоба на соседей
- Надзорная жалоба
- Юристы по жилищным вопросам: бесплатное консультирование по жилищным делам
- Вернуть деньги
- Возврат товара
- Замена товара
- Консультации юристов по защите прав потребителей
- Законное представительство несовершеннолетних
- Образование
- Ювенальная юстиция
- Алименты на жену
- Алименты на ребенка
- Выплата алиментов
- Отсрочка от армии
- Призыв в армию
- Служба в армии
- Срок службы в армии
- Переписать наследство
- Получить наследство
Источник: jurist24.com
Продумка 4. Не «стесняйтесь» регистрации документов задним числом
«А есть ли у вас возможность зарегистрировать документ задним числом?» — слегка смущаясь, спрашивают слушатели почти на всех моих презентациях или семинарах. Регистрация задним числом – это та реальность, которая существует на практике, но никак напрямую не закреплена в регламентах.
Уверен, что в настоящее время любой инструмент автоматизации документооборота предоставляет эту возможность. Технических проблем для регистрации задним числом нет, нужно только правильно сформировать номер. Чаще всего, например, через слеш (/), к номеру документа добавляют какую-нибудь цифру.
Рисунок 1. Изменение номера при регистрации задним числом
При этом делопроизводители «стесняются» регистрации задним числом, часто хотят замаскировать ее, например, пытаются как-то видоизменить номер, чтобы это было не видно.
Замаскировать ее все равно не получается, но, что самое главное, и не нужно этого делать! С одной стороны всегда можно прикрыться внутренним регламентом, обязывающим регистрировать документы в день поступления/подписания, а ведь не всегда делопроизводители из-за высокой загрузки успевают это сделать. С другой стороны любой из возможных проверяющих не придаст значения этой теме. Например, аудиторы при проведении due diligence совершенно не обращают внимания на номер, вот отсутствие синей печати или подписи они отражают в отчете, а на выбивающийся из «общей колеи» формат номера даже не обратят внимания.
Для информации. Почему многие руководители используют перьевую ручку для подписания документов? Для определения времени подписания бумажного документа можно использовать химическую экспертизу чернил, которыми была нанесена подпись. Однако данная экспертиза применима только для шариковых ручек, подписи, сделанные гелиевыми и перьевыми ручками, данной экспертизе не поддаются.
Повод задуматься. Идеального документооборота не бывает, регистрация задним числом присутствует практически на любом предприятии. Использование ЭЦП перечеркнет эту возможность, уже нельзя будет подписать и зарегистрировать документ задним числом. Так что учтите этот момент перед тем как внедрять ЭЦП на своем предприятии.
Чтобы прочитать эту статью до конца,
авторизуйтесь или зарегистрируйтесь
Комментарии 24
Елена Грозова 14 мая 2013
Вообще , мое мнение такое, что регистрировать документы задним числом нельзя. Это всё обходные пути делопроизводителей, что они что-то вовремя не сделали или нужно замаскировать документ, который появился позднее, но должен быть зарегистрирован ранее. Подлог в регистрации всегда можно найти, для этого достаточно только посмотреть историю записи.
По поводу подписания документов ЭЦП, то на то она и придумана, чтоб не только подтверждать авторство подписи, но и фиксировать дату подписания. Опять же – это наши русские реалии все делать опосля и задним числом.
Отредактировано 16 мая 2013
Валентина Писанова 14 мая 2013
Александр, мне кажется нужно быть немного аккуратнее в своих «продумках». Мало того, что Вы сообщаете недостоверную информацию, так ещё и призываете к подсудным действиям. Полагаю, это неэтично со стороны человека, позиционирующего себя, как специалиста в области документооборота, в том числе электронного.
Отредактировано 16 мая 2013
Михаил Романов 14 мая 2013
Вы сообщаете недостоверную информацию, так ещё и призываете к подсудным действиям.
А каким законом регулируется процедура регистрации документов (и где было бы указано о недопустимости указания даты регистрации, отличной от текущей)?
Отредактировано 16 мая 2013
Валентина Писанова 14 мая 2013
Недостоверная информация, в частности, касается утверждений об аудите и экспертизе. Подсудные действия — это, к примеру, фальсификация документов, к которой призывает автор.
Отредактировано 16 мая 2013
Михаил Романов 14 мая 2013
Теперь понял о чем вы (я думал вы об исходном посыле — проставлении даты регистрации задним числом).
Но все равно хочется больших подробностей:
Недостоверная информация, в частности, касается утверждений об аудите и экспертизе
В чем именно недостоверность?
Подсудные действия — это, к примеру, фальсификация документов, к которой призывает автор
Где именно Александр призывает к фальсификации?
Отредактировано 16 мая 2013
Александр Сидоренков 14 мая 2013
Вообще , мое мнение такое, что регистрировать документы задним числом нельзя
Согласен, в теории все так. Но жизнь компании, к сожалению, не идеальна. Я пишу о практике, о том что реально есть.
Это всё обходные пути делопроизводителей, что они что-то вовремя не сделали или нужно замаскировать документ, который появился позднее, но должен быть зарегистрирован ранее
Не всегда так, точнее даже чаще всего не так. Делопроизводители в большинстве своем выполняют волю руководства когда, например, приказ нужно оформить задним числом.
Отредактировано 16 мая 2013
Александр Сидоренков 14 мая 2013
Мало того, что Вы сообщаете недостоверную информацию, так ещё и призываете к подсудным действиям. Полагаю, это неэтично со стороны человека, позиционирующего себя, как специалиста в области документооборота, в том числе электронного.
Сразу поясню, что перед публикацией продумки я консультировался по этому вопросу с юристами, никаких правовых нарушений, а уж тем более призывов к их совершению они не нашли.
Информация об экспертизе чернил мной почерпнута из интернета и известна мне достаточно давно. Слышал я об этом из нескольких источников со ссылками на экспертов, которые реально проводили подобный анализ. Собственно я ее привел просто для информации и специально даже не комментировал.
По поводу аудита (due diligence). Опять же здесь у меня информация из первоисточников, от людей, которые реально проводят аудит. У меня нет сомнений в их некомпетентности.
Отредактировано 16 мая 2013
Александр Сидоренков 14 мая 2013
Регистрация задним числом ни каким образом не наказуема с точки зрения законодательства РФ. Это собственно внутренняя тема компании и регулируется внутренними нормативными документами.
Правовые негативные последствия могут быть только по факту подписания документов задним числом. Вот это плохо, этого как законопослушные граждане ни мы ни наши заказчики не допускаем.
Отредактировано 16 мая 2013
Александр Сидоренков 14 мая 2013
А каким законом регулируется процедура регистрации документов (и где было бы указано о недопустимости указания даты регистрации, отличной от текущей
Процедура регистрации документов никак не регламентируется законодательством РФ (я имею в виду переписку организаций и ОРД).
Обычно процедура регистрации закрепляется во внутреннем нормативном документе, например, инструкции по делопроизводству. Несмотря на сильную унификацию процедур документооборота в различных организациях РФ, обязательных стандартов по этой теме нет.
По поводу недопустимости указания даты регистрации отличной от текущей. Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (а по ее подобию сделано подавляющее таких инструкций у всех организаций) достаточно четко регламентирует что, например, входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления. Поэтому если мы в этот день не успели зарегистрировать весь объем полученной корреспонденции, то в соответствии с этой инструкцией на следующий день мы абсолютно легально регистрируем документы задним числом.
Отредактировано 16 мая 2013
Валентина Писанова 14 мая 2013
Александр, беда в том, что Вы успешно подменяете понятия и не менее успешно недоговариваете часть информации.
Пример подмены понятий: регистрация в день поступления и регистрация днём поступления — это две разные регистрации.
Пример недоговорок: экспертиза чернил для шариковых ручек возможна на протяжении полутора лет, для гелевых ручек возможна на протяжении полугода. Для перьевых невозможна, только если используются чернила на водной основе.
Что касается аудита — due diligence не единственный его вид, а именно он мало затрагивает делопроизводство, как таковое.
Отредактировано 16 мая 2013
Александр Сидоренков 14 мая 2013
Александр, беда в том, что Вы успешно подменяете понятия и не менее успешно недоговариваете часть информации
Стараюсь быть успешным 🙂
Ну, Валентина. что же Вы придираетесь? Разве мои недостаточные знания про чернила и виды аудита как-то сильно влияют на смысл статьи?
Кстати, если Вы знаете виды проверок или аудита при которых придают сильное значение формату номеров документов, то прошу нам об этом рассказать, уверен всем будет интересно.
Отредактировано 16 мая 2013
Валентина Писанова 14 мая 2013
Александр, это не придирки. Сначала Вы пытаетесь каждое лыко оформить в строку, а затем отрицаете влияние на общий смысл. Ведь будучи изложенной в полном виде, информация уже не будет подтверждать Ваши выкладки в той мере, в какой Вам хотелось бы. Зачем тогда Вы прибегали к этой информации? Это элементарная подтасовка фактов.
Для личного блога, возможно, это и допустимо, но для информационного портала — не уверена. Я бы изначально не пропускала подобный материал к публикации.
Отредактировано 16 мая 2013
Андрей Подкин 14 мая 2013
Вопрос к Елене и Валентине: а где можно прочитать «правильные» стандарты/правила/рекомендации»? Т.е. если вдруг делопроизводитель не успевает зарегистрировать пришедшие за день документы, что ему делать?
Отредактировано 16 мая 2013
Валентина Писанова 14 мая 2013
Андрей, с подборкой нормативных документов можно ознакомиться здесь.
Если делопроизводитель за день не успевает выполнить существующий объём работ, необходимо предпринимать управленческие решения, а не выискивать лазейки в местном порядке.
Отредактировано 16 мая 2013
Андрей Подкин 15 мая 2013
с подборкой нормативных документов можно ознакомиться здесь.
К сожалению, не смог там найти ничего именно по порядку регистрации в тот же день.
Если делопроизводитель за день не успевает выполнить существующий объём работ, необходимо предпринимать управленческие решения, а не выискивать лазейки в местном порядке.
Если речь идет о норме, то безусловно. Однако все равно остается вопрос в том, какие именно могут быть решения.
Если вдруг «навалило» документов в конкретный день, то по-вашему получается, что у делопроизводителя нет никаких возможностей, кроме нарушения. Задержать день после 24:00 он физически не может. А управленческое решение будет принято не раньше следующего дня.
Отредактировано 16 мая 2013
Александр Сидоренков 15 мая 2013
К сожалению Александр ничего не сказал о законодательно установленных сроках регистрации для ряда документов, видимо посчитал данную информацию также малозначимой и не меняющей смысл статьи
К сожалению, не смог там найти ничего именно по порядку регистрации в тот же день.
Я тоже не нашел. Не скажу что всю ночь этому посвятил, но подразделы просмотрел достаточно внимательно.
Отредактировано 16 мая 2013
Дмитрий Агафонов 15 мая 2013
1. Соглашусь с Валентиной: если делопроизводитель не успевает выполнить порученную ему работу, необходимо доводить эту информацию до руководства, чтобы оно принимало соответствующие решения (например, расширение штата — временное или постоянное, автоматизация части работ и т.п.).
Действительно, есть требования к срокам регистрации разных типов документов для разных учреждений. Вот, к примеру, навскидку: «документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день» (цитата из » Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»).
Одно дело, если мы говорим о письмах-уведомлениях, другое — если речь идет о коммерческих сделках и прочих юридически значимых процедурах, при которых в случаях (не дай бог) судебного разбирательства неверно зарегистрированный документ может привести к потерям компании. Это действительно законодательно нигде не зафиксировано — но спасет ли этот факт от возможных убытков?
В СЭД большинство действий пользователей протоколируется, и точно протоколируются активные действия (создание, изменение). Даже при наличии возможности регистрировать документ в системе «задним числом» история работы с документом в СЭД предоставит реальную картину, в отличие от бумажных журналов регистрации.
2. Регистрация документов в канцелярии и подписание ЭЦП – две разных процедуры, вообще зачастую друг с другом не пересекающиеся. Если документ уже есть в СЭД, то он априори уже каким-то образом «зарегистрирован» (есть карточка, реквизиты, дата создания в системе и т.п.), наложение ЭЦП в таком случае – не более, чем формальность, мало того, в каких-то случаях мета-данные могут дать больше информации о документе, чем ЭЦП.
3. Интересно, почему слушатели семинаров спрашивают «смущаясь», если законодательство на этот счет молчит? 😉
Отредактировано 16 мая 2013
Андрей Подкин 15 мая 2013
законодательство на этот счет молчит
Спасибо за информацию. Это то, чего сильно не хватало текущей дискуссии.
Отредактировано 16 мая 2013
Александр Сидоренков 15 мая 2013
Интересно, почему слушатели семинаров спрашивают «смущаясь», если законодательство на этот счет молчит?
Дмитрий, Вы заметили то, что не увидела Валентина — именно в этом и суть моей Продумки. Многие люди даже правильные вещи делают «смущаясь», об этом я и хотел написать. А проблема в том, что эти многие вещи мы часто принимаем как аксиомы не пытаясь над ними размышлять. И регистрацию задним числом почти все однозначно воспринимают пусть не как преступление, но как что-то неправильное. Это несмотря на то, что нередко регистрация задним числом не несет в себе никаких нарушений.
Регистрация документов в канцелярии и подписание ЭЦП – две разных процедуры, вообще зачастую друг с другом не пересекающиеся
Приказы регистрируются после подписания, при наличии ЭЦП задним числом уже нельзя будет издать и зарегистрировать приказ.
Соглашусь с Валентиной: если делопроизводитель не успевает выполнить порученную ему работу, необходимо доводить эту информацию до руководства, чтобы оно принимало соответствующие решения (например, расширение штата — временное или постоянное, автоматизация части работ и т.п.)
Все верно, только в отрыве от реалий жизни людей. Консультантам нельзя упускать из виду, то что мы не систему автоматизируем, а создаем инструмент ДЛЯ ЛЮДЕЙ. Нужно чаще смотреть не со стороны, а ставить себя на место пользователя, видеть их чаяния, их проблемы. Вот в Вашем примере представьте сложный день, навалилось очень много входящих писем.
До конца дня Вы не успели зарегистрировать 10 входящих. Вы знаете что завтра будет спокойный день и Вы все прекрасно утром успеете сделать. Пойдете ли Вы с этим вопросом к руководству? Много ли Вы найдете аргументов для увеличения штата? Много ли из этих аргументов руководство примет?
Улучшится ли мнение руководства о Вас?
Отредактировано 16 мая 2013
Валентина Писанова 15 мая 2013
Поскольку дискуссия перешла в стадию удаления комментариев и использования в качестве аргументов слов и фраз, вырванных из контекста, позволю себе подвести итоги и попросить участников беседы воздержаться от дальнейшего фехтования.
Очевидно, для расстановок точек над i, всё же придётся прибегнуть к дополнительным объяснениям, хоть я и крайне не люблю мериться заслугами.
Мой стаж в делопроизводстве составляет порядка 10 лет. В активе работа в компаниях разного уровня — от небольших частных фирм до крупных корпораций и гос.органов. Доводилось участвовать и в аудитах — не финансовых, а канцелярских. Соответственно я оперирую не только теорией и предположениями, но и практикой.
Что касается выводов:
1. Работа делопроизводителя регламентируется множеством нормативной документации: стандартов, правил, рекомендаций, инструкций, законов. Часть из них носит рекомендательный характер. Часть — обязательный. Подборка нормативной базы, приведённая выше, не является исчерпывающей и окончательной.
2. Регистрация документов «задним» числом не запрещена законодательно, но зарегистрированный таким образом документ при необходимости может быть оспорен, как несоответствующий действительности, подложный, сфальсифицированный, что влечёт за собой как административную, так и уголовную ответственность по вполне конкретным статьям УК РФ. Арбитражная практика по подложным документам наличествует.
3. Выстраивание работы делопроизводителя должно производиться только после глубокого анализа объёма документации, ведущейся в компании, определения перечней регистрируемой и нерегистрируемой документации, закрепления порядка регистрации во внутренних нормативных документах, не противоречащих при этом документам п.1. Если делопроизводитель систематически не справляется с потоком документов — это повод для повторного анализа, пересмотра порядка работы службы делопроизводства, принятия управленческих решений.
4. Любая система, автоматизирующая работу делопроизводителя, является именно инструментом для людей и в ходе её внедрения необходимо находить пути решения возникающих проблем не в лазейках, позволяющих нарушать правила, а в оптимизации автоматизируемой деятельности. Рассмотрим конкретный приведённый пример: единичная ситуация, делопроизводитель к концу дня не успевает зарегистрировать 10 писем, которые должны быть зарегистрированы в день поступления.
Александр ничтоже сумняшеся предлагает зарегистрировать данные письма задним числом. При этом помним, что любое расследование по документу «вскроет» фальсификацию в мгновение ока, как правильно отметил Дмитрий. Я же считаю, что именно в данной ситуации хорошо видно преимущество СЭД перед бумажным делопроизводством.
Заведение 10 пустых записей, содержащих автоматически проставляемые рег.номер и дату документа, занимает максимум минуту. После чего делопроизводитель может спокойно идти домой. Наутро он в комфортном режиме может дозаполнить записи нужными значениями и с чистой совестью проставить законные рег.номера и даты на бумажных экземплярах полученных документов. Мне кажется, любой аналитик компании, работающей в сфере СЭД, должен щёлкать подобные задачки, как орешки.
Ну и последний вывод. Я искренне придерживаюсь мнения, что все производители и внедренцы СЭД находятся в одной лодке, поэтому «кормить» пользователей опрометчивыми обещаниями и непроверенной информацией рискованно не только для конкретной компании, но и для рынка в целом. Не создавайте неудобств себе и своим же коллегам, даже если они являются Вашими конкурентами. И не используйте непроверенную и неполную информацию. Дьявол — в деталях.
Источник: ecm-journal.ru