Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.
Для чего необходим табель учета рабочего времени
ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.
Табель — это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:
Табель учета рабочего времени — Елена Пономарева
- Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
- Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.
На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность сверхурочной работы , выполнение обязанностей в выходные дни.
Законодательством установлена при пятидневной работе — 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке — 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.
Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.
Порядок применения табеля
Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.
Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.
Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.
Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.
При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Личная карточка работника, форма Т-2
В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров — 2010, для отпуска и компенсации — 2012, для больничных листов — 2300 и т. д.
Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.
При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.
Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.
Табель учета рабочего времени образец заполнения
Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель — некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.
Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель.
Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).
После этого заполняется основная часть документа.
Графа 1 — номер по порядку строки в данном табеле
Графы 2 и 3 — Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Счет на оплату: для чего он нужен, как его составить, скачать бланк
Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.
Основные коды для заполнения посещаемости:
- Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
- К – если сотрудник находится в служебной командировке.
- В — данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
- ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
- Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
- ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
- Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
- ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
- НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.
В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.
В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.
Графы 7-9 используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.
Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.
Основные коды по оплате труда:
- 2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
- 2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
- 2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
- 2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Штатное расписание — форма Т-3
В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.
В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.
Нюансы
К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».
Неявка сотрудника на работу
Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» — «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия — больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.
Болезнь во время отпуска
Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.
Праздник во течении отпуска
Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).
Табель учета рабочего времени бланк
Бланк форма Т-12:
Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т-12 в формате Excel.
Источник: ip-on-line.ru
Образец заполнения табеля учета рабочего времени в 2023 году
Табель учета рабочего времени необходим на каждом предприятии, чтобы руководитель службы управления, начальники цехов, бригадиры подразделений знали реальную картину посещаемости работниками предприятия.
По фактически отработанным часам и дням начисляется зарплата, составляются отчеты, контролируется соблюдение производственного режима в бюджетных и коммерческих структурах.
Унифицированные формы
Госкомстат РФ утвердил унифицированные формы №Т-12 и №Т-13 табеля учета. Согласно статье 91 ТК РФ, работодатель обязан учитывать:
- отработанные дни;
- отпускные;
- отгулы;
- командировочные;
- прогулы.
Форму №Т-12 ввел Госкомстат в документооборот для ведения табеля для того, чтобы:
- контролировать соблюдение производственного графика сотрудниками по рабочим местам;
- учитывать показатели для начисления зарплаты;
- формировать статистические данные для отчетов по установленным законодательным нормативам.
Вести табель можно обычной ручкой или на компьютере в электронной форме. Если в компании установлен автоматический контроль посещения работников, используют форму №Т-13.
Выбор табеля компания должна зафиксировать на стадии формирования производственной учетной политики и применять любую структуру, удобную для данного вида деятельности, или разработать собственную схему. Зависит это от категории деятельности, закрепленных условий, распорядка в трудовом договоре относительно рабочего времени.
За дневной или ночной период, в течении которого работник занят непосредственными должностными обязанностями, начисляется заработная плата. Продолжительность рабочего дня или смены по графику, посещение сотрудником работы или его отсутствие, соответствие данных с установленным режимом производства отмечают в табеле.
Во многих компаниях учет выхода персонала облегчен электронными системами контроля. В электронных устройствах установлены функции, фиксирующие приход и уход работников:
- считывают данные с пропусков;
- сканируют отпечатки пальцев;
- считывают сетчатку глаз;
- снимают на видеокамеры.
Выбранный способ влияет на решение руководства организации, в какой форме вести учет рабочего времени. Электронная система способна отправлять отчет унифицированного вида службе, которой нужны такие данные, если они не поступают в общую базу.
Для юридической силы документа, полученного от автоматизированной системы, предприятия фиксируют принятую форму, отражают правила внутреннего распорядка и порядок его соблюдения.
Бланк формы №Т-12 Скачать документ
Бланк формы №Т-13 Скачать документ
Образец формы №Т-12 Скачать документ
Образец формы №Т-13 Скачать документ
Образец формы №Т-13 Скачать документ
Общие правила ведения табеля
Табельщика назначает руководитель организации. Им может быть:
- сотрудник отдела кадров;
- бухгалтер;
- бригадир участка или начальник цеха;
- служащий в каждом структурном подразделении, назначенный в приказном порядке.
Открывают табель каждый месяц, закрывают по его окончании, если не требуется подвести промежуточный итог. Оформление начинают с полного названия предприятия, кода ОКПО, вида деятельности с правовым статусом, отражением структурного отдела, который ведет учет сотрудников.
Заполненную форму подписывает ответственное лицо, руководитель подразделения передает ее в финансовый отдел бухгалтеру. Табель является основанием для бухгалтера по расчету заработной платы.
Табель учета – это основной кадровый документ. В него внесены работники отдела или производственного участка:
- в строку с порядковым номером;
- по ФИО и названию занимаемой должности;
- с присвоенным табельным номером.
Приказом директора назначается сплошной способ отражения явки специалистов на рабочих местах или внесение только отклонений от общего производственного режима. Графа документа не может вместить объяснение причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Чтобы табельщик формировал, а проверяющие или сотрудники, имеющие доступ к учетной документации, могли свободно ориентироваться в записях, созданы специальные сокращенные обозначения.
Расшифровка цифровых и буквенных показателей
Выход сотрудника на место работу или ее пропуски в табеле закодированы буквами и цифрами. В таблице выборочно представлены самые распространенные коды.
| 1 | 01 | Я | Явка в соответствии с графиком |
| 2 | 02 | Н | Выполнение внеурочных обязанностей |
| 3 | 03 | РП | Работа в выходной или праздничный день |
| 4 | 05 | С | Сверхурочная занятость |
| 5 | 06 | К | Командировки |
| 6 | 09 | ОТ | Отпуск по графику |
| 7 | 10 | ОД | Предоставление дополнительных дней отпуска |
| 8 | 11 | У | Учебный отпуск |
| 9 | 12 | УВ | Рабочий день сокращен |
| 10 | 13 | УД | Сотрудник находится в учебном административном отпуске |
| 11 | 14 | Р | Беременность и роды |
| 12 | 15 | ОЖ | Уход за детьми |
| 13 | 16 | ДО | Отпуск без сохранения зарплаты |
| 14 | 17 | ОЗ | Административный отпуск |
| 15 | 19 | Б | Больничный |
| 16 | 20 | Т | Неоплачиваемая нетрудоспособность |
| 17 | 24 | ПР | Прогулы |
| 18 | 26 | В | Выходные |
Менее распространенные обозначения
Лица, назначенные для ведения табеля, обязаны точно отражать все данные относительно явки сотрудников на рабочие места. Внесение любого значения должно сопровождать документальное подтверждение.
В отдел кадров передают больничный лист, чтобы отметили обоснованную потерю нетрудоспособности. Если человек идет в очередной отпуск, от директора исходит соответствующий приказ.
Сотрудники без предварительного предупреждения начальства не всегда решаются пропускать работу. В основном прогулы происходят по негативным жизненным обстоятельствам.
Когда сотрудник прогуливает по неизвестной причине, до выяснения случая в табеле будет стоять «НН».
Бывает, что на предприятиях возникают простои. Для этих случаев предусмотрены коды:
- забастовки – ЗБ;
- вина руководства – РП;
- причины остановки производства ни от кого не зависели – НП;
- виновен работник – ВП;
- сотрудник отстранен от обязанностей, но работу оплатили – НО;
- зарплата не сохранена при отстранении от занятости – НБ;
- выплата денежных средств задерживается, деятельность прекращена – НЗ.
Любое предприятие — это сложный механизм. Часто руководителю приходится принимать конструктивные решения, не противоречащие законодательным нормам, чтобы не прерывать производственный цикл.
Можно ли использовать свои обозначения
Каждый символ в табеле сопровождается смысловой нагрузкой. Если ответственный за его ведение устанавливает свои обозначения, он должен иметь представление, для чего это выполняет.
В трудовом законодательстве нет ограничений в использовании собственных цифровых и буквенных кодов, согласно Приказу Минфина России №52н. На предприятиях допускается упрощенное заполнение учетного документа, где ставят «8» вместо буквы или фактически отработанные часы.
Необходимо в обязательном порядке вести табель, а форматив с кодировкой разрешено разрабатывать по усмотрению администрации организации. Нововведения закрепляют приказом руководителя, чтобы документ приобрел юридическую силу.
Как фиксировать отработанное время
Порядок фиксации определяет табельщик. Директору не важно, как заполняется бланк, лишь бы достоверные записи не противоречили законодательству РФ и учетной политике конкретного предприятия.
Если кадровик или ответственное лицо другого ранга разработал свою форму табеля, образец нужно утвердить у директора.
Когда смена или рабочий день не изменяются, можно указывать только факт отсутствия работника и другие отклонения от обычного графика.
Сплошную регистрацию используют при разной отработке дней и смен, когда суммируют рабочее время. Такой учет необходим для выявления сверхурочных работ, корректировки регламента о привлечения работников к заданиям по установленным нормам.
Дополнительная инструкция по оформлению табеля учета рабочего времени по унифицированной форме №Т-13 представлена ниже.
Выходные и праздничные дни
Каждый год выпускают производственный календарь, где праздники и возможный перенос отпуска утверждает Правительство РФ. График работ, установленный на предприятии, может влиять на порядок выходных дней, который зависит от категории сотрудника.
В табеле могут указать собственной кодировкой предоставление отпуска и форму его оплаты, основание для предоставления отдыха, если он не входит в обычный график. Те выходные, которые не влияют на зарплату, обозначают «В» под цифрой 26.
Срок хранения
Табель может быть востребован судом при трудовых спорах или любой инстанцией по необходимости уточнения данных. Поэтому для этой учетной документации законодательством РФ установлены сроки хранения.
Табель подлежит уничтожению через 5 лет после его сдачи в архив предприятия при условии, что там зафиксировано посещение сотрудников компании с нормальными условиями труда. Регистрация времени работников, труд которых происходил во вредных или опасных условиях, сохраняется в течение 50 лет.
Порядок учета и налогообложения
Бухгалтер приступает к начислению зарплаты, если передан табель, где учтено отработанное время. На основании документа проводятся выплаты пособий. Данные необходимы для определения налоговых взносов.
Инспектор налоговой службы при проверке сверяет правильность начислений с днями и часами занятости персонала. Нарушения ведут к неверным расчетам по налогам на прибыль и неутешительным последствиям в виде штрафных санкций.
Табель, заполненный правильно с пометками, соответствующими унифицированной форме, подтвердит отсутствие ошибок и нарушений в налоговом законодательстве. К исполнителям и их руководителям не поступят нарекания, штрафы, материальные и моральные потери.
Дополнительная инструкция по ведению табеля учета рабочего времени работников представлена ниже.
Источник: znaydelo.ru
Учёт рабочего времени на предприятии: порядок и особенности заполнения табеля
Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.
Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул (ТК РФ ст. 81, п.6 а), и используется как доказательство при трудовых спорах, в том числе и в суде.
Организация учёта рабочего времени на предприятии
Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:
- Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
- В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
- В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
- Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
- Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.
В какой форме можно вести табель?
Для ведения учёта труда и его оплаты существуют унифицированные формы, утверждённые Росстатом в Постановлении №1 от 05.01.2004 г. На предприятиях используют бланки табеля учёта рабочего времени Т-13 и Т-12.
Форма №Т-12 для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы предназначена для ведения в ручном режиме. Форма № Т-13 под названием «Табель учёта использования рабочего времени» применяется в основном в организациях, имеющих автоматизированную систему обработки данных.
Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год.
Порядок заполнения табеля
При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:
- название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
- номер табеля;
- дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
- период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).
Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:
- номер п/п (графа 1);
- ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
- табельный номер – графа 3;
- графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
- графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
- графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
- 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
- 17 – общее число нерабочих дней за месяц.
Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.
Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.
Учёт рабочего времени в табеле
Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).
Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице:
| Рабочее время | Буквенное обозначение | Цифровой код |
| Явка по обычному графику | Я | 01 |
| Ночные часы | Н | 02 |
| Выход в праздничные и выходные | РП | 03 |
| Переработка | C | 05 |
| Дни командировки | К | 06 |
| Отпуск | ОТ | 09 |
| Дополнительный отпуск | ОД | 10 |
| Учебный отпуск | У | 11 |
| Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства | УВ | 12 |
| Учебный отпуск за свой счёт | УД | 13 |
| Декретный отпуск | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет | ОЖ | 15 |
| Административный отпуск с разрешения руководителя | ДО | 16 |
| Отпуск за свой счёт в случаях, предусмотренных законом | ОЗ | 17 |
| Больничный | Б | 19 |
| Неоплачиваемая нетрудоспособность | Т | 20 |
| Сокращённая продолжительность рабочего дня, положенная по закону отдельным категориям работников | ЛЧ | 21 |
| Отсутствие на работе в связи с исполнением общественных обязанностей | Г | 23 |
| Прогул | ПР | 24 |
| Сокращённый рабочий день по инициативе работодателя | НС | 25 |
| Нерабочие дни | В | 26 |
| Отсутствие по неизвестной причине | НН | 30 |
| Простой по вине организации | РП | 31 |
| Простой по вине сотрудника | ВП | 33 |
Образец заполнения табеля учета рабочего времени можно посмотреть здесь.
Особенности заполнения табеля в отдельных случаях
Отметки о любых отклонениях от нормального режима работы, принятого на предприятии, должны проставляться табельщиком только на основании соответствующих, корректно оформленных, документов (приказа о работе в праздничный день, листка временной нетрудоспособности и т.д.).
Неявка сотрудника на рабочее место при отсутствии подтверждающих документов до момента их предъявления помечается как НН (неявка по невыясненной причине). Непредоставление оправдательной справки является поводом для фиксации прогула.
Зачастую затруднения у табельщиков возникают при учёте командировок, отпускных периодов и других причин отсутствия работника на рабочем месте. Здесь применяются следующие правила:
- Сотруднику, находящемуся в командировке в выходные и праздничные дни, эти часы оплачиваются в двойном размере, поэтому в табеле проставляется значение КМ вместо В.
- По отпускникам – в ячейках, соответствующих выходным, указывается пометка ОТ, поскольку эти дни включаются в календарную продолжительность отпуска. Нерабочие праздничные дни из отпуска исключаются и фиксируются в табеле значением В.
- По новым работникам табель ведётся с даты приёма, ячейки до этого дня заполняются знаками «ХХ». Аналогично следует помечать невыходы сотрудника в связи с увольнением, начиная с даты увольнения (включительно) и до тех пор, пока он не будет исключён из табеля.
Источник: dezhur.com