В 2018-19 гг в первичные кассовые отчеты образцов КМ-1 – КМ-9 данные вносятся автоматически. К необходимым пунктам следует отнести: ведение кассовой книги, заполнение ПКО и РКО при операциях с наличностью, выписывание покупателю чека либо бланка строгой отчетности с заполнением всех предусмотренных реквизитов.
Благодаря внесению коррективов в закон о правилах произведения расчетов с контрагентами наличными значительно облегчились задачи кассиров: большинство документов, сопровождающих работу кассового аппарата, были отменены, поскольку новый фискальный накопитель может сохранять основную часть информации и отправлять ее оператору фискальных данных.
Алгоритм работы кассира на онлайн-кассе:
- Открытие смены.
- Пробивание и выдача клиентам чеков при продаже продукции и оказании услуг. В чеках должны быть отражены все необходимые реквизиты (в ряде случаев позволена отправка БСО). Помимо того, возникла необходимость в передаче копии документа по желанию клиента на указанный им адрес электронного ящика.
Важно! Последние модели онлайн-касс обладают способностью создания новых видов документов – чека коррекции с отметкой о возврате прихода.
- Закрытие смены, создание Z-отчета. Максимальная длительность смены – до 24 часов. Если это ограничение нарушено, то потребуется составление объяснения в ИФНС РФ с перечислением причин задержки смены.
- Контроль факта своевременной передачи информации: данные о кассовых операциях должны поступать в ОФД не позднее чем через 30 дней. Если этого не случилось, следует обратиться к специалистам, чтобы проверить соединение.
Набор необходимых документов по онлайн-кассе
Хоть некоторые формы по наличным расчетам были упразднены, все же некоторые документы остались обязательными для заполнения.
Кассовая книга
Заполняется только за те дни, когда производилось движение наличности. Заполнение может осуществляться тремя способами:
- Вручную: на бланке, утвержденном правительством и заблаговременно прошитом и пронумерованном. Сведения вносятся на основе данных, содержащихся в расходном и приходном кассовых ордерах. По окончанию смены необходимо сравнить сумму наличных в кассе с итогом по документам и заверить подписью.
- На компьютере с дальнейшей распечаткой: сведения сохраняются с помощью специальных бухгалтерских программ, к примеру «1С: Торговля» либо в офисных приложениях Microsoft. После завершения смены работник, отвечающий за ведение книги, распечатывает все страницы в 2-х экземплярах, после чего их должен подписать бухгалтер.
- В цифровом виде: книга создается только в электронном варианте без последующего переноса страниц на бумагу. Заверка данных осуществляется с помощью электронно-цифровых подписей ответственных лиц. Среди основных плюсов этого метода заполнения стоит выделить безопасность сведений, предотвращение их утери, отсутствие ошибок.
Важно! Лицом, отвечающим за внесение данных о движении наличных средств в книгу, в этом случае может быть не кассир, а иной, специально назначенный работник фирмы.
Приходный кассовый ордер
Этот документ используется для внесения сведений о наличных средствах, поступивших в кассу организации. В соответствии с новыми правилами приходный кассовый ордер позволяется заполнять на основе фискальных документов ККТ – данных, переданных в соответствии с предусмотренными форматами в органы контроля в форме чека или бланка строгой отчетности. При составлении электронного ПКО корешок квитанции не обязателен для распечатки, поскольку его можно просто переслать на электронный ящик плательщика.
Кассовые чеки
Пробиваются на любую из приходных операций и вручаются клиентам в бумажном виде, а при необходимости отправляются в электронном варианте на указанный ящик. В документе должны отображаться главные реквизиты, предусмотренные законодательством, среди которых обязательно присутствуют: система налогообложения фирмы, реализующей товар, ǪR-код и пр. В труднодоступных населенных пунктах разрешается использовать печатные бланки строгой отчетности.
Для передачи нестандартных ситуаций в ККТ имеются определенные форматы чеков:
- Чек коррекции: предусмотрен, чтобы показать несоответствие размера суммы наличных, имеющихся в кассе, со сведениями, переданными в ОФД. С подобными обстоятельствами кассир может столкнуться, если: он не пробивал на кассовом аппарате покупку по причине отключения электроэнергии, и в связи с этим кассовая смена продолжалась больше суток; если кассир допустил ошибку, но обнаружил ее уже после ухода покупателя и пр.
- Чек с отметкой о возврате прихода: выдается в случае возврата товаров и услуг покупателем либо при нахождении неверных итогов в присутствии клиента.
Документы, не обязательные для оформления при работе с онлайн-оборудованием
Благодаря модернизации расчетов и повсеместному переходу на новую ККТ отпала необходимость в заполнении большого количества первичных бумаг. В их число входят и унифицированные формы КМ-1 – КМ-9 (журнал кассира, справка-отчет, данные показаний счетчиков, сумма выручки и пр.). Сведения из этих отчетов в новых моделях онлайн-касс фиксируются в автоматическом режиме, сохраняясь в памяти фискального накопителя.
Исключения
В соответствии с пометками в законе ИП могут не следовать установленной кассовой дисциплине и могут не использовать унифицированные формы для создания документов. В данном случае обязательными являются лишь печать и выдача клиентам кассовых чеков либо БСО (в ряде случаев).
К разряду исключений временно можно отнести и компании, которые не начали использовать онлайн-оборудование в 2018 г: условие не заполнять формы КМ-1 – КМ-9 для них не актуально, поэтому кассовая дисциплина является неизменной до того, как кассовые устройства будут обновлены.
Штрафы
При несоблюдении кассовой дисциплины как фирмам, так и должностным лицам грозят штрафные взыскания:
- При невыдаче чека либо БСО: для ответственного лица – от 10 000 руб.; для юрлиц – от 40 000 руб.;
- Неиспользование онлайн-кассы: при 1-м нарушении – от 10 000 руб., при повторном – закрытие фирмы.
- Несоблюдение норм кассовой дисциплины: для ответственного лица – от 4 000 руб.; для юрлиц – от 40 000 руб. Имеются в виду такие нарушения, как невнесение данных в кассовую книгу, приходный и расходный ордера (ответственное лицо должно предъявить проверяющим либо бумажный, либо электронный вариант указанных документов).
на правах рекламы 16+
Хотите читать наши новости раньше всех?
Новости из приоритетных источников показываются на сайте Яндекс.Новостей выше других
Источник: gorodlip.ru
Нужно ли вести кассовые документы при онлайн-кассах?
Кассовые документы при онлайн-кассах — из чего состоит документооборот? Какие формы документов можно не вести с внедрением нового кассового решения? Как быть с БСО? Изменения в законе № 54-ФЗ, обязывающие использовать онлайн-кассы, заставили найти ответы на эти вопросы даже тех хозсубъектов, которые до этого не использовали и обычные кассы. Рассмотрим их в материале далее.
- Онлайн-касса: с какими документами работает кассир
- Отчетность по формам КМ-1–КМ-9 упразднена?
- Как нововведения коснулись БСО
Онлайн-касса: с какими документами работает кассир
Кассир выдает чеки (либо отправляет их по электронной почте / в виде СМС) и проводит фискальные операции по онлайн-кассе, а оператор фискальных данных (ОФД) шифрует данные и в утвержденном формате отправляет в налоговую инспекцию. К основным фискальным документам относятся:
- Отчет об открытии смены — в нем отражаются номер смены, сведения о кассире, дата и время и другие реквизиты.
- Кассовый чек (БСО) — основной документ онлайн-кассы или автоматизированной системы для выдачи БСО.
- Кассовый чек коррекции (БСО коррекции) — используется для учета неучтенной выручки (например, при перебое с электричеством). К нему прикладывается оправдательный документ с указанием причины коррекции.
- Отчет о закрытии смены — содержит помимо номера смены, даты и времени количество переданных через ОФД документов и, что важно, данные о неотправленных документах. На основании данного отчета формируется ПКО в кассе предприятия. Распечатывать и хранить отчеты об открытии и закрытии смен на бумажных носителях необязательно.
Отчетность по формам КМ-1–КМ-9 упразднена?
Установка онлайн-кассы не отменяет необходимости соблюдения кассовой дисциплины в плане заполнения кассовой книги, ПКО и РКО. А вот документы, относящиеся непосредственно к работе с ККТ, которые ранее заполнялись вручную по формам КМ-1–КМ-9, заменены на фискальные документы, создаваемые онлайн-кассой. Фискальные данные, поступающие в налоговую инспекцию с онлайн-касс, полностью заменяют информацию из вышеуказанных форм КМ с индексом от 1 до 9.
В частности, не нужно ежедневно снимать Z-отчет и представлять его в налоговую — его функции выполняет теперь отчет о закрытии смены.
КМ-3 — акт, который ранее составлялся при возврате товара или ошибке кассира — теперь заменен чеком с признаком «возврат прихода». Не забудьте помимо чека оформить РКО на сумму возврата.
Для отчетности при онлайн-кассе кассиру более не нужно на основании Z-отчета заполнять справку-отчет кассира-операциониста (КМ-6), а также вносить сведения в журнал (КМ-4).
Все эти нововведения для фирм, использующих онлайн-кассы, зафиксированы в письме Минфина РФ от 16.09.2016 № 03-01-15/54413.
Как нововведения коснулись БСО
Нововведения коснулись и применения бланков строгой отчетности (БСО). Все требования, предъявляемые к кассовым чекам, актуальны и для БСО.
Бланк должен формироваться электронно, специальной автоматизированной системой, способной взаимодействовать с налоговой по принципу онлайн-кассы. Соответственно, применять напечатанный БСО в типографии больше недопустимо. Бланк обязан содержать те же реквизиты, что и кассовый чек онлайн-ККТ. БСО из автоматизированной системы может быть распечатан на бумаге или направлен покупателю электронно либо по СМС. БСО онлайн-кассы не требуют ведения книги учета таких бланков: аппарат сам хранит информацию о напечатанных или отправленных покупателю документах.
ВАЖНО! В законе осталась категория лиц, которые могут применять БСО до 01.07.2019. Для них действуют правила работы с БСО, предусмотренные редакцией закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, действовавшей до 03.07.2016.
Отметим, что БСО изначально был призван заменить кассовые чеки для лиц, освобожденных от применения кассовых аппаратов. Так как в настоящее время законодательство требует использовать БСО, сформированные с помощью автоматизированных систем, такие БСО практически идентичны кассовым чекам. Поэтому для хозсубъекта будет намного проще выдавать чеки онлайн-кассы и при оказании услуг, и при продаже товаров.
Переход на модернизированную ККТ отменяет обязанность компаний применять унифицированные формы КМ-1–КМ-9, но оставляет за ними необходимость соблюдать кассовую дисциплину.
Источник: xn--h1apee0d.xn--p1ai
Кассовую книгу в электронном виде не нужно распечатывать каждый день
Кассовая книга в 1С 8.3 расположена в меню Банк и касса – в разделе Кассовые документы:
Кассовая книга в 1С – это отчетная форма. Её основу составляют документы приходных и расходных кассовых ордеров, а также другие документы, оформляемые одновременно с первичными кассовыми ордерами.
Обратите внимание! Не только ПКО и РКО формируют движение денег в кассовой книге. Позднее мы к этому факту вернемся:
Что значит вести кассовую книгу в электронном виде
Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. При этом существует два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.
Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях
Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.
Как правильно оформлять кассовую книгу, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение»
О последствиях неверного заполнения документов – в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.
Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.
Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.
ВАЖНО! С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые не хранят наличность, а сдают ее в кассу головной организации, вправе не вести кассовую книгу.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Ведение кассовой книги полностью в электронном виде
При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:
- доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
- потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).
В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает электронную кассовую книгу так же, как обычную. Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).
При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.
Настройка и формирование кассовой книги в 1С 8.3
Кассовая книга формируется в двух режимах:
- По собственной деятельности. Операции с наличностью по своей основной деятельности отображаются на счетах 50.1 Касса организации, 50.21 Касса организации в валюте.
- По деятельности платежного агента. Агентские операции попадают на счет 50.4 Касса по деятельности платежного агента.
Формирование кассовой книги происходит по настройкам:
- Выбрать период;
- Режим формирования: по основной деятельности или по деятельности платежного агента;
- Если нужно, выводить основания кассовых ордеров;
- Когда кассовая книга готовится в конце отчетного (налогового) периода отметить галочкой формирование обложки и завершающего листа:
Кассовая книга обособленного подразделения в 1С 8.3
Часто возникает вопрос, как вести кассовую книгу по подразделениям в 1С 8.3, если на предприятии фактически две кассы: центральная и обособленного подразделения.
В 1С Бухгалтерия 8.3 для не очень крупных предприятий не предусмотрено ведение двух касс. Таким образом, в базе организации с обособленным подразделением будет формироваться только кассовая книга «головы». Возможность вести несколько касс в одной базе по основной деятельности предоставляет только 1С Бухгалтерия 8.3 КОРП.
А в базовой версии и версии ПРОФ 1С Бухгалтерия 8.3, имеющийся в плане счет 50.02, предназначен для накопления и передачи денежных средств по кассе обособленного подразделения, но ни одна проводка с участием счета 50.02 в кассовую книгу не попадет. Более того, если необходимо, чтобы документы по центральной кассе нумеровались подряд непрерывно, придется вручную корректировать номера кассовых документов со счетом 50.02.
Как восстановить хронологическую нумерацию кассовых документов в 1С 8.3 с помощью Экспресс проверки читайте в нашей статье.
Вот как это выглядит. Рассмотрим в базовой версии и версии ПРОФ 1С Бухгалтерия 8.3 получение выручки обособленного подразделения и сдачу её в головное подразделение, а далее – в банк за один день:
- ПКО 9: Дт 50.02 Кт 90.01.1 – 26 000 руб. (получена выручка обособленного подразделения);
- РКО 11: Дт 57.01 Кт 50.02 – 26 000 руб. (выручка ОП передана в центральную кассу);
- ПКО 10: Дт 01 Кт 57.01 – 26 000 руб. (выручка ОП оприходована в центральную кассу);
- РКО 12: Дт 51 Кт 01 – 26 000 руб. (выручка ОП из центральной кассы внесена в банк):
Обратите внимание! Четыре документа: ПКО 9, ПКО 10, РКО 11 и РКО 12, но в кассовой книге отразились только два: ПКО 10 и РКО 12:
Кассу обособленного подразделения придется вести в отдельной базе или вручную.
Правила ведения Кассовой книги
Форма Кассовой книги утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА). Предприятие может использовать и ту форму, которая разработана своими силами. Но предложенная Госкомстатом — довольно удобна и общераспространена. Как правило, нет смысла от нее отказываться.
Кассовой книги в формате Excel можно ЗДЕСЬ.
Вести Кассовую книгу можно на бумаге или в электронном виде. Второй вариант предполагает применение электронной подписи. Общий порядок ведения Кассовой книги закреплен в приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ССЫЛКА).
Весьма желательно включать ссылку на данный нормативный акт в должностную инструкцию бухгалтера или кассира, которые в силу своих должностных обязанностей будут работать с Кассовой книгой.
Ключевые правила работы с Кассовой книгой следующие:
- КК заполняется только в те дни, в которые осуществлялись кассовые операции — по приему или выдаче наличных денежных средств (эквайринг, как мы уже знаем, не в счет).
- По завершении дня, в котором были зафиксированы приход или расход наличных денежных средств, работник, который ведет КК, заполняет ее, используя ПКО или РКО (которые, в свою очередь, могут заполняться на основании фискальных документов — приходных или расходных чеков, отчетов, альтернативных им документов — товарных чеков или БСО). После — отдает на заверение главному бухгалтеру.
- В каждом ордере фиксируется общая сумма выручки (расходов) за день — вне зависимости от количества отдельных транзакций.
При этом, возможно составление нескольких типов ордеров в зависимости от разновидности конкретной операции. Например, приходные кассовые операции, проводимые на онлайн-кассах, классифицируются на несколько типов — в частности, операции, соответствующие:
- обычной (полной) оплате за товар;
- частичной оплате за товар (в то время как оставшаяся его часть оформляется в кредит);
- предоплате (которая может быть представлена покупкой подарочной карты).
По каждой группе операций, таким образом, составляется отдельный приходный кассовый ордер.
- ИП (его работник на кассе), не использующий ПКО или РКО, «напрямую» заполняет Книгу учета доходов и расходов — с указанием даты, в которой производились расчеты, в соответствии с фискальными документами (либо заменяющими их товарными чеками либо БСО).
- В предусмотренных законом случаях при формировании РКО и ПКО используются реквизиты различных вспомогательных документов — удостоверяющих правомерность составления ордера.
Например — документа, удостоверяющего личность физического лица, получающего денежные средства по РКО (сотрудника, который едет в командировку, покупателя, который возвращает товар).
Нужно иметь в виду, что по умолчанию правомочия по работе с Кассовой книгой и ордерами имеют только руководитель фирмы (либо сам ИП, если он ввел в оборот соответствующие кассовые документы) и главный бухгалтер организации (в некоторых случаях лица, которые подотчетны ему).
Для того, чтобы делегировать полномочия по работе с Кассовой книгой — важнейшим документом бухгалтерского учета, руководитель фирмы должен издавать отдельные локальные нормативы. Нужно уделять достаточное внимание детализации порядка применения КК, прав и обязанностей сотрудников, ответственных за ее ведение — в должностных инструкциях таких сотрудников.
Если обороты по документам и проводкам не совпадают в 1С 8.3
Часто, когда 1С 8.3 вывела на экран кассовую книгу, можно увидеть сообщение: «Обороты по документам и проводкам за «чч.мм.гггг ч.мм.сс» не совпадают!»
В этом случае необходимо проверить, все ли кассовые ордера сформировали проводки по операциям с денежными средствами.
Например, поступление оплаты при розничной продаже, если такая происходила не по складу НТТ (неавтоматизированной торговой точки), то необходимо зафиксировать двумя документами: ПКО и отчетом о розничных продажах. ПКО создает запись в кассовой книге, а Отчет о розничных продажах формирует проводки по соответствующим счетам.
Профилактика ошибок в кассовой книге
Кассовая книга в 1С 8.3 – это отчет. Но контроль над правильным ведением кассовых операций он не осуществляет. И если не соблюдается лимит остатка денежных средств в кассе или, наоборот, образуется отрицательное сальдо на какую-то дату, сформированная кассовая книга об этом не «просигналит».
Из списка кассовых документов можно выполнить печать формы КО-3 «Журнал регистрации кассовых документов». Данный отчет позволит проверить ошибки в нумерации кассовых документов.
Поэтому, чтобы избежать ошибок в кассовой книге, необходимо провести Экспресс-проверку ведения учета по кассовым операциям. Проверка запускается из меню Отчеты – Экспресс-проверка ведения учета, закладка Операции по кассе:
Что делать, если экспресс-проверка в 1С 8.3 выдает ошибку по кассовым операциям читайте в нашей статье.
Результаты проверки отражаются в таблице, там же даются рекомендации по устранению:
Правильно созданную кассовую книгу остается только распечатать!
Каким образом можно отследить правильность соблюдения лимита кассы, установленного банком в 1С 8.2 рассмотрено в следующем видео:
Кому её нужно вести в обязательном порядке и кто может работать без неё
Кассовая книга — это инструмент, прежде всего, бухгалтерского учета, и потому обязательно применяется юридическими лицами. ИП не обязаны ее применять, но, вместе с тем, должны использовать альтернативные сводные документы для отражения прихода и расхода выручки. В общем случае — Книгу учета доходов и расходов (КУДИР). При этом, сведения в ней собираются также на основании различных первичных документов — в частности, фискальных.
Одна из практических сторон применения КК — это обеспечение соблюдения лимита кассы на предприятии. По итогам каждой кассовой операции — приходной или расходной, на кассе образуется остаток денежных средств. Его величина не должна превышать определенного законом максимального показателя — лимита. А если превышает, то излишек должен быть передан на размещение в банк, с которым хозяйствующий субъект заключает договор об обслуживании денежно-кредитных операций.
Индивидуальные предприниматели в части лимита также имеют преференции — они попросту не обязаны его соблюдать. Но устанавливать вполне могут: для этого на частном предприятии издается отдельный локальный норматив. К слову, аналогичные по назначению нормативы должны приниматься и теми хозяйствующими субъектами, которые обязаны устанавливать и соблюдать лимит.
Кассовая книга не применяется в целях документирования финансовых операций в рамках эквайринга — приема (перечисления) денежных средств с использованием банковских карт (и альтернативных им электронных средств платежа), несмотря на то, что на онлайн-кассах осуществляется фискализация таких операций. Эквайринговая выручка выводится на расчетный счет предприятия. В кассе она не остается и не влияет на лимит.
Субъекты, которые обязаны вести Кассовую книгу (либо пожелали ее вести), должны делать это в соответствии с определенными правилами.
Источник: platinumwall.ru
