Надо ли вести путевые листы при УСН

С 1 сентября 2023 года меняется состав сведений, необходимых для включения в путевой лист, изменения также касаются порядка оформления путевых листов. Новшества нужно применять с 1 сентября 2023 года до 1 марта 2029 года. А еще в 2023 году них появилась электронная форма. Разбираемся, какие реквизиты cтали обязательными и как их необходимо заполнять.

Среди изменений (приказ Минтранса от 05.05.2023 № 159) можно выделить:

в сведениях о водителе помимо прочего следует указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
допускается оформление одного путевого листа на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей), либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя несколько рейсов;
разрешается изменять данные о водителях, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, если формируют электронный путевой лист.

Обязательные форма и реквизиты для путевых листов

Используйте унифицированную форму путевого листа из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 или разработайте свой уникальный бланк самостоятельно с учетом особенностей своей отрасли, утвердив ее в своей учетной политике.

Что включается в расходы при УСН (доходы минус расходы)

Вы сами выбираете, как оформить путевой лист — на бумаге или в электронном виде. Главное — включить в него все обязательные реквизиты.

название и дата документа (эти реквизиты не относятся к числу обязательных, но нужны, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях);
срок действия путевого листа;
название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
тип, марка, модель и регистрационный номер машины;
ФИО, СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения;
дата и время выезда/возвращения на парковку;
показания одометра;
отметки о техническом контроле и медосмотре;
вид перевозки;
вид сообщения.

Ответственность за путевые листы

Если путевой лист необходим по Уставу автомобильного транспорта, то за его отсутствие или ошибки в нем грозит ответственность. Наказание зависит от вида нарушения.

За отсутствие путевых листов предусмотрена административная ответственность:

для водителя — предупреждение или штраф в 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). За повторное нарушение наказание строже.

Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов

В случае использования путевого листа как первичный документ для подтверждения расходов (на ГСМ, зарплату водителей и т.д.), но при этом не все «перевозочные» расходы подтверждены путевыми листами или в них есть ошибки, могут быть начислены штрафы по ст. 120 НК РФ: отсутствие первички — грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Размер штрафа варьируется от 10 000 до 30 000 рублей. А если в результате отсутствия первичных документов оказалась заниженной налоговая база, штраф составит 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей.

Путевые листы в СБИС

СБИС позволяет работать с путевыми листами в электронном виде, что упрощает составление маршрутов, учет ГСМ и рабочего времени водителей. Функционал доступен в тарифе «Путевые листы» сервиса «Мобильные сотрудники» и любом тарифе сервиса «СБИС Бухгалтерия».

В СБИС вы легко

сформируете путевые листы,
проконтролируете движение и остановки по маршруту
и на основании реального пробега спишете горючее и сделаете бухгалтерские проводки.

Используйте электронные путевые листы прямо в мобильном телефоне для сокращения издержек и оптимизации работы курьеров и водителей.

Также мобильное приложение СБИС:

подберет водителя при создании путевых листов с учетом графиков работ и загрузки.
запланирует маршрут на карте.
закроет путевые листы.
сформирует статистику по машинам: поездки, расход топлива, пробег.
поможет контролировать нагрузку по водителям.

Обо всех возможностях СБИС для работы с путевыми листами вам готовы рассказать наши специалисты. Оставьте заявку на сайте и получите бесплатную консультацию.

Источник: www.abt.ru

Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?

Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов. С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П).
Индивидуальные предприниматели до 2008 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68 (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля). В связи с изданием приказа Минтранса от 18.09.09 № 152 эти бланки были отменены.

Таким образом, сегодня организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. При этом важно, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса № 152.

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе

Что говорит закон

Исходя из разъяснений применяемых терминов в п.14 ст. 2 Устава, регулирующего правоотношения при оказании услуг автомобильным и городским наземным электрическим транспортом, действующим в редакции ФЗ № 259 от 18.03.2020, путевой лист – это документ, позволяющий контролировать работу водителя.

С 01.01.2013 года требования вести учетную документацию по единому унифицированному образцу упразднены.

Бланки путевых листов (путевок) могут быть разработаны и утверждены собственниками или руководителями деятельностью предприятий, организаций, с учетом специфики оказываемых транспортных услуг.

Минтранс России Приказом № 152 (последняя редакция действует с изменениями от 21.12.2018), утвердил порядок заполнения путевых листов.

Акцент сделан на том, что бланк должен быть озаглавлен, иметь номер, графы для внесения обязательной информации.

Формуляры заказывают в типографии или распечатывают самостоятельно непосредственно в организации.

Обязательный список реквизитов

Путевой лист (ПЛ) должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.

Наименование и номер

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке. Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу.

Срок действия путевого листа

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Сведения о собственнике

Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:

организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, действует в редакции от 24.10.18);
полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
фактический адрес местонахождения;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:

ФИО;
почтовый адрес;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Узнать или проверить ОКПО, ИНН и другие коды контрагентов

Бесплатно узнать или проверить ОКПО, ИНН и другие коды контрагентов

Сведения о транспортном средстве

К ним относятся:

модель транспортного средства и модель прицепа (при наличии);
государственный регистрационный знак ТС и госзнак прицепа (при наличии);
дата и время выезда ТС с парковки и возвращения обратно, а также показания одометра (пробег в километрах) при выезде и возвращении. Эти сведения заверяются уполномоченными лицами, назначенными руководителем предприятия. ИП — владелец транспорта может сам удостоверить эти данные.
дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС. Эти сведения также заверяются ответственными лицами.

Сведения о водителе

Они включают в себя:

ФИО;
даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Эти сведения заверяются подписями уполномоченных медицинских работников.

Также см.: «Минтранс разъяснил, как проводить медосмотры водителей и контроль технического состояния транспортных средств».

Отмена печати

В текущем году действующими остаются Положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО вообще не пользоваться печатью. Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.

Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать, то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати, то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.

Законами регулируется только минимальное количество информации, которая должна быть приведена в рассматриваемом бланке. Поэтому компания может принять решение о том, что она ставит свою печать на путевом листе. Ошибкой это не будет. Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике. И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.

Необязательные сведения

Обычно в путевых листах указывают следующую дополнительную информацию.

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.

Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта. При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.)

Отметим, что путевой лист — это не единственный документ, которым можно оправдать затраты на ГСМ. Также для этих целей допустимо использовать, например, акты списания и акты выполненных работ.

Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.

«Практические советы по учету и списанию ГСМ»;

«Затраты на ГСМ: какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль?»;

«Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха.

Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок. Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха. Такие нормы содержатся в приказе Минтранса от 20.08.04 № 15 (см. «Перевозчики должны пересмотреть режим труда и отдыха своих водителей»). Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса.

При этом следует помнить, что путевой лист не является документом, который служит подтверждением реального рабочего времени водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.

Также см.: «С 1 января вводятся новые нормы труда и отдыха для водителей грузовиков и автобусов».

Как заполняется путевой лист

Перечислим некоторые особенности составления путевых листов. Так, очевидно, что путевой лист оформляется перед выездом водителя на маршрут. Если этого документа не будет, ГИБДД выпишет штраф.

Отметки о предсменном техническом контроле ставятся вместо отметки о предрейсовом контроле в случае, когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу.

При посменной работе нескольких водителей на одном транспортном средстве путевые листы можно выписать на каждого из них. Но делать это необязательно, так как в одном ПЛ можно указать несколько водителей.

Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.

Также см.: «Надо ли оформлять отдельный путевой лист на каждый день: позиция Минтранса».

Лица, заверяющие данные в путевом листе, должны после подписи указывать свою фамилию и инициалы. Таким способом заверяются:

время выезда и возвращения транспортного средства и соответствующие показания одометра;
факт прохождения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Образец заполнения

В путевке должна находиться информация от механика или мастера о проверке техники. Специалист, владеющий аттестацией в транспортной инспекции, перед рейсом обязан осмотреть средство передвижения на предмет поломок и неисправностей. Как может оформляться отметка:

«Техническое средство исправно. Выезд разрешен»;
«Автомобиль прошел осмотр технического состояния перед рейсом».

Вид отметки, которая должна присутствовать, определяется компанией. Можно поставить штамп. Главное, чтобы она содержала ФИО механика, проводившего осмотр, его роспись, время и число проверки.

Важно! Информация, написанная медиком и мастером, имеет законную силу в течение всей поездки водителя. При заполнении путевки необходимо соблюдать простые правила:

При заполнении путевки необходимо соблюдать простые правила:

документ выписывают только для одного транспортного средства;
действие путевого листа ограничено указанными в нем датами, по истечении срока он недействителен;
выписывать несколько путевок на один транспорт допустимо, если на одной технике ездят два и более сотрудника в разные смены;
если предприниматель сам не управляет средством, то потребуется издать приказ, в котором указано уполномоченное на снятие показания одометра лицо;
бизнесмен должен оформить журнал и отмечать в нем выданные путевки.

Где регистрируется путевой лист

Путевые листы регистрируются в специальном журнале. Ранее для этого следовало использовать форму № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), которая была утверждена постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78. С 1 января 2013 года применять типовые формы первичных учетных документов необязательно. Поэтому сейчас организации и ИП вправе разработать собственные формы журнала регистрации путевых листов. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8.

Оформленные путевые листы подшиваются в папки и хранятся не менее пяти лет.

Ответственность за ошибки

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители >ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Источник: htc-htc.ru

Нужен ли ИП журнал выдачи путевых листов

Каждому владельцу крупного и мелкого предприятия необходимо правильно вести документооборот. Поэтому попробуем разобраться, нужен ли ИП журнал выдачи путевых листов и как его оформлять?

Кому необходимо вести журнал учета

Журнал выдачи путевых листов заполняется ответственным лицом любой фирмы, осуществляющей перевозки на регулярной основе. В нем регистрируются сопроводительные документы, выдаваемые водителю при каждой поездке.

Путевой лист введен для подсчета расходов. Это первичный документ, который является предметом налоговых проверок. На основании него рассчитываются расходы на топливо, начисляется заработная плата водителю. Сведения о каждой поездке заносятся в журнал учета выдачи путевых листов .

ФЗ №259-ФЗ устанавливает правила оказания транспортных услуг. По закону хозяйствующие субъекты обязаны выдавать путевые листы при перевозке пассажиров или грузов. Это положение не распространяется на владельцев средств передвижения и на водителей по доверенности.

Зачем вести журнал регистрации выдачи путевых листов? Это сводный документ, который помогает руководителю фирмы контролировать передвижения водителя, отчитываться перед налоговой службой и требовать уменьшения обязательных платежей, вести учет потраченных средств. Все путевые листы прикрепляются к журналу и являются доказательством автотранспортной деятельности предприятия.

Кому не нужен журнал учета выдачи водителям путевых листов:

Предпринимателям, использующим личный транспорт.
Водителям при предоставлении транспорта по доверенности. Путевые документы могут составлять только предприятия, являющиеся владельцами транспорта. Компании, которая взяла машину по договору, они не требуются.
Бизнесменам для поездок по личным делам.
Хозяйственникам, налогообложение которых не зависит от расходов, также необязательно вести журналы. Тем не менее, если осуществляется транспортировка пассажиров или материальных ценностей, путевой лист водителю выдается. Допустим, предпринимателю на патенте, осуществляющему услуги на дому и использующему для передвижения машину, документ не нужен. Но если он отправился за товаром, то лист понадобится. Сотрудник Госавтоинспекции МВД может потребовать документ у перевозчика. Штраф за его отсутствие составляет 500 руб.

Аналогичные правила осуществления перевозок действуют в Беларуси. Журнал выдачи путевых листов РБ нужен для транспортировки товаров и пассажиров.

На видео: Путевой лист такси

Форма журнала

Документ имеет форму таблицы, куда заносятся данные о каждой поездке. Форма журнала выдачи путевых листов №8 утверждена Постановлением Госкомстата. Она доступна в электронном виде в формате ворд и эксель. Ее можно скачать бесплатно. Купить журнал выдачи путевых листов в бумажном виде можно в любом магазине канцелярских товаров.

Законодательство в 2017 году не заставляет придерживаться формы №8. Предприниматель вправе разработать свой документ.

В бланке должны быть следующие реквизиты:

порядковый номер регистрации;
дата выдачи листа перевозчику;
информация о водителе и о транспортном средстве;
дата приезда и предоставления водительских документов диспетчеру;
время приемки документации бухгалтером;
подпись водителя, экономиста и диспетчера;
примечания.

Порядок ведения журнала выдачи путевых листов обязывает хозяйственника ввести все вышеприведенные пункты в свой документ и утвердить его внутренним приказом. Если он заполняется в бумажном виде, на титульной странице следует указать его название, период охвата и имя предпринимателя. Обычно заводится документ на один календарный год.

Порядок заполнения журнала

Заполнение журнала выдачи путевых листов доверяется бухгалтеру или другому представителю предприятия. Статус лица подтверждается внутренним приказом. За неправильное ведение документа сотрудник может быть привлечен к ответственности. Заполнять журнал выдачи путевых листов можно поручить и другой организации по соглашению о предоставлении услуг.

Вносить данные необходимо при каждой выдаче листа водителю и по возвращении его из поездки. Даже испорченные или выданные по ошибке путевые документы должны упоминаться в журнале и иметь свой порядковый номер.

Сотрудник, ответственный за выписку листов и заполнение журнала обязан знать следующие правила:

на каждое транспортное средство оформляется отдельный документ первичного учета;
если в поездке участвует несколько водителей, лист необходимо выписать каждому из них;
путевой документ действует не более месяца – если поездка отложилась, выдается другой документ, но в журнал вносится информация о первом и втором бланке.

В обязанности сотрудника входит проверка данных, занесенных в путевые листы. На каждый вид средства выдается свой документ определенной формы. К примеру, для легковых автомобилей – форма № 3, а для грузовых – № 4-с.

Кроме транспорта, входящего в автопарк предприятия, в журнал могут заноситься данные о личных машинах персонала, которые сотрудники использовали для служебных целей. В этом случае документальная фиксация поездки на собственном автомобиле будет служить основанием для начисления работнику компенсации.

Ведение журнала выдачи путевых листов упрощено с появлением бухгалтерских программ, которые позволяют формировать документацию в режиме онлайн. Разработаны целые комплексы, позволяющие вести документооборот не только экономистам, но и диспетчерам, инженерам технического обеспечения, механикам.

Как заполняется журнал выдачи путевых листов? Образец представлен ниже.

Вписывается порядковый номер документа. Вся информация заносится в хронологическом порядке.
Дата выдачи листа ставится в формате ДД.ММ.ГГ.
Указывается полное имя сотрудника и его табельный номер.
Вписывается номер транспортного средства.
Водитель расписывается в получении листа.
Следующая графа заполняется диспетчером при приеме документации от водителя. Удостоверяется этот факт подписью.
Следующую колонку ведет бухгалтер или лицо, ответственное за движение денежных средств. Заполняется она при проведении сверки данных. Это может быть и руководитель. Ставится дата и подпись.
В примечаниях указываются особенности, такие как сложность маршрута, специфика поездки.

Журнал выдачи путевых листов прошивается, страницы нумеруются. Заверяет его руководитель печатью и подписью. Срок хранения документа – 5 лет.

Каждое предприятие отвечает за сведения, внесенные в журнал выдачи путевых листов. Образец заполнения выглядит так:

На видео: Заполняем путевой лист правильно

Понравилась статья про особенности ведения индивидуального предпринимательства? Поделитесь в соц. сетях, расскажите друзьям — это лучшая благодарность нам! Поставьте свою оценку статье о ведении ИП, ПРОГОЛОСУЙТЕ за полезность — это анонимно и всем видно.

Источник: biznes-prost.ru