Переход на «Битрикс24» можно сравнить с переездом в другой офис: вам нужно все собрать, перевезти и распаковать на новом месте, ничего при этом не потеряв. У любой компании есть своя система работы с документами, привычные технологии общения и навыки реализации бизнес-процессов, клиентская база и т.д. – все это потребуется перенести в «Битрикс24». О том, как осуществить «переезд» без особых усилий, вы узнаете, прочитав эту статью.
Первые шаги: регистрация и настройка портала
Итак, для начала нужно зарегистрироваться на портале «Битрикс24» . По умолчанию всем клиентам предоставлен бесплатный тариф «Проект», но если вы хотите использовать все возможности сервиса, подключите тарифы «Команда» или «Компания» в разделе «Лицензия». Если перед покупкой вы хотите протестировать портал, подключите его демо-версию и пользуйтесь всеми возможностями, которые есть в верхнем тарифе, бесплатно — в течение месяца.
Как внедрить и настроить CRM Битрикс24 для B2С в сфере бизнес для клиента
Следующий шаг – регистрация пользователей и отражение структуры компании на портале (раздел «Компания» — вкладка «Структура компании»). Очень важно четко отразить структуру так, как она есть – это поможет правильно распределить права и обязанности всех пользователей. Для начала достаточно указать руководителя компании и перечислить все подразделения.
Добавить подразделение просто – достаточно кликнуть по кнопке в верхней части страницы раздела. Каждому новому подразделению нужно дать название и занести туда сотрудников, а также назначить руководителя. Сотрудников можно «перетаскивать» из одного подразделения в другое с помощью «мыши».
После того, как вы создали структуру компании, нужно настроить сам портал. Для этого необходимо перейти в раздел «Настройки портала» и указать название компании, которое будет отображать в логотипе (в шапке в левом верхнем углу), электронную почту, формат времени и даты, рабочий график (есть только в платном тарифе и в демо-версии). Здесь же можно отключить возможность писать в «Живой ленте» для всех сотрудников, оставив ее лишь некоторым пользователям. Еще одна настройка, на которую нужно обратить внимание – отключение сервисов, которые не будут использоваться в компании. Наконец, в этом же разделе , при необходимости, устанавливается ограничение для входа на портал по IP-адресу.
Загружаем документы для работы
Теперь нужно загрузить документы, с которыми будут работать ваши сотрудники. Если документов немного, можно загрузить их с помощью инструмента «Битрикс24.Диск» (раздел «Мой Диск»). Загрузить файлы можно также в разделе «Компания» — вкладка «Общий диск»: здесь удобно хранить образцы заявлений, договоров, записи телефонных разговоров и т.п. Но если документов много, проще установить фоновое приложение «Битрикс24» и подключить его к своему порталу. Тогда сервис сам синхронизирует файлы на вашем компьютере (не все, а только те, которые помещены в указанную вами папку) с теми, что хранятся на портале — и вы сможете работать с любыми документами, не загружая их.
Смарт-процессы в CRM Битрикс24. Как настроить
Списки контактов, с которыми вы работаете, загружаются в разделе «CRM». Их можно импортировать из своего почтового клиента, из файла формата «.csv», а также из таблицы «Excel». Наконец, контакты можно загрузить из других CRM, используя партнерские приложения (их можно выбрать в разделе «Приложения»).
Если контактов немного, проще занести их вручную с помощью кнопки «Добавить контакт» в разделе «CRM». Скорее всего, у сотрудников вашей компании запланированы встречи и другие события. Если до этого вы вели общий календарь компании, можно перенести данные из него в инструмент «Календарь». Сделать это можно, кликнув по значку с шестеренкой в верхней части раздела «Календарь».
Новые события можно заносить непосредственно в разделе с помощью инструмента «Планировщик задач», выбирая не только дату и время события, но и его участников. В «Планировщике задач» можно выбрать время, когда все участники события будут свободны, запросить от них подтверждение участия и настроить напоминание о событии.
Тонкости работы с «Битрикс24»
- Чтобы в «Структуре компании» перенести сотрудника из одного отдела в другой, нужно нажать Shift и перетащить сотрудника «мышью»;
- Администратор портала видит всю информацию, кроме приватной переписки пользователей;
- Есть ограничения на объем загружаемых данных по тарифам: для тарифа «Проект» – 5 Гб, для тарифа «Команда» — 100 Гб;
- Пространство для хранения данных можно арендовать (информация о стоимости в разделе «Лицензия»);
- Доступ к разделу «CRM» можно ограничить (вкладка «Настройки» — «Права доступа»);
- «Коробочная» версия «Битрикс24» — разновидность сервиса для компаний, которые не могут позволить себе хранить данные на удаленных серверах;
- Удалить сотрудника из списка можно, выбрав пункт «Уволить» в контекстном меню (чтобы вызвать его, достаточно кликнуть правой кнопкой по карточке сотрудника);
Устанавливаем связь с миром: инструменты «Телефония» и «Почта»
После того, как вы сделали основные настройки, добавили пользователей и распределили их роли, самое время освоить инструмент «Битрикс24.Телефония». Для этого нужно зайти в раздел «Телефония», открыть вкладку «Настройки» и выбрать один из трех вариантов:
- Привязать свой телефонный номер к порталу, чтобы с него можно было звонить из браузера;
- Арендовать городской или федеральный номер. К нему можно будет приставлять добавочные номера для сотрудников, настраивать переадресацию на другие номера, в т.ч. мобильные, проверять номер по базе CRM во время звонка (когда вы звоните клиенту, зарегистрированному в базе, «Битрикс24» будет открывать его карточку);
- Если у вас уже есть АТС, можно подключить ее к «Битрикс24» , и пользоваться всеми возможностями, которые дает инструмент «Телефония».
Тонкости работы с «Битрикс24»
- Сотрудники компании «1С-Битрикс» не имеют доступа к данным компаний, использующих сервис «Битрикс24»
- На портал можно зайти с любого компьютера и мобильного устройства (при наличии Интернета);
- Мобильные приложения «Битрикс24» разрабатываются для iOS и Android;
Настраиваем бизнес-процессы
Теперь пора автоматизировать в «Битрикс24» привычные действия для сотрудников компании – осуществление звонков, обработку лидов, постановку задач и т.д.
Чтобы автоматизировать бизнес-процесс для всех сотрудников компании, можно создать список (раздел «Компания» — вкладка «Списки»). Список можно настроить произвольно, настроив любое количество полей и дав им свои названия. После настройки нужно выбрать действия, которые нужно произвести: двухэтапное утверждение, экспертная оценка.
Для примера настроим бизнес-процессы в CRM по обработке лидов: на странице раздела нужно открыть вкладку «Настройка бизнес-процессов» и выбрать пункт «Обработка лидов» (можно также свой бизнес-процесс). После этого можно сформировать свой сценарий обработки каждого типа лидов: например, лиды с сайта компании обрабатывает один менеджер, лиды с телефонных звонков – другой и т.п. Можно указывать неограниченное количество условий, настраивая шаблон бизнес-процесса, как вам хочется.
Приглашаем сотрудников на портал
Все готово для работы – пора пригласить сотрудников на портал (кнопка «Добавить» в верхней части страницы, под логотипом, – «Пригласить сотрудников»). В появившемся окне нужно указать адреса электронной почты ваших сотрудников. В этом окне также есть вкладка «Добавить» — с ее помощью можно добавить сотрудников сразу в выбранные вами отделы, заполнив за каждого сотрудника основную информацию – имя, фамилию, адрес электронной почты, пароль и т.д.
Тонкости работы с «Битрикс24»
- Резервную копию своего портала можно получить по запросу в компании «1С-Битрикс». Резервную копию «коробочной» версии пользователи могут делать сами;
- Полностью удалить профайл пользователя с портала нельзя;
- Удалить группу можно на ее странице (кнопка «Действия);
- В «коробочной» версии тоже можно устанавливать партнерские приложения;
- Для получения помощи по настройке «Битрикс24» можно обратиться к компании Эм Си Арт – золотому сертифицированному партнеру «1С-Битрикс»;
Интегрируем «Битрикс24» в работу компании
Осталась самая главная задача – вовлечь своих сотрудников в использование «Битрикс24» в повседневной работе. Первое, что они видят, когда заходят на портал – «Живая лента» компании. Поэтому администратор портала должен позаботиться о том, чтобы там была интересная и актуальная для новых пользователей информация. Чтение постов в «Живой ленте», как и в любой социальной сети, помогает им освоиться и понять, какие правила действуют на портале. Можно сразу начать с обсуждения рабочих вопросов и попросить самых активных сотрудников прокомментировать их.
Понять, как часто сотрудники используют разные инструменты портала можно, открыв раздел «Пульс компании» (главная страница портала – кнопка «Пульс компании» в правом верхнем углу). Здесь видна частота использования разных возможностей – социальной сети, «лайков», задач и т.д. Кликнув по каждому блоку, можно создать заготовку сообщения, которое будет опубликовано в «Живой ленте». В этом сообщении будет описание работы с инструментом (его можно отредактировать, как угодно). В «Пульсе компании» есть рейтинг пользователей, в котором можно увидеть, кто из сотрудников наиболее часто использует каждый инструмент.
Теперь можно приступить к созданию задач. Лучше начинать с простых: укажите поручение, ответственного исполнителя и крайний срок выполнения задачи. Позже можно начинать вести учет времени, создавать свои шаблоны задач и т.п. Найти справочную информацию по задачам (как и по любому другом разделу) можно, кликнув по знаку вопроса, расположенному в верхнем правом углу страницы.
Для обсуждения и решения задач сотрудникам пригодится бизнес-чат. Его отличие от внешних мессенджеров в том, что все сотрудники уже есть в списке контактов, и вам не надо никого добавлять и регистрировать. А вот внешним пользователям бизнес-чат недоступен – поэтому сотрудники спокойно могут общаться, не опасаясь утечки информации.
Сотрудникам следует рекомендовать синхронизировать свои рабочие папки с инструментом «Битрикс24.Диск» в их аккаунтах. Тогда можно будет редактировать общие документы и делиться ими, что особенно удобно при подготовке презентаций и других публичных мероприятий.
Всем, кто освоил работу на портале, можно смело предлагать мобильную версию «Битрикс24» . В ней пользователям доступны те же инструменты, что в браузерной версии – «Живая лента», «Задачи», «Календарь» и т.д. Если пользователю пришло новое сообщение на портале – на телефон придет уведомление об этом.
Следующим этапом является внедрение CRM. Начать его следует с занесения и обработки лидов, а также активной работы с существующими контактами компании. По статистике, процесс полного вовлечения сотрудников в «Битрикс24» занимает три месяца: по прошествии этого времени можно заметить первые положительные результаты.
Тонкости работы с «Битрикс24»
- Администратор может удалить любую группу, зайдя на ее страницу и выбрав соответствующий пункт в меню «Действия»;
- Уволенные сотрудники не входят в число 12 пользователей, которые могут работать в бесплатной версии портала;
- Видеозвонками в «Бизнес-чате» одновременно могут пользоваться четыре сотрудника;
- Облачную версию портала можно перенести в «коробочную» (и наоборот), обратившись в техподдержку;
- Экстранет (возможность приглашать внешних пользователей) доступен только в коммерческих тарифах. Для того, чтобы пригласить внешнего пользователя, нужно сначала создать рабочую группу. Он будет видеть переписку только в этой группе;
Источник: www.mcart.ru
Настройка Битрикс24
Пользоваться CRM Битрикс24 можно сразу после регистрации в облачной версии или установки на сервер коробочного варианта, но такая система управления работой с клиентами будет менее эффективной, если её не настроить под нужды конкретных пользователей.
Услуга по настройке Битрикс24 может понадобиться в таких случаях:
Руководитель компании принял решение об автоматизации работы компании
Заказать услугу настройки можно в случае, если заказчик хочет сэкономить на интеграции, но получить максимум от CRM-платформы. По мере эксплуатации программного обеспечения можно по мере необходимости заказывать ее доработку для достижения нужной эффективность.
Компания уже купила и готова начать пользоваться Битрикс24
Платформа разработана как универсальная и требует настройки под индивидуальные потребности каждого пользователя. В «чистом виде» с ее помощью невозможно автоматизировать бизнес-процессы. Привлечение наших специалистов к настройке позволит с помощью штатных средств сделать так, чтобы менеджеры заказчика повысили свою производительность и увеличили прибыль компании.
Работники хотят использовать Битрикс24, но не знают как
Сотрудники, которые получают в свое распоряжение новую CRM, не привыкли использовать новый инструмент. Они не хотят тратить свое время и прикладывать усилия для настройки рабочего пространства и процессов. Кроме того, у них может не хватить для этого квалификации. Наши сотрудники имеют большой опыт в этой сфере и помогут с помощью штатных инструментов CRM без дорогостоящей настройки и внедрения сделать корпоративный портал пригодным для повседневного использования.
Компания получила отрицательный опыт при внедрении CRM
Настройка программы может понадобиться в случаях, если из-за отсутствия интеграции и необходимых знаний вместо ускорения и упрощения бизнес-процессов компания столкнулась с трудностями. Обычно в этом случае также увеличивается стоимость бизнес-процессов и снижается прибыль. Специалисты по настройке от нашей компании внесут необходимые изменения без доработок и покажут, как пользоваться встроенными инструментами для выполнения повседневных задач.
Настройка Битрикс24 отличается от интеграции. Последняя подразумевает длительный и дорогостоящий процесс анализа работы компании, алгоритмизации бизнес-процессов, развертывания портала и обучения сотрудников.
Преимущества
Преимущества заказа услуги по настройке
В чем плюсы заказа платных услуг по настройке, если их можно внести самому с помощью «мастера» сразу после регистрации?
Если поручить эту работу профессионалу, заказчик получит такие плюсы:
CRM быстро запускается в эксплуатацию.
Настройка обычно занимает несколько часов и редко длится больше одного рабочего дня. Поэтому компания может после покупки лицензии практически сразу начать использовать программу в своей работе. Это отличает настройку от внедрения, которое может длиться от нескольких недель до нескольких месяцев.
Снижается стоимость бизнес-процессов.
При правильной настройке менеджеры компании освобождаются от рутинных операций по заполнению документов и взаимодействию с другими работниками, что повышает производительность труда. Как следствие, уменьшаются затраты компании и повышается ее рентабельность. Причем для этого не нужны значительные капиталовложения, как в случае полноценного внедрения.
Автоматизируются рутинные операции.
Расширенные пакеты настроек предусматривают перемещение карточек задач или проектов со стадии на стадию в зависимости от триггеров. За счет этого исключаются ситуации, когда оплаченный товар не отгружается или клиент не получает нужные ему документы по причине забывчивости менеджера. Кроме того, автоматизация освобождает время сотрудника для выполнения основных задач.
Правильно распределяются роли пользователей.
Сразу после начала использования Битрикс24 необходимо правильно распределить роли пользователей в зависимости от занимаемой должности и подразделения, а также назначить права доступа. Это позволяет избежать утечки корпоративной информации.
Упрощается процесс перехода пользователей на новую CRM.
Так как работникам компании не нужно самостоятельно разбираться в функциях и настраивать свое виртуальное рабочее место, они быстрее и охотнее переходят на использование нового программного продукта. Как следствие, переход всего коллектива ускоряется, что дает возможность ускорить процесс возврата инвестиций за счет повышения рентабельности работы.
Пакеты услуг по настройке Битрикс24
Объем услуг по настройке зависит от пожеланий заказчика и выбранного им тарифного пакета.
- Базовый
- Расширенный
- Индивидуальный
Базовая настройка
Предусматривает внесение настроек в CRM для компании, где работает до 10 сотрудников. Наши сотрудники заводят учетные записи и распределяют доступы с учетом ролей и подразделений. Кроме того, настраиваются карточки лидов или задач, оптимизируются фильтры для удобного отображения в рабочей области. По согласованию с клиентом производится интеграция с системами IP-телефонии.
После окончания работ систему можно использовать для организации и контроля работы. Наши сотрудники покажут и настроят мониторинг основных показателей. Также базовая настройка предусматривает короткое коллективное обучение сотрудников навыкам работы с CRM. Для успешной дальнейшей работы можно заказать услуги технического сопровождения корпоративного портала. А когда в этом возникнет необходимость — доработку системы с учетом индивидуальных потребностей компании.
Расширенная настройка
Пакет услуг включает в себя полное развертывание корпоративного портала и настройку всех инструментов для эффективной работы сотрудников с новым инструментом. В этом случае в большей степени учитываются индивидуальные потребности заказчика. Настраиваются не только базовые функции, но и воронки продаж или бизнес-процессов. В этот пакет также входит автоматизация ведения лида или задачи по стадиям с помощью роботов и триггеров. По согласованию с клиентом настраиваются отчеты об использовании CRM и проводится групповое обучение использованию функций системы в повседневной работе компании.
Индивидуальная настройка
В нашей компании можно заказать услугу индивидуальной настройки. В этом случае объем работ и их стоимость определяются по согласованию сторон. После согласования организационных вопросов наши сотрудники проводят настройку корпоративного портала.
Источник: wrp.ru
Подборка популярных инструкций по настройкам Битрикс24
