Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ на предприятии — документ предприятия, определяющий порядок использования бензина и других горюче-смазочных материалов. Он необходим как для контроля своих работников, так и для проверяющих органов.
Кому и для чего необходимо такое распоряжение
Служебные автомобили используются практически на каждом предприятии. Следовательно, на него ложится обязанность по обеспечению машин топливом и маслами, контролю их использования и списанию. Для оптимизации работы и затрат целесообразно установить нормы расхода горюче-смазочных материалов, которые пригодятся для:
- предупреждения слива топлива водителями или несанкционированной продажи его «на сторону»;
- расчета себестоимости поездки;
- подготовки различной отчетности;
- обоснования затрат при уплате налога на прибыль;
- расчета компенсаций работникам, использующим в рабочих целях личные автомобили.
Утверждают норму распоряжением руководителя организации. С ним обязательно знакомят всех сотрудников, связанных с закупкой, хранением, учетом, списанием ГСМ.
ГСМ в составе расходов организации
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать расходы на ГСМ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как определить лимиты
Часть работы уже проделал Минтранс, издав Распоряжение № АМ-23-р, в котором описан порядок расчета лимитов и их значение для некоторых советских, российских и зарубежных автомобилей. Если нужной машины в перечне нет, их придется рассчитывать самим на основании информации завода-изготовителя или контрольных замеров. Важно учесть следующие нюансы:
- замеры завода-изготовителя выполняются по методике всемирно согласованной процедуры испытаний транспортных средств малой грузоподъемности WLTP (Worldwide harmonized Light vehicles Test Procedures);
- при самостоятельном измерении по факту проведения тестового заезда рекомендуем закрепить результат документально, составив какой-либо документ, например акт или справку о фактическом расходовании горючего.
Для определения лимитов используют формулы, приведенные в методических рекомендациях.
Условия эксплуатации ТС не одинаковы все время использования: автомобили ездят по плохим и хорошим дорогам, в городах и на трассах. В связи с этим установка расхода топлива производится с учетом корректировочных коэффициентов, определенных рекомендациями Минтранса:
| Горная местность | 5-20%, в зависимости от высоты над уровнем моря |
| Населенные пункты | 2-35%, в зависимости от численности. Максимальный коэффициент применяется только в городах с численностью более 5 млн чел. |
| Новые автомобили | До 10% на период обкатки |
| Эксплуатация более 5 лет или пробег более 100 000 км | До 5% |
| Эксплуатация более 8 лет или пробег более 150 000 км | До 10% |
| Использование системы климат-контроль | До 7% |
Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Особого внимания заслуживают так называемые зимние надбавки. Объективно, в холодное время года горючего используется больше и для недопущения проблем при эксплуатации ТС потребность в нем увеличивают. Но зима — понятие не юридическое, и продолжительность ее в различных климатических зонах отличается. Логично, что и максимальный процент надбавки и период ее действия для разных частей РФ разный.
Конкретная величина устанавливается властями на местах. Если таких распоряжений нет, руководителю дозволено определить коэффициент самому.
Как оформить приказ
Лимит установлен, остается разобраться, как составить приказ о переходе расчета расхода топлива по нормативам и что туда включить. Порядок действий следующий:
Шаг 1. Собираем информацию о потребности в топливе во всех имеющихся автомобилях и самоходных машинах.
Шаг 2. Определяем круг лиц, которых надлежит ознакомить с лимитами, и ответственных за исполнение приказа.
Шаг 3. Составляем документ в свободной форме. Включить в него следует такие сведения:
- дату, место издания;
- срок действия;
- перечень ТС и лимиты для них;
- список ознакамливаемых с распоряжением работников;
- информацию об ответственных лицах.
Вот для примера образец приказа на ГСМ в организации ООО «Clubtk.ru»:
Если в период действия приказа лимиты изменились, в него вносят уточнения или издают новый.
Выглядит образец приказа об утверждении норм расхода топлива и ГСМ на 2023 год при изменении лимитов так:
Срок хранения таких распоряжений определяется организацией самостоятельно. Целесообразно установить его не менее 5 лет, так как подобные документы запрашивают при налоговых проверках.
Источник: clubtk.ru
Нормируем расход автомобильного топлива для легковушек
Если у организации есть автомобиль, но автотранспортной она не является, то для целей налогообложения и бухгалтерского учета израсходованных ГСМ каких-либо ограничительных нормативов нет. Поэтому затраты на ГСМ плательщики налога на прибыль могут списывать исходя из фактического расхода .
Однако многие приходят к тому, что подобные нормативы нужны прежде всего для себя — чтобы понимать, сколько реально тратится бензина на деловые поездки, а что «сгорает» в угоду каким-то иным целям водителей. Да и экономическую обоснованность расходов на топливо при общении с проверяющими проще подтвердить с помощью нормативов.
Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (спецрежим)
При расчете единого налога с разницы между доходами и расходами документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ можно включить в состав затрат (в зависимости от характера использования транспорта) (подп. 12, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст.
346.16 НК РФ).
При расчете единого налога с доходов расходы на ГСМ учесть нельзя (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Ситуация: когда в состав расходов для расчета единого налога можно включить стоимость ГСМ, приобретенных за наличный расчет? Организация (предприниматель) применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.
- ГСМ приобретены;
- расходы оплачены.
Это следует из положений пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.
Материальные расходы при расчете единого налога учитывайте в порядке, предусмотренном для расчета налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16, ст. 254 НК РФ). Исключением из этого правила являются расходы на приобретение сырья и материалов. После оплаты стоимость таких ценностей можно включать в расчет налоговой базы, не дожидаясь их списания в производство (подп. 1 п. 3 ст. 273, подп. 1 п. 2 ст.
346.17 НК РФ). Поэтому исходя из буквального толкования абзаца 2 пункта 2 статьи 346.16 и пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ при расчете единого налога стоимость приобретенных ГСМ можно учесть сразу после оплаты независимо от того, когда это топливо списали. Такой же вывод можно сделать из писем Минфина России от 23 декабря 2009 г. № 03-11-09/413 и УФНС России по г. Москве от 30 января 2009 г. № 19-12/007413.
Учесть такие расходы при расчете единого налога можно в полном объеме, но при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены.
В частности, потребуются документы, подтверждающие:
- стоимость приобретенных материалов (накладные, счета-фактуры, товарные чеки);
- оплату приобретенных материалов (платежные поручения, кассовые чеки, квитанции);
- количество материалов, израсходованных при эксплуатации автомобиля (путевые листы).
Такой вывод следует из положений пункта 2 статьи 346.16, пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, писем ФНС России от 22 ноября 2010 г. № ШС-37-3/15988, УФНС России по г. Москве от 30 января 2009 г. № 19-12/007413 и подтверждается арбитражной практикой (см., например, определение ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10353/08, постановления ФАС Центрального округа от 18 апреля 2008 г. № А36-3124/2006, Западно-Сибирского округа от 17 марта 2009 г. № Ф04-1471/2009(2200-А03-19)).
Образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для организаций, осуществляющих автотранспортную деятельность (п. 2 постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Однако на практике их могут применять и предприниматели .
Кроме того, предприниматели могут использовать форму, разработанную самостоятельно. При этом реквизиты путевых листов, обязательные для заполнения предпринимателями, утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Сумму расходов на ГСМ, которые включаются в расчет налоговой базы по единому налогу, укажите в разделе I книги учета доходов расходов (п. 2.1–2.3, 2.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н).
Пример отражения расходов на ГСМ в книге учета доходов и расходов. Предприниматель применяет упрощенку, единый налог рассчитывает с разницы между доходами и расходами
Предприниматель, зарегистрированный в Москве, использует в своей деятельности автомобиль «Шкода Фабиа» (общий пробег – 55 000 км).
5 февраля он отправился на этом автомобиле развозить своим клиентам информационные материалы.
Для заправки автомобиля предприниматель приобрел 25 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 800 руб. В кассовом чеке НДС не упомянут.
В путевом листе за 5 февраля отражены следующие данные:
- остаток топлива в баке при выезде – 5 литров;
- остаток топлива в баке при возвращении – 7 литров;
- пробег автомобиля за время служебной поездки – 200 км.
Предприниматель принял решение списывать расходы на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Исходя из этого, он установил:
- базовую норму расхода топлива – 7,7 л/100 км;
- надбавку за работу в городе с населением свыше 3 млн человек – 25 процентов;
- надбавку за работу в зимнее время – 10 процентов;
- надбавку за использование кондиционера в автомобиле – 7 процентов.
При расчете нормативного расхода топлива он использовал формулу (п. 2.1 раздела 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):
Источник: nalogobzor.info