Итак, коллеги, я готов поделиться впечатлениями о длительном воздержании об аренде своего офиса. Как обычно — к сути. Сначала я хочу рассмотреть теории о том, нужен офис предпринимателю/фрилансеру или таки — нет. «Теории», подчеркиваю, означают, что все данные «обрабатываются» без практического опыта. А после — мой практический опыт, из-за чего я пост и написал.
Насколько я могу понять, вопрос работы в собственном (важно!) офисе обычно оставался не раскрытым. Все посты о создании своих фирм считали этот этап незначительным. Но для кого-то это важно — знать всё в подробностях, например, как для меня. Хотелось бы понимать, что нас ждет, перед тем, как это делать.
Статья будет полезна тем, кто хочет снять офис, но еще не знает — нужно это или нет. Будет полезна тем, кто пытается взвешивать «плюсы и минусы» без практического опыта. Лезет в воду, не зная броду. Я сам «поселился» в офисе где-то несколько месяцев назад, поэтому впечатление вполне свежие.
Нужен ли офис на старте It бизнеса? Советы бывалого))
Предупреждаю сразу — я написал так, как чувствую. Своей задачей я вижу донести правду до людей, а не преукрашивать события и не выгораживать себя. Если Вы [внезапно!] думаете, что небо зеленое — я постараюсь объяснить, что оно синее и, возможно, лучше бы оно было зеленое, но всё так, как оно есть.
В теории.
1. Офис — это хорошо! Там больше нечем заниматься.
2. Оплата офиса мотивирует на работу.
3. В офис можно приводить клиентов и не выглядеть лохом, а не общаться с ними по ICQ.
1. За офис надо платить.
2. В офис надо ездить, дома-то комфортнее!
В принципе, все это «и так понятно», проблемы начинаются тогда, когда все эти плюсы и минусы ощущаешь на собственной шкуре. Между прочим, вывод я позволю сделать читателю самостоятельно, дабы для кого-то плюсы и минусы могут поменяться местами, а сейчас просто напишу свой опыт.
На практике.
Сейчас немного Анального Карания теоретической базы.
Плюсы (и их недостатки):
1. Офис — это хорошо! Там больше нечем заниматься.
В этом и главная проблема. Что, кроме работы, можно делать в офисе? Во-первых, много курить и выбегать на улицу каждые 20 минут. Во-вторых, мерзнуть после улицы и отогреваться кофе.
Для тех, кто не курит, можно просто пить кофе каждые 20 минут, а это, простите — еще надо воду подогреть до температуры кипения, чашку помыть (опционально), насыпать в чашку всякого интересного, размешать, попробовать. Короче, минут 5 на это уйдет. Каждые 30 минут по 5 минут, вот и считайте.
Во-вторых, на компьютер никто не запрещает (офис ведь ваш!) поставить Quake 3, LineAge, World of Warcraft, а еще лучше — все это сразу. Шеф подзатыльник не даст, т.к. шеф — вы. Ну да, дома компьютер помощнее и лагает не так сильно, а это уже — стремление домой «докачать уровень».
Дальше. Обед. Я и не знал, что это так… плохо. А дело вот в чем. Во-первых, нужно еду разогреть (если есть где) или купить готовый обед в кафе.
Нужен ли офис, чтобы начать бизнес | 7 ошибок стартапа. Владимир Маринович
Кафе при этом может быть в 200 метрах от офиса. Нужно заказать/разогреть (+ время к ничего-не-деланию), покушать (плюс 20-40 минут), плюс вернуться. А потом обязательно нужно покурить и выпить чашечку кофе.
И тут обнаруживается, что Вы уже расслабились и работать как-то не хочется. Начинаются взгляды на часы, когда там уже можно «официально» уйти, чтобы вечером сказать себе — «я же целый день был в офисе, я не бездельничал!».
Если Вы настроены серьезно, работа все равно замедляется. Сытый, уставший организм уже не против бы вздремнуть. А тут еще какая-то работа, да еще и думать надо… Обед есть смысл устраивать ближе к концу рабочего дня, но это все равно мало помогает — где-то час теряется из-за сытой медлительности.
Другой не оче-видный (серьезно, глазами не увидишь) момент, это «время на обед». Я имею ввиду промежуток времени. Скажем, обед с 13 до 14. Но ведь кто бы за этим следил! Вполне резонно после обеда написать постик в блог или, скажем, прокачать еще один уровень в линейке.
Итого: обед затянулся на полчаса больше, чем было запланировано.
2. Оплата офиса мотивирует на работу.
Первые пару месяцев феерически-неправильное ощущение «у меня есть свой офис» никак не отпускает. Но потом приходит понимание вышеописанных фактов и получается, что человек задумывается — а так ли это надо? Сама по себе оплата офиса никак не мотивирует. От офиса можно с тем же успехом отказаться, если покажется, что работать дома — так же продуктивно.
3. В офис можно приводить клиентов и не выглядеть лохом, а не общаться с ними по ICQ.
Лично мой опыт показал, что хотя и заказчики теперь из того же города и офис есть, общение все равно происходит по электроННой почте где-то на… 90%. При этом — еще и затягивается, причем серьезно. Почему? Дело в том, что заказчику гораздо удобнее, если ВЫ приезжаете к нему, чем он приезжает к Вам. При этом, часто Вы сознательно хотите приехать к нему, т.к. офис у Вас может быть не такой уж презентабельный, как хотелось бы (при этом стоимость аренды может быть до 10 тысяч рублей).
Из плюсов еще я могу отметить следующее: да, в самом деле, работа в офисе все-таки продуктивнее где-то на 25%. Но они уничтожаются тем, что приходя домой в 4 часа дня, Вы уже «законно» не хотите даже смотреть на клавиатуру. А с чего бы? Я ж целый день отработал!
Теперь о минусах.
1. За офис надо платить.
Это факт. И этим всё сказано. Хотите офис и не платите — у Вас нет офиса. Не хотите офис и платите — тратите деньги. И другие 2 варианта.
В любом случае — дополнительные траты, которые часто составляют 30% от дохода. А лично у меня (у нас) время от времени выходит и так, что все доходы идут… на расходы. На тот же офис, интернет, кофе, проезд и еду. А могли бы положить в карман, если бы работали дома.
2. В офис надо ездить, дома-то комфортнее!
Согласен. И здесь опять вступает личная мотивация. Например, я часто динамлю офис, т.к. дома мне работать быстрее и удобнее (из-за привычной обстановки и более быстрого компьютера). Плюс, нужны деньги на проезд (что сказывается неплохо; например, мне нужно около 3-4 тысяч рублей, чтобы ездить каждый день, или проездной).
К сожалению, у минусов нет плюсов.
Итог.
Я убедился на собственном опыте, что офис — не панацея. Вывод я могу сделать только один: если человек не способен мотивировать себя на работу, ему не поможет ни офис, ни голая Памела Андерсон (она так вообще не поможет, ну… с работой). Мотивация должна исходить изнутри. Именно тогда Вам будет не важно — есть у Вас офис или Вы работаете дома. Работа будет делаться, а результат приносить прибыль.
Единственный случай, когда офис действительно имеет смысл ареновать — Вы работаете не один. Тогда живое общение, во-первых, спасает от изоляции (а она ведет к депрессии и низкой работоспособности), во-вторых позволяет держать себя в курсе всех дел (если есть разделение обязанностей), в-третьих делает обсуждение проектов и вопросов очень быстрым, на 100 Гб в час. 🙂
Мой вывод, окончательный. Работаешь один — офис не нужен. Работаешь с кем-то — офис нужен. Но добиться чего-то и в том и в другом случае можно только тогда, когда ты сам знаешь, что тебе именно нужно пахать, нужно вкалывать, нужно рвать кое-какое место, дабы деньги у тебя были. К сожалению, да, мы вернулись к теме о мотивации себя любимого.
Поймите — это краеугольный камень. Тупик. Если не хотеть работать, ничто уже не поможет и нужно разбираться именно с проблемой «не хочу работать», а не со внешними факторами.
И, да, не думайте, что если работаете с кем-то — они сделают всю работу за Вас, даже если Вы «босс» и «главный». Они действуют как Вы — пытаются переложить работу на другого, работать поменьше, а выбегать курить почаще. Спасибо.
P.S. А о длительном воздержании я вам ничего не скажу! 🙂
Источник: habr.com
Бухгалтерские фирмы: остаемся в офисе или переезжаем на дистанционку?
Вынужденная самоизоляция выявила не только множество офисных проблем бухгалтерских фирм, но и альтернативную возможность полностью перестроить работу. Решение по организации онлайн-офиса бухгалтерских фирм предоставляет Мультибухгалтер.
Вынужденная самоизоляция выявила не только множество офисных проблем бухгалтерских фирм, но и альтернативную возможность полностью перестроить работу. Решение по организации онлайн-офиса бухгалтерских фирм предоставляет Мультибухгалтер.
Первый «условно свободный» месяц от изоляции подходит к своему завершению. Те из нас, кто вернулся в офис, скажите, вы не скучаете по дистанционке, по работе из дома? Посещают ли вас мысли: а, собственно, нужен ли вообще бухфирме офис в привычном всем нам понимании, с атмосферой сопричастности к общему делу и в общих стенах?
Что хорошего в офисе
Офис – это техническая основа работы, при которой наши бухгалтерские «орудия труда» локализованы в конкретном месте.
Офис – это способ идентификации бухгалтерской фирмы как единого коллектива, контроля и передачи опыта привычным способом, на расстоянии «вытянутой руки» или соседнего кабинета. Кажется, что если не будет единого офиса, то все расползется, станет аморфным, неуправляемым.
Офис – это место приема клиентов, общения с ними, хранения и обработки «первички».
Что плохого в офисе
Офис – это затраты, затраты и еще раз затраты.
Офис – это территориальное ограничение в поиске сотрудников, а также территориальное ограничение по работе с клиентами, если мы их зацикливаем на визиты к нам в офис.
Офис, с этой точки зрения, как оковы, как скорлупа, в которой мы сидим. Мы своего рода заложники того помещения, которое выбрали.
Офис – это потеря времени сотрудников на пробки и на дорогу.
И вот, еще что. После всемирного эксперимента по самоизоляции все вдруг принудительно «познали» опыт дистанционной работы. Это как запретный плод, который все попробовали…
Альтернатива в виде дистанционки
Уйти на дистанционку можно «по жесткому», т.е. вовсе отказаться от офиса или использовать гибридный вариант, при котором оставить только маленький представительский офис для встречи с клиентами и приема от них бумажных документов.
И в первом, и во втором случае будут технические вопросы, например, переместить всю IT-структуру в облако или оставить себе сервер, обеспечить сотрудников необходимым оборудованием, теми же принтерами, если работаем с бумажной первичкой.
Но сами технические проблемы решаемы, сложнее с перестройкой управленческой структуры и контроля при ломке стандартных способов взаимодействия.
Вот, какие управленческие блоки можно реализовать, используя онлайн-офис Мультибухгалтер :
Ведение клиентской базы
Карточки организаций и клиентов, документы, счета – в одном месте и всегда под рукой.
На добавление клиента уходит не более 5 минут. Вы заносите основную информацию, остальное подтягивается по ИНН, и организация «уходит» к закрепленным бухгалтерам – их графики дополняются автоматически событиями по организации. Договора и доверенности формируются нажатием одной кнопки, а счета будут уходить сами каждый месяц вместе с платежным поручением.
Вы можете закреплять организации за сотрудниками, проверять и, если нужно, перераспределять их нагрузку. Отслеживать объем работ по организациям и клиентам, доходность и задолженность клиентов.
Контроль сдачи отчетности
Как только ввели данные по переданным вам на обслуживание организациям, сразу, автоматически по ним сформирован график сдачи отчетности, налоговых платежей, выплаты заработной платы и аванса.
Двухступенчатый контроль сдачи отчетности: первая отметка о выполнении – бухгалтера, вторая –при мониторинге фактической отправки отчетности.
Сверка сдачи отчетности через мониторинг займет, буквально, не более 1 минуты вне зависимости от величины клиентской базы, если вы осуществляете централизованную отправку, как уполномоченный представитель.
Внутренняя среда общения
Чтобы быть услышанным и не забыть, что, когда и по кому сделать есть обмен задачами. К задачам можно прикреплять файлы, перенаправлять их и отвечать, создавая полноценный чат для онлайн-общения.
Задачи легко фильтровать и не нужно искать их, например, в общем чате, т.е. вся история ваших задач легко доступна за все время работы.
Есть общая «доска объявлений» по бухгалтерской фирме в целом, где удобно размещать общую полезную информацию.
Для каждого бухгалтера предусмотрено свое личное, видимое только ему, пространство напоминаний. При этом личные напоминания можно отмечать разными цветами и назначать дату их показа.
Выставление счетов и расчет тарифов
Чтобы повысить собираемость, уменьшить дебиторку, вы можете настроить автоматическую рассылку счетов по нужной вам дате. Это огромная работа, которую теперь автоматизирована и не нужно тратить на нее время.
Вы можете задать базовые тарифы в зависимости от систем налогообложения, настроить тарифы исходя из параметров организации, количества сотрудников и документооборота, а также выбрать индивидуальные повышающие или понижающие коэффициенты.
При этом можно настроить автоматическую сверку текущей стоимости бухгалтерских услуг с расчетным тарифом, исходя, например, из размера выручки или документооборота.
Т.е. вы сможете отслеживать, где перерабатываете, не добираете и уже нужно повышать цену, а где, наоборот, есть потенциал к снижению стоимости бухуслуг.
Общение с клиентом
Для клиентов есть свои личные кабинеты, а также мобильное приложение на iOS и Android для общения с бухгалтерами и обмена документами. Т.е. это дистанционный доступ к онлайн-офису бухфирмы, где бы не находились ваши бухгалтеры или клиенты.
А для общих, например, новостных сообщений можно пользоваться рассылкой по клиентам.
В качестве решения для работы используйте «Мультибухгалтер». Это полноценный онлайн-офис бухгалтерской фирмы: связь с клиентами через ЛК, внутренняя среда с обменом задачами, с графиками и календарями по клиентам, настройка структуры фирмы, договора, управление тарифами, рассылки, счета и многое другое, что позволяет объединить работу фирмы на удаленке и не потерять ее целостность.
Андрей Жильцов, руководитель сервиса «Мультибухгалтер».
Источник: www.klerk.ru
