Глобальная цифровизация не обошла и систему работы с документами. Все больше компаний разного масштаба переходят на электронный документооборот (ЭДО), оценив два главных преимущества этого шага – значительная экономия денег и времени.
Пока еще применение ЭДО не носит обязательный характер, но в некоторых случаях по требованиям законодательства рознице без него никак не обойтись: при продаже маркированных товаров, алкоголя, при подаче налоговой отчетности, при участии в госзакупках. Да и ФНС планирует к 2024 году перевести на ЭДО все организации.
В статье разбираемся в актуальной теме: что такое ЭДО, как он работает, как его подключить и в чем его выгоды для бизнеса.
Используемые сокращения
Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:
- ЭДО – электронный документооборот;
- ЭД – электронный документ;
- ЭП – электронная подпись;
- ЭЦП – электронная цифровая подпись;
- УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
- СЭД – система электронного документооборота;
- УПД – универсальный передаточный документ;
- ПО – программное обеспечение.
Что такое ЭДО?
ЭДО избавляет от необходимости использовать бумажную форму документов и работает с документацией только в электронном виде. Функции он выполняет те же самые: формирует, редактирует, регистрирует, согласовывает, отправляет, хранит документы. Одна из важных функций — передача кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».
Электронный документооборот 2023 : Платформа ЭДО для бизнеса
С помощью сервиса ЭДО можно передавать все типы документов: как неформализованные (договора, акты сверки, соглашения и т. д.), так и формализованные, то есть для которых законодательством РФ предусмотрены специальные форматы. К примеру, вот перечень форматов, утвержденных ФНС.
Изменения, касающиеся получения ЭЦП в 2021-2022 годах
С 1 января 2022 г. УКЭП для ИП, юридических лиц и нотариусов будет бесплатно изготавливать только ФНС России. Однако, с 1 июля до 31 декабря 2021 года, действует переходный период и получить сертификат УКЭП в ФНС бесплатно можно уже в эти дни.
УКЭП для физических лиц, а также лиц, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно будет получить с 01.01.2022 г. в коммерческих удостоверяющих центрах после их переаккредитации. Подробности здесь.
Изменения в законе об электронной подписи (ФЗ-476) здесь.
- Выбрать оператора ЭДО и заключить договор с ним.
Различные операторы отличаются условиями и тарифами. На что еще стоит обратить внимание при выборе:
- Наличие соглашения об уровне качества (SLA).
- Интеграция с системой маркировки «Честный знак».
- Возможность интеграции с учетной системой вашей компании.
- Настроенный роуминг с другими операторами ЭДО. Пригодится, если ваш контрагент – клиент другого оператора.
- Демо-доступ для проверки функциональности сервиса.
Процесс внедрения ЭДО у небольшого бизнеса занимает одну-две недели.
ДИАДОК РЕГИСТРАЦИЯ нового пользователя | ПОДКЛЮЧЕНИЕ к ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ — Урок #6
Сомневающимся в переходе на ЭДО, будет полезен калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО в организации, размещенный на сайте ФНС. Можете воспользоваться.
Для малого бизнеса, который продает маркированные товары, разработан бесплатный сервис ЭДО Лайт. Он доступен в личном кабинете участника системы маркировки, позволяет обмениваться УПД между продавцами и покупателями и передавать коды маркировки в систему.
Как работает ЭДО?
Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.
Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.
Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:
- Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.
- Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку «подписать», вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку «отправить». Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.
- Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».
- Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию «отклонить».
На каждую операцию в ЭДО есть свое извещение, чтобы всегда видеть в каком статусе находится ваш документ. Просто удалять документ в системе не рекомендуется. Это допустимо только в случае, когда контрагент никак на него не реагирует.
Для небольшого бизнеса достаточно подписывать и отсылать до 5-ти пакетов ЭД в месяц, даже для работы с маркировкой. Учитывайте это при выборе тарифа у оператора ЭДО.
Сколько стоят электронные документы, затраты на переход на ЭДО
Печать (3 руб — одна сторона, пакет документов — 3 листа)
Источник: litebox.ru
Нужен ли эдо для ип на усн
Пачка документов для налоговой может доходить до 200 листов. Надо их все найти, собрать в отдельную папку, распечатать, пронумеровать каждый лист, составить опись, заверить, подписать у руководителя. И еще донести до налоговой.
СБИС делает это в пару кликов
Преимущества ЭДО от СБИС
Накладные, счета-фактуры создавайте как обычно или прямо в СБИС. Один клик, и они у клиента. Он подписывает их электронной подписью и отправляет вам. В итоге у вас и у него полный комплект подписанных юридически значимых документов. Аналогично можно отправлять документы не только компаниям, но и сотрудникам и даже обыкновенным людям, независимо от того, зарегистрированы они в СБИС или нет.
Не тратьте бумагу, отправляйте электронно и 24/7
Встроенные в СБИС средства позволяют вам создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.д.) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере. Со СБИС вы можете их просматривать и подписывать даже без подключения к интернету.
Редактируйте и подписывайте на любом устройстве
Все документы в СБИС передаются по зашифрованному каналу по технологии QUANTUM CRYPTOGRAPHY, исключающему перехват или подмену данных, но если вы считаете, что этого недостаточно, то можете зашифровать документы в адрес ваших партнеров, используя в качестве ключа электронную подпись или просто пароль.
Полная безопасность ваших документов
Удобная работа с Госорганами
ЭДО от СБИС работает
со всеми остальными операторами
Неважно, какой у ваших контрагентов оператор ЭДО. СБИС работаем со всеми
Работайте с контрагентами безопасно
Автоматическая сверка документов по требованиям ФНС РФ
Документы юридически защищены цифровой подписью (КЭП)
Все документы в СБИС передаются по зашифрованному каналу
Тарификация за отправку всего пакета, а не отдельных документов
Итого за год
Итого за год
Итого за месяц
Сколько вы сэкономите, если подключите ЭДО?
5 часов работы специалиста по докуметообороту
Итого за месяц
Стоимость отправки 100 пакетов
Печать 500 листов
70 почтовых отправлений по России
30 доставок курьером по городу
1 пакет — это комплект из нескольких документов
ЭДО от СБИС
Бумажный документооборот
Представьте, что компания отправляет контрагентам 100 документов в месяц
Не знаете как подключить ЭДО для вашей компании?
Просто позвоните по номеру 8 804 700 53 46 и специалисты СБИС проведут вас за руку ОТ и ДО решения вашего запроса.
Кол-во пакетов в год
Цена за 1 год, руб.
4500
10000
13 500
20 000
30 000
Стоимость ЭДО
Любой пакет можно попробовать бесплатно
Отслеживание импортных товаров
SignedOnPage (ЭДО без оператора)
Международный ЭДО
Шифрование документов
Цена в год (р.)
Дополнительные опции
Обучение ЭДО
Интеграция с типовой 1С
Вопросы и ответы
Как получить электронную подпись (ЭП) в ФНС
С 1 января 2022 года руководители коммерческих организаций и ИП смогут получить сертификат электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС.
А вот и инструкция:
2. Собираем документы и подготавливаем носитель
В налоговую с собой берем:
· Паспорт РФ, оригинал
· СНИЛС, оригинал
· Токен — защищенный носитель. Обычная флешка не подойдет, нужен токен, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России.
· Документация на токен — сертификат соответствия требованиям безопасности.
· В некоторых отделениях ФНС также могут спросить сертификат подлинности на токен.
3. Идем в налоговую
Работники налоговой сверят все документы, выпустят сертификат и сразу запишут его на носитель.
После выпуска необходимо будет подписать расписку о получении сертификата
4. Программное обеспечение
Чтобы подпись работала на вашем компьютере на нем должна быть лицензия КриптоПро CSP и настроенный браузер.
Она устанавливается на все устройства, на которых будут использоваться подписи
Важно: Сертификат ФНС нельзя скопировать — налоговая устанавливает это ограничение для большей безопасности. Поэтому одновременно использовать его на двух компьютерах не получится. Всем сотрудникам, которые подписывают документы организации, понадобятся собственные сертификаты электронной подписи. Получить их можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре
Как СБИС ЭДО защищает от налоговых рисков?
СБИС проверяет формат каждого документа на соответствие требованиям ФНС и сверяет счета-фактуры. Вы всегда будете уверены, что цифры в книге покупок/продаж совпадают с данными контрагента. Это поможет избежать доначисления НДС.
На каких устройствах работает СБИС ЭДО
Встроенные в СБИС средства позволяют вам создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты . ) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере.
Со СБИС вы можете их просматривать и подписывать даже без подключения к интернету.
Есть ли поддержка маркировки и прослеживаемости?
СБИС взаимодействует со всеми системами маркировки — ЕГАИС, Честный знак, Меркурий и Прослеживаемость — и подходит для торговли любыми маркированными товарами.
Отправляйте и принимайте электронные документы на маркированные товары как обычно — СБИС сам зарегистрирует все операции в системе маркировки.
Как устроено согласование документов в СБИС?
Если контрагент в документе укажет конкретного получателя, сотрудника или подразделение вашей компании, то СБИС направит документы сразу на него. Другой вариант — сами закрепите ответственного за контрагентом или договором.
Маршруты могут проходить параллельную или последовательную цепочку согласований через разных людей в зависимости от разных условий (например, от суммы) — просто настройте их с помощью наглядного редактора так, как вам требуется.
Источник: onlinesbis.ru