ЭЦП расшифровывается как «электронная цифровая подпись». Это удобная возможность для предпринимателей и юридических лиц для ведения документооборота с минимумом бумажных носителей, а также для участия в электронных торгах на различных тендерных площадках. Узнайте, как получить электронную подпись, сделав несколько простых шагов.
Виды электронной цифровой подписи и ее применение
Электронная цифровая подпись – это особый вид программного обеспечения, который в документе на мониторе компьютера приравнивается к личной визе на бумаге. ЭЦП на созданном в цифровом виде документе., в зависимости от ее вида, удостоверяет личность подписавшего его лица, а также делает невозможным внесение любых изменений после постановки.
На сегодня разработано несколько видов электронной подписи, различающиеся по степени защиты удостоверенного ею документа:
- Простая электронная подпись. Ее цель – показать, что лицо, получившее эту подпись и тот, кто создал документ, тождественны. Для этого программа предусматривает систему кодов, паролей и других электронных защитных средств.
- Усиленная электронная подпись предусматривает более серьезную защиту. Простое усиление подписи называется также неквалифицированным. Используются криптографические средства, которые может предоставить не аккредитованный удостоверяющий центр. После постановки этого вида подписи изменения в документ внести уже не получится.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись – самый сильный вариант Ее программное обеспечение подтверждается компетентными структурами, такими, как ФСБ России. Этими органами удостоверяющему центру выдается специальный сертификат, гарантирующий подлинность. Заверенный такой ЭЦП документ имеет ту же правовую силу, что и собственноручно подписанный бумажный.
Для чего применяется цифровая подпись
Сфера применения электронных цифровых подписей достаточно обширна. Предпринимателям и юридическим лицам необходимо знать область полномочий каждого вида ЭЦП, а также перечень документов, которые можно с ее помощью подписать.
ИП УСН ДОХОД (2021 2020). ч.1 Настройка электронной подписи
Где применяются различные виды ЭЦП, указано в таблице :
| Сфера применения | Простая | Усиленная | Квалифицированная | |
| 1 | Внешний и внутренний оборот документов | Организационные бумаги, кадровые документы, положения, распоряжения, согласования, приказы и др. | ||
| 2 | Арбитражные суды | Документы в качестве письменных доказательств | ||
| 3 | Обмен документами с физлицами | Применяется нечасто, но использование возможно, например, для заверения актов сдачи-приемки выполненных услуг при удаленной работе | ||
| 4 | Государственные услуги | Платежки на коммунальные услуги и др. документы в госведомства | — | Заявления в органы исполнительной власти |
| 5 | Органы контроля (ФНС, ФСС, пенсионный фонд) | — | — | Бухгалтерская и налоговая отчетность |
| 6 | Электронные торги | — | — | Заявки, предложения и контракты |
Электронная подпись при УСН
Специалисты объясняют, что понятие «электронная подпись» объясняет специальную возможность, которая предоставляется для заверяющей подписи каких-либо официальных документов в электронном виде (к ним относят и декларации, и расчеты). Наличие такой подписи предоставляет каждому возможность отправлять отчетную документацию в электронной форме по Интернету.
Нюансы процедуры получения электронной подписи
Для заверения достоверных сведений применяют электронную подпись, но только в документации такого же электронного формата. Российское законодательство предусматривает три вида этих подписей. Но для каждого из них нужны специальные программные средства – ФЗ, закон №63, от 06.04.11 г.
Рассмотрим более подробно виды электронных подписей:
1. Усиленная и квалифицированная: ее используют в большинстве вариантов, но согласно нормативным законам, она дает право на приравнивание к бумажному документу с собственноручным заверением и печатью — НК, статья №80, пункт 1 – при сдаче налоговой отчетности в электронном виде.
Исключением могут быть те бумаги, которые должны быть оформлены только в бумажном варианте – ФЗ, закон №48, статья №4, от 11.03.97 г. Она выдается только удостоверяющим центром, что прошел соответствующую аккредитацию и получил лицензию, согласно которой может выдавать именно такие электронные подписи. Список подобных центров можно найти на официальном сайте Минкомсвязи нашего государства – раздел с информацией по аккредитации удостоверяющих центров (согласно постановлению №418, пункт 1, абзац 3 Правительства нашей страны от 02.06.08 г.). Здесь же можно найти информацию, о том, как получить такую квалифицированную подпись именно в том центре, что подходит в вашей ситуации. Эта подпись может использоваться только в отдельных случаях, поэтому перед ее приобретением, сначала взвесьте все «за» и «против», так как существуют еще и индивидуальные технические требования к ней. При покупке владение этой подписью подтверждается специальным сертификационным документом, что она действительно подлинная и надежная (именно поэтому ее получение является дорогостоящей процедурой).
2. Усиленная неквалифицированная: применяется для подписания документации в электронном формате, которая перечислена в ФЗ – закон №44 от 05.04.13 г. (контрактная система в сфере закупок товаров, рабочей деятельности, услуг, что применяются для обеспечения государственных/муниципальных нужд).
Этот вид подписи можно получить в любом удостоверяющем центре, не имеющем лицензии. При этом сертификат на нее может не выдаваться вовсе.
3. Простая: позволяет определить конкретное лицо, завизировавшее документацию.
Ее может выдать практически каждый оператор любой информационной системы. Но со следующей оговоркой: владелец подписи не сможет проверить наличие вносимых изменений в подписанный данной подписью документ (в других видах это возможно). Еще эта подпись не подходит для визирования аналогов электронной документации с печатью.
Возможности использования электронных подписей
Для того чтобы переслать документы, заверенные электронной подписью любого типа по Интернету, есть два проверенных способа:
- С помощью специализированного оператора связи при обязательном заключении договора.
- Напрямую с сайта того ведомства, который занимается контролем отправляемой документации (например, сайт ФНС предоставляет такую возможность для документов, предназначенных для налоговой службы, сайт ФСС также имеет специальный сервис — достаточно перейти во вкладку «Отправить документ» и отослать бланк формы 4-ФСС в электронном формате, заверенный электронной подписью).
Нюансы отправления документации, заверенной электронной подписью
Первый вариант отправления документов в электронном формате по Интернету, заверенных электронной подписью, представляет собой использование услуг специального оператора. Для этого нужно придерживаться нескольких обязательных правил:
1. Следует убедиться в квалификационных возможностях выбранного оператора (то есть, внесен ли он в список доверенных удостоверяющих центров, например, для операторов ФНС и внебюджетных фондов должна быть соответствующая аккредитация), такая информация есть и в налоговой службе, и в местных отделениях внебюджетных фондов.
2. Нужно определиться с системой сдачи электронных отчетов:
- напрямую в ваш компьютер (в этом случае формирование подписи и ее использование будет возможно только с определенного компьютера, без обязательного подключения к Интернету);
- без установления специального программного обеспечения на свой компьютер (нет привязки к конкретному месту работы, но потребуется вход в Интернет для использования сервера спецоператора).
3. Потребуется ряд спецпрограмм для использования квалифицированной подписи (стоимость услуг зависит от характеристик операционной системы).
Второй вариант подразумевает отправление документации с соответствующего сайта. Положительным свойством этого варианта является отсутствие посредник, потому что система отправки документов в электронном формате устанавливается контролирующим ведомством на своем официальном сайте. Для этого необходимо предпринять следующие действия:
- Зарегистрироваться на нужном сайте и в системе (подается просьба о регистрации, возможно в бумажном виде).
- Купить электронную подпись квалифицированного типа, которой визируется отправляемый отчет.
- Приобрести специальное программное обеспечение, которое должно соответствовать требованиям самой системы.
- Купить средства криптозащиты (стоимость их для одного рабочего места колеблется от 600 до 2 тысяч рублей).
- Скачать некоторые программные продукты с сайта (чаще всего это бесплатно).
Оформление первичной учетной документации
Согласно ФЗ (закон №402, статья №9, пункт 5), первичная учетная документация, сформированная в электронном виде, может заверяться электронной подписью. То есть, у вас появляется возможность обмениваться с контрагентом такими видами электронной документации, как накладные, виртуальные акты. Но и вы, и ваш партнер должны работать с одним и тем же оператором.
Также с контрагентом необходимо договариваться и о виде электронной подписи, которая будет использоваться, так как российское законодательство не оговаривает этот момент для «первички». ФНС рекомендует использование для визирования «первички» усиленную подпись – и квалифицированную, и неквалифицированную. Но это должно быть прописано в договоре с контрагентом с учетом следующих моментов:
Еще один важный момент: незначительны юридические сообщения (к примеру, отчетность по продажам) разрешается визировать неквалифицированным типом электронной подписи, но, если на бумажном варианте такого документа не нужна печать.
Источник: taxpravo.ru
Индивидуальные предприниматели должны использовать электронную подпись, выданную именно как предпринимателю
УФНС России по Республике Башкортостан напоминает, что в отношениях, связанных с предпринимательской деятельностью, индивидуальные предприниматели должны использовать квалифицированную электронную подпись (далее – КЭП), выданную именно как предпринимателю.
Индивидуальные предприниматели должны использовать электронную подпись, выданную именно как предпринимателю
Применять КЭП, полученную как физлицо, нельзя. Это прямо вытекает из положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ). Так, в ч. 1 ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ указано, что в правоотношениях индивидуальных предпринимателей используется КЭП индивидуального предпринимателя.
При этом в квалифицированном сертификате в качестве его владельца должно указываться физлицо, которое является ИП. Также электронная подпись ИП включает данные о регистрационном номере индивидуального предпринимателя. Напоминаем, получить КЭП юридические лица и индивидуальные предприниматели могут в удостоверяющем центре ФНС России (далее — УЦ ФНС России).
Чтобы получить КЭП впервые, необходимо лично обратиться в налоговый орган, оказывающий услугу по выдаче КЭП. Условия получения КЭП, а также перечень и график работы налоговых органов, оказывающих такую услугу, доступны по следующей ссылке https://www.nalog.gov.ru/rn02/related_activities/ucfns.
Получить КЭП в УЦ ФНС России могут только лица, действующие от имени организации без доверенности, и индивидуальные предприниматели. Перевыпустить квалифицированную электронную подпись в личных кабинетах могут владельцы КЭП, ранее получившие её в УЦ ФНС России или у доверенных лиц УЦ ФНС России.
В личном кабинете ЮЛ заявление на перевыпуск КЭП можно подать в разделе «Заявления.Запросы» – «Электронная подпись (КЭП)», в личном кабинете ИП — в разделе «Услуги.Сервисы» – «Перевыпуск сертификата ЭП».
Источник: bakalzori.ru