Документооборот с наёмными исполнителями постепенно оцифровывается. Заказчик и подрядчик могут сотрудничать удаленно. Во избежание проблем с налоговой заказчику необходимо сохранять чеки из приложения «Мой налог» от исполнителя, а также подписанные им акты выполненных работ.
Переписка сторон, например, обсуждение макетов, внесение изменений и т. д. обеспечит подлинность заключенных сделок в случае возникновения вопросов у налоговой. Традиционный способ подписания документов в бумажном виде, отправка их по почте требуют времени и денежных средств, включают риски задержки их предоставления, потери и т.д.
В целом, бумажный документооборот имеет много очевидных минусов: низкая собираемость первичных документов, долго, дорого, много людей вовлечено в процесс. При этом электронный документооборот значительно упрощает процесс. Это удобный и надежный способ. Однако, недостаточно отправить заказчику фотографию завизированного исполнителем договора или акта выполненных работ.
Для чего нужна электронная подпись ✍️?
Для обладания юридической силой документы должны содержать электронную подпись. Самозанятые могут использовать 3 варианта электронных подписей (ЭП).
1. Простая ЭП (ПЭП)
Представляет собой сочетание логина и пароля или код подтверждения SMS, которые поступают на указанный номер телефона, email или в установленное мобильное приложение. Она применяется исключительно внутри защищенных систем специализированных сервисов типа «Мой налог», Госуслуги, электронных площадках и др. Такая разновидность электронной подписи для физлица бесплатна.
2. Усиленная неквалифицированная (УНЭП)
Создаётся посредством пары неповторимых наборов символов: ключ подписи и ключ проверки подписи. Для формирования подобного сочетания используются инструменты шифрования и криптографии. Обеспечивается неизменность текста, завизированного такой подписью. Усиленная неквалифицированная подпись применяется при взаимодействии сторон в специализированных сервисах, где не требуется заверения печатью. Физлицо за такую ЭП не платит.
3. Усиленная квалифицированная (УКЭП)
При её генерации задействуются особые инструменты криптографии и шифрования, прошедшие государственную сертификацию. Это единственный вид ЭП, являющийся полным аналогом ручной подписи. Она приобретается исключительно на платной основе в удостоверяющем центре. Данный вид подписи запрещает посторонним лицам изменять защищённый текст, поэтому она часто используется во внешней среде. Для работы с этим видом ЭП пользователю будет необходимо использовать криптоплагин (специальное ПО) на компьютере.
Какие бывают виды ЭДО между заказчиком и исполнителем
а) обмен документами посредством ЭДО
Процесс выстроен следующим образом:
- Заказчик проходит регистрацию в необходимом сервисе, становится обладателем усиленной неквалифицированной подписи. Далее он просит исполнителя зарегистрироваться в сервисе.
- Исполнитель регистрируется и удаленно проходит верификацию, чтобы получить усиленную неквалифицированную подпись. Сначала самозанятый загружает фото паспорта в хорошем качестве. Далее алгоритм системы может попросить сделать селфи с паспортом или проговорить определённый текст на видео. После осуществления проверки предоставленных файлов исполнитель получает подпись.
- Начинается электронный документооборот между заказчиком и самозанятым. Один из них создает документ, подписывает и отправляет его другой стороне.
- Партнер изучает и подписывает документ в случае отсутствия разногласий с другой стороной.
- Завизированный партнёрами документ остаётся в личном кабинете и у заказчика, и у исполнителя.
б) обмен документами с помощью онлайн-сервиса ЭДО
В данном случае взаимодействие происходит в экосистеме защищенного сервиса, поэтому исполнителю необходима лишь простая ЭЦП. Чаще всего самозанятому потребуется загрузить в сервис фото паспорта, а также свою фотографию с паспортом и определённым идентификационным признаком (одним из вариантов может быть ФИО и текущая дата, написанные на листе бумаги). Стороны всегда могут найти необходимые документы в сервисе, выгрузить их и распечатать. Если заказчик с самозанятым исполнителем решили обмениваться документами, завизированными простой или неквалифицированной подписью, следует прописать этот момент в договоре или дополнительном соглашении к нему.
в) обмен документами без участия посредников
Этот способ подразумевает отсутствие третьих сторон при ЭДО. Как вариант, можно отправлять друг другу файлы через мессенджеры или по электронной почте. Для этого исполнителю будет необходима усиленная квалифицированная подпись, оформленная заранее.
- Самозанятый получает квалифицированную подпись и устанавливает на собственный компьютер криптоплагин для подписи файлов.
- Далее самозанятый создает документ и подписывает его электронной подписью.
- Документ отправляется заказчику способом, указанным в договоре.
- После получения документа заказчик удостоверяется в подлинности сертификата электронной подписи. При отсутствии в документе ошибок и разногласий между сторонами, заказчик подписывает документ и отправляет его самозанятому.
Недостатки перечисленных способов:
- часто люди недоверчиво относятся к удалённой процедуре верификации и не желают предоставлять необходимую информацию
- у исполнителя могут отсутствовать необходимые навыки работы с гаджетами, электронной почтой, что вызовет дополнительные трудности при взаимодействии сторон
- подписание документов может затянуться по разным причинам: произошёл технический сбой в работе сервиса, электронное письмо оказалось в папке со спамом и т.д.
- если говорить про усиленную квалифицированную ЭП, то исполнитель может ее приобрести лишь за деньги, самостоятельно посетив удостоверяющий центр. Кроме того, пользователь должен будет купить, установить и настроить специализированное ПО, что также может стать проблемой для исполнителя.
г) сотрудничество заказчиков и исполнителей через Наймикс
Для выхода на заказ самозанятому необходимо пройти полную регистрацию в нашем приложении и предоставить доступ сервису через приложение «Мой налог». Наймикс — официальный партнёр ФНС. Все исполнители, прошедшие процедуру регистрации, уже проверены, имеют электронную подпись и готовы к сотрудничеству посредством ЭДО.
Call-центр для исполнителей работает 24/7, поэтому наши специалисты смогут оперативно решить возникшую проблему. Документооборот полностью осуществляется внутри сервиса. Все документы подписываются и становятся юридически значимыми в один клик: договоры, чеки, акты.
Кроме того, при помощи электронной цифровой подписи происходит авторизация, учитывается факт получения и/или ознакомления с уведомлениями любого содержания. Также наш сервис может автоматически отчислять налоги в ФНС за исполнителя, если он сочтёт этот вариант удобным для себя. ЭДО внутри Наймикса позволяет сохранить время и денежные средства и гарантирует прозрачность сделки для обеих сторон, а также её юридическую значимость.
- Как оформить самозанятого
- Кейс Монотек Строй
- Электронный документооборот
Источник: naimix.ru
Для физлиц и самозанятых появился сервис дистанционного выпуска онлайн-подписи
Все подписанные в сервисе документыбудут иметь юридическую силу в суде и налоговой инспекции.
В чём смысл
Сбер запустил «Онлайн-подпись» — сервис для физических лиц и самозанятых. В нём можно дистанционно выпустить усиленную неквалифицированную электронную подпись всего за пять минут и сразу же начать ею пользоваться. То есть можно будет немедленно вести электронный юридически значимый документооборот без флешек и СМС. Такой подписью можно подписывать 90% документов — договоры аренды недвижимости, оказания услуг и другие — и быть уверенным, что после подписания никто не сможет внести в них изменения.
Сила такой подписи
Все документы, подписанные в сервисе Сбера «Онлайн-подпись», будут иметь юридическую силу — например, в суде, налоговой инспекции и так далее. К тому же всегда можно проверить подписанные в сервисе документы и подписи к ним.
Для подключения сервиса пользователю не нужно ехать в удостоверяющий центр или отделение Сбера: весь процесс — проверка подписанта, выпуск подписи и документооборот — происходит дистанционно.
Как это сделать
Чтобы начать пользоваться сервисом, не нужно ничего устанавливать на телефон или компьютер — весь функционал доступен на podpis.sber.ru. Все документы и сама электронная подпись хранятся в зашифрованном виде в облачном хранилище, поэтому не понадобятся флеш-накопители и специальное ПО.
Вход в сервис возможен по Сбер ID, затем электронная подпись будет выпущена мгновенно и сразу же станет активной. После этого можно загрузить документ, подписать его и отправить ссылку своему контрагенту любым удобным способом — по электронной почте, в мессенджере или с помощью СМС.
Условия
Все входящие документы подписываются бесплатно, происходит оплата только исходящих файлов.
Источник: segment.ru
Работать в системе ЭДО «Транскрипт» теперь могут и самозанятые
Эксперимент с самозанятыми в нескольких регионах стартовал в 2019 году. За этот год в качестве самозанятых зарегистрировались 337 тысяч человек. В начале 2020 года список регионов, в которых можно регистрироваться, расширился, а с 1 июля получить статус самозанятого может любой гражданин России.
В августе число самозанятых выросло до 1 миллиона. Эта цифра будет продолжать расти, так как многие предпочитают работать на себя и это отличная возможность выйти из тени, и официально заявить о своей деятельности. Однако в работе самозанятых тоже есть сложности. Например, отправка документов заказчикам своих услуг или товаров, которые находятся на расстоянии.
Многие компании требуют договор, закрывающие документы в виде актов и другие данные, чтобы правильно оформить сотрудничество с самозанятыми. Если заказчик услуг и самозанятый работают на разных концах страны, то отправка таких документов может занять много времени, сил и потребует определенных вложений.
Всех этих сложностей поможет избежать мобильное приложение системы электронного документооборота «Транскрипт». С ним не потребуется отстаивать очередь на почте, чтобы отправить заказное письмо, и переживать о сроках его доставки. В приложении можно отправить документы всего за пару секунд. Для этого вам понадобится лишь телефон и документы в электронном формате или фотография бумажных документов.
Как это работает?
Обмен документами в электронном формате удобнее и разумнее с экологической точки зрения, так как вы сократите расход бумаги и сбережете легкие нашей планеты — лиственные леса.
Электронные документы имеют такую же юридическую значимость, потому что подписываются электронной подписью DSS.
Для отправки электронного документа в мобильном приложении системы ЭДО «Транскрипт» нужно выполнить 4 шага:
- Установить мобильное приложение.
- Загрузить или сфотографировать бумажный документ, который необходимо отправить.
- Выбрать контрагента (заказчика), которому нужно отправить файл.
- Подписать документ электронной подписью DSS.
Вы также можете принимать документы от своих заказчиков, которые были отправлены вам на подписание. Система показывает уведомления о новых полученных документах, поэтому вы ничего не упустите из виду.
Подробнее узнать, как установить мобильное приложение «Транскрипт», как начать им пользоваться, как пригласить контрагентов и отправить им свои первые документы можно в этой инструкции.
Стоимость системы ЭДО «Транскрипт» для самозанятых
Стоимость сервиса для самозанятых — всего 300 рублей. Это как 2 чашки кофе в кафе. В пакет входит:
- 30 отправок документов.
- сертификат электронной подписи DSS на 12 месяцев.
После того как вы потратите 30 отправок, нужно будет перейти на другой тариф. Со всеми пакетами в системе электронного документооборота «Транскрипт» можно ознакомиться здесь.
Вместе с возможностью отправлять документы заказчику в электронном формате вы также получаете электронную подпись DSS, которая будет действовать в течение года с момента оформления.
Сервисом могут воспользоваться только самозанятые Республики Татарстан.
В чем выгода ЭДО «Транскрипт» для самозанятых?
- Экономия — вы платите 300 рублей и экономите на отправках заказных писем и поездках к заказчику, если отвозите документы лично.
- Скорость — сервис позволяет обмениваться документами за 2 секунды.
- Надежность — информация передается по защищенному каналу. Вероятность подмены и перехвата данных исключена.
- Удобство — можно отправлять документы в любое время суток с дивана, из ванной или пока едете в метро. Для этого понадобится лишь телефон с установленным мобильным приложением «Транскрипт».
- Сохранение истории — в системе сохраняется история документооборота, поэтому можно проверить любой документ и узнать, когда вы его отправили, и в какой период времени его получил контрагент.
Приближаем светлое будущее вместе с ЭДО «Транскрипт»,
С каждым днем растет число компаний, которые перешли на электронный документооборот. Не за горами время, когда вся документация в России будет вестись исключительно в электронном виде.
Подготовьтесь к этому заранее и начните уже сейчас вести документацию в электронном документообороте «Транскрипт».
Если ваши заказчики уже пользуются ЭДО, вы можете пригласить их обмениваться документами в системе «Транскрипт». При этом не важно какого оператора ЭДО они используют. Для этого не потребуется дополнительной настройки.
Облегчите себе обмен документами с заказчиками, используйте электронный документооборот «Транскрипт»! Это быстро, удобно и экономически выгодно.
Источник: tcrypt.ru
