Нужна ли инкассация для ИП по кассе

В данной статье мы узнаем, что такое инкассация, зачем она нужна, кто ее проводит и каким законом регламентируются нюансы и лимиты наличных денежных средств у юридических лиц. Расскажем, какими правами и обязанности обладают инкассаторские организации и могут ли банки предоставлять подобные услуги. Посмотрим, куда уходят денежные средства, после того как их забрали инкассаторы.

Что такое инкассация денег?

Что такое инкассация знает каждый, но посмотрим, какие нюансы и особенности существуют, мы уже много рассказывали о дебиторских задолженностях и как они образуются, теперь расскажем, как сохранить наличные средства. У многих торговых точек, особенно крупных ежедневный оборот – достаточно внушительная сумма, хранить которую просто в магазине опасно. Во-первых, это может привести к путанице при учете, во-вторых, появится необходимость затратить дополнительные средства для обеспечения сохранности, это и покупка сейфа, и набор сотрудников. И надо быть готовыми к внештатным ситуациям. Это большой необоснованный риск.

№6. Кассовая дисциплина и инкассация.

Для того чтобы избежать лишних затрат можно воспользоваться предложениями по инкассации денег в банк. В данном случае наличные денежные средства перевозят в финансовые учреждения, которые гарантируют и обеспечивают их сохранность. Как правило банк выбирают тот, в котором у организации открыт расчетный счет. Как мы понимаем, сейчас ведение бизнеса без него невозможно, если индивидуальные предприниматели могут как-то обходиться без него, то ООО точно нет. После того, как инкассаторы привезли денежные средства- они зачисляются на расчетный счет организации.

Конечно, обязанность использовать инкассацию не прописана законодательством, поэтому каждая компания поступает с ней на свое усмотрение. Деньги, поступившие на банковский счет как его открыть, мы уже знаем, можно использовать для расчетов с поставщиками, выплату заработной платы сотрудникам, оплаты налогов, сборов, штрафов и т.д. Некоторые предпочитают привозить денежные средства в банк на хранение самостоятельно. Но, если суммы крупные, то это просто небезопасно.

Кто и как производит инкассацию?

Как и кто производит инкассацию – регламентируется законодательством РФ. Хранить денежные средства в любом количестве прям на месте продажи разрешено не всем. На основании Указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» все юридические лица обязаны устанавливать лимиты наличных остатков, превышать которые нельзя.

Но наличность в магазине необходимо оставлять для того чтобы выдавать сдачу покупателям. Многим не нравиться, когда приходишь на кассу, а там говорят, что сдачи нет. Для расчетов с поставщиками товара денежные средства тоже могут пригодиться, если нет возможности безналичного расчета.

Как это — Инкассация

Выдача заработной платы сотрудникам в небольших торговых точках тоже производят, чаще всего, наличными деньгами, а не на карту. Ремонт используемой техники тоже может понадобиться, а за него нужно платить. На текущие нужды наличку тоже лучше оставлять.

На практике сами руководители организации решают, сколько денег необходимо на все текущие расходы. На основании этого директор издает приказ, который регламентирует сумму, которая должна остаться после инкассации. Все, что больше лимитированной суммы передается для перевозки в кредитную организацию, они, кстати принимают и испорченные банкноты как и где можно обменять, мы уже рассказывали. Ограничений по тому, сколько денег оставить – нет.

Что входит в обязанности службы инкассации?

Что входит в обязанности службы инкассации – прописано законодательно. Сразу скажем, что проводить инкассацию можно самостоятельно, тогда просто руководитель или уполномоченное лицо просто берет денежные средства из кассы, отвозит в банк, после этого они также зачисляются на расчетный счет. Также, можно оформить корпоративную карту и вносить наличку туда. Это бесплатно, но есть риски.

Многие компании, чьи выручки достаточно высокие предпочитают обращаться в организации, которые профессионально занимаются инкассацией денежных средств. Они, фактически, являются посредниками между торговой точкой и финансовой организацией. Это безопасно, но, естественно, данная услуга не бесплатна. Можно обратиться в банк, в котором открыт расчетный счет ИП или ООО, но и в этом случае услуга оказывается за дополнительную плату.

Но часто и банки не имеют собственной инкассаторской службы и тоже пользуются услугами подрядчиков. Главное преимущество таких услуг в том, что они на 100 процентов обеспечивают сохранность денежных средств, несет за них полную материальную ответственность. Они перевозят денежные средства не только в финансовые организации, но и в компании, когда, например, необходимо выдавать заработную плату.

Как организовать инкассацию?

Как организовать инкассацию знают не все. Для начала надо найти организацию с хорошим рейтингом, отзывами, необходимыми лицензиями. Лучше, конечно, сначала обратиться в свой банк. Выбирать можно на основании стоимости услуг, времени зачисления денежных средств на расчетный счет, ведь чем раньше они туда попадут, тем быстрее можно будет ими воспользоваться.

Инкассации производятся по заранее согласованному графику, как по требованию, так и по необходимости, для магазина лучше выбирать второй вариант, ведь необходимой суммы иногда может и не быть. Требования по передаче у всех профессиональных компаний одинаковые – инкассаторы приезжают в заранее оговоренное время. К их приезду нужно подготовить наличные средства, т.е. убрать их из кассы, потом ответственное лицо предаёт их инкассаторам. Стороны заполняют необходимую документацию. Деньги пломбируются в специальной сумке.

Источник: mos-zaim.ru

Денежные потоки в ритейле: как правильно работать с наличной выручкой?

Обработка и инкассация наличной выручки касается каждого игрока рынка. Как работать с финансовыми потоками, чтобы они помогали бизнесу оптимизировать процессы? Этот вопрос обсудили участники круглого стола Retail.ru, прошедшего при поддержке компании Profindustry – производителя автоматизированных депозитных машин Moniron и оператора федеральной платформы инкассации Moniron Cash Connect.

Наличными или картой?

Российский рынок стремительно меняется, и рост безналичных платежей трудно не заметить. В последние годы покупатели действительно стали чаще платить картой. По данным РОСИНКАС, сейчас проникновение электронных расчетов в системе ритейла составляет порядка 60%. Однако считать, что наличные исчезнут из оборота, преждевременно.

К тому же, по данным INFOLine, количество магазинов в стране продолжает расти. Для сравнения: в 2018 году в России насчитывалось порядка 85 тысяч торговых точек. В 2021 году это число увеличилось до 140 тысяч. По прогнозу экспертов, к 2025 году их число увеличится еще минимум на 100 тысяч. Поэтому ритейлерам еще долгие годы предстоит работать с наличными, и сейчас самое время учиться делать это эффективно.

«Если сравнивать затраты ритейла на три разных способа сбора выручки – эквайринг, система быстрых платежей и наличные, – по стоимости обслуживания лидирует эквайринг, затраты на него составляют от 1,5% до 2% от суммы транзакции, – отметил исполнительный вице-президент Газпромбанка Андрей Королев. – На втором месте система быстрых платежей – от 0,4% до 0,7%. Обслуживание наличности обходится ритейлеру дешевле всего – стоимость инкассации составляет от 0,1% до 0,3%. Но при этом инкассаторские компании работают с низкой маржинальностью, и в силу ряда экономических причин маржинальность с каждым годом падает. Это приведет к тому, что в ближайшее время тарифы на инкассацию для ритейлеров вырастут».

Инкассаторские компании действительно пересматривают свои тарифы в сторону увеличения. Это подтвердил еще один участник круглого стола, советник президента и председатель правления РОСИНКАС Алексей Кабанов. Он отметил, что инкассаторский бизнес представляет собой сложную дорогостоящую систему, направленную на обеспечение безопасности материальных ценностей, в которую входят автомобили-броневики, подготовленные вооруженные сотрудники и так далее.

«За время пандемии инкассаторские компании потеряли около 70% выручки, и спрос на эти услуги до сих пор не восстановился, – поделился Алексей Кабанов. – Доходы компании упали, расходы же, напротив, выросли. Мы пытаемся сохранить тарифы на прежнем уровне, однако поддерживать такую ценовую политику становится уже невозможно. На сегодня стоимость визита инкассаторов составляет примерно 300 рублей. Для сравнения: средняя стоимость поездки в такси в Москве обходится в 600 рублей».

Пути оптимизации

Сегодня розничные компании, пытаясь снизить расходы, используют разные схемы работы с кассовой выручкой. Самая известная – дискретная инкассация, при которой ритейлер сокращает количество заездов на торговую точку. Но, в случае увеличения остатков наличной выручки в кассе, ритейлер увеличивает также и сопутствующие риски внутреннего и внешнего фрода, снижая при этом оборачиваемость денежных средств.

«Рынок уже выработал и апробировал вакцину от этих проблем ритейлера. Это онлайн-инкассация с помощью автоматизированной депозитной машины, – рассказал Андрей Королев. – Онлайн-инкассация обеспечивает безопасность наличной выручки, ее максимально быструю оборачиваемость, а также возвращает персонал в основную деятельность, освободив его от непрофильных функций по обработке наличных. Также ритейлер получает возможность через федеральную платформу инкассации Moniron Cash Connect обрабатывать наличную выручку практически так же, как безналичную.

К тому же переход на онлайн-инкассацию снижает вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Таким наблюдением поделились те, кто уже активно использует этот вариант работы с наличными. Так, в гипермаркетах «Маяк» (группа компаний «Светофор») доля наличной выручки сейчас составляет порядка 30–40%. Это связано в первую очередь с расположением магазинов в регионах и растущей популярностью сети у покупателей из-за низких цен.

«Сейчас мы работаем с онлайн-инкассацией и АДМ Moniron, – рассказала главный бухгалтер компании «Восторг 52» (гипермаркеты «Маяк», входят в группу компаний «Светофор») Лилия Ожигова. – Это позволяет нам снизить стоимость услуги, упростить работу сотрудников и зачислять наличную выручку на расчетный счет в течение нескольких минут после внесения в устройство. Кроме того, с помощью АДМ мы нивелировали ошибки, неизбежные при ручной обработке наличных».

Помимо этого, ритейлерам удается оптимизировать время сотрудников, ответственных за инкассацию на точке. Ведь не секрет, что передача выручки и сопровождающих документов инкассатору занимает порой не меньше часа.

«Переход на онлайн-инкассацию позволил нашим кассирам не отвлекаться на подготовку выручки и документов для передачи инкассаторам, – отметил руководитель казначейства торговой сети «ТехноНИКОЛЬ» Виктор Родионов. – Из всех моделей АДМ, представленных на рынке, мы остановились на Moniron, поскольку это удобные и надежные устройства, не требующие длительного обучения сотрудников торговой точки. Кроме того, важную роль играет техническая поддержка от производителя АДМ компании Profindustry. Любую проблему можно решить очень быстро по телефону или визитом сервисного инженера на торговую точку.

В ближайшем будущем мы планируем перевести на онлайн-инкассацию все магазины нашей сети».

Дополнительные инструменты

По мнению ритейлеров, важно также то, что АДМ позволяет зачислять деньги на расчетный счет в любое время в течение рабочего дня. Устройство для электронной инкассации можно установить в любом удобном месте офиса или торгового зала, в непосредственной близости к работнику, ответственному за операции с кассовой выручкой. А система работы, которую предлагает компания Profindustry и ее партнеры, позволяет малому и среднему бизнесу получить и другие банковские услуги в одном пакете.

«Для ритейла самые важные банковские продукты – расчетные счета и онлайн-банк, эквайринг и инкассация, а также зарплатные и депозитные проекты, которые позволяют не только тратить деньги, но и зарабатывать их вместе с банком, – резюмировала Лилия Ожигова. – При выборе банка для нас самое главное – устойчивость кредитной организации и стоимость ее услуг. Пользуясь крупным пакетом опций от одного банка, мы получаем гораздо более выгодные тарифы, нежели если бы мы распределяли необходимые нам услуги по разным банкам».

Участники круглого стола согласились с тем, что популярность автоматизированных депозитных машин как способа работы с наличными в будущем продолжит расти. Это подтверждают данные, озвученные РОСИНКАС: в 2018 году количество АДМ на российском рынке составляло 14 тысяч. В 2021 году инкассаторы занимались обслуживанием уже 36 тысяч таких устройств.

Правильная финансовая служба

Помимо технических новинок, которые облегчают жизнь финансовой службе компании, важно также правильно настроить работу этой самой службы. По мнению ритейлеров, на рынке многие зачастую используют неправильную последовательность действий.

«Компания сначала создает организационную структуру, затем привлекает в нее сотрудников и только потом распределяет функционал, – рассказал финансовый директор сети магазинов «Каляев» Леонид Гофштэйн. – Однако возможно достичь лучшего результата, если начать с планирования функционала. Для ритейла критически важна настройка базового набора функций.

Во-первых, учет и выпуск отчетности – бухгалтерской, статистической, налоговой, управленческой. А также качественный контроль за ее достоверностью. Во-вторых, важна кредитная функция: работа с банками, кредитование покупателей. В-третьих, необходимо настроить независимый внутренний аудит – проверка корректности ценников, штрихкодов, ревизия и т.д.».

Также, по мнению спикера, не последнюю роль играет качественное взаимодействие с налоговыми органами. Словом, от финансовых специалистов время и работа требуют все большей универсальности. Например, хороший бухгалтер сегодня может быть также квалифицированным юристом, а финансовый директор – еще и эффективным кризисным менеджером. Поэтому во главу угла выходит поиск таких универсальных кадров. На круглом столе поделились лайфхаками и на эту тему.

«При поиске нового кандидата я формирую профайл человека, которого ищу: указываю профессиональные навыки и человеческие качества будущего сотрудника, – прокомментировала руководитель казначейства «СберМаркет» Ольга Сальникова. – Кроме того, я четко определяю его будущую зону ответственности. Между внутренним HR и рекрутинговым агентством я отдаю предпочтение первому варианту, поскольку специалисты компании лучше понимают, на какие личностные качества ориентирована команда. Мне нравится программа «Приведи друга». Действующие сотрудники обычно понимают, какой человек вам подойдет, и их рекомендации привлекают качественных кандидатов.

Еще один полезный инструмент рекрутинга – «зигзаги». Сотрудники могут развиваться нелинейно и пробовать свои силы в разных подразделениях внутри компании».

Спикер отметила: к сожалению, в университетах не готовят казначеев. И, по опыту рынка, лучшие кандидаты для данной должности – экс-сотрудники банков, которые хотят развиваться в данном направлении. Будущим казначеям советуют посещать тренинги и конференции, проводимые банками. И не стесняться обмениваться опытом с коллегами из других организаций.

Источник: www.retail.ru

Порядок инкассации денежных средств

При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно. Выходом из ситуации станет инкассация.

Инкассация – зачем это нужно

Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П.

Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.

Инкассация имеет следующие преимущества:

• ответственность за сохранность денег и ценностей;
• быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
• обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.

Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает учет денег на предприятии, обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, рестораны и другие заведения, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.

Кто может заниматься инкассацией

Проведение инкассации возможно банком или силами внутренних служб. Банковские учреждения могут привлекать к данной деятельности специализированные организации с лицензией на инкассацию. Часто мелкие банковские структуры пользуются услугами инкассаторских служб, закрепленных за более крупными банками.

Транспортировка денег осуществляется на специальном транспорте с усиленной защитой корпуса, пуленепробиваемыми стеклами. Внутри установлены камеры, производящие запись ситуации на дорогах. Самим инкассаторам необходимо носить бронежилет и огнестрельное оружие, которое они могут применить при нападении. Также инкассаторы передвигаются в сопровождении охраны.

Процесс инкассации

Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.

Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.

После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.

Как организовывается транспортировка денег

Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:

1. Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
2. Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
3. Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
4. Деньги складывают в сумку. Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
5. Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
6. Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
7. В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности. После этого сумма зачисляется на счет предприятия.

Инкассация наличности в бухгалтерском учете

Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.

Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации

Таблица 2: записи в учете при выявлении недостачи

Особые случаи

Если деньги были переданы инкассаторам с соблюдением всех правил, но сумма не попала в банк – кто несет ответственность?

Безопасность

Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.

Недостача

Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам.

В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения.

Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:

1. Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
2. Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
3. Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
4. Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.

[attention type=green]Справка! Если недостача наличности повторяется, банк может предложить клиенту лично присутствовать при проведении перерасчета.[/attention]

Инкассация обеспечит безопасную перевозку и хранение денег на счете. Это особенно важно для компаний с большой выручкой, которые работают в регионах с высоким уровнем преступности, или при наличии конкурентов.

Источник: onlainkassy.ru