Кадровый специалист вновь созданной организации разбирается с документооборотом. Среди прочего возник вопрос о том, нужно ли ставить печать на приказе о приеме на работу и прочих приказах по предприятию. В принципе это делать не сложно, однако хочется поставить кадровый документооборот сразу правильно, в соответствии с требованиями трудового законодательства, а не заниматься самодеятельностью. Поможем кадровому специалисту найти ответ на возникший вопрос.
Организация применяет унифицированные формы
Сразу скажем, что ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на приказах, зависит от того, какие бланки применяет организация. Если используются унифицированные формы приказов по личному составу, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то печать ставить не нужно. Объясняется это тем, что в данных бланках не содержится такого реквизита как печать организации (отдела кадров). Получается, что используя унифицированные бланки, например, №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», печать прикладывать не нужно.
Печать. Доверенность. ГОСТ р 51511-2001. приказ 615
Организация использует самостоятельно разработанные формы
Если же предприятие использует собственные формы первичных документов, в том числе, приказов по кадрам и такой реквизит, как печать содержится в бланке, то ее нужно поставить (подробнее об этом см., «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты»).
- название документа;
- дата составления;
- название организации, которая составила документ;
- место совершения операции;
- описание операции;
- подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также наименование его должности.
Источник: blogkadrovika.livejournal.com
Обязательна ли печать для кадровых документов
Печать компании необходимо проставлять на многих документах, образующихся в процессе ее деятельности. Выясняем, для каких документов печать отдела кадров обязательна, а для каких — нет.
Где использовать штамп для кадровых документов
Законодательством применение оттиска на документации отдела кадров регулируется мало. Упоминание, где можно использовать печать для кадровых документов и других бумаг в ООО и АО, есть в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ, Федеральном законе от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Там сказано, что компания вправе иметь оттиски, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Сведения о наличии оттиска должны содержаться в уставе организации, или реквизит не будет иметь юридической силы. Если организация крупная, то она вправе иметь несколько штампов, например для разных отделов и структурных подразделений, но тогда рекомендуется составить приказ о введении печати отдела кадров, и некоторую его документацию заверять этим реквизитом.
Печать суда на судебном приказе должна быть? Судебный приказ без печати в 2023 году
Какие бумаги разрешено заверить штампом кадровой службы, понятно из Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Из него следует, что поставить реквизит допускается:
В трудовой книжке и вкладыше к ней:
- при изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения;
- при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, в ТК работника вносится соответствующая запись, заверяемая подписью работодателя или лица, ответственного за ведение ТК, печатью работодателя (кадровой службы);
- при увольнении сотрудника.
Также реквизит проставляется на следующих кадровых бумагах:
- справках с места работы;
- заверенных копиях документов, связанных с работой сотрудника (копиях приказов, ТК, трудового договора, распоряжения и др.);
- печать отдела кадров в трудовом договоре работника проставляется по общепринятым нормам, хотя на законодательном уровне требований к этому нет.
Если работник компании является автором отзыва на автореферат/диссертацию, то реквизит для его документов нужен: необходимо заверение отзыва официального оппонента печатью отдела кадров (постановление Правительства Российской Федерации от 20.06.2011 № 475).
Обязательна ли печать на кадровых приказах
Большинство компаний оформляют приказы о приеме на работу, отпусках, переводах, увольнениях на унифицированных бланках, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, там нет места для проставления реквизита. Поэтому некоторые работодатели сомневаются, нужна ли печать на кадровых приказах компании, оформленных на унифицированных бланках. Отвечаем: в этой ситуации от нее допустимо отказаться.
Документы, изданные для внутреннего документооборота компании, считаются внутренними, в них разрешается не применять атрибут, если же копии приказов, распоряжений или выписки из них направляются в вышестоящие органы или иные учреждения, то их относят к исходящей документации и заверяют штампом организации.
Также некоторые работодатели сомневаются, ставится ли печать на кадровых приказах организации, если они оформляются не на унифицированных бланках. Здесь два пути:
- форма документа разрабатывается с учетом применения штампа (тогда его проставляют всегда);
- бумага не предусматривает применение реквизита (его не используют).
Как выглядит оттиск на кадровых приказах
Законодательством не предусмотрена определенная форма оттиска, но большинство компаний использует штампы, в которых указаны:
- наименование фирмы;
- логотип;
- ИНН/КПП;
- ОГРН;
- название структурного подразделения, в котором используется (бухгалтерия, отдел кадров, отдел охраны труда и др.).
Примерный образец печати для кадровых документов выглядит следующим образом:
Как внедрить штамп для отдела кадров
Чтобы ввести в действие оттиск на документации, фирме необходимо внести изменения в устав, а затем установить в ЛНА применение штампа кадровой службы. В бумаге указать, на какой документации разрешено применять оттиск, как его хранить и уничтожать, назначить ответственных лиц за его использование.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие требования к печати и угловому штампу коммерческой организации и ИП. Используйте эти инструкции бесплатно.
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.
Об авторе статьи
Татаркова Наталья
специалист по кадровому делопроизводству
С 2012 по 2021 гг. работала в детской библиотечной системе в должности заведующего отделом кадров, в настоящее время работаю в должности специалиста отдела управления персоналом в сети магазинов.
Источник: gosuchetnik.ru
Нужна ли печать на фирменном бланке организации и когда ее нужно ставить?
Фирменный бланк — это бумажный лист, который представляет собой визуальный образ компании и включает название, логотип, электронную почту, веб-страницу, адрес. Обычно эта информация появляется на верхнем или нижнем краю документа, оставляя остальной материал свободным. Многих предпринимателей волнует вопрос, нужна ли печать на фирменном бланке организации?
Зачем нужен фирменный бланк?
Бланк компании добавляет авторитета и профессионализма. Кроме того, он помогает укрепить имидж бренда для клиентов и поставщиков.
Цены, предложения, документы, письма, приказы и декларации делаются на персонализированном бланке компании. Бланк может быть напечатан или написан от руки.
Деловые письма или бланки широко используются юристами, врачами, бухгалтерами и другими профессионалами.
Так как это такой важный маркетинговый материал для организаций, необходимо чтобы бланк следовал визуальной идентичности компании.
Имел те же цвета и тот же шрифт, который используется в других печатных материалах, таких как визитные карточки, флайеры или корпоративные папки.
Печать – право организации или обязанность
Среди предпринимателей существует общее убеждение, что для ведения бизнеса необходим штамп компании. Известно, что он полезен для выдачи документов, подписания заявлений и деклараций. Однако регулируется ли его владение законом или это только требование к должностным лицам?
В чем отличие ИП от юридического лица, сравнение с ООО
Согласно закону нет положений о наложении на предпринимателей обязательства иметь штемпель предприятия. Руководитель может самостоятельно выбирать, нужен ли он ему. Государственные учреждения не могут требовать от любого гражданина больше, чем это предусмотрено законом.
Совсем по-другому обстоит дело для учреждений, которые не являются административными органами — банков, страховых компаний.
Банки часто требуют от предпринимателей печати при открытии счета предприятия.
Тогда могут не приниматься во внимание правовые нормы, так как финансовые учреждения могут указывать свои собственные требования в своих нормативных актах.
Когда руководитель решает иметь печать компании, он может сам определить, какую информацию он хочет включить в нее.
Она может содержать:
- полное название компании;
- адрес штаб-квартиры;
- контактный телефон, факс, адрес почты, адрес веб-сайта компании.
Несмотря на то, что правовые нормы формально не предусматривают обязанности иметь печать компании, некоторые процедуры, как правило, делают необходимым изготовление печати в процессе регистрации компании или при составлении деклараций.
В некоторых случаях можно заставить чиновников воздержаться от требования печати на официальных документах, обратившись к ним с просьбой предоставить юридическое обоснование обязанности предпринимателей иметь печать. После проверки легального статуса они меняют свое мнение.
На многих бланках официальных документов встречаются слова «подпись и печать предпринимателя», но согласно юридическому толкованию подтверждением заявления лица является подпись, а не печать.
Когда нужно ставить штамп?
АО и ООО могут и не иметь печатей. Но если она все-таки есть, то обязательно должна быть поставлена в некоторых документах.
Может ли ИП работать без печати? Законность, решения
Печать необходима в тех случаях, если организация:
- использует типовые формы, которые были установлены на основании федеральных законов;
- применяет унифицированную форму (руководитель должен утвердить, что форма используется без изменений или изменения не будут касаться печати);
- использует собственную форму, которая требует штемпеля.
Нужна ли печать на фирменном бланке?
Законом не установлен четкий список документов, которые обязательно требуют печати. Обычно она ставится в тех случаях, когда на бланке фиксируется информация, которая касается финансов или графика. Штамп может заверить подлинность подписи или удостоверить права предъявителя.
Подпись и печать придают документу юридическую силу. Если официальный бланк не имеет печати и есть сомнения в его подлинности, то необходимо позвонить в организацию и уточнить необходимую информацию.
Также следует понимать, что категорически нельзя ставить штамп на пустых бланках — это приведет к мошенничеству или злоупотреблению.
Когда штамп не является обязательным?
Штемпель обязателен только в тех случаях, когда это предусмотрено законом. Например, в акте о несчастном случае он не обязательна. Тоже относится к документам для участия в госзакупках или доверенности на представительство. Организация может использовать более современный способ идентификации, например, электронную подпись.
Итак, это право, а не обязанность. Но компаниям необязательно отказываться от него — они могут использовать столько штампов разных форм и степени защиты, сколько им потребуется.
Видео о том, на каких документах необходимо ставить штемпель:
Источник: uristdnya.com
