Редакция электронной библиотеки «Пакет Кадровика» (базы данных) обратилась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать разъяснения по вопросам пользователей «Пакета кадровика».
В частности, нами были направлен в Роструд следующий запрос.
«При приеме на работу нового работника обнаружили, что в его трудовой книжке нет печати на титульном листе. При этом записи о приеме на работу и об увольнении с первого места работы (на котором и заводилась трудовая книжка) оформлены правильно, после записи об увольнении печать имеется.
После этого работник в течение 10 лет работал в других организациях, о чем также имеются записи в трудовой книжке. Отправить работника на свое первое место работы, чтобы там поставили печать на титульном листе, нельзя, потому что эта организация, которая завела ему трудовую книжку, уже ликвидирована (и, возможно, без сдачи документов в архив). Является ли в этом случае такая трудовая книжка действительной? Можем ли мы принять ее и продолжать делать в ней записи о работе работника или обязаны отказать в приеме такой книжки по причине ее недействительности? Как поступать с титульным листом трудовой книжки?»
Трудовые книжки не обойдутся без печати.
Роструд в своем письме от 28.08.2008 № 0807-1. ответил на наш запрос следующее.
«Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее — Инструкция).
В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.
В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.
Кроме этого, Пенсионный фонд Российской Федерации в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 г. № 555. в соответствии с пунктом 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 1 января 1997 года.
Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.
В соответствии с п. 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные ответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам».
С другими разъяснениями Роструда можно ознакомиться в большой справочной базе и в « Пакете Кадровика »
Правила перепечатки данного материала
При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—
При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.
Перепечатка данного материала в «бумажные» газеты и журналы возможна только при условии размещения рядом с ним рекламного сообщения нашей компании. Текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail
Источник: www.kadrovik-praktik.ru
Когда нужно ставить печать?
Все мы привыкли видеть на официальных документах печати, которые свидетельствуют не только о подлинности документа, но и о его важности. Особенно это касается кадровых документов. Однако мало кто задумывался о нормативном обосновании обязательности оттиска печати и правилах его проставления. Автор рассмотрел большинство нюансов, связанных с проставлением печатей на кадровых документах.
Кому нужна печать в обязательном порядке?
В законодательстве не имеется общего правила, по которому все документы в обязательном порядке должны скрепляться печатью. Печать как обязательный реквизит кадрового документа является строго необходимой только в специально установленных случаях, например, в трудовой книжке.
Кроме того, прямое нормативное требование иметь печать относится далеко не ко всем организациям. Например, о печатях не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.
Заметим, что и Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» также не обязывает организации или индивидуального предпринимателя иметь печать. При регистрации юридических лиц, в соответствии с названным Законом, не требуется представлять в регистрирующие органы ни эскиз печати организации, ни иные сведения о ней.
В то же время федеральные законы, касающиеся других форм юридических лиц, требуют наличия печати. Это требование определено в:
- пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
- пункте 7 статьи 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
- пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;
- статье 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».
Этими законами установлено, что печать юридического лица обязательно должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование и указание на место нахождения общества.
Итак, необходимость иметь печать прямо установлена только для некоторых организационно-правовых форм юридических лиц. Однако требование о наличии печатей можно обосновать не только прямым указанием соответствующего нормативно-правового акта, но и косвенно, из смысла законодательства. Именно такое толкование дал Верховный суд РФ, разрешая одно конкретное дело: «…в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со статьей 6 Гражданского кодекса РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии» 1 .
Итак, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны иметь печать, иначе они не смогут надлежаще оформлять отдельные обязательные документы, в том числе кадровые.
Реквизиты печати
Как уже упоминалось, отдельные законы в качестве обязательных устанавливают следующие реквизиты круглой печати: полное фирменное наименование и местонахождение 2 . Печать может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещается товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При их отсутствии в центре помещают сокращенное наименование юридического лица.
Прежде изготовление печати строго контролировалось государственными органами. Это было установлено в ранее действовавшем приказе МВД СССР от 13 февраля 1978 г. № 34 «Об утверждении инструкции о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов».
Так, заказать печать организации в штемпельно-граверной мастерской можно было лишь по специальному разрешению, выдаваемому органами внутренних дел. Для получения такого разрешения требовалось подать заявление с приложением выписки из устава и эскиза самой печати. Из Инструкции усматривалось, что печать должна была содержать наименование организации (не сокращенное). Отдельные требования предъявлялись к печатям филиалов. И даже изготовление так называемых «простых» печатей (печати общего отдела или отдела кадров, треугольные печати, угловые штампы, печати для удостоверений) было невозможно без санкционирования органами внутренних дел.
Данная Инструкция утратила силу на территории РФ в связи с изданием приказа МВД РФ от 14 февраля 1994 г. № 48. Однако региональное законодательство довольно долго после этого сохраняло разрешительный порядок изготовления печатей. Например, в г. Москве для получения разрешения на изготовление печати обращались в районное или городское управление внутренних дел (п. 4.14 Положения о порядке регистрации предприятий в г. Москве, утв. постановлением правительства Москвы от 17 сентября 1991 г. № 97). Этот порядок существовал в г. Москве до 1997 года.
Одно время московское законодательство устанавливало дополнительные требования к обязательным реквизитам печатей. Эти требования устанавливались во Временных правилах изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утв. распоряжением мэра от 25 августа 1998 г. № 843-РМ), которые с 8 февраля 2005 г. утратили силу.
В частности, предусматривалось обязательное указание следующих реквизитов:
- полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
- местонахождение;
- основной государственный регистрационный номер;
- номер городского Реестра печатей.
Для «простых» печатей, помимо перечисленных реквизитов, предусматривалась дополнительная надпись, например, «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «для счетов», «для удостоверений», «для справок» и т.д.
Предусматривалась возможность по усмотрению организации указать идентификационный налоговый номер (ИНН) и код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Для получения разрешения на изготовление печати или штампа необходимо было получить разрешение Московской регистрационной палаты. Для этого организация должна была представить эскиз печати (штампа) и другие необходимые документы 3 .
В настоящее время регистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей находится в ведении федеральной власти, которая не устанавливает никаких дополнительных требований к реквизитам печати и их изготовлению, кроме обозначения полного наименования и указания местонахождения. Однако юридические лица следуют деловым обычаям, сложившимся на практике, и не ограничиваются в своих печатях только обязательными реквизитами. Напротив, принято указывать как можно больше реквизитов.
Если организация решает завести «простую» печать, например, для отдела кадров, в этой печати должны присутствовать все реквизиты, которые имеются на «основной» печати организации. Однако в центре вместо логотипа помещают надпись «ДЛЯ ОТДЕЛА КАДРОВ». Если же в организации не имеется отдела кадров (например, есть только инспектор по кадрам или менеджер по персоналу), то заказывать печать для отдела кадров совершенно нецелесообразно. Тогда дополнительный реквизит в центре печати выглядит так: «ДЛЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ». Однако Правила и Инструкция указывают именно на печать отдела кадров (то есть печать соответствующего структурного подразделения), а не на иную «простую» печать (впрочем, проверяющие весьма редко обращают на это внимание).
Если в организации отдел кадров именуется «Департамент по работе с персоналом» и в его функции входит работа с трудовыми книжками, то в центре печати целесообразно поставить именно такой дополнительный реквизит: «ДЕПАРТАМЕНТ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ». Порядок использования этой печати следует закрепить в положении о данном структурном подразделении или ином локальном нормативном акте организации.
Печать на трудовом договоре
Трудовой кодекс РФ (ст. 67) в обязательном порядке требует наличия трудового договора в письменной форме в двух экземплярах (один для работника, другой для работодателя).
Требования к содержанию трудового договора определяются в статье 57 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), однако обязательного наличия на нем печати юридического лица или индивидуального предпринимателя законодатель не предусматривает. Вместе с тем незаверенная печатью подпись представителя работодателя может вызвать вопросы о ее правомерности, особенно если представителем работодателя, подписывающим трудовой договор, является не руководитель юридического лица (директор, генеральный директор, президент), а иное уполномоченное лицо (например, заместитель руководителя, директор по персоналу и т.п.).
Вполне возможна ситуация, когда в ходе «корпоративных войн» руководитель, лишенный своих полномочий учредителями, отказывается покидать свой пост и продолжает «руководить» организацией, в том числе принимать работников на работу и подписывать с ними трудовые договоры. Такой «руководитель» уже не имеет доступа к печатям организации, поэтому его подпись остается незаверенной. Значит, отсутствие печати юридического лица (индивидуального предпринимателя) на трудовом договоре должно насторожить работника. Обычно аудиторы также делают замечание, если трудовой договор не скреплен печатью со стороны работодателя. Фактически речь идет о правовом обычае, сложившемся в отрасли трудового права и предписывающем скреплять печатью договоры (трудовой, о полной материальной ответственности) и дополнительные соглашения (приложения) к ним.
Ошибкой также является заверение подписи работодателя (его представителя) не печатью организации, а любой, так называемой «простой» печатью (например, печатью «для отдела кадров»).
Печать на приказах
Печать на приказах не проставляется. Это связано с тем, что приказ является внутренним распорядительным документом, который включает вновь принятого работника в организационные связи предприятия. Так, кадровые работники начинают вести на данного работника табель учета рабочего времени, вносят запись о приеме в трудовую книжку и т.п. на основании приказа о приеме. Унифицированная форма приказа о приеме работника на работу не предусматривает этого реквизита (отсутствует аббревиатура «М.П.»). В принципе кадровые приказы допустимо вести и в произвольной форме, но и в этом случае печать не нужна.
Однако не следует забывать, что работник имеет право потребовать копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Копии приказов о приеме на работу, равно как иные копии кадровых документов, исходящие от организации, требуют надлежащего заверения, что невозможно без проставления печати.
Как заверять копии кадровых документов
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой, причем эти копии должны быть заверены «надлежащим образом». Рассмотрим, как именно необходимо заверять копии и какими нормативно-правовыми актами при этом следует руководствоваться.
Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись (см. Пример 1):
- ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
- далее указывается должность лица, заверившего копию;
- проставляется его личная подпись;
- делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- указывается дата заверения;
- проставляется печать.
Источник: delo-press.ru
Когда нужна печать в трудовой книжке: 3 случая
Обязательное применение печати предприятием было отменено с 2015 года, поэтому многие владельцы бизнеса отказались от ее изготовления. Данные обстоятельства вносят коррективы в оформление многих документов, в том числе и бланков строгой отчетности, которыми являются трудовые книжки.
Нормативное регулирование вопроса
Отмена применения круглых печатей стала возможна после 2015 года на основании принятого закона ФЗ № 82. С данного периода предприятие получило возможность самостоятельно решать о необходимости ее применения.
Но при этом существуют документы, применение печати в которых обязательно на основании федеральных законов. Такие требования предусмотрены ФЗ № 208 от 1995 года в п. 7 ст. 2 и ФЗ № 14 от 1998 года в п. 1 ст. 2.
Однако требований относительно трудовых книжек федеральным законодательством не предусмотрено, это дает возможность предприятиям самостоятельно принимать решение.
Кроме этого следует учитывать предписания Роструда в Письме от 2015 года за № 1168-6-1, где сказано, что печать предприятия несмотря на нововведения при заполнении трудовой книжки должны использовать. Роструд запретил выдавать отпускные за три дня – подробности содержатся в публикации по ссылке.
Как проверить трудовую книжку на наличие ошибок в заполнении вы можете посмотреть в этом видео:
Случаи, когда следует использовать печать в трудовой
Нормативными документами предусмотрено 3 случая, когда печать используется в обязательном порядке:
- при разрыве трудового договора, работодатель должен указать сведения относительно данного вопроса и подтвердить их согласно требованиям печатью. Необходимо использовать печать работодателя. Может ли ИП работать без печати, что говорит закон – узнайте здесь;
- применение печати на первой странице трудовой книжки с целью заверения личных данных специалиста;
- применение печати после выполнения корректива данных, например, смена фамилии или изменение названия компании. В данном случае она должна указываться под ссылками на документы-основания.
Важно: в последних двух случаях используется печать предприятия или отдела кадров.
Инструкция по применению печати
Чтобы книжка была действительной печать следует поставить согласно правилам:
- штамп должен захватывать частично название должности работника таким образом, чтобы легко читалась его подпись и инициалы;
- кроме этого должен просматриваться весь оттиск четко, без расплывчатости;
- также важно учитывать обстоятельства ее применения, например, на титульной странице следует ставить печать в правом нижнем углу.
Кроме этого выбирая между штампом организации и отдела кадров следует сделать приоритет в сторону печати компании, так как она обладает высшей юридической силой в сравнении с печатью отдела кадров. Тут вы узнаете, как правильно вести журнал учета печатей и штампов.
Если сотрудник увольняется
При увольнении печать ставится несколько по-другому:
- таким образом, чтобы захватывала трудовые данные работника и одновременно ссылку на приказ об увольнении;
- также и личные данные она должна захватывать, как и в прочих случаях.
Именно такая постановка печати является единственно верной.
Заключение
Печать не обязательна благодаря изменениям в законодательстве, однако Роструд имеет свое мнение, обоснованное нормативными документами, если вопрос касается бланков строгой отчетности.
Как и когда ставятся печати в трудовых – смотрите в этом видео:
Источник: fbm.ru