Здравствуйте, коллеги! В данной статье мы расскажем вам, как создавать и правильно ставить подписи уполномоченных должностных лиц в документации в системе 1С. Для наглядности всё описанное ниже будет проиллюстрировано на примере конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия , так как именно в этой конфигурации происходит создание и печать документов и отчётов в первичном виде.
Почти в каждом из документов и отчётов находится специальный реквизит – «Ответственные лица». Для его автоматического формирования необходимо выполнить заполнение особого справочника. Для всех первичных документов является обязательным указание должности ответственного лица, которое несёт ответственность за ту или иную сделку, событие и так далее.
В формах печати по регистрам учёта в бухгалтерии и в налоговой тоже проводится указание ФИО и должности ответственного лица. Например, такими формами могут служить справки в бухгалтерии, ведомости по сальдо, расшифровки для учётных счетов и так далее. Все данные о подписях уполномоченных должностных лиц в системе 1С Бухгалтерия, ред. 3.0 находятся в отдельном регистре сведений.
Вебинар «Бухгалтер ИП»
Для случаев, когда печатную отчётность на бумаге для налоговой инспекции отдаёт уполномоченный представитель, в отчётности обязано быть прописано ФИО представителя, номер приказа про назначение данного представителя, а также реквизиты доверенности на него отчётности. Вся вышеуказанная информация в конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия также хранится в обособленном регистре сведений. Поэтому немаловажным фактором является корректно выставленная подпись должностного лица на документах. Теперь рассмотрим, как её ввести.
2. Указание ответственных лиц
Для начала разберем инструкцию по правильному оформлению с указанием ответственного лица в базовой версии «1С 8.3 Бухгалтерия». 1. Переходим во вкладку «Главное» и кликаем на пункт «Организация», как демонстрируется на скриншоте далее, после чего будет открыт соответствующий справочник:
Рис. 1 Путь к справочнику Организация в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 2. В окне, которое появилось, необходимо кликнуть на конкретную нужную организацию, как показано на скриншоте ниже – будет открыта карточка для соответствующего предприятия: 
Рис. 2 Карточка предприятия в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 3. В карточке нужно открыть панель «Подписи» и выбрать в справочнике с физическими лицами руководителя, главного бухгалтера, кассира, после чего, около их фамилий, прописать соответствующие им должности. Сохраняем карточку, кликнув на «Записать и закрыть». Итак, мы закончили с указанием ответственных лиц:
Рис. 3 Указание должностных лиц в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 4. Далее в документах, которые являются первичными, формироваться ФИО для руководителя и главного бухгалтера будет автоматически по заданным настройкам. Также стоит отметить, что в УПД будет отображаться должность, которую занимает руководитель. Вышеописанное продемонстрировано на примере ниже: 
10 глупых вопросов БУХГАЛТЕРУ
Рис. 4 Универсальный передаточный документ в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 5. В документации, которая относится к кассам, аналогично будет автоматически указываться ФИО кассира и главного бухгалтера, как показано на примере документа ниже: 
Рис. 5 Указание ФИО кассира и главного бухгалтера в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 Получаем, что настройки карточки организации дают возможность автоматически заполнять сведения об ответственных должностных лицах.
3. Перемена сведений об ответственных должностных лицах
Рассмотрим инструкцию по изменению сведений об ответственных должностных лицах в конфигурации 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0. 1. Открываем карточку и кликаем на ссылку «История», так как при помощи данного действия правильно будет сформировано соответствие между старой документацией и первичными документами, а также подписями в них, как показано на скриншоте с примером ниже:
Рис. 6 Ссылка История в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 2. В окне с указанием всех ответственных лиц за все возможные периоды. кликаем на «Создать», чтобы с конкретной даты переменить ответственное должностное лицо: 
Рис. 7 Изменение сведений о должностном лице в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 3. Внутри открывшейся формы нужно вписать ответственного, который сменит предыдущего, а также дату начала его действия, после чего кликаем на «Записать и закрыть», чтобы сохранить, как показано на скриншоте ниже:
Рис. 8 Новое ответственное лицо в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 4. После данной операции в конфигурации «1С 8.3 Бухгалтерия», начиная с даты, которая была указана, во всей первичной документации будет прописано новое ответственное должностное лицо, как показано на скриншоте ниже:
Рис. 9 Ответственное лицо в документации в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
Рис. 10 Генеральный директор в УПД в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0 5. Внутри старого первичного документа будет сохраняться прежний генеральный директор, как показано ниже:
Рис. 11 Предыдущий директор в первичной документации в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
4. Указание ответственных по бухгалтерским и налоговым регистрам
Для того чтоб внутри форм для печати по бухгалтерским и по налоговым регистрам было автоматически сформировано необходимые подписи документов в 1С Бухгалтерия, нужно следовать такому алгоритму: 1. Указываем ответственных внутри раздела «Ответственные за подготовку отчётов» в карточке организации: 
Рис. 12 Ответственные за подготовку отчетов в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0 2. Здесь необходимо прописать ответственных и их должности. Если появилась надобность поменять прошлую информацию, то нужно воспользоваться кнопкой «История», а чтобы сохранить всё – кликаем на «Записать и закрыть», все действия показаны на скриншоте ниже: 
Рис. 13 Указание ответственных лиц в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0 3. Далее в регистрах налоговой и бухгалтеров будет отмечена та подпись, которая задана настройками, как можно увидеть на примерах далее:
Рис. 14 Доходы от реализации товаров в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
Рис. 15 Оборотно-сальдовая ведомость в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0 4. В отчёте по статистике также будет отмечена та же подпись:
Рис. 16 Отчет по статистике в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
Специалист компании «Кодерлайн» Айдар Фархутдинов
Источник: www.koderline.ru
Универсальный передаточный документ
Для упрощения учёта и снижения документооборота, в 2013 году был введён в действие универсальный передаточный документ (УПД). Он заметно облегчил работу сопутствующих служб и бухгалтерии, так как объединил в себе товарную накладную и счёт-фактуру. Количество выписываемых документов стало меньше, а оформление реализации товаров и услуг ускорилось.
Что даёт применение УПД
Слово “универсальный” в названии документа указывает на его расширенную функциональность. Он может заменить собой:
- акт выполненных работ и счёт-фактуру (СФ);
- товарно-транспортную накладную (ТТН) и СФ;
- акт приёма-передачи имущественных прав и СФ.
УПД подписывается должностным лицом организации, либо сотрудником с соответствующими полномочиями согласно доверенности.
Для продавца документ подтверждает реализацию товара, для покупателя — его приобретение. Аналогично для работ и услуг: исполнитель выписывает УПД, заказчик его визирует, соглашаясь с фактом произведённых работ или услуг. Нет необходимости заполнять несколько пакетов документов — экономится время и упрощается контроль за их движением.
Реквизиты УПД (номер, дата, сумма) попадают в книгу покупок (или продаж), а затем включаются в декларацию по НДС.
Можно использовать УПД как обычный документ первичного учёта, исключив из него элементы СФ. Для этого достаточно оставить некоторые поля незаполненными.
Сферы применения УПД довольно обширны. Их можно использовать при:
- отгрузке товаров или готовой продукции;
- оказании услуг, выполнении работ;
- исполнении агентских (комиссионных) услуг;
- приёме-передаче прав на имущество.
Как правило, универсальный передаточный акт выписывает продавец (исполнитель), а покупатель (заказчик) подтверждает получение.
Разрешается использовать один УПД на несколько хозяйственных операций. Например, на реализацию товаров и транспортные услуги по их доставке. При этом необходимо соблюдать единственное условие — их получатель должен быть один. В этом случае УПД будет выполнять функции ТТН, акта выполненных работ и СФ одновременно.
Правила заполнения УПД
УПД — это рекомендуемый, но не обязательный первичный документ. Каждый налогоплательщик сам определяет необходимость его использования и утверждает форму бланка. Для этого необходимо ввести его в действие приказом и отразить это в учётной политике.
УПД приравнивается к СФ, и исправления в нём недопустимы. Если обнаружились расхождения, нужно создать новый бланк и указать в нём номер и дату внесения исправлений — так же как и при исправлении СФ.
Есть три способа заполнения формы УПД:
- вручную на бумажном бланке;
- в текстовом редакторе или в бухгалтерской программе с последующей распечаткой;
- в электронном варианте с подписанием ЭЦП и отправкой по телекоммуникационным каналам связи.
Поскольку УПД — это первичный документ отгрузки или оказания услуг, выписывать его нужно по факту их исполнения, но не позднее следующего рабочего дня.
Оформление УПД начинают с указания его статуса в специальном поле, так как от этого зависит порядок его заполнения и его дальнейшее использование:
- статус 1 подразумевает заполнение всех строк, так как объединяет в себе признаки СФ и первичного документа;
- статус 2 позволяет оставить часть строк незаполненными (с прочерками), поскольку выполняет функции только первичного документа.
Тип плательщика и применяемый режим налогообложения не влияют на порядок оформления УПД. Его разрешается использовать всем бюджетным, кредитным учреждениям, коммерческим предприятиям и ИП. И не важно, платят они НДС или нет.
УПД без НДС — образец заполнения 2022
Как оформить УПД со статусом 1
УПД, его форма состоит из трёх основных частей:
- описательная;
- основная (табличная);
- подтверждающая.
Описательная часть содержит информацию о самом бланке и сторонах, участвующих в сделке. При её заполнении указываются:
- статус (крайнее поле слева);
- номер документа и дата его формирования;
- номер исправления с датой;
- наименование компании (ИП), продающей товар или оказывающей услугу, адрес, ИНН, КПП;
- наименование и адрес грузоотправителя (при совпадении продавца и грузоотправителя ставится запись «тот же»);
- наименование и адрес грузополучателя;
- информация о платёжном документе;
- наименование, адрес и ИНН покупателя (заказчика);
- используемая при расчётах валюта (наименование и код);
- идентификатор госконтракта. Нужен при сделках по выполнению государственного заказа или договоров, подразумевающих бюджетное финансирование. В остальных случаях в этой строке ставится прочерк.
Табличная часть УПД содержит:
- номер строки (можно не заполнять);
- код товара согласно внутренней номенклатуре поставщика, код услуги согласно ОКВЭД. Обязателен для заполнения, если УПД подаётся для получения льгот или зачёта НДС;
- наименование товара (услуги) и его код согласно ТН ЕАЭС (для экспорта в страны ЕАЭС);
- единица измерения товара (услуги) в соответствии с классификатором ОКЕИ, количество реализуемого товара или услуг;
- стоимость единицы товара или услуги без НДС;
- совокупная стоимость реализованного товара без учёта налогов и сборов;
- акциз (если предусмотрен);
- налоговая ставка и сумма начисленного НДС;
- совокупная стоимость с учётом налогов и акцизов;
- страна происхождения товара (код и сокращённое наименование);
- номер таможенной декларации.
Два последних пункта указывают при внешнеэкономических сделках. Во всех других случаях ставится прочерк.
Подтверждающая часть содержит:
- подписи должностных лиц, ответственных за оформление УПД;
- информацию о договоре;
- информацию о грузе и транспортном средстве;
- подписи ответственных лиц по отгрузке и приёмке с указанием ФИО;
- подписи ответственных за оформление документов лиц, как отправителя, так и получателя;
- печати — при наличии.
УПД образец заполнения 2022 со статусом 1
Все перечисленные пункты обязательны для заполнения, если УПД используется по статусу 1 — как первичный учётный документ и счёт-фактура. При отсутствии данных во всех соответствующих полях ставятся прочерки.
Облегчают заполнение бланка инструкции под каждым полем или строкой. Следуя им, трудно ошибиться и испортить бланк. Если это всё-таки произошло, можно сформировать новый УПД до тех пор, пока он не подписан должностными лицами. Если ошибку обнаружили позже, нужно выписать новый документ с тем же номером УПД, но с отдельным номером исправления (1,2,3…) и датой его формирования.
Как оформить УПД со статусом 2
Если в специальном поле указан статус 2, значит, УПД используется только как первичный документ отгрузки или оказания услуг. В этом случае часть строк будет не обязательной для заполнения.
В табличной части разрешается пропускать сведения о налоговой ставке НДС, акцизах. Также можно не указывать страну-импортёра и номер ГТД.
В описательной части не обязательны сведения о:
- грузоотправителе;
- грузополучателе;
- платёжном документе.
Если вся эта информация будет присутствовать, это не будет считаться ошибкой.
В случае, когда в УПД указан статус 2, но заполнены практически все поля бланка, он по умолчанию будет приравнен к СФ, несмотря на расхождения в статусе.
УПД на услуги образец заполнения 2022 со статусом 2
Электронный УПД
Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.
Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.
Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:
- в учётной политике предприятий;
- в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.
Так как УПД может одновременно выступать СФ и первичкой, он должен соответствовать требованиям, предъявляемым законом к обоим видам документов. Это касается как условий и длительности хранения, так и порядка их учёта и оформления.
Сроки оформления УПД
Законодательно не установлен точный срок для оформления универсального передаточного документа. Но эти сроки чётко определены для СФ и первичных документов:
- СФ должна быть сформирована в течение 5 суток с момента отгрузки товаров;
- первичный учётный документ выписывается при совершении хозяйственной операции или сразу после его завершения.
Учитывая, что любой образец заполнения УПД в 2022 году содержит в себе признаки обоих перечисленных документов, срок его формирования должен соответствовать минимально разрешённому из них.
То есть, дата выписки документа должна совпадать с датой совершения указанной в нём операции (реализации товара, оказания услуги).
Но для УПД налоговики допустили незначительное послабление: документ может быть оформлен на следующий день после фактической даты отгрузки или оказания услуг, если сделать это было невозможно по объективным причинам. Иных исключений для УПД не предусмотрено.
Источник: www.moedelo.org
