Сегодня многие частные компании переходят, или уже перешли на ЭДО – электронный документооборот. Он более удобен по сравнению с обычным (бумажным) документооборотом, и не требует больших средств на внедрение/использование. Перейти на ЭДО сегодня можно в короткие сроки, и с минимальными расходами. Это не только ускорит отправку и получение документов, но и высвободит огромное количество времени, которое можно будет потратить на развитие бизнеса или другие неотложные дела.
Особенности ЭДО
Электронный документооборот подразумевает не только отправку и прием документации, но и ее создание, обработку и хранение в электронном виде. То есть – не на бумаге, а в компьютерной памяти: на HDD/SSD. В большинстве случаев ЭДО может осуществляться без дублирования документов на бумаге. Они будут существовать только в электронном виде, и при этом обладать таким же статусом, как и бумажная документация.
Для подтверждения статуса электронных документов (ЭД) используются специальные электронные подписи (ЭП). Подписанные ими документы отправляются по защищенным/зашифрованным каналам связи, и также могут подписываться получателями. Когда это происходит, вы получаете соответствующее уведомление. Подпись, сделанную от руки, сложно подделать, и любая экспертиза сразу же выявит несоответствие. То же самое касается и электронных подписей, каждая из которых – уникальна, и присваивается конкретному физическому/юридическому лицу.
ЭДО, Электронный документооборот, АВР, СЭД, Система электронного документооборота, Обмен документами
В качестве примера можно рассмотреть порядок работы с ЭДО между двумя компаниями:
- Сотрудник первой компании создает электронный документ (через специальное ПО) и проставляет на нем электронную подпись, юридически закрепленную за первой компанией. После чего отправляет документ сотруднику второй компании
- Получатель из второй компании ознакомляется с документом и в случае согласия – проставляет свою ЭП;
- Отправителю поступает уведомление об успешном подписании документа;
- Обе компании могут приступать к непосредственному ведению бизнеса: закупке сырья, отправке товаров, переводу средств и т.д.
Таким образом, документ отправляется и утверждается без личных встреч, и без использования курьерских/почтовых служб. Скорость такого документооборота в разы выше, а надежность не уступает обмену бумажной документацией.
Учитывая неоспоримые преимущества ЭДО, сегодня им активно пользуются и крупные корпорации, и индивидуальные предприниматели. Посредством ЭДО можно проводить самые разные операции: рассчитываться с контрагентами, обмениваться бухгалтерскими отчетами, передавать счета-фактуры, акты выполненных работ, договоры и т.д. Электронный документооборот может быть организован в рамках одной компании, между несколькими компаниями/ИП, или между компаниями/ИП и государственными учреждениями.
В чем преимущества и недостатки?
Инновация не имеет смысла, если не вносит конкретные улучшения в ведение бизнеса. Учитывая, что сегодня все массово и добровольно переходят на ЭДО, сомневаться в его преимуществах уже не приходится. К главным плюсам электронного документооборота можно отнести:
УПД в ЭДО: как пользоваться электронным универсальным передаточным документом?
- Сокращение расходов на печать и хранение бумажных документов. Дорогостоящая оргтехника, обширные картотеки, заправка картриджей, покупка бумаги – от всего этого можно раз и навсегда отказаться, внедрив на предприятии ЭДО. Пока еще остается ряд документов, которые обязательно иметь в физическом/бумажном виде, но их менее 1% от всей массы официальной документации;
- Надежную защиту данных. Электронный документ доступен только отправителю и получателю, и надежно шифруется перед отправкой. Это минимизирует риски перехвата данных третьими лицами. Так, обычный бумажный документ можно заснять на телефон за пару секунд, а для просмотра электронного его сначала нужно расшифровать. Учитывая передачу по защищенным каналам связи, сделать это крайне сложно/дорого;
- Экономию времени. Не имеет значения, как далеко друг от друга находятся отправитель и получатель: в соседних офисах, или на разных континентах. С учетом шифрования, ЭД передается по интернету всего за пару минут. Это позволяет в течение дня утверждать и согласовывать огромное количество документов, и при необходимости – оперативно вносить в них правки;
- Отслеживание статуса ЭД. Отправитель может в любой момент посмотреть статус отправленного документа и узнать, был ли он доставлен, подписан или отклонен;
- Возможность автоматизации. ЭД не обязательно составлять и отправлять «вручную». За вас это может делать электронная система бухгалтерского учета, настроенная должным образом;
- Простой доступ к архивам. Если бумажный документ, подписанный несколько лет назад, придется долго искать в картотеке, то электронный находится по запросу за считанные секунды. В личном кабинете хранятся все ЭД, составленные и отправленные с начала внедрения ЭДО и по сей день. Их можно быстро извлечь из базы и передать в суд, в ФНС, или в любое другое учреждение;
- Снятие нагрузки с персонала. Необходимость в «физическом» составлении и передаче документов отсутствует, что высвобождает время сотрудников, которое они могут эффективно тратить на другие важные дела в течение рабочего дня.
К плюсам ЭДО также можно отнести возможность круглосуточного обмена документами – в любое время дня и ночи, когда не работают курьерские/почтовые службы. Но, к сожалению, у электронного документооборота есть и свои минусы, которые тоже нужно перечислить:
- Зависимость от компьютерной техники, программного обеспечения и интернет-соединения. Если они выйдут из строя, работа компании на время будет «заморожена»;
- Зависимость от бизнес-партеров. Если они до сих пор пользуются бумажным документооборотом, вам придется вести «смешанный» электронно-бумажный обмен документами;
- Необходимость в первоначальных инвестициях. Придется покупать электронные подписи, оборудование и ПО для ЭДО, а также проводить обучение персонала.
Эти минусы не перекрывают плюсы ЭДО, тем более что сталкиваются с ними далеко не все компании. Например, второй пункт сразу же отпадает, если все ваши деловые партнеры уже перешли на ЭДО. А стабильная работа оборудования и ПО может быть легко обеспечена штатными «технарями» или оформленным сервисным обслуживанием.
Стоит ли переходить на ЭДО именно вам?
Наиболее выгоден электронный документооборот для крупных компаний/корпораций, ежемесячно обрабатывающих большое количество документов. Для них ЭДО – это возможность сэкономить десятки и сотни тысяч рублей, а также в разы сократить процент ошибок и погрешностей при составлении документации. И, конечно же, ЭДО экономит время, что в случае с крупным бизнесом тоже приводит к увеличению прибыли.
Не так очевидна польза ЭДО для малого и среднего бизнеса, ограниченного в товарообороте, и как следствие – в сопутствующем документообороте. Но если речь идет не о единичной торговой точке, а хотя бы о небольшой сети из 3-4 точек, использование электронного документооборота уже будет оправдано. Кроме того, для мелкого и среднего бизнеса предпочтительно получать оплату за товары/услуги уже в день подачи документов, что ЭДО обеспечивает как нельзя лучше.
Невыгоден электронный документооборот только для мелких компаний и отдельно взятых индивидуальных предпринимателей, нечасто использующих документацию как таковую. Чтобы точно понять, выгоден ли ЭДО конкретно для вас, воспользуйтесь специальным онлайн-калькулятором на сайте Федеральной Налоговой Службы.
Операторы ЭДО
При желании, наладить электронный документооборот с контрагентами и ИП можно самостоятельно, но сегодня многие компании предпочитают поручать эту задачу посредникам – операторам ЭДО. Это избавляет от необходимости вникать в технические нюансы и постоянно контролировать документооборот, чтобы не допускать ошибок и не нарушать закон. В свою очередь, оператор ЭДО, взимая небольшую плату за свои услуги, обеспечивает:
- уведомления Федеральной Налоговой Службы;
- проверку электронных подписей на подлинность;
- шифрование передаваемых данных.
Клиент получает 100% конфиденциальность и может спокойно заниматься бизнесом – с уверенностью в том, что вся необходимая документация рассылается и получается в нужном объеме.
Как перейти на ЭДО?
Сегодня перевести работу компании на электронный документооборот можно за короткое время, и с относительно небольшими расходами. Поэтапный порядок действий выглядит так:
Имея доступ к «Личному кабинету», вы сможете подписывать электронные документы ЭП и отправлять получателям. Подводя итог, можно сказать, что внедрение ЭДО потребует от вас определенных расходов (времени и денег), но сторицей окупится в будущем. Большинство компаний, использующих электронный документооборот, эффективно оптимизируют бизнес и экономят ресурсы, которые впоследствии инвестируют в новые проекты!
Источник: www.1-ofd.ru
ФНС регламентировала порядок ЭДО через внутреннюю систему
С 1 января 2024 года ФНС и налогоплательщики будут взаимодействовать только по ЭДО с учетом нового порядка. При этом инспекция разрабатывает дополнительные формы документов, которыми можно будет обмениваться посредством внутренней информационной системы организации.
Представители ФНС разработали правила, в соответствии с которыми ведомство планирует взаимодействовать с участниками ЭДО через информационную систему организации. Речь идет не только о внутренних программах, но и о единой ─ «АИС-3». Как подключиться к этой системе мы рассказывали ранее. Однако по словам руководителя ФНС, новый порядок начнут использовать только с 1 января 2024 года. Это связано с тем, что программу будут еще дорабатывать.
Общие правила электронного взаимодействия сторон
Новые правила закрепят положения, позволяющие налоговикам получать доступ к внутренним ресурсам и данным организаций-налогоплательщиков. Например, недавно власти разработали специальный алгоритм подключения к системе и бланки заявок на получение криптографической защиты.
Итак, общие положения закреплены в главе I проекта изменений, согласно которым сторонами ЭДО через внутреннюю информсистему предприятия, являются ФНС и налогоплательщик. При этом они могут быть как отправителями, так и получателями сведений. Что касается хранения данных, то их необходимо архивировать и регистрировать в соответствии с законодательством в отношении конкретной информации. Срок нужно отсчитывать с момента фиксации полученной или отправленной информации в Протоколе обработки сведений. Согласно пункту 6, УКЭП участников электронного документооборота должна быть зарегистрирована и аккредитована Министерством цифрового развития.
Краткий порядок отправки электронных документов
- требование о предоставлении сведений;
- представление ответа на запрос о получении информации;
- решение о пролонгации или отказе в ней сроков подачи данных;
- бланк отправки затребованной документации;
- протокол обработки полученных сведений;
- сообщение об ошибке.
А подробный порядок взаимообмена утвержден властями в главе II. Разумеется, сотрудники инспекции закрепили положение о том, что документы необходимо составлять в унифицированном формате. Подписывать его при этом должен руководитель или доверенное лицо своей УКЭП. Также допустим вариант предоставления скан-копии бумажной версии документа, подписанного от руки.
Далее, если налоговая примет сведения, то поставит в обратном уведомлении отметку «1» и сообщит об этом отправителю через систему, к которой имеет доступ. При отрицательном решении ответ отметят цифрой «2», указав причины отказа в том или ином действии.
Источник: assistentus.ru
Как подключиться к электронному документообороту
Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.
Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.
Для чего нужен ЭДО?
Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.
Также благодаря ЭДО можно:
Какие документы можно отправлять через ЭДО?
Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.
С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.
Формализованные документы
Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.
К формализованным относятся:
- универсальный передаточный документ — УПД;
- корректировочный УПД;
- счёт-фактура;
- корректировочная счёт-фактура;
- накладная по форме ТОРГ-12;
- акта приема-сдачи работ или услуг.
К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:
При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.
Неформализованные документы
Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.
К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.
Как работает электронный документооборот ЭДО?
Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:
Если вы отправляете документ
- Войдите в личный кабинет ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи — КЭП.
- Добавьте контрагента в ЭДО. Для этого отправьте ему приглашение на обмен документами.
- Загрузите файл в личный кабинет ЭДО.
- Подпишите его электронной подписью с помощью КЭП.
- Отправьте.
- Получите уведомление о том, что документ подписан.
В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.
Если вы получаете документ и требуется подпись
- Войдите в личный кабинет ЭДО.
- Выберите нужный файл в папке «Входящие».
- Подпишите документ КЭП или запросите корректировку, если в нем ошибка.
После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.
Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО.ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.
Как выбрать оператора ЭДО?
Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.
- Безопасно передает документы. У оператора должен быть SLA — соглашение об уровне качества сервиса. У ЭДО.ПОТОК SLA размещен на сайте.
- Интегрирован с системой «Честный ЗНАК» (ЦРПТ). Благодаря интеграции оператор может передавать коды маркировки в ЦРПТ.
- Функционален. В системе должна быть возможность:
- передавать и получать форматизированные и неформализованные документы;
- просматривать файлы в интерфейсе;
- ставить на документы подпись, отказывать в подписи;
- сохранять файл на компьютер или в электронный архив;
- настраивать доступ для пользователей;
- отслеживать статусы документов.
- Имеет возможность интеграции с учетными системами. Некоторым компаниям удобнее работать в собственной учетной системе. Идеально, если ЭДО интегрирован с популярными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус.
- Настроен роуминг. Он нужен, чтобы обмениваться файлами с клиентами других операторов ЭДО.
- Демо-доступ. Это важно, чтобы еще до заключения договора проверить, как работает сервис.
Что нужно знать при выборе ЭДО?
- C помощью ЭДО можно быстро обмениваться файлами с контрагентами и партнёрами, сдавать отчётность в госорганы.
- Через ЭДО можно отправлять любые документы: счета-фактуры, УПД, изображения, накладные и акты.
- Чтобы выбрать оператора ЭДО, обрати внимание: есть ли у компании соглашение SLA, интегрирован ли он с ЦРПТ, подключен ли к учетной системе, есть ли роуминг и демо-доступ.
Источник: edo.ru
