Нужно ли ИП оформлять авансовый отчет на себя

Авансовый отчет представляют сотрудники, которые получили деньги на командировку или целевые расходы: покупку канцелярии в офис, отправку писем, закупки. Для всех типов государственных учреждений обязательна форма отчета ОКУД 0504505. Расскажем, как правильно заполнить отчет, и дадим образец заполнения.

Кто заполняет авансовый отчет в 2021 году

• командировочные с учетом суточных;
• представительские;
• закупку товаров, работ или услуг;
• расчеты с контрагентами;
• и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.

Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон. Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.

Сроки сдачи авансового отчета

Сроки сдачи зависят от цели выдачи аванса:

1. Командировочный авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения. Если он вернулся в выходной или праздничный день, то три дня отсчитываются с момента выхода на работу (постановление Правительства России от 13.10.2008 № 749).
2. Авансовый отчет по хозяйственным расходам сдают не позднее трех дней после истечения срока, на который был выдан аванс (п. 6.3. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Форма авансового отчета в 2021 году

Авансовый отчет по унифицированной форме 0504505 введен в действие с 2015 года приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52н). Этот бланк первичного документа обязателен для всех государственных и муниципальных учреждений.

Учреждение может включить в форму 0504505 дополнительные данные и реквизиты, если они способствуют более полному отражению информации и соответствуют требованиям нормативных документов (Приложение 5 к Приказу № 52).

Авансовый отчет следует составлять в виде электронного документа и заверять его квалифицированной электронной подписью. Если нет возможности формировать и хранить электронные документы или бумажная форма обязательна, составляйте отчет на бумаге.

Как заполнить форму 0504505

Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:

1. Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
2. Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
3. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
4. В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
5. В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.

Переходим к заполнению.

Первый этап — шапка документа. Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса.

Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер.

Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам. Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.

Далее идет табличная часть. В ней подотчетник указывает полученную и потраченную сумму. В строке «Остаток» он указывает неистраченные авансовые средства. Если же потрачено больше, чем получено, нужно заполнить строку «Перерасход».

Бухгалтер заполняет сведения о предыдущем авансе, проверяет сумму аванса и составляет бухгалтерскую запись. Он же проверяет количество оправдательных документов и листов, на которых они размещены.

Далее бухгалтер заполняет сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Он принимает неизрасходованные деньги в кассу или удерживает, если перевод был безналичным. Указывает сумму и реквизиты кассового ордера, дату его оформления и ставит подпись еще раз.

Отрывную часть полностью заполняет бухгалтер. Тут нужно указать данные о подотчетном лице, номер, дату и сумму авансового отчета. Этот корешок забирает работник.

Далее переходим к оборотной стороне. Тут сотрудник вписывает сумму суточных и других расходов, а также указывает реквизиты проездных документов, документов, подтверждающих проживание в гостинице и т.д. В графе «Итого» указывается полная сумма расходов.

Бухгалтер в этой части заполняет графы 7, 8, 9 и 10. То есть прописывает расходы, принятые к учету, и формирует бухгалтерскую проводку.

Далее бухгалтер берет авансовый отчет, приложения к нему и копию приказа о направлении сотрудника в командировку и несет их на подпись главбуху, который проверяет и заверяет отчет. Затем его передают гендиректору на утверждение.

Утвержденный отчет со всеми приложениями должен храниться в бухгалтерии в течение пяти лет, как любой первичный документ.

В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия легко учитывать выданные авансы и формировать отчеты. Ведите в системе учет, начисляйте зарплату, платите налоги и отправляйте отчетность онлайн. Первые 14 дней работы — в подарок.

Источник: www.b-kontur.ru

Авансовый отчет АО-1 (скачать образец, бланк). Как правильно оформить

Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете здесь, и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО–1 является первичным документом, необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели, такие как:

• командировочные расходы;
• административные или производственные расходы.

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели, которые были прописаны в РКО. Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику, который заключил трудовой договор с организацией, и его фамилия включена в перечень приказа о лицах, которые могут брать деньги в подотчет. Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение.

После того, как подотчетник потратил выданные средства, составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней.

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником командировочных расходов. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО–1)

Документ оформляется как работником, так и сотрудником бухгалтерской службы. Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные: 1. Название организации; 2. Дата составления; 3. Назначение аванса (производственные, представительские, командировочные расходы и т.д.); 4. Персональные данные, а именно: фамилию и инициалы, структурное подразделение, в котором работает подотчетник, табельный номер, должность; 5. Информация о размере последнего аванса; 6. Сумма подотчета, выданного кассиром; 7. Графы «Израсходовано», «Остаток/Перерасход», а также информация о количестве документов, которые прикладываются к АО–1, заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных; 8. Табличная часть об израсходованных средствах, а именно:

• порядковый номер. Все документы, которые прилагаются к авансовому отчету, должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня;
• номер, дата каждого документа, подтверждающего целевое расходование средств;
• название документов, приобщенных к АО–1 (товарный (кассовый) чек, квитанции к ПКО, командировочное удостоверение,счет–фактура и т.п.), на что потрачены деньги;
• сумма расхода переписывается с каждого документа. Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов);
• расчет конечной суммы. Далее итог переписывается в графу «Израсходовано» (пункт 7).

После того, как подотчетник сдал АО–1, сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа, который подтверждает сумму потраченных средств, их правильное расходование на поставленные цели, а также нужно заполнить остальные разделы. Для подтверждения того, что отчет по форме АО–1 сдан в бухгалтерию, сотруднику выдается расписка. После просмотра всех документов в оригинале, которые подтверждают расход, проверки правильности заполнения авансовый отчет АО–1 подписывается главным бухгалтером, бухгалтером и директором, далее принимается к учету.

Как заполнить авансовый отчет в 2021 году

Документ составляют в одном экземпляре. На основании утвержденного отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы на расходы, сотрудник вносит в кассу неизрасходованный аванс, а также бухгалтерия выдает сотруднику сумму перерасхода по расходному кассовому ордеру.

Авансовый отчет состоит из лицевой и оборотной сторон, а также расписки. Документ оформляют подотчетник и бухгалтер: каждый из них заполняет свою часть.

Лицевую сторону

авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.

Также в авансовом отчете есть таблица, в которой указывают сведения о предыдущем авансе, полученных деньгах, расходах и остатке. Если аванс выдан в иностранной валюте, сумму указывают в строке 1а в двух валютах.

На оборотной стороне

авансового отчета сотрудник перечисляет подтверждающие документы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и т.д.), и соответствующие суммы затрат.

После проверки авансового отчета заполняют таблицу «Бухгалтерская запись». Указывают корреспондирующие счета, суммы. Ставят отметку о проверке отчета.

Цифрами и прописью указывают сумму, в которой отчет утверждают. Далее ставят подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главбуха, а также сумму остатка или перерасхода (если есть) и реквизиты приходных (расходных) документов, по которым средства вносятся/выдаются.

Заполнять документ можно как на бумаге, так и в электронной форме. Но если компания оформляет авансовые отчеты в электронном виде, то потребуется их распечатать, чтобы сотрудники поставили свои подписи.

Сотрудники должны прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы. Документы нужны для подтверждения и обоснования расходов при расчете налога на прибыль. Безопаснее перед заполнением авансового отчета сформировать подтверждающие документы в хронологическом порядке, проверить корректность их оформления и пронумеровать.

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета — это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

• наименование организации;
• дата составления отчета;
• структурное подразделение, в котором он работает;
• свои ФИО, должность, табельный номер;
• назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Кто и когда составляет авансовый отчет

Авансовый отчет составляет подотчетное лицо, то есть работник:

• получивший деньги на хозяйственные нужды организации;
• или направленный в командировку.

Отчитаться подотчетник обязан в течение срока, установленного руководителем.

Важно! С 30.11.2020 срок сдачи авансового отчета организация вправе установить самостоятельно. Требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Отчет составляется в одном экземпляре, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные работником расходы. Чтобы работники не делали ошибок, целесообразно издать инструкцию о порядке составления авансовых отчетов.

Обратите внимание: с недавних пор авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом — «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Образец заполнения унифицированной формы АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

• в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше — то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по приходному кассовому ордеру, если есть перерасход — то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
• вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие бухгалтерские счета.

Далее авансовый отчет утверждается руководителем.

Авансовый отчет: бланк 2021

Официального бланка авансового отчета 2021 года, который обязателен для всех, нет. Форму авансового отчета можно разработать самостоятельно с учетом особенностей работы компании. Но удобнее использовать унифицированный авансовый отчет на бланке АО-1 (код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

• о сумме выданных под отчет средств;
• о подотчетном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
• о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
• о назначении аванса;
• бухгалтерские записи и другие.

Какую бы форму вы не решили использовать, сначала ее должен утвердить руководитель в приложении к приказу об учетной политике.

Форму авансового отчета заполняют работники, которым компания выделила средства авансом. Авансовый отчет должен отвечать на следующие вопросы:

• имеется ли перерасход средств;
• своевременно ли была предоставлена документация (чеки, справки, квитанции);
• имеется ли у ответственных за расход авансовых средств лиц задолженность перед предприятием;
• требуется ли высчитывать определенное количество материальных средств у подотчетных работников из зарплаты в счет погашения авансовой задолженности.

Пример заполнения авансового отчета №АО-1

На рисунке ниже представлен образец заполнения бланка авансового отчета.

Образец заполнения лицевой стороны отчета

На рисунке ниже представлен образец заполнения оборотной стороны отчета.

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

В каком случае применяется авансовый отчет

Авансовый отчет представляет собой документ, который оформляет подотчетное лицо для того, чтобы отчитаться за ранее полученные на строго определенные цели средства предприятия.

Подотчетными лицами могут быть только работники предприятия. Их перечень утверждается приказом, в котором также указывается: на какие цели могут выдаваться денежные средства, максимальный период произведения расходов, время, в течение которого необходимо представить отчет в бухгалтерию.

Новым порядком ведения операций по кассе определен перечень расходов, на которые выдаются в подотчет наличные деньги. Это покупка канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, командировочные, общехозяйственные, представительские расходы и др.

Средства могут быть получены подотчетным лицом безналичным путем на его карточку. В этом случае он также должен представлять в установленные сроки в бухгалтерию авансовый отчет.

После осуществления расходов сотруднику нужно прийти в бухгалтерию и составить данный документ. Он это может сделать вручную, заполнив типографский бланк, либо отдать все подтверждающие документы бухгалтеру, который в его присутствии оформит авансовый документ в специализированной программе. В последнем случае, после выписки документа подотчетное лицо проверяет соответствие отчета предъявленным документа и подписывает его.

На предприятии используется унифицированная форма авансового отчета АО-1 или разработанный на ее основе собственный бланк компании.

Если расходование средств осуществлялось с целью приобретения материальных ценностей, к подтверждающим документам должна быть приложены приходные накладные (приходный ордер) на материалы, с отметкой о сдаче их на склад.

Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером фирмы и утверждается директором.

После отчета остаток неизрасходованных средств должен быть внесен в кассу по приходному кассовому ордеру, а утвержденный руководителем перерасход денег – компенсирован работнику по расходному кассовому ордеру.

Источник: xn—-8sbaa0aybkqcjljp6sd.xn--p1ai

Авансовый отчет по форме АО-1

Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам. В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы. Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.

В каком случае применяется авансовый отчет

В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.

Деньги можно выдавать на основании расходного кассового ордера (РКО) как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.

Обращаем внимание! Обязательность оформления авансового отчета устанавливается Порядком ведения операций по кассе. Его можно не составлять только предпринимателям, которые ведут бухучет в упрощенном виде.