Ситуация: ИП на ЕНВД с наемными сотрудниками не ведет бухучет в полном объеме. Все документы кадрового учета, начисления заработной платы, налогов и платежные ведомости в наличии. Территориальный орган ФСС РФ при проверке страховых взносов на травматизм требует предоставить авансовые отчеты. Как доказать правомерность их отсутствия?
Решение: ИП вправе не вести бухгалтерский учет, если он ведет учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.
Кроме того, ИП могут не составлять кассовые документы.
Авансовый отчет используется для учета денежных средств, выданных работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, ИП. Этот документ к кассовым не относится, и норм, освобождающих ИП от оформления авансовых отчетов, нет.
Таким образом, при выдаче предпринимателем денежных средств работникам под отчет (в т.ч. при направлении в командировку) соответствующими работниками должен составляться и представляться на утверждение предпринимателю авансовый отчет.
Составление авансового отчета о суммах наличных денег, израсходованных непосредственно ИП на любые цели, не производится.
Источник: almetk.ru
Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет
Обратите внимание! Нестандартная форма входит в состав учетной политики или является приложением к ней, как и другие бланки, используемые в деятельности. В программах учета обычно используются типовые формы.
Утром деньги – вечером стулья
Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.
Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.
Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».
Сначала тратим – потом получаем
Возмещение потраченных в интересах компании денег налоговая инспекция в одно время активно приравнивала к продаже. В понимании государства работник продавал работодателю товары, и нужно было удержать у него НДФЛ, а фирме начислить НДС (на ОСНО) и включить в налогооблагаемую базу (на ОСНО и УСН). Сейчас такие ситуации встречаются намного реже.
В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными.
Корпоративная карта – головная боль бухгалтера
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:
- Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
- Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.
Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:
- Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
- Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.
Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.
Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.
Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.
Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.
До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.
О чеках онлайн-касс и не только
Принося бухгалтеру ворох чеков и предоставляя ему разбираться с бумагами, работники забывают, что следует не просто получить документы, но и проверить их соответствие законодательству и внутренним требованиям. Неправильно оформленные расходы бухгалтер не примет к учету, руководитель не утвердит, а значит, их не возместят.
Разберем самые распространенные ошибки
- Пропущен срок. Работодатель может удержать из зарплаты сумму аванса, выданную на командировку и не только (согласно ст. 137 ТК РФ).
Важно! Это можно сделать, если работник согласен с основанием и суммой удержания. Времени на принятие руководством решения об удержании задолженности дается всего 1 месяц со дня окончания срока для возврата аванса.
На последнем пункте остановимся подробнее. В самом начале мы упоминали данные, которые должны быть в авансовом отчете. Большая часть — это и есть обязательные реквизиты: название организации или полностью фамилия имя и отчество ИП, наименование и дата документа, ФИО, подписи, должности ответственных лиц, суть хозяйственной операции, стоимостное и количественное выражение показателей. В первую очередь проверяется наличие этих данных – чего-то не хватает, значит нужно переоформить его или дополнить.
Чеки онлайн-касс вдобавок должны содержать и другие реквизиты, например:
- информацию о системе налогообложения;
- признак расчета (приход, расход, возврат прихода и т.п.);
- адрес сайта ОФД, где можно провести проверку подлинности чека;
- QR-код;
- телефон или Email покупателя (если направляется электронный чек);
- место расчетов (адрес здания, юридический адрес компании, сайта).
Важно! Летом 2019 года к перечисленным выше добавились новые реквизиты. Если речь идет о проведении платежей между индивидуальными предпринимателями и/или компаниями, когда используются банковские карты или наличный расчет, то в чеке указываются обязательно такие данные, как наименование (ФИО для ИП) и ИНН покупателя, сведения о товаре (страна, акцизы, таможенная декларация).
К неверно заполненным относятся документы, в которых:
- допущены арифметические ошибки (пример: в чеке указано количество товара — 3 штуки, цена — 20 рублей, а сумма — 80);
- неправильно внесены исправления (пример: в товарном чеке номер закрашен корректором, сверху написан другой, а нужно было зачеркнуть, сделать правильную надпись и заверить ее подписью продавца или просто выписать новый товарник);
- допущены ошибки в реквизитах (пример: указан старый юридический адрес).
Что касается формы. Наиболее распространено выставление документа, несоответствующего сути операции. Например, на оказанные услуги выдают товарный чек вместо акта.
К исключительным случаям относится появление подделок. Распознать их нелегко. Допустим, в бухгалтерию предъявляются чеки со всеми необходимыми реквизитами и фискальными данными. При выездной проверке инспектор ФНС решает удостовериться в подлинности чеков. Оказывается, что контрагентов с указанными ИНН, не существовало.
Выбила чеки фирма-однодневка, зарабатывавшая таким образом деньги.
Бывает, что работники приносят документы, на печати или в реквизитах которых указан другой город. Понятно, если речь о командировке в ту местность, вопросов не возникает. Если сотрудник никуда не выезжал, проверьте предприятие, указанное в чеке, через бесплатный сервис ФНС.
В 2019 году, да и вообще последние годы, с развитием различных кэшбэк-сервисов и бонусных программ сотрудники совершают одну роковую ошибку – оплачивают покупку в рабочих целях баллами, накопленными на личной карте скидок. Естественно в чеке оплата отображается как расчет бонусами, возместить эти затраты организация не может.
Особенности командировочных расходов
Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.
Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).
Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.
Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.
В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.
При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов:
- При приеме на работу ознакомьте сотрудников с положениями под роспись (после этого оправдания «я не знал» и «впервые об этом слышу» не рассматриваются).
- Не пожалейте времени на короткую памятку, она избавит от лишних вопросов.
- Напомните об ответственности и последствиях предоставления поддельных документов – снимут не только расходы с организации или ИП, работнику придется отдать 13% от суммы в качестве НДФЛ и возместить ущерб работодателю (возможно в судебном порядке).
Источник: assistentus.ru
Складской учет, учет расхода на оплату проезда, выпуск продукции, учет топлива и оформление авансовых отчетов
2. Расходы, связанные с доставкой товара, включая расходы на проезд по платным дорогам, являются для организации расходами по обычным видам деятельности и признаются в составе прочих расходов (п. 5, 6.1п. 7, п. 16 ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
- сам факт въезда автомобиля на платную дорогу;
- оплата проезда в пункте взимания платы;
- оплата проездного талона;
- приобретение в собственность или в аренду технического средства автоматической электронной оплаты (транспондера).
Верхний предел платы за проезд по каждой категории авто устанавливается Правительством РФ, региональными или местными властями (подп. 4.1—5 ст. 40 Закона № 257-ФЗ). Сейчас плата рассчитывается на основании Методики, которая была утверждена распоряжением Минтранса России от 19.05.03 № ОС-435-р.
Учесть расходы на платные дороги могут и компании на общем режиме, и «упрощенцы» Плата за проезд прямо не предусмотрена в НК РФ. Налоговики могут счесть такие расходы экономически неоправданными. Ведь компания могла воспользоваться бесплатным альтернативным проездом, который обязаны обеспечить власти или собственник (ст.
37 Федерального закона от 08.11.07 № 257-ФЗ, далее — Закон № 257-ФЗ). Преимуществом же платных дорог являются комфорт передвижения в связи с хорошим состоянием дорожного полотна, отсутствие пробок, повышенный скоростной режим, а также кратчайший маршрут по сравнению с бесплатными дорогами (п. 3 Временных правил, утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.99 № 973, далее — Временные правила). То есть местные инспекторы могут расценить, что плата за проезд по платной дороге является платой за комфорт.
3. Целесообразно заранее утвердить приказом руководителя организации смету на изготовление готовой продукции.
В бухгалтерском учете исходя из всех затрат на изготовление следует сформировать учетную стоимость готовой продукции, при этом формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):
Дебет 43 Кредит 02, 10, 68, 69, 70, 60, 76 — учтены расходы на изготовление готовой продукции.
Стоимость готовой продукции следует учесть в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). В учете формируется проводка — Дебет счетов учета затрат Кредит 43.
Для целей налогового учета расходами налогоплательщика, применяющего УСН (объект «доходы минус расходы»), признаются только затраты, перечисленные в закрытом перечне расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст.
346.17 НК РФ), расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены, произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).
Подпункт 21 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает организациям, применяющим УСН, учитывать расходы на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов при условии их соответствия требованиям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и после их фактической оплаты.
- входят в перечень, утвержденный ст. 346.16 НК РФ;
- документально подтверждены;
- реально оплачены организацией.
Для тех организаций, которые используют упрощенную схему налогообложения и выбирают в качестве его объекта доходы, во многих случаях признание расходов в авансовых отчетах при УСН и соблюдение регламента кассовых операций является обязательным. В этих документах указываются суммы наличных денег, выданные должностным лицам на осуществление хозяйственных операций.
- составляется в одном экземпляре;
- оформляется в бумажном или электронном виде;
- содержит список документов, подтверждающих затраты.
Если при УСН авансовый отчет не оплачен в соответствии с чеками либо деньги выданы без них, то это считается нарушением.
- наименование приобретаемых материальных средств;
- их количество;
- итоговая сумма;
- дата покупки.
Источник: soft-plus.ru