Сколько про сотрудников ни рассказывай, всегда найдётся что-нибудь, о чём мы ещё не писали. А если не придёт само, пищу для размышлений подкинет какой-нибудь новый закон или изменение к нему. Так и произошло в этот раз.
Поправки в Закон «О персональных данных»
Изменения в Законе «О персональных данных» вступили в силу ещё в сентябре прошлого года.
Теперь, если вы трудоустраиваете сотрудника, заключаете договор ГПХ или работаете с самозанятыми или другими физлицами, нужно обязательно подать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных.
Персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному человеку и позволяет его идентифицировать.
Главная проблема заключается в том, что в законе нет точного списка, что считается персональными данными. В некоторых судебных разбирательствах ими признаются ФИО человека, его паспортные данные, адрес и номера телефонов.
При этом сами по себе ФИО, адрес и номер телефона могут не быть персональными данными: ФИО могут повторяться, по адресу могут регистрироваться разные люди, а номер телефона может перейти к другому абоненту, если владелец номера расторгнет договор на оказание абонентских услуг.
Несмотря на споры, подавать уведомление об обработке персональных данных нового сотрудника нужно в любом случае.
Наши юристы подготовили образец заполненного уведомления и дополнительные шаблоны приказов и приложений для работы с персональными данными.
Как подать уведомление об обработке персональных данных
Отправить уведомление в Роскомнадзор можно одним из трёх способов:
1) в бумажном виде ценным письмом с описью вложения;
2) в электронном виде с помощью ЭЦП на сайте Роскомнадзора;
3) в электронном виде через Госуслуги при наличии подтверждённой учётной записи.
В Законе «О персональных данных» сказано, что уведомление нужно подать до начала обработки. Это значит, что нужно сначала подать уведомление, а потом, например, заключить договор.
Но всё это разбивается о скалы реальности, потому что никто из работодателей не подаёт уведомление после одного собеседования. Поэтому, чтобы не штапмповать уведомления и быть готовыми даже к гипотетической проверке Роскомнадзора, мы рекомендуем подавать уведомления тогда, когда работа с физиками фактически началась.
Получается, что точного срока нет. Но чем раньше — тем лучше.
Если вообще не отправить уведомление, будет штраф. До 500 ₽ для должностных лиц и до 5 000 ₽ для организаций.
А если нарушить правила обработки персональных данных, штраф будет уже от 30 000 ₽ до 100 000 ₽.
Юристы Кнопки могут помочь с заполнением уведомления и остального пакета документов. Для этого напишите в наш чат, и мы возьмём задачу себе.
Нужна юридическая помощь? Поручите это Кнопке:
поможем внести изменения в ЕГРЮЛ
проанализируем деятельность на соответствие законодательству
составим и проверим приказы, договоры, доверенности и оферты
подготовим документы для регистрации ООО и ИП
Телефон, Имя Перезвоните мне
Оставляя заявку, вы соглашаетесь с правилами
Задержите дыхание.
Почему-то заявка не отправилась 🙁 Пожалуйста, позвоните нам по номеру 8 800 700 39 81
Что ещё стоит сделать при первом трудоустройстве сотрудника?
1. С работниками, ответственными за материальные ценности (кассир, курьер, продавец, кладовщик, водитель), лучше сразу заключить договор о полной материальной ответственности.
Договор стоит дополнить приказом о назначении ответственного лица и актом о передаче ценностей.
При наступлении ответственности с таким договором работник должен компенсировать полную сумму прямого ущерба.
Без договора ответственность работника существенно ниже — только в пределах среднего месячного заработка.
Для линейных сотрудников лучше сделать должностную инструкцию и ознакомить их под подпись.
Это сильно облегчит вам жизнь в случае конфликта с сотрудником или трудовой инспекцией. Также с ней будет значительно проще выстроить систему премирования и депремирования.
О чём ещё почитать
3. Для сотрудников с нестандартными условиями оплаты или рабочего времени, например, с окладом, который зависит от месячных показателей, лучше сразу утвердить положение об оплате труда через приказ и/или правила внутреннего трудового распорядка.
На них вы сможете ссылаться в случае спора с сотрудником или проверки трудовой инспекции, если с сотрудником не удалось договориться.
4. С сотрудниками, которые имеют доступ к конфиденциальной информации, лучше всего подписать NDA, а по компании утвердить приказом положение о конфиденциальности. Там вы можете указать, что именно разглашать нельзя, и какие штрафы за это будут.
5. Если вы принимаете работника умственного труда, например разработчика, то лучше всего оформлять их разработки документами и ставить на баланс.
Для этого нужно оформить с сотрудником задание на служебное произведение, затем по акту передать произведение (например программу) компании и поставить на баланс.
В дальнейшем вы не только сможете претендовать на льготы, но и уменьшить налог на прибыль, и защитить компанию от кражи ваших нематериальных активов.
6. Если компании уже 3 года и появились сотрудники, нужно провести СОУТ.
Хотя вероятность проверки невелика, можно попасть на штраф: для ИП — до 10 000 ₽, для юридических лиц — до 80 000 ₽.
Поэтому если проводить не планируете, то рекомендуем хотя бы ознакомиться с процедурой.
Если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88003337826 или напишите в чат в Телеграме. Сориентируем по возможностям сервиса, расскажем о подключении и подберём выгодный тариф.
Источник: knopka.com
Какие риски имеет договор с самозанятыми?
Статья 5 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» в городе федерального значения Москве, в Московской и Калужской областях, а также в Республике Татарстан (Татарстан)» не связывает постановку налогоплательщика на учёт с его регистрацией по месту жительства. В связи с чем, Ваши удаленные сотрудники, в том числе из других областей, могут поставить себя на учёт в качестве налогоплательщиков. Однако, учитывая, что законодатель имел в виду, что деятельность должна иметь место именно в Москве, следует избегать указание в договорах на то, что работа осуществляется дистанционно в ином субъекте Российской Федерации. При этом сотрудники должны вначале поставить себя на учет в качестве самозанятых (указав в заявление в качестве региона деятельности Москву), а затем уже заключить с Вами договор.
Постановка на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщиков граждан других государств — членов Евразийского экономического союза осуществляется налоговым органом на основании заявления о постановке на учет при использовании доступа к личному кабинету налогоплательщика, если иное не предусмотрено настоящей статьей (статья 5 № 422-ФЗ).
Более подробно об учете таких граждан разъяснено в информации ФНС России от 09.01.2019 года: «Стать самозанятым легко можно не только с российским паспортом.
В соответствии со ст. 5 Федерального закона N 422-ФЗ от 27.11.2018 граждане Евразийского экономического союза могут зарегистрироваться в России в качестве самозанятых. Помимо России в ЕАЭС входят Беларусь, Армения, Казахстан и Киргизия.
Для этого достаточно иметь ИНН и учетную запись в Личном кабинете налогоплательщика — физического лица. Пользователю необходимо скачать на телефон приложение «Мой налог» и зарегистрироваться в нем с помощью логина-пароля от Личного кабинета. Кроме того, доступна веб-версия кабинета для самозанятых.
Если у гражданина ЕАЭС нет ИНН, то в соответствии с принципом экстерриториальности ФНС России и п. 7 ст. 83 Налогового кодекса РФ получить его можно в любой инспекции, работающей с физлицами, в течение пяти рабочих дней. Для этого необходимо заявление и паспорт. После получения ИНН там же в инспекции можно получить логин-пароль от Личного кабинета. Это займет всего 15 минут.
После чего гражданин ЕАЭС может регистрироваться в качестве самозанятого — с помощью мобильного приложения или веб-версии кабинета».
Гражданско-правовыми договорами являются договор возмездного оказания услуг, договор подряда, агентский договор, договор поручения, договор комиссии.
Учитывая, что специальный налоговый режим не вправе применять лица, ведущие предпринимательскую деятельность в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров (подпункт 5 пункта 2 статьи № 422-ФЗ), приемлемым вариантом для большинства работодателей является договор подряда или договор возмездного оказания услуг.
Системность выплат, размер выплат определяются договором. Наиболее предпочтительно ставить размер выплат от объема выполненных работ, определяемом актом выполненных работ, которые подписываются сторонами ежемесячно. Ограничения по продолжительности взаимоотношений отсутствуют.
Переквалификация в трудовые отношения государственной инспекцией труда или судом.
Учитывая дистанционный характер работы, а так же самостоятельную постановку на учёт в качестве плательщиков налога на профессиональный налог, такой риск практически отсутствует, при условии, что Вами не будет допущено грубых ошибок.
В целях его минимизации рекомендуем выстраивать отношения именно как с исполнителем услуг, то есть не обращаться в электронной почте к ним, используя такие слова, как работник, работодатель, не предъявлять требования, не относящиеся к договору. Суть гражданско-правовых отношений в том, что для Вас не имеет значение процесс выполнения работы (например, режим рабочего дня), имеет значение только результат работ. По договору возмездного оказания услуг исполнитель сохраняет положение самостоятельного хозяйствующего субъекта, в то время как по трудовому договору работник принимает на себя обязанность выполнять работу по определенной трудовой функции (специальности, квалификации, должности), включается в состав персонала работодателя, подчиняется установленному режиму труда и работает под контролем и руководством работодателя; исполнитель по договору возмездного оказания услуг работает на свой риск, а лицо, работающее по трудовому договору, не несет риска, связанного с осуществлением своего труда. Что бы полностью свести данный риск к нулю, возможна регистрация сотрудников как ИП, при этом как плательщики налога на профессиональный доход, они будут освобождены от уплаты страховых взносов, в том числе фиксированных.