После того как вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись».
Тем не менее, в результате отказа от ведения кассовой книги и от оформления приходных и расходных кассовых ордеров, ИП попадает в условия, при которых затруднительно контролировать деятельность наемных сотрудников, принимающих и выдающих наличные денежные средства. ИП лишается официального подтверждения выдачи и приема наличных. Поэтому если работу с наличными осуществляет не ИП, а кассир, то отказываться от кассовых документов нецелесообразно.
Кассовая дисциплина обязательна для всех ИП и ООО
О том, что такое кассовая книга для ИП и об особенностях ее ведения и заполнения в 2018 году, пойдет речь в этой статье.
Кассовая книга — это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами. Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности.
Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН).
Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма кассовой книги. Форма называется КО-4.
Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах – приходных и расходных ордерах.
Кассовая книга для ИП ведется с начала календарного года и до его окончания. Она представляет собой журнал, состоящий из пятидесяти (или ста) страниц.
На титульном листе кассовой книги указывается срок ее действия. В случае если книга закончилась до окончания календарного года, а год продолжается, то заводится еще одна книга, в которой продолжаются записи в хронологическом порядке. На второй книге также указывается дата начала ее ведения и дата окончания книги. Это дает возможность определить последовательность кассовых книг.
Предыдущее указание ЦБ РФ № 373 П, требовало чтобы все листы кассовой книги были пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью ответственного лица. Новое указание ЦБ РФ 3210-У, актуальное на сегодняшний день, отменяет эти требования. Т.е. Вы можете, так же как и ранее нумеровать, прошивать и т.к., но если делать этого не будете, то нарушением это являться не будет.
Нужно ли вести книгу учёта доходов и расходов на УСН и ЕНВД?
Лимит денежных средств в кассе ИП может не устанавливать. Если ИП ведет кассовую книгу, то при оформлении БСО, выручка в кассу вводится одним приходным ордером, на общую сумму оформленных БСО за рабочий день.
Как правило, индивидуальные предприниматели покупают готовую кассовую книгу (с расчерченными графами и столбцами), отпечатанную типографским способом.
В общем случае кассовую книгу должен вести кассир. Он принимает деньги и вносит соответствующую запись в журнал. Кассир ставит свою подпись под заполненными листами кассовой книги. По окончании рабочего дня кассир передает остаток денежных средств в бухгалтерию. Помимо этого кассир отдает все первичные документы, а именно: расходные и приходные ордера.
После этого бухгалтер подписывает лист из журнала. При отсутствии главного бухгалтера, свою подпись ставит руководитель предприятия. Эта процедура является ежедневной.
Для индивидуальных предпринимателей вышеупомянутая процедура немного иная. Многие ИП работают самостоятельно, без наемных работников, а значит — у них нет главного бухгалтера. В этой ситуации для того чтобы провести кассовые операции требуется сотрудник, ознакомленный под роспись со своими должностными обязанностями и правами. Такую процедуру индивидуальный предприниматель может проводить и лично.
На титульном листе кассовой книги должна быть следующая информация:
• полное наименование предприятия или организации (если это юридическое лицо);
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя (если это ИП);
• период времени, на который она заводится (год или конкретная дата, в случае, если книг несколько);
• ОКПО;
• если речь идет о подразделении — наименование подразделения.
В готовую форму кассовой книги вносятся записи (приходные и расходные). Операции, произведенные за одни сутки, вносят на одну страницу журнала.
По истечении рабочего дня подводят итог и выводят остаток. Все записи, внесенные в кассовую книгу, подтверждаются отчетом кассира (или лица, которое занимается приемом наличных денежных средств). Как уже упоминалось выше, далее все полученные деньги передаются в бухгалтерию.
Теперь рассмотрим более подробно внешний вид листа кассовой книги.
Каждый лист журнала содержит две части (с линией отрыва):
1. Страница книги с данными о проведенных денежных операциях.
2. Отчет кассира о проведенных денежных операциях.
Для удобства можно согнуть лист кассовой книги по линии отрыва и заполнять при помощи копировальной бумаги две части одновременно.
Вкладной лист журнала заполняется шариковой ручкой, на отрывной части копируется та же запись.
Лист разрезается по намеченной линии и первая часть должна быть подшита. Первичный документ прилагается к отчету кассира.
Остановимся более детально на графах кассовой книги.
Вверху страницы кассовой книги должна содержаться следующая информация:
• дата, месяц и год;
• номер листа журнала.
В соответствии с инструкцией по заполнению кассовой книги, следует:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно.
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Заполнить графу «Остаток на начало дня» (с указанием суммы, которая осталась в кассе на начало дня). Сумма остатка переносится из предыдущей страницы — из графы «Остаток на конец дня».
2. Порядковый номер кассового ордера заносится в графу под названием «Номер документа».
3. В следующей графе указываются данные, от кого получен и кому выдан документ. Здесь вносится информация о физ. лице (его ФИО) или юр. лице (его наименование).
4. В графах «Приход» и «Расход» ставится сумма денежных средств цифрами в рублях и через запятую указываются копейки.
5. Графа «Перенос» содержит информацию о сумме всех операций, которые были записаны в предыдущих строках.
6. В графе «Итого за день» подсчитывается сумма (отдельно — полученные средства и выданные средства).
7. Графа «Остаток на конец дня»: необходимо сложить все наличные средства (с учетом остатка с предыдущего дня и с теми, которые прибыли) и отнять выданные деньги.
Обратите внимание, что сумма денежных средств, которая указывается в кассовой книге, должна совпадать с фактическим остатком в кассе.
Буква «Z» проставляется в незаполненных строках.
В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера и ставятся их подписи. Обязательно прописывается количество полученных приходных и расходных ордеров.
Если за день операции по наличному расчету не производились, то в кассовую книгу заносится остаток на конец дня без изменений.
Теперь рассмотрим, что делать, если в кассовой книге была допущена ошибка. Если в журнале была описка, ее можно исправить. Нельзя исправлять ошибки в кассовой книге при помощи лезвия, штриха или вырывания страницы с ошибкой. Допускается аккуратное перечеркивание неправильных данных. Рядом необходимо вписать правильные сведения.
Исправленные ошибки должны заверяться двумя подписями — кассира и главного бухгалтера.
Если была допущена ошибка, лист ни в коем случае нельзя вырывать! Кассир обязан написать об ошибке главному бухгалтеру в форме заявления.
Порядок и срок хранения кассовых документов определяет руководитель организации. Для этого ИП издает соответствующий Приказ.
Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате возможен в двух вариантах:
1. Ведение кассовой книги в электронном виде с переносом на бумажные носители;
2. Ведение кассовой книги в электронном формате с электронно-цифровой подписью.
В первом варианте ведение кассовой книги практически не отличается от обычного порядка. Ее заполняет кассир, руководствуясь указанием Банка России № 3210-У. В течение дня по мере поступления или выдачи денег кассир заполняет кассовую книгу.
В конце дня заполненные листы кассовой книги необходимо распечатать и предоставить на подпись бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами. Нумерация листов кассовой книги должна быть сквозной с начала ее ведения, т.е. с начала календарного года. В конце года кассовую книгу необходимо прошить, скрепить подписью и при наличии печати поставить печать.
При втором варианте ведения кассовой книги – в электронном формате с электронно-цифровой подписью, необходимо совершить следующие действия:
• обеспечить защиту информации в кассовой книге от доступа третьих лиц с помощью пароля;
• обеспечить защиту информации в кассовой книге от потерь и искажений с помощью использования резервного накопителя или сохранения книги на сервере;
• обеспечить электронной подписью работника, отвечающего за ведение кассовой книги в электронном формате. Электронная подпись к кассовой книге оформляется согласно Закона № 63-ФЗ.
После того как ответственное лицо подписало книгу, исправления в ней не допускаются.
При выполнении вышеперечисленных действий электронный формат кассовой книги приравнивается к бумажному варианту и не требует распечатки.
Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!
Источник: center-yf.ru
Кассовая книга: кому нужна и как вести
При работе с наличными, будь то получение выручки или выдача зарплаты, необходим учёт кассовых операций. Для этого используют кассовую книгу (форма КО-4). Давайте разберёмся, какими бывают кассовые книги, нужна ли кассовая книга в вашем случае, и как правильно ее вести.
Если вы ИП: можно без кассовой книги
По закону индивидуальные предприниматели не обязаны фиксировать кассовые операции в книге. При этом неважно, на каком налоговом режиме вы работаете: ОСНО, УСН или патенте (п.4.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014).
Если вы хотите контролировать наличку, можете вести кассовую книгу для себя. Например, вы работаете не в одиночку, а с наёмными сотрудниками, и принимаете от них или выдаёте им наличные. Кассовая книга поможет ничего не упустить, не запутаться с документами и держать под контролем остаток в кассе.
Если вы начали вести кассовую книгу, но передумали, можно отказаться в любой момент. Для этого достаточно выпустить соответствующий приказ.
Если у вас ООО: кассовая книга нужна
Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге (п.4.6 указания Банка России №3210-У).
За отсутствие кассовой книги грозит штраф (ст. 15.1 КоАП РФ):
должностному лицу и ИП — 4000 ₽ до 5000 ₽,
компании — 40 000 ₽ до 50 000 ₽.
Кассовая книга нужна даже если у вас онлайн-касса
Часто у предпринимателей возникает вопрос, нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы. От ряда первичных бухгалтерских документов действительно можно отказаться, но кассовая книга в их число не входит.
Правила ведения кассовой книги
Заводят книгу в начале календарного года и заканчивают в конце. Если вы только создали книгу, начинайте вести её с первой кассовой операции. Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде.
Заполнять бумажную книгу можно ручкой, а вот карандаш использовать нельзя. Запрещены любые помарки и исправления.
Книгу заполняют каждый день, новый день — это новый лист. Если кассовых операций в течение дня не было, ничего заполнять не нужно.
Кассовые операции вписывают в каждую строчку без пропусков.
Лист кассовой книги заполняется в двух экземплярах: один остаётся в книге, а второй отдают в бухгалтерию или руководителю компании.
Назначьте сотрудника, который будет отвечать за ведение книги. Это может быть кассир или бухгалтер. Определите, кто будет контролёром — главный бухгалтер или руководитель компании.
Храните использованную книгу и другие кассовые документами пять лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Как вести кассовую книгу на бумаге
Есть утвержденная форма бумажной кассовой книги — от неё нельзя отступать (Информация Минфина №ПЗ10/2012). Кассовую книгу по этой форме можно купить в любом магазине, который торгует товарами для офиса, или заказать по интернету. Если не хотите покупать, скачайте и распечатайте готовый бланк. В нём есть обложка кассовой книги, образцы стандартного и пломбировочного листа.
Как правильно заполнять кассовую книгу
1. Подготовьте пломбировочный лист:
укажите количество листов;
напишите должности и ФИО ответственных и контролирующих ведение книги;
поставьте подписи;
укажите дату заполнения.
2. Прошейте все листы, кроме обложки и титульного листа, толстой иглой или шилом с суровой ниткой. Достаточно двух дырок. Оба конца нитки выводите на последней странице. Сделайте достаточно свободную петлю, чтобы любой разворот книги открывался без проблем. Завяжите двойной узел и приклейте его к обложке пломбировочным листом.
Печать фирмы должна стоять и на пломбировочном листе, и на обложке книги одновременно. Так никто не сможет подтасовать информацию о количестве листов.
3. На титульном листе напишите название компании, восьмизначный код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Если не знаете свой код ОКПО, уточните на сайте Федеральной службы государственной статистики. Для этого понадобится ИНН или ОГРН/ОГРНИП вашей компании.
Укажите год или месяц, когда вы начали вести книгу. В зависимости от количества кассовых операций в компании, книгу заводят на один месяц, на один квартал или на один календарный год. На одном листе помещается максимум 7 операций.
4. Каждый день вносите в книгу все операции с наличкой. Как мы уже упоминали выше, лист кассовой книги состоит из двух половинок, информация о кассовых операциях в них полностью дублируется. Чтобы не тратить время на переписывание одних и тех же операций на обе половины листа, согните его по линии отреза. Сверху должна оказаться часть с надписью «Остаток на начало дня».
Между листами проложите копирку от начала таблички и до строчки «Итого за день».
Укажите напротив надписи «Остаток на начало дня», сколько у вас денег в кассе со вчерашнего дня, а затем записывайте каждую операцию c новой строчки:
5. В конце дня проверьте, соответствует ли сумма наличных в кассе данным в кассовой книге. Запишите эту сумму в нижней правой части листа в графе «Остаток на конец дня» и заверьте подписью. Ниже укажите количество приходных и расходных документов.
6. Передайте книгу на проверку сотруднику, которого вы назначили контролёром: главному бухгалтеру или руководителю фирмы — они должны расписаться в нижней правой части листа.
7. Если вы ошиблись в какой-то из записей, аккуратно зачеркните неправильную информацию и напишите корректную. Рядом поставьте вашу подпись с расшифровкой и укажите дату исправления.
Как вести кассовую книгу в Экселе
Ещё один вариант ведения кассовой книги — заполнять её в электронном виде, а в конце дня распечатывать листы в двух экземплярах. Для этого достаточно стандартного пакета офисных программ: MS Office Word, Excel.
Поставьте на обоих листах подпись и передайте бухгалтеру. В конце года из первых листов сформируйте кассовую книгу. Прошейте листы, соблюдая нумерацию, так, как описано в разделе про бумажную книгу.
Второй экземпляр листа должен подписать ваш бухгалтер и вернуть вам для отчётности.
Как вести книгу в бухгалтерской программе
Если ваша компания ведёт учёт в специализированной программе, например, 1С-Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Контур.Эльба, то кассовую книгу можно вести только в электронном виде. Просто каждый день вносите данные в программе и заверяйте электронной подписью. После того, как вы поставили электронную подпись, в книге уже ничего нельзя будет исправить.
Электронная кассовая книга считается равноценной бумажной, только если она надежно защищена от взлома, подписана электронной подписью и у вас есть её резервное копирование (ст. 6 закона №63-ФЗ). Если в вашей бухгалтерской программе всё это есть, распечатывать кассовую книгу не нужно.
Подытожим
Если вы ИП, то не обязаны вести кассовую книгу, если ООО — обязаны, даже если у вас есть онлайн-касса. Кассовую книгу можно вести на бумаге вручную, заполнять в Экселе и распечатывать, а если у вас есть электронная подпись — вести только в электронном виде в специальной программе. За отсутствие кассовой книги грозит штраф от 4 000 до 50 000 ₽.
Источник: kktcash.ru
Как заполнить книгу учета доходов и расходов (КУДиР)
Из этой статьи можно узнать о назначении книги учета доходов и расходов, изменениях 2021 года, нюансах заполнения, а также ведении ее в электронном виде. После отмены ЕНВД предпринимателям предстоит перейти на другие системы налогообложения. Информация о КУДиР будет полезна: вмененщикам не нужно было заполнять ее. Для большей наглядности мы разместили пример заполнения книги учета доходов и расходов.
Что такое КУДиР и зачем она нужна?
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — документ, в котором учитывается денежное движение на предприятии. Все бизнесмены, за исключением тех, что выбрали ЕНВД или НПД, обязаны вести КУДиР. В ней 5 разделов и на то, какие страницы нужно заполнять, определено системой и объектом налогообложения. Вести документ можно в бумажном или электронном виде, а в случае, если операций много, предприниматель может автоматизировать процесс с помощью специальных онлайн-сервисов.
Изменения в КУДиР с 2021 года
В НК много изменений за последнее время. Перемены не коснулись КУДиР: до сих пор актуальна форма, утвержденная Минфином еще в 2018 году. Вести книгу можно как в печатном, так и в электронном виде. Из нюансов можно отметить разве что необходимость распечатывать электронную версию по завершении отчётного периода. Сдавать КУДиР также не нужно, но её наличие необходимо.
Подача и заверение КУДиР
Книгу учета доходов и расходов не нужно ни заверять, ни относить в ФНС. Но она должна быть на предприятии, иначе бизнесмена ждёт штраф: 200 рублей для ИП и 10 000 для ООО. Хранит документацию нужно в бумажном и прошитом виде, а страницы должны быть пронумерованы.
Бланк КУДиР в 2021 году
- для патента;
- для упрощенки.
Вопросы? Мы на связи!
Бесплатная консультация специалиста 8 (800) 700 50 95
Источник: b-kassa.ru