С 1 сентября 2023 года меняется состав сведений, необходимых для включения в путевой лист, изменения также касаются порядка оформления путевых листов. Новшества нужно применять с 1 сентября 2023 года до 1 марта 2029 года. А еще в 2023 году них появилась электронная форма. Разбираемся, какие реквизиты cтали обязательными и как их необходимо заполнять.
Среди изменений (приказ Минтранса от 05.05.2023 № 159) можно выделить:
- в сведениях о водителе помимо прочего следует указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- допускается оформление одного путевого листа на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей), либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя несколько рейсов;
- разрешается изменять данные о водителях, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, если формируют электронный путевой лист.
Обязательные форма и реквизиты для путевых листов
Используйте унифицированную форму путевого листа из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 или разработайте свой уникальный бланк самостоятельно с учетом особенностей своей отрасли, утвердив ее в своей учетной политике.
Путевые листы в 2023 году. Изменения. Правила заполнения
Вы сами выбираете, как оформить путевой лист — на бумаге или в электронном виде. Главное — включить в него все обязательные реквизиты.
- название и дата документа (эти реквизиты не относятся к числу обязательных, но нужны, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях);
- срок действия путевого листа;
- название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
- тип, марка, модель и регистрационный номер машины;
- ФИО, СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения;
- дата и время выезда/возвращения на парковку;
- показания одометра;
- отметки о техническом контроле и медосмотре;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Ответственность за путевые листы
Если путевой лист необходим по Уставу автомобильного транспорта, то за его отсутствие или ошибки в нем грозит ответственность. Наказание зависит от вида нарушения.
За отсутствие путевых листов предусмотрена административная ответственность:
- для водителя — предупреждение или штраф в 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
- для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). За повторное нарушение наказание строже.
Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов
В случае использования путевого листа как первичный документ для подтверждения расходов (на ГСМ, зарплату водителей и т.д.), но при этом не все «перевозочные» расходы подтверждены путевыми листами или в них есть ошибки, могут быть начислены штрафы по ст. 120 НК РФ: отсутствие первички — грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Размер штрафа варьируется от 10 000 до 30 000 рублей. А если в результате отсутствия первичных документов оказалась заниженной налоговая база, штраф составит 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей.
Заявление о зачете переплаты, о сверке с бюджетом, путевые листы с 1 марта, ставки УСН в 1С и т.д.
Путевые листы в СБИС
СБИС позволяет работать с путевыми листами в электронном виде, что упрощает составление маршрутов, учет ГСМ и рабочего времени водителей. Функционал доступен в тарифе «Путевые листы» сервиса «Мобильные сотрудники» и любом тарифе сервиса «СБИС Бухгалтерия».
В СБИС вы легко
- сформируете путевые листы,
- проконтролируете движение и остановки по маршруту
- и на основании реального пробега спишете горючее и сделаете бухгалтерские проводки.
Используйте электронные путевые листы прямо в мобильном телефоне для сокращения издержек и оптимизации работы курьеров и водителей.
Также мобильное приложение СБИС:
- подберет водителя при создании путевых листов с учетом графиков работ и загрузки.
- запланирует маршрут на карте.
- закроет путевые листы.
- сформирует статистику по машинам: поездки, расход топлива, пробег.
- поможет контролировать нагрузку по водителям.
Обо всех возможностях СБИС для работы с путевыми листами вам готовы рассказать наши специалисты. Оставьте заявку на сайте и получите бесплатную консультацию.
Источник: www.abt.ru
Кто должен применять путевые листы
В своей работе унифицированные формы путевых листов должны применять автотранспортные компании. Все другие организации могут, но не обязаны их использовать в своей деятельности.
Обязательно ли применять только унифицированную форму путевого листа
Нет, необязательно. Каждая организация может самостоятельно разработать свой бланк. Его форму необходимо утвердить приказом руководителя и закрепить в учетной политике.
Если вы решили разработать собственную форму путевого листа, обязательно включите в него все обязательные реквизиты, которые предусмотрены приказом Минтранса России от 18.09.2008 №152. Помимо этого, такой документ должен быть составлен с учетом требований, которые законодательство предъявляет к первичным документам.
Должна ли организация ежедневно оформлять новый путевой лист
Каждый день оформлять путевые листы должны автотранспортные предприятия.
Остальные организации могут оформлять путевой лист каждый день, но совсем не обязаны это делать. Этот документ можно оформлять на любой срок, не превышающий один месяц.
Как оформить путевой лист, если два водителя работают на одной машине
Можно в один путевой лист вписать фамилии всех водителей, а можно выписать на каждого водителя отдельный путевой лист.
Как расписать маршрут в путевом листе
Маршут необходимо расписать как можно подробней. Если поездки происходят в пределах города, то необходимо указать все пункты пребывания автомобиля. При этом обязательно следует указать время выезда автомобиля и его прибытия, а также пройденный километраж. Все эти данные необходимы для подтверждения расходов на ГСМ.
Сроки хранения путевых листов
Путевые листы, в соответствии с п.18 разд.3 приказа Минтранса от 18.09.2008 №152, должны храниться в течение пяти лет.
Источник: paruscbp.ru
Блог
Аттестованный налоговый консультант. Автор и разработчик курсов: «Бухгалтерский и налоговый учет», «1С Бухгалтерия», «1С Управление торговлей (Торговля и склад)», «Продвинутый бухгалтер». Соучредитель УЦ Профирост. Директор.Эксперт в области ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Сооснователь ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 15 лет.
Многие предприниматели при аренде автомобиля допускают одну и ту же ошибку.
Не оформляют путевой лист. Рассмотрим варианты взаимодействия с арендодателем и налоговые последствия.
При аренде автомобиля опираемся на статьи 632 и 642 ГК РФ (Гражданский кодекс), а так же Приказ Минтранса №390 от 28.09.2022.
В законодательстве указано: при аренде автомобиоя без экипажа путевой лист оформляет арендатор, при аренде автомобиля с экипажем, путевой лист оформляет арендодатель.
Во втором случае исходим из того, что помимо аренды автомобиля арендодатель оказывает услуги по управлению автотраспортом.
Связанный курс
Бухгалтерский и налоговый учет для новичков + 1С:Бухгалтерия 8.3
Зачем оформлять путевой?
1. Подтверждение факта хозяйственной деятельности
2. Основание для списания ГСМ, если заправляете машину своими силами.
3. Основание для списания зап.частей и пр.
Обратимся к налогам. При списании ГСМ, зап.частей и пр. расходв Вы снижаете налоговую базу по налогу наприбыль или УСН (если используете Упрощенку Доходы минус расходы.
Напоминаем, кроме документального оформления путевых листов, необходимо соблюдение правил их оформления.
Обязательные реквизиты путевого листа:
1. Сведения о сроке действия.
2. Сведения о лице, оформившем путевой лист.
3. Сведения о транспортном средстве:
— тип, марка, государственный номерной знак;
— показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и заезде;
— дата и время выезда с парковки и возвращения обратно на парковку;
— отметка о предрейсовом и послерейсовом осмотре технического состояния транспортного средства.
4. Сведения о водителе (водителях):
— фамилия, имя, отчество;
— сведения о предрейсовом и послерейсовом медосмотре.
5. Сведения о виде перевозки и виде сообщения.
Ниже Вы можете скачать образцы заполнения основных документов:
ОБРАЗЕЦ приказа на оформление путевых листов
«Бухгалтерская энциклопедия «Профироста»
Информацию на странице ищут по запросам: путевые листы, мед осмотры при оформлении путевых, отметка медика в путевом, путевой при аренде автомобиля, списание бензина, ГСМ, бензин на расходы
Подпишись на рассылку
Новые статьи по бухучету, оповещения об изменениях в законодательстве и другие интересные материалы по бухучету и налоговому учету.
Мы гарантируем, что адрес вашей электронной почты не будет передан третьим лицам
Аутсорсинг
- Бухгалтерское сопровождение ООО и ИП
- Услуги по регистрации ИП и ООО
- Внутренний аудит
- Ликвидация ООО и ИП
- Восстановление учета
- Индивидуальные консультации
Источник: www.profirost.ru