Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi
Оптимизация O2C-процесса при помощи process mining
Процесс «order-to-cash» (O2C) относится к системе управления заказами компании, начинается с оформления запроса со стороны клиентов и заканчивается доставкой/оплатой товара. Согласно исследованию, компании, которые оптимизируют свои O2C-процессы, способны сократить операционные расходы в среднем на 20%.
«Узкие места» на любом из этапов «order-to-cash» могут снизить эффективность как отдельных операций, так и всего процесса. Например, ошибка в обработке заказов способна привести к неправильному формированию и отправке товара и, как следствие, к излишним затратам компании и снижению уровня удовлетворенности клиентов.
Поэтому компаниям важно контролировать O2C и своевременно выявлять потенциальные ошибки. В этом способна помочь технология process mining, поскольку она позволяет определять и визуализировать бизнес-процессы, проводить проверку соответствий и оптимизировать их.
O2C-процесс «как есть»
Процесс «order-to-cash» подразумевает взаимодействие между его отдельными субъектами. Эти сложные по структуре и характеру операции трудно визуализировать и анализировать, что мешает при построении модели всего БП.
Инструменты process mining справляются с этим, поскольку автоматически моделируют O2C, используя информацию из ИТ-систем. В результате пользователи могут избежать трудоемкого этапа сбора данных, их обработки и необходимости детального изучения для построения карты процесса.
Более того, некоторые системы процессной аналитики поддерживают возможность многоуровневого анализа БП для создания более точных и подробных моделей, лучшего понимания и управления O2C.
Выявление первопричин
Ошибки в процессе приема платежей или лишние этапы при выполнении заказов могут замедлить O2C и привести к финансовым потерям. Чтобы этого не допустить, необходимо минимизировать неэффективные действия. Реальная причина их возникновения – они не очевидны для бизнес-аналитиков. Как только проблема обнаружена, специалисты погружаются в опросы и статистические данные, чтобы определить первопричину.
Большинство систем для анализа процессов способны обеспечить автоматический анализ исходных факторов возможных проблем. Используя такой инструмент, можно быстро определить первопричины неэффективности и принять нужные меры для их устранения.
Оценка перспектив автоматизации
Некоторые этапы «order-to-cash», а именно выставление счетов и обработка заказов, включают в себя операции, подразумевающие ручную работу. Это требует времени и других ресурсов, которые можно было бы потратить на что-то более глобальное. Кроме того, человеческий фактор нередко становится причиной ошибок в процессах, что приводит к низкой степени удовлетворенности клиентов и ненужным тратам компании.
Анализ процессов позволяет выявить те операции, которые необходимо автоматизировать. Некоторые системы класса process mining могут создавать цифрового двойника компании (DTO) для проверки сценариев «что, если» и оценки окупаемости инвестиций в случае внедрения автоматизации.
Оптимизация продолжительности выполнения заказа
Время выполнения заказа зависит от нескольких факторов: типа продукции, уровня цифровизации компании-поставщика и динамики цепочки поставок. Process mining позволяет определить продолжительность O2C с учетом всех операций. В результате можно перестроить каждый этап процесса или внедрить автоматизацию для обеспечения своевременной доставки товара.
Оптимизация оборота денежных средств
O2C тесно связан с оборотом денежных средств компании, поскольку для завершения самого процесса нужно выставить счет-фактуру и подтвердить факт оплаты. Любые задержки платежей или ошибки могут создать большие проблемы.
Дашборды, построенные системами process mining, визуализируют движение денежных средств компании и помогают выявить первопричины задержек при выставлении счетов или работе с дебиторской задолженностью. Таким образом, process mining облегчает анализ, оптимизацию и мониторинг процесса управления денежными средствами компании.
Постоянный мониторинг эффективности O2C
Чтобы выявлять области для оптимизации процесса и оценивать успешность внедренных изменений, нужно постоянно контролировать производительность O2C. Мониторинг без помощи process mining может занимать много времени и быть сложным, поскольку специалистам каждый раз приходится самостоятельно собирать данные и рассчитывать показатели эффективности.
Анализ процессов упрощает задачу, предлагая возможность использования специализированных информационных панелей и KPI процессов для O2C.
Снижение рисков
Почти все компании используют ERP для выполнения O2C. PM обеспечивает прозрачность данных систем и может быть полезен в управлении всем процессом их внедрения и развертывания. В результате это снижает риски возникновения проблем миграции и снижает затраты на внедрение ERP.
По материалам AI Multiple
Источник: processmi.com
Как мы в СИБУРе делаем дашборды для людей. Часть 3: считаем прибыль не только правильно, но и красиво
Привет! Как мы уже не раз рассказывали, СИБУР поделен на несколько сквозных процессов. Сквозные процессы – это бизнес-домены, которые объединяют в себе бизнес-команды одной сферы. У нас таких много, но конкретно этот пост будет посвящён дашбордам для O2C.
В случае O2C – это также сквозной процесс, который расшифровывается как Order to cash. Он отвечает за привлечение новых клиентов и получение прибыли. Кроме того, такой подход помогает перестраивать бизнес-процессы на предприятии и способствует активной цифровизации производственных процессов.
Сегодня использование O2C напрямую связано с промышленной цифровизацией. Постепенно все, начиная от поиска лидов и сопровождения сделок, заканчивая непосредственно продажами, передачей права собственности, когда бухгалтерия контрагента расписалась в акте, перестраивается на автоматический режим.
O2C как бизнес состоит из нескольких больших подразделений, эти же подразделения являются как потребителями данных, так и основными генераторами идей, все-таки стараемся работать в продуктовом подходе и учитывать хотелки всех и вся, как минимум внутри O2C.
Что входит в состав O2C
Во-первых, это коммерческий блок, это коллеги, которые непосредственно общаются с клиентами и которые, собственно, продают. Это фронт-менеджеры, это балансодержатели, коммерческие директора.
Далее, после коммерческого блока у нас есть подразделение маркетинга, как стратегического, так и операционного. Эти коллеги, с одной стороны, анализируют ценовые метрики, анализируют котировки для того, чтобы можно было провести ценообразование, с другой стороны, отслеживают точность прогнозирования как спроса, так и предложения, то есть тут, в отличие от выполнения плана, важно именно то, как менеджеры четко вносят свои потребности для того, чтобы закрыть свой ФК.
Далее, большое подразделение – центр клиентского сервиса. Эти ребята объединяют в себе функции сопровождения сделки с документальной точки зрения, то есть кто кому какие договора должен отправить, и их KPI завязан на этих сопровождениях.
И наш заказчик-спонсор – это РКС, развитие коммерческих служб, непосредственно это business-change подразделение, то есть у нас в любом сквозном процессе есть business-run и business-change.
Business-run – это наши пользователи, которые делают бизнес, то есть непосредственно продают, документами перебрасываются с контрагентами и так далее, и есть business-change – те, кто пытается сделать их жизнь эффективнее как с точки зрения упрощения, так и с точки зрения улучшения их выхлопа. Это основные подразделения, с которыми мы работаем внутри O2C, на самом деле, есть ещё, включая коллег из компаний, которые СИБУР приобретает, но я не буду так сильно атомизировать структуру. Главное, что отмечу — их мы тоже интегрировали в наш контур.
Чем вообще занимается O2C?
Наш продукт первоначально зарождался из серии: «Коллеги, вот вам пачка метрик, давайте автоматизируем, посмотрим, что получится».
Мы этот шаг прошли, и пережили процесс трансформации успешно — сделали хороший фундамент с точки зрения именно автоматизации системы сбора данных, то есть мы максимально мотивируем коллег отказываться от Excel и от ручников: «Коллеги, мы сделали хорошее аналитическое решение, пожалуйста, вот наше озеро, пользуйтесь».
И сейчас уже проект по цифровизация предприятия растет не в высоту, а в ширину. У нас есть большие массивы данных, у нас есть много сквозной аналитики, то есть это когда у нас есть данные из разных бизнес-систем, которые сами по себе друг с другом не женятся, а мы их объединяем на стороне озера.
Происходит в буквальном смысле индустриальная революция в отдельно взятой компании. Мы начинаем расти вширь: прорабатываем с коллегами разных подразделений даже не только O2C, но и смежные отрасли, то есть это и экономика, и финансы, и контроллинг продаж — коллеги, которые непосредственно работают с O2C, но организационно к ним не принадлежат.
Мы делаем это для всех, для всей компании. Наш выход как продукта – это дашборды. Дашборд – аналитическая информационная платформа, Tableau, на котором мы все это собираем, но мы этим не ограничиваемся. Мы помогаем обеспечивать данными динамическое ценообразование в России, CRM и другие внутренние ресурсы в том числе.
Состав проектной команды O2C
У нас сложился своего рода триумвират функций, в области так называемой четвертой промышленной революции и внедрения новых технологий.
Во-первых, это инициатор от бизнеса, через него мы коммуницируем с коллегами, и он к нам возвращается с какими-то потребностями.
Это не строгое правило, то есть мы вполне может сходить к обычному пользователю, у нас есть дашборд приживаемости нашего продукта, мы смотрим, кто как ходит, подглядываем за ними. Без такого подхода, на наш взгляд, достижения индустриальной революции, не будут столь массовыми и эффективными.
Да и вообще, мы можем сходить к человеку и спросить: «Вот ты здесь ходил чуть ли не каждый день в дашборд, а с марта перестал. Почему? Какая твоя боль перестала закрываться, что ты перестал пользоваться дашбордом?».
Затем слушаем ответ этого коллеги, и в зависимости от этого ответа мы придумываем стратегию его возвращения в стан наших фанатов. Если что-то сломалось, перестало отрабатывать – мы помогаем разобраться, возможно, починить, не в наших дашбордах, а в исходной системе, то есть где-то в SAP что-то отвалилось, из-за чего всё отвалилось и в нашем продукте. Или бывает, что коллега долго ждет обратной связи по своему предложению, мы сделали специальную формочку в дашборде, чтобы каждый мог высказать свое предложение, не нам в личку бросать, а централизованно. Кому-то мы долго не отвечали, помогаем разобраться, снять этот негатив. В общем, работаем с определенным customer experience для того, чтобы повышать приживаемость.
Во-вторых, наш СИБУР Digital как команда, разработка — те, кто непосредственно технически это делает. Очевидно, что как дашборд не заведется без нашей реализации, так и мы ничего не сделаем, если бизнес, развивающийся по принципам индустрии 4.0, нам не поможет. Потому что мы не методологи, сами по себе не знаем ничего, поэтому бизнес-анализ делается совместно.
Здесь же — подразделение данных, потому что данные на острие, управление данными – это синтез бизнеса и чистой разработки, у нас это системные аналитики, наши архитекторы данных, инженеры, BI-специалисты, мы активно подключаем тестировщиков, у нас очень хорошо развито Data Governance (управление данными) с точки зрения методологий. Ещё у нас есть большой каталог данных для дедупликации тех или иных бизнес-сущностей; у нас есть Master Data Management (подразделение нормативно-справочной информации) — мы активно пользуемся их справочниками, потому что они являются первоисточниками абсолютно для всех во всем холдинге, мы активно с ними работаем.
В общем, тут не только BI-дашборд построить, здесь активно принимает участие широкий спектр людей для того, чтобы это все работало, это с точки зрения разработки, с точки зрения СИБУР Диджитал.
В-третьих, коллеги из ЦЭП, центра экспертизы процессов. Они закрывают часть анализа, помогают понять бизнесу, как правильно построить ту или иную метрику, то есть этакие эксперты-консультанты, они нам помогают в экспертизе, чтобы более грамотно выстроить всю эту структуру данных.
Сейчас мы всё ещё в пути, но уже встали на рельсы активной цифровизации производства и стремимся внедрять все больше технологий в России. Наш проект стартовал в конце 2020 года с командой из 4 человек (я, один архитектор, один человек от ЦЭПа и один человек от бизнеса). С лета 2021 мы начали очень активно работать, команда сильно расширилась, появилось много ролей, начали внедрять SCRUM. В общем, работы впереди ещё много, и мы к ней готовы.
- Блог компании Цифровой СИБУР
- Интерфейсы
- Big Data
- Визуализация данных
Источник: habr.com