Деловое письмо – это официальная бумага, относящаяся к корреспонденции, задачей которой является решение тех или иных вопросов, возникающих между контрагентами в рамках ведения гражданско-правовых отношений. Разберём порядок и правила составления документа, рассмотрим все доступные способы его отправки.
Файлы для скачивания:
Корреспонденция
Корреспонденция является большой частью документооборота любого предприятия. Посредством деловых писем организации ведут общение с другими представителями рынка. Речь может идти об обсуждении условий будущего договора, уточнении реквизитов, запросе или чём-то ещё. Деловые письма имеют крайне широкую сферу применения.
Корреспонденция подлежит регистрации и учёту. Этой работой занимается документовед, секретарь или иной сотрудник компании.
Основными разновидностями деловых писем являются:
- письмо-запрос;
- письмо-претензия;
- письмо-просьба;
- рекламное письмо.
Деловая этика
Все официальные бумаги из данной группы должны быть составлены в соответствии с правилами деловой этики. Это означает, что при написании текста необходимо избегать использования бытовых речевых оборотов, жаргонизмов, фамильярства и ругательств. Сам текст должен быть выдержан в нейтральном тоне, деловом стиле.
КАК НАПИСАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. Разбираю образец письма
Если пренебречь указанными выше предписаниями, деловой репутации, имиджу компании будет нанесён непоправимый вред. Как правило, организации отказываются сотрудничать с компаниями, не соблюдающими правила деловой этики.
Как написать письмо
Вне зависимости от выбранного способа, письмо должно быть заверено «живым» автографом представителя администрации предприятия. Это может быть лично генеральный директор, его заместитель, начальник какого-то отдела или главный бухгалтер. Всё зависит от тематики документа, условий его написания и отправки.
Способы отправки
Разберём все имеющиеся на данный момент способы ведения деловой переписки. Первым в очередь является самый традиционный вариант – отправка письма через почту. Главным минусом такого способа являются сроки доставки. Зачастую дело носит неотложный характер, а у контрагентов нет времени на ожидание.
Однако сроки нивелируются одним нюансом, который в отдельных случаях делает почтовое отправление единственным доступным вариантом. Речь идёт об уведомлении о вручении.
Иногда крайне важно утвердить сам факт получения письма контрагентом. Такой порядок применяют при направлении претензий и иных бумаг, так или иначе связанных с условиями гражданско-правовых сделок. Уведомление выступит в суде доказательством, если дело примет такой оборот.
Два оставшихся способа – это факс и электронная почта. Они значительно опережают традиционное почтовое отправление в сроках доставки, однако ни коим образом не гарантируют получение письма. Использовать их можно только в тех случаях, когда между предприятиями ещё не заключён никакой договор, следовательно, нет никаких взаимных обязательств.
Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо
Особняком стоит способ с личной передачей делового письма из рук в руки. К сожалению, воспользоваться им получается далеко не всегда.
Кто занимается составлением
Ранее в материале мы упомянули, что письмо заверяется уполномоченным представителем администрации компании, однако это не означает, что именно он будет заниматься составлением текста письма. Эту работу поручают кому-то из подчинённых: кадровику, бухгалтеру, секретарю, документоведу. Выбор зависит от тематики письма. Например, все вопросы, касающиеся заключённых договоров, должны решать квалифицированные юристы, так как они обладают необходимыми познаниями в отдельных отраслях права, имеют общее понимание о работе с официальными бумагами. Вопросы, связанные с уточнением платежей и иными финансовыми моментами, решает главбух вместе с работниками бухгалтерии.
Объясняем, как правильно составить деловое письмо
Деловые письма принято писать на фирменных бланка организации, так как на них по умолчанию прописаны реквизиты компании. Эти сведения могут потребоваться получателю для того, чтобы проверить контрагента на надёжность. Возможно, такой организации не существует вовсе. Если было принято решение составлять документ на чистом листе бумаги формата А4, информацию о компании придётся указывать вручную.
В шапке письма отмечаем, кому и от кого оно направляется. В дательном падеже обозначаем ФИО и должность руководителя компании-получателя, её наименование со ссылкой на организационно-правовую форму. Здесь же указываем те же данные, но уже об отправителе (в родительном падеже).
Ниже по документу посредине листа пишем слово «письмо», присваиваем ему уникальный номер для регистрации, указываем дату составления. Затем с красной строки начинаем формировать сам текст официальной бумаги. Начать его следует с обращения к руководителю. Следующим шагом излагаем суть письма: выдвигаем требования, оставляем запрос, предлагаем воспользоваться услугами, назначаем встречу и так далее.
Если необходимо получить ответ от контрагента, указываем способы обратной связи. Это может быть почтовый адрес или адрес электронной почты.
Примерный образец
На этом моменте работа с деловым письмом подходит к завершению. Заверяем его автографом уполномоченного лица с расшифровкой (фамилия и инициалы), отправляем адресату. В обязательном порядке уточняем, что обращение происходит с уважением к представителям второй стороны.
Скачать документы:
- Бланк делового письма
- Образец делового письма
Источник: bazanpa.ru
Рубрика: Образец делового письма
Информационное письмо образец. Письмо информация.
Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование о каких-то процессах.
Образец письма просьбы.
Образец письма просьбы представлен ниже. Письмо просьба – это обращение автора письма к его к адресату с просьбой что-либо сделать. Составляется письмо просьба для получения.
Сопроводительное письмо пример.
Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме или к какому-нибудь пакету документов.
Гарантийное письмо образец
Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение/гарантию выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий.
Благодарственное письмо шаблон
Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу (за профессиональную работу, качественно оказанные услуги …).
Образец рекомендательного письма
Рекомендательное письмо –это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения; а также отзыв о студентах.
Письмо образец запроса
Письмо образец запроса. Письма-запросы составляются с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса (необходимой/недостающей) информации по имеющейся договоренности либо по иному обязательству.
Письмо требование, претензия, рекламация
Рекламация — это письмо требование/претензия. Реклама́ция —требование/претензия покупателя или заказчика, предъявляемая продавцу или поставщику (подрядчику) по поводу ненадлежащего качества или количества поставляемого товара, обнаруженного после совершения сделки.
Оферта. Образцы оферты
Офертой признается предложение о заключении договора, сделанное одному или нескольким конкретным лицам, если оно достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя связанным в.
Источник: delovoe-pismo.com
Как написать деловое письмо. Виды и образцы
Деловое письмо – одно из средств коммуникации, используемое в коммерческой и юридической деятельности для отправки и принятия официальных уведомлений, а также обмена коммерческой информацией. Такие документы должны быть, сдержанными, грамотными и максимально насыщенными полезной информацией.
- Категории деловой переписки
- Правила написания деловой корреспонденции
- Порядок составления
- Структура
- Стиль письма
- Обращение к адресату
Категории деловой переписки
Написать деловое письмо на практике оказывается достаточно сложно, но зная ряд универсальных требований можно подготовить максимально качественное письмо.
Деловые письма могут быть не только письменными на бумаге, но также электронными.
Таблица «Используемые виды и образцы делового письма»
Наименование
Особенности
Признаки, шаблоны
Образец
Такое обращение должно содержать конкретную просьбу, но с требованием гарантии ее выполнения
Письмо должно содержать формулировку «Прошу Вас…»
Это предложение компании на осуществление коммерческой деятельности. Со своей стороны фирма делает массовую рассылку на получение предложений о сотрудничестве.
Содержит предлагаемые условия работы, а также просьбу перезвонить или написать в случае желания установить сотрудничество.
Письмо, не требующее ответа, когда компания уведомляет вторую сторону об изменениях или конкретных событиях.
Независимо от того, что документ не требует ответа, необходимо обязательно указать обратный адрес для корреспонденции.
Это коммерческий договор на осуществление правоотношений, который должен содержать подробности коммерческой сделки.
- сроки исполнения;
- наименование товаров;
- стоимость;
- ответственность участников.
Это письменная претензия к некачественному или неполному исполнению условий соглашения.
Обязательно предстоит указать дату подготовки претензий, поскольку есть ограниченная продолжительность времени, когда клиент может направить претензию за некачественные услуги и товары.
Требуется только в том случае, когда необходимо указать конкретного адресата.
Сопроводительное письмо обязано содержать список прилагаемых документов (опись) с количеством листов, занимаемых каждым из них.
Содержит официальное обращение ко второй стороне с просьбой выполнить услуги.
Такое прошение необязательно к выполнению.
Чаще всего такие деловые письма используются банками, когда необходимо напомнить клиенту о необходимости погашения кредита или внесения средств по депозиту.
Такие письма не требуют ответа и могут быть универсальными для всех клиентов без уточнения конкретного адресата.
В зависимости от того, какой используется тип письма, оно может быть индивидуальным или массовым, но даже при массовой рассылке предстоит указать обращение к адресату. Например, подписчики, клиенты, читатели и т.д.
Правила написания деловой корреспонденции
Универсальные правила подготовки документа:
- выбор типа письма, соответствующего конкретному случаю;
- формирование черновика;
- исправление текста, устранение орфографических, стилистических и смысловых ошибок;
- способ отправки должен гарантировать срочность доставки корреспонденции.
Неграмотность и ошибки (даже незначительные) на психологическом уровне отталкивают отправителя и снижают шансы на дальнейшее сотрудничество.
Универсальные правила и требования к оформлению деловых писем:
- последовательность изложения информации;
- полнота;
- сведения должны быть полностью правдивыми;
- нейтральное изложение без эмоциональной окраски;
- использование только грамотной речи без сленговых и простонародных слов;
- отсутствие исправлений и помарок (недопустим корректор);
- отсутствие сокращений.
В целом, письмо должно быть максимально понятным и последовательным. Должна быть ясна цель его отправки и наименование адресатов с обеих сторон.
Порядок составления
Слишком большие письма крайне редко дочитываются до конца. Как показывает практика, адресат сразу смотрит в начало и в конец, чтобы оценить важность корреспонденции. Во избежание таких случаев письма должны быть краткими с изложением только существенной информации.
Структура
В целом, законом не предусмотрена единая форма документа, но есть универсальные правила, которые используются отправителями во всех видах деловых писем. Эти требования утверждены правилами ГОСТ 6.30 от 2003 года.
Так, структура письма должна состоять из следующих элементов:
- «Шапка» пишется в правом верхнем углу. Этот раздел должен содержать наименование компании отправителя, почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, ИНН отправителя.
- Реквизиты канцелярии, которые вписываются в официальный штамп (как правило, прямоугольный) отображаемый в левой стороне страницы. Информация состоит из регистрационного номера и даты отправки документа.
- Наименование письма, которое состоит из указания категории письма, а также детализированной информации. Например, завещание на дом от гражданина Самсонова. При этом слово «завещание» отображается на одной строчке, а оставшаяся информация – на следующей строчке документа.
- Вступительная часть – содержит краткое описание причин направления документа, целей. Адресат должен с первых строчек понимать, зачем ему направлен этот документ.
- Основная часть, в которой расписано подробно предложение. Вместе с тем, указываются возможные пути реализации предложенных правоотношений.
- Итоговые предложения, содержащие дальнейшие рекомендации касательно обратной связи или сотрудничества.
- Указание вежливых фраз, а также реквизитов отправителя.
В зависимости от категории письма, может потребоваться печать предприятия, которая ставится поверх подписи руководителя предприятия.
Стиль письма
Деловой стиль подразумевает использование только одного языка, а именно официального языка той страны, на территории которой ведется переписка. Если корреспонденция направляется в другую страну или в филиал иностранной компании, то целесообразно использование языка той страны, представителю которой направляется письмо.
Правила стиля:
- точность;
- содержательность;
- последовательность;
- использование коротких предложений;
- исключение сложной терминологии;
- больше фактов и конкретики.
Обращение к адресату
Недопустимо использование обращения в стиле «Добрый день». Лучше применить универсальное «здравствуйте». Независимо от того, к кому обращается компания, лучше указать имя и отчество адресата. Если же это массовая рассылка, то не лишним будет указать обращение «Дорогой, клиент, читатель, получатель, покупатель». Второе слово избирается в соответствии с получателем корреспонденции.
Оформление
Нет единых требований касательно оформления деловых писем, но чаще всего применяются следующие универсальные правила:
- могут использоваться универсальные бланки или обычные чистые листы со штампами компании;
- отступы по верхней и нижней части составляют – 1,5 см, слева – 3 см, справа – 2 см;
- при оформлении документа на нескольких листах, они подлежат обязательной нумерации.
Электронные письма готовятся с учетом тех же требований. Отличительная черта – при отправке письма электронной почтой необходимо заполнять все поля. В том числе, наименование, тема. В основном поле предстоит указать обращение и подпись отправителя. Также делается отметка о том, что к письму прилагается вложенный документ.
Это необходимо для того, чтобы адресат не пропустил прикрепленное письмо.
Источник: urlaw03.ru
