Шапка письма — первое, что видит получатель. От того, насколько качественно и информативно она оформлена, во многом зависит, продолжит ли адресат читать письмо и выполнит ли целевое действие.
В статье разобрали, какие задачи решает правильная шапка, из каких элементов может состоять и что учесть при оформлении, чтобы этот блок выполнял свои функции.
Из чего состоит шапка письма и какие задачи решает
Шапка рассылки или хедер — это самый верхний блок письма, расположенный над основным контентом.
Грамотно оформленный хедер помогает:
- повысить узнаваемость бренда
- привлечь внимание к акциям и УТП
- направить трафик из письма в нужные разделы сайта
- повысить дочитываемость письма, количество целевых действий, продажи
В зависимости от целей конкретного письма шапка может решать и другие задачи. Например, компании нужно увеличить количество подписчиков телеграм-канала. Тогда в шапке можно написать призыв к действию и поставить ссылку на эту соцсеть. Или бренд хочет привлечь больше участников в программу лояльности ― тогда размещает информацию о ней верхнем блоке, чтобы ее увидели даже те, кто не дочитает письмо до конца.
Фирменный стиль || Разработка дизайна фирменного бланка в AI
Выглядеть это может, например, так
В зависимости от типа рассылки и целей, в шапке размещают:
- название и/или логотип компании
- заголовок рассылки
- иконки и ссылки на соцсети
- меню со ссылками на разделы сайта
- контакты — телефон, адрес электронной почты, мессенджеры
- призывы к действию и кнопки
- УТП, слоганы, преимущества
- информацию об акциях и скидках
Это лишь несколько вариантов. Список не исчерпан — в верхний блок можно поместить то, что вы хотите обязательно показать всем адресатам, которые откроют рассылку. Главное, чтобы шапка получилась функциональной и информативной.
Что учесть при оформлении шапки письма
Универсального шаблона «правильной» шапки, который можно было бы использовать в рассылках разных брендов для решения любых задач, не существует. В зависимости от целей, вида рассылки, специфики бизнеса этот блок может содержать разные элементы и информацию. Но есть общие правила, на которые стоит ориентироваться.
Используйте логотип и фирменный стиль
Элементы фирменного стиля в шапке помогут повысить узнаваемость бренда и сразу показать, что письмо пришло именно от вашей компании. Это актуально для всех типов рассылок — продающих, контентных, транзакционных.
Кроме того, используя одни и те же цвета, шрифты и стили во всех каналах коммуникации с клиентами, мы визуально подчеркиваем единое информационное поле. Где бы клиент ни прочитал сообщение — на сайте, в соцсетях, электронной почте — он сразу поймет, от кого сообщение. Это важно, когда человек переходит из письма на сайт ― выдержанный фирменный стиль вызывает доверие и располагает к покупкам.
Фирменный стиль || Разработка дизайна фирменного бланка в MS Word
В примере — логотип и фирменные желтый и зеленый цвета в шапке рассылки «Утконоса»
Поработайте с фоном
С одной стороны, фон должен соответствовать фирменному стилю компании, как и заголовок и другие элементы шапки. С другой — логотип, кнопки, иконки и другие детали должны на нем смотреться гармонично и не теряться. Наиболее выигрышный вариант, с которым риск некорректного отображения будет минимален, — прозрачный фон. Если же вам нужно использовать цветной или темный фон, как многие бренды делают на «Черную пятницу», позаботьтесь, чтобы логотип и другие элементы шапки нормально в него вписались. Возможно, придется изменить цветовую схему всех элементов.
Чтобы логотип, кнопки и тексты было легко читать, используйте контрастные цвета
Больше об оформлении писем с примерами мы рассказывали в статье « Подробный гид по дизайну в электронной рассылке ».
Разместите ссылку на веб-версию
Ссылку на веб-версию часто размещают в футере письма, но это не совсем целесообразно. Если рассылка отобразится в почтовом клиенте некорректно, пользователь может закрыть ее, не досмотрев до конца. Соответственно, шанса найти ссылку и увидеть старания вашей команды email-маркетинга у него не будет. А риск сбоев есть, даже если тщательно проверить верстку во всех популярных браузерах, почтовых клиентах и на всех устройствах. Логичнее разместить ссылку на веб-версию над шапкой.
Обычно ссылка на веб-версию оформляется мелким шрифтом и не занимает много места
Дайте возможность отписаться
Конечно, отписки — не то, ради чего вы разрабатываете стратегию, ломаете голову над темами и оформлением писем. Но такая возможность в современных рассылках — хороший тон и забота о пользователе. К тому же, если человек не хочет получать письма, он, скорее всего, ничего не купит. Сотни бесполезных рассылок в почте вызывают негатив.
А предлагая простую и удобную возможность отписаться, мы сохраняем нейтральные отношения с подписчиком. Если вдруг у него возникнет потребность в нашем контенте или продукте, он вспомнит о бренде без раздражения.
Оставляя такую ссылку в шапке, с одной стороны, мы повышаем вероятность отписки. С другой — экономим время получателей и чистим базу от неактивных подписчиков, которым предложение все равно неинтересно.
Часто ссылка отписки размещается даже не в шапке, а еще выше — в строке с именем отправителя и датой
Прописывайте тег Alt
Причины, из-за которых получатель может не увидеть старательно отрисованные баннеры, иллюстрации и иконки, могут быть разные. Возможно, браузер или почтовый клиент не поддерживает изображения. А может сам пользователь отключил их в настройках, чтобы увеличить скорость загрузки и не расходовать трафик.
Чтобы подписчик даже с отключенными картинками смог узнать, что на них было изображено, прописывают тег Alt. Он показывает почтовому клиенту, какой текст вывести вместо изображения, если оно не загрузится.
Например, вы разместили в шапке логотип компании со ссылкой на сайт. Чтобы получатель понял, что там было, напишите в Alt название бренда.
Картинки отключены, но на месте лого в шапке информативная подпись
Alt прописывается в коде письма с помощью html. Но в современных конструкторах email-рассылок его добавление обычно предусмотрено. Так, в блочном редакторе Sendsay для добавления тега в настройках картинки есть поле «Альтернативный текст».
Пишем тег Alt в специальном поле в конструкторе платформы Sendsay
Не перегружайте шапку
Не старайтесь уместить в верхний блок рассылки сразу все предложения и CTA, которые нужно показать в письме. Получатель вряд ли будет сам выискивать главное в перегруженной информацией шапке. Он может не совершить вообще никакого действия, потому что не поймет, чего конкретно вы от него хотите. Кроме того, так вы рискуете сделать шапку слишком большой, она займет весь экран, и до сути письма пользователям придется еще добраться. О том, каков оптимальный размер шапки и других элементов письма , мы уже рассказывали в блоге.
Лучше сосредоточиться на главном — основной теме и целевых действиях, которых вы ждете от подписчиков в первую очередь. Например, если сейчас главная цель — продвинуть категорию сезонных товаров, разместите ссылку на нее в шапке. Соцсети, кнопку обратного звонка, ссылку на программу лояльности лучше расположить в теле или футере.
В канун нового года гипермаркет разместил в меню ссылку на раздел праздничных товаров. А еще можно стилизовать шапку по сезону елочками и снежинками 😉
Не забывайте о том, что после шапки
С шапкой мы разобрались, но блок после нее имеет даже большее значение. Как правило, после шапки размещают баннер с заголовком, главным предложением или ключевой информацией. Важно, чтобы он сочетался с шапкой, и они дополняли друг друга.
Вот что еще можно сделать с баннером, чтобы повысить шансы рассылки на успех.
Добавьте анимацию и GIF. Стильной и качественно отрисованной, но статичной графикой в рассылках уже никого не удивишь. А вот анимация и GIF на первом экране пока встречаются не так часто. Добавив движения в верхний блок письма, мы сходу привлечем внимание и не дадим пользователю сразу закрыть письмо. Как он только что сделал это с десятком других маркетинговых рассылок.
На примере не видно, но в рассылке на этой шапке двигаются персонажи, слово «start» меняет цвет, вспыхивают звезды
Однако использовать анимацию стоит осторожно. Она не будет воспроизводиться, пока не загрузиться полностью. Поэтому GIF не должны быть слишком тяжелыми — до 500–800 кб. Так же как и для статичных картинок, оптимальная ширина — 600 пикселей. Больше про размеры элементов и всего письма читайте в другой нашей статье.
Используйте инструмент «Текст» в редакторе рассылок. Часто для экономии времени, создавая баннер для шапки рассылки в графическом редакторе, на него сразу накладывают текст. Это удобно — можно детально настроить стиль и применить эффекты. Однако из-за спамеров, которые использовали письма, сверстанные одной картинкой, на изображения с большим количеством текста стали реагировать спам-фильтры.
Чтобы снизить риск попадания в спам, не добавляйте слишком много текста на баннер при отрисовке. Выносите туда только самое важное — суть акции, сроки действия, размер скидки. Все остальное лучше писать в тексте письма.
Образец информативного и лаконичного баннера: даты, скидка, повод — ничего лишнего
Вот, пожалуй, и все. Надеемся, с учетом этих нюансов у вас получится сделать функциональную шапку, которая будет выполнять свои задачи — повышать узнаваемость бренда и дочитываемость писем. А для вдохновения можете взять за образец шапки в каталоге шаблонов сервиса для email-маркетинга Sendsay . Там наверняка найдется вариант, который можно адаптировать под ваши задачи.
Любой из них можно использовать как образец или отредактировать в блочном редакторе для своих рассылок
Источник: sendsay.ru
Письмо индивидуальному предпринимателю образец
Фирменный бланк представляет собой лист бумаги, как правило, формата А4 (210х297мм), на котором напечатаны реквизиты компании, включающие:
1. наименование компании,
2. логотип (при наличии),
3. контактная информация (адрес, телефон, e — mail. сайт (при наличии),
4. банковские реквизиты (по желанию).
Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. По сути, это один из рекламных носителей. Ведь порой именно с него начинается знакомство потенциального клиента или партнера с Вашей компанией. Поэтому считается, что каждая компания, независимо от ее величины, должна иметь собственный фирменный бланк.
Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. Это желательно сделать, даже если компания насчитывает только одного сотрудника и слово «корпоративный», в данном случае, кажется Вам неуместным.
Текст на фирменном бланке говорит о серьезности письма. Качественно изготовленные бланки говорят о внимательном отношении компании к собственному имиджу.
В настоящее время есть огромное множество типографий, где в короткие сроки Вам смогут разработать макет фирменного бланка, подобрав дизайн с учетом специфики Вашего бизнеса. Минимальная стоимость разработки дизайна составляет от 1000-2500 руб. Здесь же полученный макет можно будет изготовить.
Стоимость изготовления фирменного бланка зависит от способа печати. Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать.
Себестоимость изготовления бланков цифровым способом будет выше в расчете на 1 копию, но это более выгодно при небольших заказах (до 3000 экземпляров). В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати – от 1 часа до 1 дня в зависимости от загруженности типографии.
Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати – от 6-10 дней.
Фирменные бланки печатают как на обычной офисной бумаге, так и на оригинальной дизайнерской, которая может иметь большую плотность, различные варианты цветовых решений, водяные знаки, фактурное тиснение и проч. Здесь полет фантазии, как правило, ограничивается только ценой.
Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10-20 минут, а распечатать его всегда можно на обычном принтере. Помните: краткость – сестра таланта.
Важно, чтобы Ваш фирменный бланк содержал основную информацию о компании и чтобы Ваш контрагент всегда смог найти в нем информацию для связи с Вами.
Реквизиты ИП и образец информационного письма с реквизитами
Каждый хозяйствующий субъект должен при заключении договора предоставить контрагенту всю необходимую информацию для оформления договора и последующего его исполнения. Какие сведения должны быть переданы контрагенту, и как их оформить — это вопрос, занимающий многих предпринимателей на первых порах деятельности.
Статья предлагает узнать, что такое реквизиты ИП и рассмотреть образец письма с реквизитами.
Что такое реквизиты индивидуального предпринимателя
Реквизиты предпринимателя, как и юридического лица — организации это информация, характеризующая ИП (юрлицо) как субъекта экономической деятельности. Первое что просят деловые партнеры при наличии устной договоренности заключить сделку — это письмо с реквизитами. Что в них входит и как их можно использовать.
Расширенный, но не максимальный, перечень реквизитов ИП содержат следующую информацию:
Фирменный бланк в ворде шаблон. Изготовление фирменного бланка ип
На фирменном бланке печатаются практически все документы компаний, и это придает им уникальный фирменный стиль. В верхней части листа, выше первой строки, находится отдельная область — верхний колонтитул. На фирменном бланке здесь обычно размещают логотип компании или ее название. В нижнем колонтитуле, который находится после нижней строки текста, чаще всего указывают контактную информацию — телефон, адрес и веб-сайт компании. Иногда при создании фирменных бланков также используются подложки — фоновые изображения.
Для создания фирменного бланка в программе Microsoft Office Word 2007 необходимо выполнить следующие действия.
1. Перейдите на вкладку «Вставка», в группу «Колонтитулы», и нажмите кнопку «Верхний колонтитул». На экране появятся готовые варианты дизайна колонтитулов. Вы можете подобрать колонтитул под стиль титульной страницы — в Microsoft Office 2007 все дизайны пересекаются между собой. Щелкните на любом дизайне, и вы увидите, как основной текст вашего документа станет светлым, а выше первой строки появится область, в которую нужно что-то ввести.
2. После того как вы выберете дизайн, на ленте появится новая вкладка — «Конструктор». С помощью инструментов этой вкладки настройте колонтитулы. Например, в группе «Положение» можно задать расстояние от полей до колонтитулов.
3. Чтобы вставить в колонтитул логотип, нажмите в группе «Вставить» кнопку «Рисунок» . На экране появится диалоговое окно открытия файлов. Укажите, где на компьютере хранится изображение логотипа, и нажмите кнопку «Вставить». Логотип вставится в колонтитул.
4. Кроме логотипа, в верхний колонтитул можно вставить дату и время создания документа. Для этого в группе «Вставить» нажмите соответствующую кнопку, например «Дата и время» . На экране появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать формат даты.
Обычно дату вставляют в договоры, чтобы она автоматически менялась.
5. Отредактировав верхний колонтитул, нажмите кнопку «Перейти к нижнему колонтитулу» . Вы автоматически перейдете в нижнюю часть страницы, чтобы оформить нижний колонтитул. Здесь введите контактные данные компании: телефон, веб-сайт, адрес электронной почты.
6. После того как вы введете в колонтитулы нужную информацию, щелкните на кнопке «Закрыть окно колонтитулов» на дополнительной вкладке «Конструктор», и весь текст снова станет доступным для редактирования. Колонтитулы появятся на каждой странице документа в виде автоматически встроенных блоков. Фирменный бланк готов!
Кроме колонтитулов, для создания фирменных бланков часто используются подложки— это рисунки, которые вставляются в документ в качестве фона страниц. Возможно, это будет логотип (конечно, если вы вставили логотип в верхний колонтитул, нет необходимости дублировать это изображение, устанавливая его в качестве фона).
Чтобы задать подложку, перейдите на вкладку «Разметка страницы» и щелкните на кнопке «Подложка» в группе «Фон страницы». Выберите в меню пункт «Настраиваемая подложка». В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение «Рисунок». После этого нажмите кнопку «Выбрать», в открывшемся окне укажите место хранения нужного рисунка на компьютере» и нажмите кнопку «Вставить».
Фирменный бланк, также как и карточка предприятия, является обязательным атрибутом не только ООО, наделенного статусом юрлица, но и ИП. Далее представлена детальная информация о том, для чего нужен фирменный бланк, какое его предназначение, и какие сведения должен содержать документ.
Предназначение фирменного бланка
Итак, зачем фирменный бланк нужен предприятию:
- для оформления приказов. Все приказы , выданные ИП или директором ООО, оформляются на фирменном бланке предприятия. Как известно, все действия, осуществляющиеся в компании и несущие за собой правовые последствия, отображаются в соответствующих приказах. Чтобы документ имел юридическое значение, его следует делать на фирменном бланке предприятия. Этот требование касается всех выдаваемых приказов, начиная от назначения директора ООО и заканчивая приказами о принятии сотрудников на работу;
- для ведения бизнес-переписки. Как показывает практика, одним из способов общения с контрагентами является переписка. Во время написания писем подобного рода принято использовать специальную форму;
- для оформления деловых предложений. Пропозиции о поставке товара и оказании разного рода услуг, как правило, делают на специальных бланках предприятия;
- для фиксации счетов на оплату оказанных услуг и поставленных товаров.
Обратите внимание! Наличие фирменного бланка необходимо для полноценного функционирования как общества, так и индивидуального предприятия. Фирменный бланк, как и карточка предприятия, идентифицирует организацию и в то же время дифференцирует ее от компаний, осуществляющих аналогичную деятельность.
Какие данные должны быть на фирменном бланке
Фирменный бланк является одним из основных документов предприятия, поэтому он должен соответствовать всем нормам и требованиям закона, а также содержать необходимую информацию.
Подобно другим официальным документам, бланк состоит из двух частей. Это «шапочка» и основная часть. Как правило, в «шапке» указываются основные данные об обществе или индивидуальном предпринимателе.
К таким сведениям относят:
- полное название общества или ИП;
- регистрационный номер предприятия. В случае с ООО — это ОГРН, для ИП — это ОГРН ИП;
- на бланке общества с ограниченной ответственностью должен присутствовать код причины постановки. У индивидуального предпринимателя такого кода нет, поскольку он не обладает статусом юридического лица. В отношении ИП действует требование об указании в фирменном бланке налогового номера предпринимателя;
- сведения об актуальном расчетном счете компании. Причем указывать следует не только номер банковского счета, но и наименование банка, и его идентификационный код;
- информация относительно действующего юридического адреса предприятия. Сведения должны быть достоверными и не содержать ошибок. Неправильно указанный юридический адрес может не только вызвать повышенный интерес со стороны контролирующих органов, но и лишить предпринимателя выгодного партнерства;
- помимо адресных данных, которые можно использовать для отправки корреспонденции, следует указывать другие контакты. Это может быть электронный адрес, факс или номера телефонов. Информация должна быть актуальной и соответствовать действительности.
Чтобы избежать недоразумений, сведения, зафиксированные в фирменном бланке, необходимо время от времени проверять и при необходимости подвергать корректировке. Помимо перечисленных реквизитов, фирменный бланк предприятия может содержать в себе логотип ООО или ИП.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 — код организации
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 — наименование организации
09 — справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 — дата документа
12 — регистрационный номер документа
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 — заголовок к тексту
19 — отметка о контроле
20 — текст документа
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция»
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Примеры оформления бланка письма:
Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.
Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.
Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.
Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);
— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Оформление фирменного бланка – одна из первоочередных задач для руководителя компании на стадии ее создания. Отсутствие такого бланка не повлечет негативных юридических последствий, однако плохо отразится на взаимодействии с контрагентами, которые не будут серьезно относиться к такой организации.
Бланк является атрибутом фирменного стиля, его используют для внутренней документации компании, внешней переписки, договоров, отчетов, прочих документов. Чаще всего при оформлении фирменного бланка стараются придерживаться принятого корпоративного стиля, поэтому цвета, шрифты и прочие особенности этого атрибута совпадают с аналогичными параметрами визиток, конвертов, папок.
Что включается в фирменный бланк?
Фирменный бланк включает в себя определенный перечень обязательных и дополнительных элементов. Так, одной из наиболее значимых структурных частей фирменного бланка является логотип компании или иная фирменная символика. Кроме того, в фирменном бланке должен присутствовать блок реквизитов организации, в котором указываются ее контактные данные.
По желанию в блок реквизитов также включается информация о банковском счете, однако это является дополнительным элементом фирменного бланка. Кроме того, отдельные позиции на фирменном бланке выделяются для даты, регистрационного номера документа, его наименования и текстового блока. Название компании иногда указывается отдельно, но чаще всего его включают в логотип или другую фирменную эмблему компании.
Принципы расположения элементов на фирменном бланке
Особенности расположения отдельных элементов на фирменном бланке определяются руководителем компании, часто зависят от корпоративного стиля и личных предпочтений. Логотип обычно располагают в левой верхней части фирменного бланка, а блок реквизитов выравнивают по центру или переносят в правую часть. Строгие правила расположения элементов на фирменном бланке отсутствуют, однако упомянутая структура является более привычной, чаще прочих применяется современными компаниями.
Бланк отпечатывается на страницах формата А4, обычно его печать заказывается в типографии вместе с созданием других корпоративных атрибутов (визиток, папок, календарей). Такой подход позволяет выдержать единый стиль, создать положительное впечатление о компании у потенциальных клиентов и партнеров.
На законодательном уровне в Российской Федерации отсутствует закрепление понятия «фирменный бланк» негосударственных предприятий. Нормативный акт — ГОСТ Р 6.30 — 2003 выдвигает одно требование: оформление документа на белой или светлой бумаге. Следует отметить, что указанный ГОСТ имеет рекомендательный характер.
На практике любой документ организации едва ли будет рассмотрен без грамотного оформления. Как выглядит фирменный бланк и как его создать? Об этом расскажем в нашей статье.
Деятельность предприятия вне зависимости от организационно-правовой формы связана с большими потоками информации, ниже перечислены ситуации, в которых нельзя обойтись без надлежащего оформления посланий:
- исходящие письма (информационные, претензионные, гарантийные, ответы на запросы партнёров, и прочие);
- информирование о существенных изменениях в финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
- оформление доверенности на представление интересов компании в сторонних организациях;
- предоставление документов в контролирующие организации;
- официальные поздравления с профессиональными и общепринятыми национальными праздниками.
Печать письма на фирменном бланке создает имидж вашей компании и налаживает документооборот с партнёрами и прочими внешними организациями.
Как самому создать фирменный бланк в Word?
Фирменный бланк предприятия может быть с угловым или продольным расположением реквизитов, информационное наполнение реквизитов при этом одинаковое, оформляется на листе формата А4, с соблюдением полей по краям листа:
- верхнее 15 мм;
- нижнее 15 мм;
- левое 20 мм;
- правое 10−15 мм.
Отступами нельзя пренебрегать, так как документы зачастую подшиваются на хранение. Если послание объёмное лучше оформить его на нескольких листах, при этом второй и последующие листы не должны содержать шапки фирменного бланка.
Послания оформляются размером шрифта не меньше № 12, наиболее распространённый шрифт TimesNewRoman. Выбрать можно любой шрифт, который входит в стандартный пакет Microsoft Word и удобен для чтения. Нежелательно использование разных шрифтов в шапке фирменного бланка и самом послании. Допускается выделение наиболее важных фрагментов жирным текстом, курсивом, подчёркиванием.
Создание «шапки» фирменного бланка по шагам:
Для того чтобы официальная информация о компании не поддавалась ошибочному изменению предпочтительно размещение шапки в верхнем колонтитуле.
- Логотип компании и наименование. Цель размещения логотипа и наименования на фирменном бланке компании — быстрая идентификация организации. Если логотип отсутствует, вверху крупным шрифтом указывается полное наименование компании. Компаниям, у которых в учредительных документах (в Уставе) зафиксировано сокращённое наименование желательно, указать его ниже полного, в скобках.
Размер шрифта следует определять самостоятельно, если основной текст послания оформлен № 12, для наименования можно выбрать № 16−18, выделить жирным текстом. - Реквизиты ИНН /КПП. После наименования в следующей строке указываем официальные данные компании, номера ИНН и КПП в одну строку. Ниже можно поместить . Шрифт в этом блоке должен быть № 8−10.
- Банковские реквизиты. Ниже следует перечисление полных банковских реквизитов, и корреспондентский счёт, наименование и БИК банка.
- Контактные данные организации. Вместе с перечислением официальной информации компании важно указать контактные телефоны с кодом города, почтовый адрес с индексом, электронную почту.
После перечисления всей информации отчёркиваем готовую шапку сплошной линией.
Советы по оформлению деловых посланий на бланке организации:
- Оформлять дату послания по деловой этике следует в цифровом формате — 01.01.2016.
- Заполняя поле адресата, указывают сначала наименование компании, должность и затем ФИО.
- Инициалы всегда указывают перед фамилией.
- Должность и ФИО адресата указывают в дательном падеже (отвечает на вопрос «кому?»).
- Писать заголовок документа, например «Гарантийное письмо» или «Уведомление».
- Указывать должность лица, подписавшего послание. Если по логике послания есть исполнитель, написать его ФИО и контакты.
- Не использовать государственную символику Российской Федерации.
Где заказать и сколько стоит дизайн фирменных бланков?
Услуги по разработке фирменных бланков, или уникального фирменного стиля оказывают рекламно-издательские, полиграфические организации, студии дизайна существующие в каждом городе.
Оформить заказ на создание логотипа и бланка можно удалённо, в том числе у иностранных компаний, для этого требуется составить техническое задание, в котором будет указан род деятельности организации, пожелания к цветовой схеме, цель создания фирменного стиля и другие нюансы.
Стоимость работ, в среднем, варьируется от 3 000 до 50 000 рублей за создание нового логотипа и стиля, чем выше стоимость услуги, тем большее количество вариантов на выбор будет изготовлено дизайнером.
Корректировка существующего фирменного стиля обходится дешевле, в зависимости от технического задания составляет от 2 500 до 5 000 рублей.
Добавить презентабельности обычному фирменному бланку способна печать на плотной дизайнерской бумаге. В типографии можно заказать пустые фирменные бланки, с отпечатанной шапкой и заполнять их самостоятельно с использованием офисной оргтехники.
Пример фирменного бланка
Каждая организация вправе самостоятельно выбрать или разработать фирменный бланк, руководствуясь только принципами деловой этики. Грамотно оформленный фирменный бланк, напечатанный, на плотной дизайнерской бумаге с использованием хороших чернил подчеркнёт статус. Уникальный фирменный логотип, носит рекламный характер, увеличивает узнаваемость компании.
Лист бумаги, отражающий фирменный стиль складывает первое мнение об организации, поэтому использование стандартного фирменного бланка чаще закрепляют внутренней политикой компании.
Смотрите также видео о том, как сделать фирменный бланк организации в Ворде самостоятельно:
Источник: spoontamer.ru
