Ответственный за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС должен проставлять в путевом листе и подписать дату и время выпуска транспортного средства на линию, дату, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Результатом проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства является отметка «выпуск на линию разрешен».
2. Собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления им деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.
3. Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Заполнение путевого листа 4 С сдельная
Так же медику в путевом листе необходимо указать наименование медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации). Серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Результатом проведения медицинского осмотра водителя является отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр к исполнению трудовых обязанностей допущен ».
4. Сведения о лице, оформившем путевой лист, должны включать:
для юридического лица – полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
5. Сведения о транспортном средстве должны включать:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) – марку и модель прицепа (полуприцепа);
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) – его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;
5) показания одометра (полные километры пробега):
при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства (далее – Парковка);
Водитель указал свои страдания в путевом листе
при заезде транспортного средства на Парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;
при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).
6. Сведения о водителе (водителях) транспортного средства должны включать:
1) фамилию, имя, отчество (при наличии);
2) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательность проведения послерейсового, послесменного медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).
7. Сведения о виде перевозки должны включать информацию о перевозке:
1) коммерческие перевозки:
регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);
2) перевозки для собственных нужд;
3) передвижение и работа специальных транспортных средств
Источник: vc.ru
Как правильно оформить путевой лист на легковой автомобиль
Все организации, независимо от формы собственности и вида деятельности, обязаны перед выездом легкового автомобиля заполнять путевые листы. Необходимы для подтверждения расхода ГСМ и начисления зарплаты водителю. Используют собственные или унифицированные бланки. Учет ведут в отдельном журнале. Срок хранения первичных документов – 5 лет.
За отказ от ведения путевок предусмотрен штраф до 100 тыс. руб., за ошибки при заполнении – до 30 тыс. руб.
Путевой лист (п/л) – первичный документ строгой отчетности, который обязаны вести все организации и ИП, использующие транспорт в служебных целях, независимо от того, личный он или арендованный. Составляют на разные виды транспортных средств (ТС), в том числе на легковой автомобиль фирмы, на котором руководитель ездит по служебным делам.
Зачем нужен нетранспортной компании
Путевой лист легкового автомобиля необходим, прежде всего, самой организации. Он является подтверждением эксплуатации автотранспорта в служебных целях. Зафиксированные в нем данные помогают бухгалтерии:
- определить количество использованного топлива;
- списать затраты на амортизацию и ремонт;
- начислить заработную плату водителю;
- распланировать рабочий график ТС.
Кроме того, при остановке инспектором ГИБДД путевка будет подтверждением права использования водителем транспорта.
Чем руководствоваться
Унифицированная форма путевки для легкового автомобиля (форма 3) была утверждена Постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997. Последние существенные изменения внесены Приказом Минтранса № 467 от 21.12.2018, который вступил в силу с 1 марта 2019 г.
Этим нормативным актом:
- изменен период, на который выписывается п/л – теперь его нужно составлять перед началом каждой смены;
- разрешено не ставить штампы;
- слово «стоянка» заменена на «парковка».
Согласно Приказу Минтранса РФ № 476 от 07.11.2017, в путевом листе также указывают данные, которые не учтены в старых формах бланка:
- ОГРН предприятия или ОГРИП предпринимателя;
- дату и время предрейсового контроля технического состояния ТС и медицинского осмотра водителя с подписью уполномоченных на то лиц.
Автомобиль к работе не допускают при отсутствии соответствующих отметок.
Не всем подходят существующие бланки. Поэтому законом разрешается самостоятельно разрабатывать и применять в работе свой вариант формы, указав в нем обязательные реквизиты и показатели для документов строгой отчетности, согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Важно. Применение измененного бланка нужно отразить приказом в учетной политике предприятия (п. 4 ПБУ 1/2008). Это снимет претензии при камеральной проверке налоговой инспекции. Оформляется п/л каждый день при выезде транспорта по служебным делам.
Из чего состоит бланк
В настоящее время руководители предприятий имеют право сами решать, в каком виде им применять п/л: использовать унифицированную или разработать свою форму, каждый раз составлять новый документ.
Скрин типовой формы 3
В транспортных организациях целесообразнее использовать существующие бланки. В них учтены практически все необходимые показатели. Небольшим компаниям и ИП часто бывает удобнее оформлять разработанный под свои нужды вариант.
Независимо от того, унифицированный бланк или самостоятельно составленный, в нем должны быть указаны сведения:
- Наименование (в данном случае следует написать «Путевой лист легкового автомобиля»).
- Дата составления и срок действия.
- Номер и серия п/л. Номер должен быть уникальным, он фиксируется в журнале регистрации. Существуют 2 типа таких журналов – для ИП и для всех остальных. Серия стоит на бланках типографского изготовления.
- Данные об организации: наименование, адрес, коды по ОКУД и ОКПО, контрактный телефон. Сейчас требуется проставлять для организации – ОГРН, для ИП – ОГРИП.
- Информацию о ТС: тип, модель, госномер, гаражный номер.
- Сведения о водителе: ФИО, № ВУ, категория, табельный номер, лицензия, если имеется.
- Место и время выезда для выполнения задания. Время прибытия не является обязательным показателем согласно последним изменениям. Но если оно будет указано, то не станет лишним.
- Подпись служебного лица, ответственного за поручение работы.
- Подпись механика с предварительным указанием состояния автомобиля, данных одометра, сведений об использовании горючего.
- Дата и время прохождения техосмотра ТС и медосмотра шофера.
Чистый бланк п/л
Образец заполнения п/л
Примечание! Путевку оформляют в единственном экземпляре и передают водителю. Главное условие ‒ сдача п/л за предыдущий день.
Срок действия
Изменениями, вступившими в силу с 1 марта 2019 г., является период, на который оформляется документ.
Раньше путевку можно было выписать на срок от одного дня до месяца. Теперь п/л оформляют:
- каждый раз до поездки, если она превышает длительность смены;
- до начала первого рейса, когда за смену он делает их несколько.
Если планируется, что поездка будет длиться несколько дней, то срок будет состоять из двух дат: начала и окончания, например, 12.05.2020–17.05.2020. Появилась также возможность продления путевки, если рейс был задержан в пути.
Порядок заполнения
В специализированных автотранспортных организациях оформлением п/л занимается диспетчер. В компаниях, где используется один личный легковой автомобиль, – руководитель, бухгалтер или другое ответственное лицо. ИП сам заполняет путевку.
Стандартная форма 3 используется как в автотранспортных компаниях, так и в обычных предприятиях. Оформляют в бумажном виде. Все данные пишут шариковой ручкой с темными чернилами.
Справочно! Заполнять п/л нужно аккуратно, чтобы не допускать ошибок. Если такое случилось, запись следует зачеркнуть одной чертой, сверху отразить правильную информацию, а рядом указать слова «Исправленному верить» и подписать.
Пошаговая инструкция по заполнению п/л:
- В самом верху листа ставят дату составления и номер документа. Согласно последним изменениям, можно не ставить штамп предприятия. Далее вносят сведения о предприятии, информацию по автомобилю и водителю.
Оборотная сторона путевки представляет собой таблицу, в которую вписываются следующие показатели:
— номер поездки;
— код заказчика;
— место отправления и назначения;
— время выезда и возвращения;
— пройденный километраж;
— автограф водителя.
Списание ГСМ на издержки
При расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль хозяйственные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Чтобы учесть затраты на ГСМ, нужно:
- Издать приказ руководителя.
- Отразить в учетной политике.
- Подтвердить фактически сделанные расходы.
Последний пункт значит, что водитель должен заполнить авансовый отчет и приложить чеки АЗС на покупку ГСМ.
Для информации. Расчет ГСМ по пройденному километражу делается в случае, когда нет электронной системы контроля. Если автомобиль имеет возможность отслеживания маршрута и расхода топлива, то достаточно отчетов этой системы (Письмо Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354).
Сколько хранить
После выполнения задания п/л должен быть сдан под роспись ответственному лицу: диспетчеру, бухгалтеру, руководителю для дальнейшего использования в работе бухгалтерии. Все это фиксируют в журнале и выглядит примерно так:
Журнал можно купить или распечатать на компьютере. Ведется он до окончания, после записи в последней строке хранится, как минимум, 5 лет.
Путевой лист относится к первичным документам, которые после бухгалтерской обработки должны быть убраны в места хранения от посторонних лиц на срок не менее 5 лет, за исключением случаев, когда другой срок установлен внутренними нормативными актами компании, или работа происходила в особых условиях, предусмотренных законом.
Сложные вопросы
Для чего небольшой фирме с одним легковым автомобилем оформлять путевку?
Согласно п. 2 ст. 6 Устава ТС, заполнение п/л является необходимым для субъектов, предоставляющих транспортные услуги. В таком случае возникает вопрос: зачем п/л фирме, их не оказывающих?
Во-первых, этот документ нужен для подтверждения и списания ГСМ на расходы. Во-вторых, если работник использует личный транспорт и получает за это компенсацию, путевка необходима, чтобы не платить НДФЛ с суммы возмещения.
Всем ли нужно проходить медосмотр?
У небольших компаний появляется вполне обоснованный вопрос: зачем офисному сотруднику, например, менеджеру по закупкам или директору, т.е. не водителю, перед поездкой по делам фирмы на корпоративном автомобиле проходить предрейсовый медосмотр?
В настоящее время нет однозначного ответа. Существуют 2 разных экспертных мнения:
- Осмотр должны проходить только те лица, которые официально работают водителями. Пример. Менеджер по продажам выезжал по делам предприятия на служебном автомобиле. Трудинспекция по итогам проверки обнаружила, что медосмотр он не проходил, и вменила фирме его прохождение ее работниками перед использованием служебного транспорта. Суд выступил на стороне компании, приняв за основание ст. 212 и 213 ТК, так как водителей в штате компании не было. Мосгорсуд в решении № 33а-6141/2018 от 18.09.2018 указал, что обязательный предрейсовый медосмотр касается только водителей.
- Любое лицо, управляющее транспортом, является водителем и обязано пройти медицинское освидетельствование перед выездом по делам компании. Сторонники данного мнения опираются на ст. 2 Закона № 196-ФЗ, а также п. 1.5 Типового положения об организации предрейсовых медосмотров, утвержденного Письмом Минздрава России от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32, в котором говорится, что все юрлица, имеющие ТС, обязаны проводить такой контроль для работников, управляющих служебным ТС.
Нужно ли проводить техконтроль перед каждой поездкой?
В п. 2 ст. 20 ФЗ «О безопасности дорожного движения» сказано, что техсостояние авто перед каждым выездом должны проверять предприятия, которые занимаются перевозкой грузов и пассажиров. Можно сделать вывод, что компании, не оказывающей такие услуги, не нужно этого делать.
Однако, по мнению инспектора ГИБДД, не имеет значения, какой груз везет автомобиль, и кто сидит рядом с управляющим ТС лицом. Оборудование может принадлежать фирме и его везут в мастерскую на ремонт, или рядом с шофером сидит бухгалтер компании, который едет в банк. Штраф в таком случае за отсутствие записи о техконтроле транспорта будет наложен. Чтобы застраховаться от такой санкции, в салоне машины не должно быть никакого груза и других людей, кроме водителя.
Штраф
Поездка в служебном автомобиле без путевки не разрешена законом и может повлечь административную ответственность в виде санкций.
Источник: moneymakerfactory.ru
Заполнение путевого листа с 1 марта 2023 года
Путевой лист (ПЛ) — специальный документ для контроля работы водителей и расхода ими ГСМ со стороны их работодателей: ИП и компаний. Этот документ применяют и в налоговом учёте — подтверждают затраты фирмы на ГСМ. Следует знать обязательные реквизиты ПЛ и корректно вести в нём записи.
Также желательно отмечать там и дополнительную информацию, например, маршрут поездки или продолжительность остановок. Как всё это нужно делать и для чего? Об этом рассказали эксперты проекта «Путевые листы и ГСМ», разработанного компанией СКБ Контур.
Форма путевого листа
Госкомстат в своё время утвердил ряд унифицированных бланков путевых листов постановлением от 28.11.97 № 78: для легкового автомобиля, грузового автомобиля, легкового такси, автобуса и специального автомобиля. С начала 2013 года эти бланки перестали быть обязательными. Часть транспортных предприятий, однако, использует их и сегодня. К примеру, форма путевого листа для грузового транспорта № 4-П до сих пор в ходу.
Для ИП до 2008 года действовали бланки путевых листов из приказа Минтранса от 30.06.2000 № 68 (к примеру, форма № ПГ-1 для грузового автомобиля). В дальнейшем их также отменили.
Сейчас фирмы и индивидуальные предприниматели имеют право создавать собственные формы путевых листов. Принципиально только включение туда обязательного набора реквизитов.
До 01.03.2023г. требования к оформлению путевых листов регламентировались приказом Минтранса от 11.09.20 № 368 (далее — приказ № 368).
С 01.03.2023г. приказ № 368 утратил силу в соответствии с Приказом Минтранса от 28.09.2022г. № 390 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СОСТАВА СВЕДЕНИЙ, УКАЗАННЫХ В ЧАСТИ 3 СТАТЬИ 6 ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА ОТ 8 НОЯБРЯ 2007 Г. N 259-ФЗ «УСТАВ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА И ГОРОДСКОГО НАЗЕМНОГО ЭЛЕКТРИЧЕСКОГО ТРАНСПОРТА», И ПОРЯДКА ОФОРМЛЕНИЯ ИЛИ ФОРМИРОВАНИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА.»
Важно! С 1 марта 2023 года Вы вправе заполнять путевые листы в электронной форме. Федеральный закон от 06.03.22 № 39-ФЗ внёс необходимые коррективы в Устав автомобильного транспорта. Электронный формат подготовлен, но ещё не утвержден. Порядок обмена электронной перевозочной документацией установлен постановлением правительства России от 21.05.22 № 931.
Кому необходимы путевые листы
Приказ № 368 требует заполнения ПЛ от всех ИП и предприятий, чья работа включает эксплуатацию транспортных средств (ТС).
Обязательный набор реквизитов
В путевом листе для грузовиков, легковых машин, автобусов и спецтранспорта необходимо прописывать нижеперечисленные реквизиты:
- название и номер документа
- срок действия путевого листа
- информация о ТС
- реквизиты владельца
- данные водителя
- сведения о перевозке
Название и номер
В шапке ПЛ нужно обозначить тип транспорта, допустим, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумерация должна быть в хронологическом порядке. Допускается как сквозная в течение всего года, так и своя для каждого месяца. В номере ПЛ могут содержаться префиксы из цифр и букв, знаки-разделители и прочее. Главное, чтобы значащий фрагмент номера в каждом следующем подобном документе увеличивался на 1.
Срок действия
Укажите в шапке ПЛ дату, когда он действует. Если Вы заполняете путевой лист на несколько дней, то поставьте даты начала и завершения этого срока. Вот так это обычно выглядит: «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … от …».
Владелец ТС
Если транспортное средство принадлежит фирме, то следует отразить:
- организационно-правовую форму этой фирмы по Общероссийскому классификатору организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утверждён приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, сейчас действительна редакция от 24.10.18)
- название компании полностью, как написано в её в учредительных документах
- фактический адрес
- номер ОГРН из свидетельства о регистрации юридического лица
- номер телефона
Если машина принадлежит ИП, то указываются:
- ФИО этого предпринимателя
- номер телефона
- почтовый адрес
- номер ОГРН из свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя
Информация о ТС
Здесь нужно написать:
- тип транспортного средства
- марку, модель и госномер транспортного средства, а если используется также прицеп, добавьте и его госномер, марку и модель
- пробег авто к моменту выезда со стоянки и к моменту его возвращения туда (данные одометра)
- дату и время, когда проводилась проверка технического состояния ТС перед рейсом или сменой
- дату и время выезда со стоянки и въезда обратно
Водитель
Что нужно сообщить о водителе рабочего транспорта:
- ФИО
- даты и время медосмотров перед рейсом и после рейса, заверенные подписями уполномоченных медработников
Важно! Информация о собственнике, шофёре и о самом ТС заверяется подписями ответственных лиц и их расшифровками. Для ИП допустимо ставить собственную подпись.
Дополнительные данные
Формально эти сведения не являются обязательными. Но они полезны для определённых практических нужд, поэтому, как правило, в путевых листах их всё же пишут.
К примеру, нормативный расход топлива понадобится для обоснования затрат на ГСМ и включения этих затрат в расходы, снижающие налоговую базу для вычисления налога на прибыль. Сюда можно добавить сведения об экономии горючего или о его перерасходе. Можно также отметить количество топлива, купленного на заправках в пути, и его стоимость.
А ещё для обоснования трат на горючее и подтверждения реальности рейса для налоговых задач разумно будет отражать в ПЛ маршрут, по которому едет ТС. При этом мало будет указания адресов контрольных точек пути, затраченного времени и пройденного километража. Кроме них, потребуется отметка, показывающая, что Ваш транспорт использовался именно в производственных целях: например, название груза или данные заказчика.
Впрочем, оправдать расходы на топливо можно не только путевым листом. Допускается применять и другие документы: акты списания или, к примеру, акты выполненных работ.
Важно! Госслужащие не всегда соглашаются считать путевой лист документом, который по определению подтверждает затраты на горючее (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Так что, если Ваша фирма не относится к автотранспортным предприятиям, советуем добавить в приказе по учётной политике компании специальное положение о применении ПЛ в качестве подтверждающих документов для списания производственных расходов на ГСМ. Иначе ИФНС может и отказаться учитывать путевые листы.
Поинтересоваться Вашими ПЛ могут проверяющие не только из налоговой инспекции, но и из трудовой. По этой причине путевой лист должен доказывать и то, что водитель (или водители, работающие посменно) в поездке следовал законодательным нормам соотношения работы и отдыха. В разделе «Маршрут» или в специальном приложении к ПЛ отмечайте время и длительность остановок.
Такие данные должны отвечать требованиям к пересменкам и к перерывам на отдых и еду. Они регламентированы приказом Минтранса от 16.10.20 № 424. Зафиксируйте эти нормативы в коллективном договоре или в соглашении, оформленном по ТК РФ.
Не забывайте о том, что ПЛ не считается документом, который подтверждает фактическое рабочее время шофёра водителя при расчёте его зарплаты и в прочих элементах взаимодействия сотрудника с работодателем. Это следует из Апелляционного определения Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.
Составление ПЛ
Отметим некоторые тонкости заполнения путевых листов. Допустим, ясно, что ПЛ оформляют перед тем, как водитель выедет на свой маршрут. При отсутствии путевого листа возможен штраф.
Пометки о предсменном техконтроле ставят вместо пометки о предрейсовом техконтроле, если водитель успевает съездить в два или больше рейсов за одну смену по одному ПЛ.
Если несколько водителей работают посменно на одной машине, то Вы вправе выписать свой ПЛ для каждого. Но можно этого и не делать, потому что в одном путевом листе допустимо указание нескольких шофёров.
Если путевой лист не один, то время отъезда и данные одометра на этот момент можно проставить только в первом листе, а время приезда и новый показатель пробега — только в последнем.
Регистрация ПЛ
Контур.Норматив — справочно-правовая система!
Путевые листы следует регистрировать в специально предназначенном для них журнале. Прежде необходимой была форма № 8 «Журнал учёта движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), утверждённая постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78. А 1 января 2013 года перестало быть обязательным применение типовых бланков первичной учётной документации. Так что сегодня ИП и компании могут создать свою индивидуальную форму и для журнала регистрации путевых листов. Но немало организаций всё ещё применяют старую стандартную форму № 8.
Готовые путевые листы нужно подшивать в папки и хранить не меньше 5 лет.
Источник: kontursverka.ru