Расходный кассовый ордер (РКО) как отдельная юридическая категория закреплен в РФ постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Согласно данному правовому акту РКО должны использоваться организациями для выдачи наличных денежных средств из кассы. РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия.
Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 — КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.
Бланк РКО вы можете скачать по ссылке.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению кассовых операций:
Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Расходный кассовый ордер. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?
Обязательно ли оформление расходного кассового ордера
В соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 российские организации вправе не использовать формы учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм соответствующих источников. Один из альбомов данного типа включен в структуру постановления № 88, и в нем отражена форма КО-2.
Вместе с тем в соответствии с тем же источником обязательными остаются формы документов, которые утверждены уполномоченными структурами на основании федеральных законов. Так, в соответствии с п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовые операции должны оформляться хозсубъектами посредством расходных кассовых ордеров, соответствующих номеру 031002 по классификатору ОКУД, то есть именно тех, что предусмотрены постановлением № 88.
В соответствии со ст. 34 закона «О Центральном банке РФ» от 10.07.2002 № 86 за Банком России закреплено право устанавливать порядок ведения кассовых операций для юрлиц в целом, а также упрощенный порядок — для ИП и субъектов малого бизнеса. Поэтому положениям указания № 3210-У обязаны следовать все налогоплательщики в статусе юрлиц, предприниматели и субъекты малого бизнеса. Таким образом, законодательство предписывает российским организациям использовать именно ту форму расходного кассового ордера, которая установлена постановлением № 88.
Однако индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов или физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У). Таким образом, если предприниматель учитывает движение средств бизнеса в книгах учета доходов (и расходов), то РКО он может не оформлять.
Подробнее о кассовой дисциплине читайте здесь.
Кто должен заполнять форму КО-2?
Законодательное предписание использовать форму КО-2 при оформлении кассовых операций установлено только в отношении организаций (п. 4.6 указания № 3210-У). Ранее аналогичное предписание действовало и в отношении ИП, но сейчас индивидуальные предприниматели могут задействовать унифицированную форму КО-2 исключительно по желанию. Подобная необходимость может возникнуть у ИП, если:
- осуществляется наличная выплата социальных пособий (РКО в этом случае передаются в ФСС для возмещения соответствующих сумм);
- при выдаче сотрудникам денежных средств под отчет.
Форма КО-2 может заполняться фирмой в бумажном либо электронном виде — с последующей распечаткой и письменным заверением — или полностью в цифровом виде при задействовании автоматизированных систем (п. 4.7 указаний № 3210-У).
Подробнее о правилах кассовой дисциплины читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера
Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО:
В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров:
- Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе – соответствие подписей образцу.
- Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
- Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
- Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, – обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа.
- Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью.
Образцы заполнения бланков РКО
Ситуаций, когда требуется выдача наличных денег, множество. В зависимости от того для каких нужд осуществляется выплата и на какие цели идут средства, расходные ордера оформляются по-разному, сопровождаясь определенными прилагаемыми документами.
Заработная плата и материальная помощь
Самой рядовой ситуацией является выдача из кассы заработной платы. В зависимости от того, осуществляется выплата одному работнику или же нескольким лицам по ведомости, различается и заполнение формы.
Документ формирует проводки: Дт 70 Кт 50
Когда выплата оформляется на основании платежной или расчетно-платежной ведомости, то в бланке идет ссылка на этот документ с его обязательным приложением.
В получении средств для выдачи заработной платы расписывается сотрудник, который будет осуществлять непосредственно ее выплату работникам. Это может быть кассир, бухгалтер, кадровый работник, бригадир, начальник цеха. Все зависит от распоряжения руководителя и утвержденного на предприятии положения по оплате труда.
В случае же когда РКО оформляется для оплаты труда отдельному работнику, то документ заполняется немного по-другому.
Получателем выступает работник, в основании указывается период, за который ему выплачивается заработная плата. Обязательно в бланке вписываются паспортные данные сотрудника, получающего денежные средства.
Аналогично оформляется РКО на выплату денежной поддержки сотруднику предприятия. Только при этом в графе основания указывается «Материальная помощь работнику» и указываются следующие счета: Дт 73 Кт 50
Выплата отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск
Каждому работнику положен ежегодный отпуск, продолжительность которого в зависимости от вида деятельности предприятия может варьировать. Оплата осуществляется на основании записки-расчета, содержащей сведения о доходе работника и размере выплаты, и приказа руководителя. Также в основании желательно указывать размер НДФЛ, который был удержан из начисленной суммы.
Проводки при выплате отпускных или же компенсации следующие: Дт 70 Кт 50
Когда сотрудник не желает прерывать работу, то он вправе написать заявление и попросить выдать ему денежную выплату без предоставления дней отдыха. В таком случае предприятие производит расчет и оформляет РКО, аналогичный вышеуказанному. В основании расхода из кассы указывается, что это компенсация за неиспользованный отпуск.
Заполнение РКО на выплату больничных
За дни отсутствия сотрудника, подтвержденные больничным листом, предприятие-работодатель обязано начислить причитающее человеку пособие по нетрудоспособности. Его выплата может быть выполнена через кассу в ближайший день выдачи заработной платы. При этом оформляется расходный кассовый ордер следующего вида:
Документ формирует проводки: Дт 70 Кт 50
В основании указывается номер больничного листа, а также сумма удержанного налога из начисленного пособия.
Заполнение РКО: Расчеты с поставщиками
Оплатить поставщику за товар или оказанную услугу предприятие может лишь через доверенного представителя. То есть в расходном ордере получателем выступает конкретное физическое лицо с привязкой к контрагенту, а не просто организация или предприниматель.
Документ фиксирует проводки: Дт 60 Кт 50
Также стоит помнить об ограничении по расчетам с контрагентами наличными средства – размер сделки по одному договору не должен превышать 100 000 рублей.
К самому РКО прикрепляется копия паспорта получателя и документ, подтверждающий его полномочия, а именно доверенность.
Возврат покупателю
Ситуация, когда требуется вернуть денежные средства покупателю, довольно распространена. Расходный кассовый ордер заполняется по той же схеме, чтои документ на оплату поставщику, если контрагентом выступает организация или индивидуальный предприниматель:
Документ формирует проводки: Дт 62 Кт 50
В случае, когда покупателем и получателем средств выступает физическое лицо, то доверенность не требуется.
Взнос наличными на расчетный счет и инкассация
Одним из видов расходов, осуществляемых из кассы организации, является пополнение расчетного счета предприятия. Это может быть взнос наличными через уполномоченное лицо, а также передача средств через представителей банка.
Когда деньги отвозит в банк работник предприятия, основанием для формирования расходного ордера является объявление на взнос наличными. Бланк состоит из трех частей, одна из которых возвращается клиенту с выпиской банка, а вторая – подшивается к отчету кассира и составленному РКО.
Документ не формирует проводки. Факт поступления средств на банковский счет подтверждается выпиской.
Несколько иная ситуация, когда средства сдаются инкассаторам для последующего безналичного зачисления. В результате этого наблюдается временной разрыв в 1-3 рабочих дня между моментом расхода денег из кассы и их приходом на счет.
В этом случае расходный ордер формирует проводки: Дт 57 Кт 50
Получателем средств выступает кассир, который готовит документы для сдачи наличных денег и является материально-ответственным лицом. К расходному ордеру прикладывается квитанция, подписанная работниками инкассаторской службы, тем самым подтверждая факт передачи денежных средств.
Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры
Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:
- если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
- нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
- в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
- дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
- сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
- в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами;
- аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».
Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.
Заполненный образец РКО-2 вы можете скачать на нашем сайте.
Предназначение документа КО-2
Форма КО-2 также именуется расходным кассовым ордером или РКО. Задействуется с целью корректного, соответствующего нормам законодательства оформления расхода наличных средств из кассы, осуществляемого посредством выдачи наличности на руки сотруднику фирмы либо внешнему субъекту (например, подрядчику).
Форма КО-2 выписывается в 1 экземпляре и должна быть подписана:
- кассиром;
- главным бухгалтером организации (либо другим сотрудником, имеющим необходимые полномочия).
При этом если бухгалтер отсутствует, то за него должен поставить подпись руководитель. Если руководитель самостоятельно, без привлечения бухгалтера и кассира, ведет кассу, то требуется только его собственная подпись (п. 4.3 указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014).
РКО подлежат регистрации в отдельном журнале, соответствующем форме КО-3.
Подробнее об учете РКО и иных документов, используемых в кассовых операциях, вы можете прочитать в статье «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров».
Форму КО-2 вы можете скачать на нашем сайте:
Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере
В указаниях Банка России от 30.07.2014 № 3352-У установлены формы документов, задействованных в кассовых операциях, которые обязательны для применения российскими кредитными организациями. В числе таковых — расходный кассовый ордер, за которым в ОКУД закреплен номер 0402009. Данный документ в целом схож с тем, что применяется юридическими лицами и ИП в общем случае — по форме КО-2. В указаниях № 3352-У также содержится инструкция по заполнению «банковского» варианта РКО.
Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.
Итоги
Форма расходных кассовых ордеров утверждена законодательно и является обязательной к применению для всех субъектов предпринимательства. Исключение сделано только для ИП – при соблюдении ряда условий. У банковских организаций есть своя форма РКО.
О последних изменениях в порядке ведения кассовых операций читайте в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2021 году».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Источник: novapochta.ru
Расходный кассовый ордер
Наличный денежный оборот предприятий оформляется кассовыми операциями. Для учета используются кассовая книга и ордера – документы, подтверждающие поступление и выдачу денежных средств. Бумажный или электронный документооборот должен полностью соответствовать остатку денежных средств в кассе предприятия.
Оформление кассовых операций производится в момент проведения действий по приему или выдаче наличности. Предприятие может иметь несколько операционных касс, но ведение кассовой книги, выписка ордеров, учет операций ведется в основной кассе компании.
Определение разных видов ордеров
Кассовые документы оформляются без помарок и подчисток. При возникновении ошибок форма не корректируется, а составляется повторно. Ордера подлежат регистрации в журнале с ведением нумерации в хронологическом порядке, обновляемой ежегодно. Регистрация приходных и расходных форм производится отдельно.
Вид кассового документа зависит от операции:
- Для учета поступлений средств используется приходный кассовый ордер (ПКО). При оформлении операций применяется унифицированная форма № КО-1. Отрывная часть формы (квитанция к ПКО) выдается на руки лицу или представителю, от имени которого вносятся средства.
- Учет операций по выдаче наличности оформляется расходным кассовым ордером (РКО). Для подтверждения расходных операций применяется бланк № КО-2. Получатель средств в документе должен указать паспортные данные и предъявить документ для сличения.
Формы составляются в единственном экземпляре и подписываются лицами, уполномоченными приказами.
Скачать бланк расходного кассового ордера.
Назначение и порядок использования расходного кассового ордера
Документ РКО подтверждает законность кассовой операции и служит основанием для выдачи средств из кассы предприятия.
Образец заполнения расходного кассового ордера
Ордер оформляется при выдаче средств:
- Для трат подотчетных лиц предприятия. При получении сумм работник должен предъявить паспорт и заполнить личные данные собственноручно.
- На нужды, определенные приказом – выдачу отпускных, заработной платы и расчета при увольнении.
- Для проведения инкассации – сдачи средств в банк на расчетный счет предприятия.
- На иные траты, связанные с ведением деятельности и определенные руководством компании.
По окончании кассового дня по сумме всех РКО выводится кредитовая часть операций и сальдо на конец дня.
Документ РКО должен быть заверен должностными лицами. Форму подписывают:
- Руководитель предприятия или равнозначное должностное лицо, уполномоченное приказом.
- Главный бухгалтер компании.
- Кассир, осуществляющий выдачу средств.
- Физическое лицо при его участии в расходной операции.
Предприятия могут производить расчеты путем наличного денежного оборота. При выдаче средств через кассу необходимо придерживаться ограничения, установленного для расчетов – 100 тысяч рублей в пределах одного договора.
- для регистрации ИП
- регистрации ООО
- Ведение бухгалтерии для ИП
- Ведение бухгалтерии для ООО
Общие правила и порядок заполнения данного документа
Документ РКО формирует в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель или заполняется на готовом бланке. Формирование документа производит кассир либо работник бухгалтерии. Ордер должен содержать реквизиты, позволяющие подтвердить уникальность операции.
До выдачи денежных средств в РКО вносятся данные:
- Наименование предприятия и подразделения.
- Номер согласно регистрационных данных журнала.
- Дата составления документа и выдачи средств.
- Счета дебета и кредита (51 счет – «касса») операции.
- Сумма к выдаче цифрами.
- Код целевого расхода (для бюджетных учреждений).
- Данные о фамилии, имени и отчестве лица, получателе средств. Сведения указываются без сокращений.
- Сумма прописью. Начало записи ведется от края строки, незаполненная часть строки прочеркивается.
- Приложение – документальное основание выплаты.
Важная часть документа предназначена для заполнения получателем. Лицо должно указать сумму прописью, собственные данные и заверить текст подписью. Контроль над правильным заполнением строк лежит на кассире, выдающим средства.
Нюансы при оформлении
Формирование РКО осуществляется на основании оправдательного документа – ведомости, приказа, авансового отчета. Часть ордеров выступает в качестве дополнений к подтверждающим выплату документам, ранее подписанных руководителем.
При выдаче вознаграждения работникам или инкассации РКО руководителем не заверяется. В разделе основания вносится запись о документе-основании. Примерный текст записи: «выдача заработной платы за октябрь 2015 года по ведомости № 35 от 30.09.2015г.». Оправдательный документ должен быть заверен руководителем.
Порядок оформления данного вида документа в 1С рассмотрен в следующем видеоматериале:
Учет и хранение
Расходные кассовые ордера относятся к формам первичного бухгалтерского учета. Кассовые документы аналогично иным бумагам первичного учета подлежат архивации в течение 5 лет. Срок исчисляется с года, следующего за периодом проведения операций. По истечении периода документы подлежат утилизации по акту и в присутствии комиссии.
Источник: www.delasuper.ru