Если Вы читаете эту статью, значит сталкивались с таким понятием как Предпроектное обследование. Что же это такое и зачем оно? Кому это требуется, а кому нет? Можно ли провести его самостоятельно и не привлекать для этого сторонних специалистов? Какие результаты для компании дает предпроектное обследование.
На эти и другие вопросы мы попробуем ответить ниже.
Начнем с того, что обследование обследованию рознь. Разные заказчики и разные подрядчики под термином «предпроектное обследование» подразумевают совершенно разные виды работ и разные результаты. Какое обследование требуется именно вашей компании зависит от множества факторов, таких как:
· масштаб и структура предприятия · внутренняя организационная структура компании · текущий уровень автоматизации и консолидации бизнес-процессов на предприятии · сам проект, который планируется реализовать
Основная задача обследования – ответить на вопросы ЧТО, ГДЕ, ЗАЧЕМ, КАК. То есть, обозначить основные цели и задачи потенциального проекта, зафиксировать организационные, территориальные и функциональные рамки проекта, определить архитектуру целевой системы и этапность для достижения поставленных целей проекта.
Как увеличить прибыль? / Обследование бизнес-процессов
2. Виды предпроектного обследования
В зависимости от конкретной ситуации, предпроектное обследование может отличаться по сложности и спектру решаемых задач.
Например: · Экспресс-обследование. Такое обследование занимает 2-3 недели, в рамках которого помимо вышеперечисленных пунктов будет также составлен и зафиксирован полный перечень процессов, подлежащих автоматизации в рамках данного конкретного проекта.
· Детальное предпроектное обследование. Такое обследование длится несколько дольше, так как в процессе помимо всего того, что делается на экспресс-обследовании, бизнес-процессы также и описываются, либо отрисовываются в виде схем (либо и то и другое). В зависимости от того, насколько процессы в рамках проекта будут изменяться, могут быть описаны, как процессы «asis» (как есть сейчас), так и процессы «tobe» (как будет потом). Помимо этого, в зависимости от состава и сложности проекта, в результирующем документе (либо в виде приложения к нему) могут также описываться функциональные требования к системе.
· Предпроектное обследование с элементами моделирования. Это такое обследование, в процессе которого, помимо всего вышеперечисленного, проводится моделирование в целевой информационной системе.
Тут в зависимости от ситуации, возможны различные виды проведения работ, но основная суть в том, что в процессе фиксации функциональных требований и процессов «tobe» согласованная часть этих процессов накладывается на архитектуру решения в качестве целевой информационной системы. В результате заказчик уже может частично увидеть то, как будет выглядеть система в будущем. В этом варианте заказчик получает различные результаты: документальное описание, презентация результатов моделирования в виде семинара, доступ к настроенной демо-базы для ознакомления. В целом, моделирование часто выделяется в отдельный этап, но бывают случаи, когда уже в рамках первого этапа заказчику нужно увидеть некий прототип целевой информационной системы.
Обследование бизнеса — зачем его проводить? // Выпуск 2
Как правило, грамотный подрядчик после первой встречи уже примерно понимает, какое обследование можно предложить для данной конкретной компании и для именно этого конкретного проекта.
Компания может своими силами выполнить предпроектное обследование, если в штате компании имеется специалист или команда специалистов, обладающими в совокупности следующими компетенциями:
· опыт в реализации комплексных проектов внедрения, в формировании проектных документов · знания в учетных областях, которые входят в рамки проекта · знание функционала программного продукта (или комплекса продуктов в зависимости от проекта), на основе которого будет формироваться целевая информационная система · умение организовать команду, распределять обязанности и ответственность, отвечать за результат
Можно ли внедрить информационную систему без предпроектного обследования? Однозначно ответить на вопрос нельзя. Можно лишь с уверенностью утверждать, что чем выше практическая значимость проекта, тем тщательнее нужно к нему подготовиться и спланировать действия. И если через некоторое количество времени и денег после начала проекта вы хотите оказаться не в точке N, а там, где и планировалось, то тут без предпроектного обследования никак не обойтись.
Специалист компании ООО «Кодерлайн» Ольга Дерр
Источник: www.koderline.ru
Обследование бизнеса перед проектом. Зачем, если и так работает?
Обследование, это первый этап в проекте внедрения 1С, в ходе которого процессы подлежащие автоматизации в компании детально изучаются и описываются. Для выявления процессов бизнес-аналитики общаются с ключевыми сотрудниками Заказчика, руководителями подразделений на серии встреч. Затем фиксируют собранную информацию в документ.
Зачем нужно обследовать процессы
Иногда встречается мнение, что «Обследование» — это бесполезный для клиента этап. «Мы то и так знаем, как мы работаем, это вы без обследования не можете нас автоматизировать».
- Даже если бы заказчик знал, как он работает, разве качественная, подходящая бизнесу автоматизация, не является общей целью? Заказчик и исполнитель идут к одной цели – успешному проекту внедрения системы. Если какое-то мероприятие нужно, чтобы повысить вероятность успеха, оно нужно обоим сторонам.
- На самом деле скорее всего вы не знаете, как вы работаете, так как принятые подходы и методы принятия решений находятся в сфере коллективного бессознательного. Большинство компания работает «как сложилось» в ходе роста, найма новых людей, распределения функций между ними. Никто не знает, как работает компания в целом. Представление о прохождении одних и тех же процессов у собственника, у руководителей отделов и у рядовых сотрудников может быть совершенно разным.
- В ходе обследования выявляются изменения и улучшения, которые можно сделать, не дожидаясь внедрения 1С.Осознание, выявление бизнес-процессов, это работа, запускающая поиск улучшений и изменений. Частая ситуация в ходе интервью «Мы что, правда так работаем? – Да. – Не может быть! – Точно так – Давайте это поменяем, мы же теряем заказы/деньги/время». Мы просим кого-то из руководства компании присутствовать на всех интервью как раз для того, чтобы такие идеи обнаруживать и реализовывать в компании сразу.
- В ходе обследования формируется атмосфера вовлеченности в проект, ключевые пользователи становятся соавторами проекта, и это полезно для дальнейшего внедрения. Внедрение нового программного продукта – это проект организационных изменений. Изменения всегда идут сложно. Люди не любят изменений. Для снижения сопротивления во время запуска, отличной идеей является вовлечение ключевых пользователей с самого начала.
- Обладающий кругозором подрядчик может предложить идеи, рекомендации по перестроению бизнеса, или вводу новых метрик, опираясь на опыт других проектов. Консультанты, интеграторы, компании, занимающиеся автоматизацией управления и учета, имеют большую «насмотренность». Каждый день, месяц, год, они изучают различные практики и подходы к работе. В ходе обследования они могут дать интересные рекомендации, или поделиться взглядом со стороны.
- На основании хорошего обследования, вы сможете написать должностные инструкции для ролей, и создать документы для изучения работы компании и входа в должность. Мало внедрить информационную систему – нужно сделать так, чтобы пользователи знали свои участки бизнес-процессов, проходящих через компанию, и могли выполнять свои задачи. Хорошее обследование может лечь в основу корпоративных регламентов работы для разных должностей.
Пытаться выбирать и внедрять 1С, и любую другу систему управления, без обследования, всё равно что прийти к врачу и попросить сразу выписать нужное лекарство, без диагностики. Вы ведь и так знаете – вот болит спина, нужна таблетка от боли. Потому что «обследование, мне это не нужно, я за лечение плачу, а не за то чтобы вы меня обследовали».
Как проходит обследование
Как Заказчику понять, что обследование идет верно, и вы получите нужный результат?
- Начало проекта – стратап-встреча.Предложение начинается с большой буквы, а проект – со стартап-встречи. Это важное мероприятие, на котором происходит знакомство команды, поясняются роли, утверждается устав и план.
- Серия интервью, на них приходят аналитики с подготовленными вопросами.Само обследование должно состоять из последовательности встреч. Подрядчик предложит вам список встреч, которые необходимо провести, и попросит заполнить его контактными лицами и удобными датами.Обратите внимание, сессии вопросов-ответов должны идти гладко и четко. Это говорит о том, что аналитики приехали подготовленными, они не придумывают вопросы на ходу, а идут по своим опросникам, собирая в голове и в документе схему процессов.
- Состав вопросов, и ход интервью.Хорошо, если вопросы – понятны. Аналитики должны спрашивать вас про то, как работает ваш бизнес. А не про то, какие «галочки» в 1С им нужно поставить. Если вопросы не понятны, или относятся к настройкам 1С, например, «скажите, вы будете использовать ордерную схему на складе?» это плохой признак. Возможно перед вами не бизнес-аналитик, а 1С консультант.Так же обратите внимание как подрядчик управляет ходом интервью. Он должен следить за таймингом, вести встречи, и не давать вашим сотрудникам отклоняться от темы встречи и начинать рассказывать про жизнь и интересные истории.
- Финальный документ и работа по нему подрядчика и заказчика.Возможный состав финального документа описан ниже, обратите внимание на то, каким образом организован процесс сдачи вам этого документа.Правильный подрядчик – будет настаивать на внимательном прочтении, удивится если вы попытаетесь согласовать «не глядя», будет готов встречаться с вами, обсуждать документ, пояснять не ясные вопросы, вносить корректировки, а иногда и отстаивать свою позицию. Правильный подрядчик – умеет говорить клиенту «нет, так делать не стоит», если видит, что решение может принести вред проекту.
Что вы, как заказчик, можете сделать чтобы повысить шансы на успех проекта, и получить максимум пользы:
- Назначьте «Руководителем проекта» со своей стороны – руководителя высокого уровня влияния в компании.
- Сделайте так, чтобы он приходил на все интервью и встречи (освободите время, примите высокую важность проекта для компании).
- Пусть ваш РП (или вы, если вы решили им быть) фиксирует замеченные «странности» в работе и принимает решения об их устранении.
- РП заказчика необходимо подчеркивать важность проекта своим примером, «усмирять» сотрудников-сопротивленцев.
- Внимательно изучайте документы от подрядчика, это подписывайте их так как «много текста, лень читать». Предложения сотрудников по документу так же проверяйте до отдачи подрядчику, если разослали документ на ознакомление.
- Не отдавайте подрядчику противоречащие друг другу замечания, организовывайте встречи рабочей группы внутри компании, принимайте решения и отдавайте согласованные предложения/замечания/идеи.
Результаты обследования
Иногда результаты обследования остаются в голове у тех, кто его проводил. Это плохой результат, так как вы не сможете им воспользоваться, и не сможете передать проект другому подрядчику, если вам что-то не понравилось.
Что должно быть в результирующем документе?
- Полный список или схема всех процессов, подлежащих автоматизации в ходе проекта. В виде картинки, схемы и/или текстового описания процессов.
- Схемы и описание каждого бизнес-процесса. Какую методологию описания лучше использовать? Я не стал бы требовать описания процессов в IDEF0, UML, или другой нотации. Главное требование – схемы и описания процессов должны быть понятны вам, как заказчику, без дополнительного «обучения чтению диаграмм». Нужно ли описывать «как есть» и «как будет»? Есть разные подходы. Многие консультанты описывают процессы «как есть» и «как будет». Проблема описания «как есть» заключается в том, что оно почти бесполезно. В ходе встреч сразу принимаются решения, процессы могут поменяться, и «как есть» окажется слепком момента в прошлом. Мы считаем, что описывать нужно процессы «как будет» с ЗБР (зоной ближайшего развития). Насколько подробным должно быть описание? Каждый шаг процесса должен быть действием, имеющим конкретный результат – созданный документ, принятый на склад товар, принятое решение. Опускаться в детализации до «нажал кнопку А, посмотрел на монитор, взял в руки мышь, отодвинул кружку…» — не нужно. Нужны ли описания требований к 1С (на уровне технических заданий, или схем интерфейсов)? Это зависит от общей схемы проекта и согласованных между вами и подрядчиком результатов каждого этапа. Есть компании, которые в рамках одного этапа и описывают процессы, и пишут требования на доработку/настройку учетной системы. Мы в нашей практике разделяем эти этапы – исследование бизнеса это одно, а то какую 1С выбрать для решения бизнес-задач, как ее настроить, это другое. У нас это 2 разных этапа проекта, и 2 разных документа.
- Ролевая матрица. Список или таблица ролей в компании, с указанием того в каком процессе какая роль участвует, за какой процесс какая роль отвечает. Под ролью имеется ввиду не должность. Человек на должности «коммерческий директор», может иметь и роль «КД» и роль «Продавец» и роль «HR».
- (желательно) Список изменений, улучшений и предложений, а также задач заказчика в ходе проекта. Не каждая компания подрядчик собирает такой список, так как он не относится непосредственно к внедрению 1С. Мы его готовим для того, чтобы заказчик получил больше пользы от этапа.
Желаю вам хороших подрядчиков, успешных проектов и бизнес-пользы от автоматизации.
Если вас заинтересовала наша методика обследования и результаты – вы можете оставить контакты , наш менеджер свяжется с вами и в ходе пресейл-встречи покажет реальный документ «Отчет об обследовании».
Источник: dzen.ru
Диагностика бизнеса
Организационная диагностика — это высоко эффективный инструмент исследования бизнеса, позволяющий увидеть разрыв между его текущим и целевым состоянием, а также разработать четкий план достижения стратегических целей.
Комплексная всесторонняя организационная диагностика
Организационная диагностика — это высоко эффективный инструмент исследования бизнеса, позволяющий увидеть разрыв между его текущим и целевым состоянием, а также разработать четкий план достижения стратегических целей.
Маркетинговый анализ — диагностика позиций компании на рынке
В современном бизнесе максимального эффекта позволяет добиться только четкое понимание владельцами бизнеса и топ-менеджментом компании существующей рыночной ситуации, а также внутренних конкурентных преимуществ, которые удовлетворяют запросам рынка.
Диагностика стратегии компании
Насколько цели вашей организации отвечают реалиям рынка и внутренним ресурсам бизнеса? Насколько владельцы компании, топ-менеджеры и персонал осведомлены об этих целях и принимают те задачи, которые стратегический план ставит перед ними лично. Ответы на эти вопросы может дать диагностика стратегии.
Диагностика и дизайн организационной структуры
Исследование оргструктуры позволяет понять, насколько имеющееся организационное устройство отвечает стратегическим целям компании. Схема взаимодействия отдельных юридических лиц и филиалов в холдинге, иерархия структурных подразделений – часто с ростом бизнеса эта система становится нерациональной.
Описание имеющейся системы бизнес-процессов в форме диаграмм, удобных для анализа и оценки эффективности. Исследование и поиск проблемных мест и точек для возможной оптимизации в имеющейся бизнес-модели.
Диагностика системы управления финансами
Определение задач системы управления финансами в организации на основе стратегии бизнеса и имеющейся бизнес-модели. Оценка имеющейся системы управленческого учета и ее взаимодействие с учетом бухгалтерским. Определение проблем и «белых пятен».
Диагностика системы логистики
Производится формализация логистических цепочек, определяются центры формирования затрат, на основании статистических данных производится оценка эффективности системы управления закупками и запасами, проводится анализ используемых и потенциально эффективных технологий работы склада и складского оборудования.
Диагностика системы управления персоналом
Цель исследования – определить насколько компания справляется с задачами по сокращению затрат на ФОТ, по минимизации человеческого фактора, по эффективности труда и так далее. Осуществляется поиск причин большой текучести кадров, значительной разницы в производительности труда различных сотрудников, наличия конфликтов между работниками и других проблем, связанных с кадрами.
Диагностика юридической защищенности
Производится исследование бизнес-модели Вашей компании на предмет возникающих правовых рисков: изучаются заключаемые Вами договоры, принимаемые Вами на себя гарантийные обязательства, защищенность от возможных споров и взысканий основных средств, права на используемые Вами объекты интеллектуальной собственности и другое.
Ваш инструмент для достижения
бизнес-целей
Простые решения сложных задач
по совершенствованию и развитию
вашего бизнеса
Г. МОСКВА ул. Мневники, дом 6
Источник: www.rusconsult.ru