Обязан ли индивидуальный предприниматель вести трудовые книжки на работников

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ ВЕДЕТ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

1) В случае, когда у индивидуального предпринимателя нет наемных работников, следует ли ему вести трудовую книжку на себя самого? Если человек прекратил деятельность в качестве индивидуального предпринимателя и поступает на работу к другому работодателю, нужно ли новому работодателю делать запись в трудовой книжке о его прошлой работе в качестве индивидуального предпринимателя?

2) До вступления в силу поправок к Трудовому кодексу РФ (06.10.2006г.) работодатели – индивидуальные предприниматели не должны были вести трудовые книжки своих работников. После вступления в силу поправок к Трудовому кодексу РФ (06.10.2006г.) работодатели – индивидуальные предприниматели должны заводить трудовые книжки для своих работников. Касается ли это уже работающих сотрудников? Как же делать записи о приеме работникам, принятым до 6 октября 2006г.?

Ответ на вопрос 1.

В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Поэтому, если у индивидуального предпринимателя работают работники по трудовому договору, он обязан вести на них трудовые книжки в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утверждены в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». Действительно, возникает вопрос, нужно ли вести трудовую книжку, если работодатель – индивидуальный предприниматель и работник совпадают в одном лице, так как в той же статье 66 ТК РФ говорится, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Учет электронных трудовых книжек

В статье 66 ТК РФ, а в соответствии с ней и в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» указано, что в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Как видно из вышеприведенных норм, все записи в трудовую книжку производятся в отношении определенного работника. Для того, чтобы получить статус работника необходимо вступить в трудовые отношения с работодателем путем заключения трудового договора.

В статье 56 ТК РФ сказано, что трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник (ст.56 ТК РФ). Работодатель — физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. Работодателями — физическими лицами признаются зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ст.20 ТК РФ). В связи с тем, что индивидуальному предпринимателю законодатель определил статус работодателя, а не работника, то он, соответственно, не может заключить трудовой договор с самим собой (это будет противоречить трудовому кодексу, так как не будет второй стороны в трудовых отношениях), поэтому вести трудовую книжку на самого себя у него нет никаких законных оснований.

Как вносятся сведения в электронную трудовую книжку при трудоустройстве и увольнении?

Что касается того, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, то это опять имеет отношение только к работнику. Так как индивидуальному предпринимателю законодатель определил свой правовой статус, то в подтверждение своей трудовой деятельности он будет иметь свои документы, установленные законом. На основании ст. 23 ГК РФ гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Согласно Постановлению Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» установлена форма N Р61001 «Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя», а также N Р65001 «Свидетельство о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя».

Что касается трудового стажа индивидуального предпринимателя, то согласно ст.2 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» трудовой стаж — это трудовой стаж — учитываемая при определении права на отдельные виды пенсий по государственному пенсионному обеспечению суммарная продолжительность периодов работы и иной деятельности, которые засчитываются в страховой стаж для получения пенсии, предусмотренной Федеральным законом «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

В соответствии со ст.2 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» страховой стаж – это учитываемая при определении права на трудовую пенсию суммарная продолжительность периодов работы и (или) иной деятельности, в течение которых уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, а также иных периодов, засчитываемых в страховой стаж. На основании ст.6 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» страхователями по обязательному пенсионному страхованию являются: «… индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой».

Таким образом, основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж индивидуального предпринимателя будет свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.

В данном случае возникает еще один вопрос: Если человек прекратил деятельность в качестве индивидуального предпринимателя и поступает на работу к другому работодателю, нужно ли новому работодателю делать запись в трудовой книжке о его прошлой работе в качестве индивидуального предпринимателя?

Здесь существуют две точки зрения:

1. Как было сказано выше, индивидуальный предприниматель является работодателем, а не работником. В Трудовом же кодексе РФ ст.66 установлено, что в трудовую книжку вносятся сведения о работнике , выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Поэтому внесение сведений в трудовую книжку, не предусмотренных законом, может расцениваться как нарушение.

2. Лицо, заключившее трудовой договор с работодателем, становится работником. Если в трудовой книжке не отразить прежнюю трудовую деятельность лица, то тогда может создаться ситуация, что работодатель, принимая бывшего индивидуального предпринимателя на работу, ухудшает его положение по сравнению с другими работниками, так как не учитывается общий трудовой стаж, который необходим для исчисления, например, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам согласно Федеральному закону от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию».

Однако указанный закон не ставит в строгую зависимость исчисление трудового стажа при выплате указанных пособий от указания данного стажа в трудовых книжках. Так, согласно ст.16 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» в страховой стаж для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (страховой стаж) включаются периоды работы застрахованного лица по трудовому договору, государственной гражданской или муниципальной службы, а также периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В соответствии с данным законом был принят Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 6 февраля 2007 г. N 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам», согласно которому (пункт 11) периоды деятельности индивидуального предпринимателя, индивидуальной трудовой деятельности, трудовой деятельности на условиях индивидуальной или групповой аренды подтверждаются:

а) за период до 1 января 1991 г. — документом финансовых органов или справками архивных учреждений об уплате платежей на социальное страхование;

б) за период с 1 января 1991 г. по 31 декабря 2000 г., а также за период после 1 января 2003 г. — документом территориального органа Фонда социального страхования Российской Федерации об уплате платежей на социальное страхование.

О фиксировании в трудовой книжке страхового стажа работника — бывшего индивидуального предпринимателя, подтвержденного указанными документами, в случае его устройства на работу в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», а также в Постановлении Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» указаний не содержится. Однако данный страховой стаж может найти свое отражение в личной карточке работника (форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1). Так, согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации (Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1) стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Ответ на вопрос 2.

С вступлением в силу с 6 октября 2006 г. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ предприниматели должны были незамедлительно начать вести трудовые книжки своих работников, в том числе и уже работающих работников. Работникам, не имеющим трудовых книжек (например, тем для которых работа у данного предпринимателя является первой работой), каждый работодатель – индивидуальный предприниматель должен был оформить новую трудовую книжку. Работникам, которые имеют трудовые книжки, нужно было сделать записи о работе у работодателя – индивидуального предпринимателя.

Согласно письму Минздравсоцразвития от 30 августа 2006 г. N 5140-17 «в трудовую книжку работника в этом случае следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это в интересах работника. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября, в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания».

Вы можете почитать консультации из предыдущих выпусков нашей рассылки:

1) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200806/17115810.html , Вы прочитаете ответ на вопрос: «Я устроилась на работу бухгалтером в организацию, в которой нет инспектора по кадрам. Трудовые книжки здесь всегда вели бухгалтера. А я никогда этим не занималась. Подскажите, пожалуйста, какие нормативные акты мне почитать на тему ведения трудовых книжек и какие есть хорошие книги по ведению трудовых книжек?»

2) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200806/18200433.html , Вы прочитаете ответ на вопрос: «Принимаем на работу сотрудников, у которых старые трудовые книжки (образца 1973 года). Мы продолжаем заполнять эти трудовые книжки, но сомневаемся, правильно ли поступаем. Может быть, нужно поменять таким работникам трудовые книжки на новые (нового образца 2003 года)?»

3) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200806/23001407.html , Вы прочитаете ответ на вопрос: « Иногда мы принимаем на работу гражданин ближнего зарубежья (Украина, Беларусь). Они предоставляют трудовые книжки образца своего государства, заполненные на их национальном языке. В этом случае нужно принять и продолжить вести представленную работником трудовую книжку или нужно заводить новую трудовую книжку по утвержденной в России форме? »

4) Перейдя по этой ссылке http://subscribe.ru/archive/tax.trkn/200806/25114828.html , Вы прочитаете ответ на вопрос: « До вступления в силу поправок к Трудовому кодексу РФ (06.10.2006г.) работодатели – индивидуальные предприниматели не должны были вести трудовые книжки своих работников. После вступления в силу поправок к Трудовому кодексу РФ (06.10.2006г.) работодатели – индивидуальные предприниматели должны заводить трудовые книжки для своих работников. Касается ли это уже работающих сотрудников? Как же делать записи о приеме работникам, принятым до 6 октября 2006г.? »

Рассылку ведет Редакция электронной библиотеки «Пакет кадровика»

Источник: subscribe.ru

На каких работников предприниматель должен вести трудовые книжки?

Должен ли частный предприниматель вести трудовые книжки на своих работников?

Согласно статье 48 КЗоТ на предпринимателей-работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на всех работающих у них более пяти дней наемных работников.

На практике соответствующая обязанность реализуется так: предприниматель на основании зарегистрированного в центре занятости трудового договора делает записи о приеме или увольнении работника в его трудовой книжке, после чего эти записи подтверждаются подписью должностного лица центра занятости и заверяются его печатью. Хранятся трудовые книжки непосредственно у работников, что иногда приводит к нежелательным для предпринимателя последствиям (бывает, что работники просто «пропадают»).

На каких работников предприниматель должен вести трудовые книжки?

Предприниматель обязан вести трудовые книжки на всех наемных работников, которые работают у него более пяти дней, кроме совместителей. Граждане, которые что-либо делают для пред-принимателя по договорам гражданско-правового характера, наемными работниками в рамках таких договоров не являются, соответственно ни трудовой договор, ни трудовая книжка в этом случае не применяются.

Поговорим подробнее о совместительстве. Если у гражданина больше одного места работы (имеются в виду трудовые отношения), то совместительством для него будет работа на месте ином, нежели то, где гражданину сделана запись в трудовой книжке.

Получается, что если работник уже отдал свою трудовую книжку какому-либо работодателю или в ней уже сделал запись о приеме на работу какой-либо предприниматель-работодатель, то предприниматель, принимающий такого гражданина на работу, уже не должен производить записи в его трудовой книжке.

Здесь нужно заметить, что на предпринимателя не возложена обязанность требовать от работника, который нанимается к нему на работу как совместитель, каких-либо документов, подтверждающих тот факт, что трудовая книжка ведется у него на другом месте работы. Предоставлять или не предоставлять трудовую книжку при приеме на работу — дело наемного работника. Если работник трудовую книжку предпринимателю не дал, ссылаясь на то, что она «лежит» по месту основной работы, значит, у предпринимателя он будет работать по совместительству.

Источник: www.job.erynok.com

Учет трудовых книжек у ИП

Предприниматели ошибочно полагают, что если им позволено не вести бухучет, то можно поверхностно относиться и к кадровым делам. Однако это не так, и последствия могут быть серьезными. Сегодня поговорим о трудовых книжках, а точнее, как нужно вести их учет и что будет, если не контролировать движение такого важного для работника документа.

Обязан ли ИП вести трудовые книжки

Индивидуальный предприниматель, как и любой работодатель, обязан вести трудовую книжку каждого работника, у которого эта работа является основной, и который проработал здесь свыше 5 дней (ст. 66 ТК РФ).

В собственную трудовую никаких записей он не делает, поскольку в нее вносятся только записи о трудовой деятельности, а не о предпринимательской. Трудовой стаж у предпринимателей учитывает Пенсионный фонд по поступившим страховым взносам. Для подтверждения стажа работы в качестве ИП достаточно взять справку из ПФР.

Предприниматель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Сколько именно, определяется им самостоятельно исходя из штатного расписания, количества поступающих на работу и т. п. Бланки покупаются за счет предпринимателя, но после получения книжки работник может возместить стоимость бланка. Однако запрещено без спроса взыскивать сумму из зарплаты. Нужно взять предварительное заявление на удержание от работника.

Предприниматель может выдавать бланки бесплатно. Тогда трудовая книжка будет подарком, а подарки стоимостью до 4 000 руб. НДФЛ не облагаются.

С 2021 года отменены бумажные трудовые книжки для лиц, которые впервые поступают на работу. Это значит, что если к вам утраивается человек, который раньше нигде не работал, то вы обязаны оформить ему трудовую книжку, но уже в электронном виде.

Порядок хранения трудовых книжек

Правила учета и хранения трудовых книжек определены Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее — Приказ). Этот документ вступит в силу и должен применяться работодателями уже с 1 сентября 2021.

Согласно этому приказу предприниматель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых бланков и вкладышей к ним. Он вправе заниматься этим сам, а может приказом назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за трудовые книжки, заполнять их и следить за их движением.

Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — документы строгой отчетности. Они хранятся у работодателя и выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке (п. 41 Приказа).

По окончании каждого месяца такое лицо обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформление трудовых книжек с приложением приходного кассового ордера. Если при заполнении новый бланк испортили, то его следует уничтожить с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки, полученные от работников при приеме на работу, работодатель также хранит у себя. Если испортили трудовую книжку, которую принес работник, то придется выплатить ему стоимость испорченного бланка (п. 45). Поэтому важно держать их в закрытом сейфе, чтобы избежать доступа посторонних лиц.

Неполученные трудовые книжки работниками при увольнении (смерти) следует хранить до востребования в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Книги учета трудовых книжек относятся к документам по личному составу, а значит, хранятся долго. Так, если делопроизводство по книге закончилось еще до 1 января 2003 года, храните журнал 75 лет, а если после 1 января 2003 года, то 50 лет (строка 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236).

Сроком начала хранения документа считается 1 января года, следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством, а не с даты создания книги (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Как вести учет трудовых книжек

Согласно разделу VIII Приказа работодатель должен вести учет трудовых книжек работников, чистых бланков и вкладышей к ним. Для этого предприниматель должен самостоятельно разработать две книги учета:

бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — для отражения приобретения и выдачи чистых бланков;
движения трудовых книжек — для фиксации поступления трудовых книжек при приеме на работу и их выдачи (временно или постоянно при увольнении) работников.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью предпринимателя и печатью (при наличии).

До 1 сентября 2021 эти книги ведутся на унифицированных бланках, утв. Минтрудом России (Постановление от 10.10.2003 № 69). Однако с вступлением нового приказа унифицированных форм не будет, работодателям придется самостоятельно разрабатывать книги.

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Индивидуальные предприниматели вправе не вести бухгалтерский учет, но от налогового учета они не освобождены (ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если вы все же ведете бухучет, то имейте ввиду, что трудовые книжки, полученные от работников, в бухгалтерском учете не фигурируют вообще, даже на забалансовых счетах. А вот чистые бланки и вкладыши, которые покупает предприниматель, отразить нужно.

Для бланков строгой отчетности предусмотрен отдельный забалансовый счет — 006. Поскольку по забалансовым счетам не применяется двойная запись, то поступление бланков будет отражено проводкой по Дт 006, а выбытие — по Кт 006.

Приобретение бланков сразу относится на прочие расходы и отражается записью: Дт 91 Кт 60. Плательщики НДС дополнительно выделяют и принимают к учету НДС: Дт 19 Кт 60, Дт 68 Кт 19.

Операция по удержанию расходов на бланк трудовой книжки или вкладыша из зарплаты работника отражается проводкой: Дт 70 Кт 73. А если работник принес деньги в кассу предприятия, то Дт 50 Кт 73. После выдачи трудовой книжки, если работник оплатил ее, начисляется внереализационный доход: Дт 73 Кт 91.

Что касается налога на прибыль, то Минфин в Письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818 разъясняет, что выдача бланков трудовых книжек признается операцией, облагаемой налогом на прибыль. Это значит, что если предприниматель применяет УСН, то выдача бланка работнику считается налогооблагаемым доходом.

Нарушения в учете трудовых книжек

Работодатель обеспечивает сохранность трудовых книжек. Отсутствие контроля за движением трудовых книжек, полученных от работников, может привести к утере или порче документа. Так, согласно ст. 325 УК РФ за похищение у гражданина любого важного личного документа предусмотрен штраф до 80 тыс. руб., обязательные работы на срок до 360 часов, исправительные работы — до 1 года или арест — до 3 месяцев.

Бесконтрольное обращение с чистыми бланками может привести к отсутствию формуляра в самый неподходящий момент. Например, если во время не сделать запись в трудовой, то можно понести административную ответственность по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства — предупреждение или штраф на предпринимателя в размере от 1 до 5 тыс. руб. Эту же меру может применить инспектор ГИТ, если предприниматель не ведет книги учета или ведет их неправильно.

Подводим итоги

Если индивидуальный предприниматель принимает на работу людей, он обязан вести их трудовые книжки, как и любой работодатель.
ИП несет ответственность за хранение трудовых книжек работников, а значит, должен вести их учет.
Учет трудовых книжек ведется в двух журналах — в книге движения трудовых книжек и книге учета чистых бланков и вкладышей.

Контакты, время работы

Кадровое Агентство в Москве «Кадровый Метод»
г. Москва, Головинское шоссе д.1
Телефон:
+7 (499) 130-09-50
Электронная почта:
[email protected]
Мы работаем Пн. — Пт. с 09:00 до 19:00
и Суббота и Воскресенье с 11:00 до 18:00

Контактная информация:

Подбор (рекрутинг) персонала.
Кадровое Агентство в Москве “Кадровый Метод”
г. Москва
Телефон:
+7 (499) 130-09-50
Электронная почта:
[email protected]

На каких работников предприниматель должен вести трудовые книжки?

Должен ли частный предприниматель вести трудовые книжки на своих работников?

На каких работников предприниматель должен вести трудовые книжки?

Учет трудовых книжек у ИП

Порядок хранения трудовых книжек

Как вести учет трудовых книжек

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Нарушения в учете трудовых книжек

Подводим итоги

Похожие записи:

Контакты, время работы

Контактная информация:

ИП сдают сзв или нет

Что сдавать ИП по пиву

Оценщик это ИП или нет

Не является ИП через Госуслуги

Можно ли открывать два ИП

ИП является учредителем своего ИП

Решение о совершении сделки ИП

Что такое проверка ФНС ИП