Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.
Способ ведения
Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).
С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.
В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.
Составные части журнала
Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).
Когда путевой лист и предрейсовый осмотр не нужен
В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.
- Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
- Когда был выдан путевой лист (дата).
- Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
- Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
- Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
- «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
- Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
- Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.
Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.
Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.
Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.
Кто заполняет
Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:
Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.
Законодательная база
Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.
Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.
Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.
Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.
Возможные дополнения
Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:
- Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
- Какие грузы доставляет транспортное средство.
- Пробег.
- Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.
Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.
Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.
Источник: assistentus.ru
Путевой лист для ИП 2023
Путевой лист должен оформляться на каждый используемый в предпринимательской деятельности автомобиль. При этом не имеет значения, принадлежит ли транспортное средство предпринимателю или он его арендует. В нашей статье рассказываем, как правильно оформляется путевой лист для ИП в 2023 году.
- Путевой лист: что это за документ
- Какие правила составления путевых листов действуют в 2023 году
- Обязательные реквизиты
- Порядок составления документа
Путевой лист: что это за документ
Путевой лист – это первичный документ, который обязателен для заполнения всеми субъектами хозяйствования, в чьей собственности имеются транспортные средства или которые берут их в аренду. Он необходим для учета работы водителей и расходов на ГСМ.
Путевой лист нужно выдавать водителю, так как во время поездки его могут проверить инспекторы ГИБДД. Данный документ может потребоваться предпринимателю в случае возникновения споров с заказчиком относительно стоимости перевозки. К тому же, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
Путевые листы для автомобилей для ИП должны храниться не менее 5 лет. А если водитель работал в условиях, которые дают право на досрочный выход на пенсию – документ должен храниться не менее 50 лет (Приказ Росархива № 236).
Какие правила составления путевых листов действуют в 2023 году
Правила заполнения бланков путевого листа автомобиля ИП утверждены Приказом Минтранса России № 368 и будут действовать до 31.12.2026 г. включительно. В этом же Приказе приведен порядок заполнения документа.
Перечень основных правил:
- Путевой лист для ИП необходимо составлять перед каждой поездкой. Оформлять документ на весь месяц нельзя.
- Обязательно заполняется пункт «Сведения о перевозке».
- Перед каждым рейсом должен проводиться медосмотр, что подтверждается фразой «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». По итогам послерейсового осмотра указывается «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
- При указании сведений о ТС нужно прописывать не только модель автомобиля, но и марку прицепа/полуприцепа.
- Ответственный за техническое состояние транспорта должен проставлять отметку «Выпуск на линию разрешен».
- Обязательно надо указывать показания одометра на дату и время выхода автомобиля в рейс, на дату и время его возвращения.
- Для учета путевых листов используют специальный журнал регистрации. Его можно вести на бумажном носителе или в электронном формате (с использованием ЭЦП).
Обязательные реквизиты
Путевой лист грузового автомобиля ИП в 2023 году не имеет унифицированной формы. Каждый предприниматель имеет право самостоятельно разрабатывать бланк документа. Перечень обязательных реквизитов приведен в Разделе № 1 Приказа Минтранса № 368. При их отсутствии путевой лист ИП грузового автомобиля недействителен и не может быть использован для подтверждения расходов.
К таковым относится:
- Наименование и номер документа.
- Срок действия путевки.
- Информация об автомобиле.
- Информация о водителе.
- Информация о владельце машины.
- Сведения о перевозке.
Срок хранения журнала учета движения путевых листов. Правила заполнения журнала учета путевых листов
Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.
Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, к которым относят:
- наименование и номер путевого листа;
- срок действия;
- сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
- сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
- сведения о водителе.
О последних требованиях к обязательным реквизитам путевых листов узнайте из материалов:
У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.
Зачем хранить путевые листы
Путевой лист — это первичный учетный документ, отражающий информацию о работе транспортного средства и сотрудника организации — водителя. Он служит для оформления факта хозяйственной жизни предприятия, фиксирует его. Поэтому путевой лист нужен для осуществления бухгалтерского учета. Хранение путевок обеспечивает доступность зафиксированных данных при составлении отчетности, осуществлении проверок.
В течение установленного срока хранить первичку обязательно по действующему законодательству, то есть минимальный срок хранения оформленных путевых листов (не типографских пустых форм, их хранить допускается до утраты актуальности) утверждает действующее законодательство.
Такой вывод следует из системного толкования ст. 2 259-ФЗ от 08.11.2007 «Устав автомобильного транспорта…» и ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011 о бухучете, судебной практики.
В ст. 29 402-ФЗ указано, что необходимо обеспечивать хранение первички, это обязанность налогоплательщика, которой он не вправе пренебрегать.
В ст. 2 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ) введено понятие путевки. Указано, что это документ, служащий для учета и осуществления контроля за ТС и водителем.
Путевка подтверждает право водителя на управление ТС, принадлежащего организации или ИП, содержит данные о рабочем задании и его выполнении, прохождении медосмотров и т. д.
- для учета хозяйственной операции, осуществления бухгалтерского учета;
- для подготовки отчетности;
- для осуществления контроля за работой транспортных средства, водителей;
- для подтверждения фактов хозяйственной жизни предприятия в случае их оспаривания в суде;
- для проведения логистических исследований, анализа хозяйственной деятельности.
Основная причина — обязанность по закону.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить путевой лист. Используйте эти инструкции бесплатно.
Срок хранения путевого листа
На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен следующими документами:
- приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152;
- приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Министерства культуры дела обстоят иначе.
Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Во-вторых, в приказе Министерства культуры оговаривается, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.
О сроках хранения иных документов, приведенных в приказе № 558, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».
В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:
- Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
- закон «№ 402-ФЗ, а именно ст. 29.
В Налоговом кодексе говорится о сроке хранения не менее 4 лет, а по закону о бухучете, так же как и по приказу Минтранса РФ, срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет.
Какой срок хранения установлен для счета-фактуры, см. в материале «Какой срок хранения счетов-фактур».
Минимальный срок хранения путевого листа в организации составляет 5 лет, однако не стоит забывать, что существуют некоторые ситуации, когда срок хранения путевого листа существенно продлевается.
О том, сколько необходимо хранить кассовые документы, см. в материале «Какой срок хранения кассовых документов».
Срок хранения
Нормативы хранения путевок предусмотрены в двух приказах:
- Минтранса – №152 от 18 сентября 2008 год;
- Министерства культуры – №558 от 25 августа 2010 года.
Первый устанавливает срок хранения пять лет, но организация имеет право продлить его самостоятельно для личных целей.
Со вторым дело обстоит сложнее. Он позволяет уничтожать такие первичные документы по истечении пяти лет, но при одном условии, что в этот срок была проведена ревизия или проверка со стороны контролирующих органов. Таким образом, если не было контроля – путевку следует хранить и далее.
Приказ Министерства культуры прописывает еще один важный аспект – если путевка – это единственный документ, указывающий на то, что сотрудники трудятся в тяжелых, вредных и опасных условиях а, то хранить его нужно на протяжении 75 лет.
Помимо приказов, сроки хранения документа устанавливают налоговый кодекс (статья 24) и федеральный закон о бухгалтерском учете (статья 29 ФЗ №402). В первом говорится, что путевку требуется держать в архиве в течение четырех лет, а во втором – в течение пяти лет.
Нюансы хранения путевых листов
Для путевых листов рекомендуется использовать отдельный регистрационный журнал, а для хранения — создать отдельный каталог. В зависимости от того, насколько предприятие крупное и какие услуги предоставляет, будет зависеть важность данного документа. Если организация напрямую осуществляет транспортные услуги и предоставляет своим водителям исключительно рабочие автомобили, то путевые листы из простых локальных бумажек превращаются чуть ли не в основной трудовой документ, по которому можно провести учет затраченных бюджетных ресурсов.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Согласно законодательным актам, путевые листы могут располагаться вместе с другими товарно-транспортными документами или содержаться в отдельном виде, но до них должен быть легкий доступ ответственного лица, если подразумевается скорая проверка или требуется провести переучет использованных бюджетных средств.
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя .
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье
«Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Сроки хранения путевых листов
В наши дни сроки хранения путевых листов указаны в двух нормативно-правовых государственных актах: приказ Министерства культуры РФ № 558 и приказ Минтранса РФ № 152. В данных документах указано, что путевые листы на предприятиях должны храниться в течение 5 лет с момента составления и использования, но, по личному предпочтению руководителя, данный срок может быть увеличен.
Правда, вопросов не возникает, если руководствоваться исключительно приказом Минтранса. Постановление же Министерства культуры указывает, что путевые листы необходимо хранить в течение 5 лет при условии, что за этот период на предприятии пройдет ревизионная проверка. Если же государственными органами проверка не осуществлялась, то даже по истечению 5-летнего срока данные документы отправлять на утилизацию нельзя.
Когда путевой лист разрешается утилизировать
В 2021 году срок хранения путевых листов в работающей организации остался прежним – он составляет 5 лет. Если предприятие по своим причинам желает увеличить этот временной отрезок, сделать это разрешается.
Интересно, что в Указе, изданном Министерством культуры, описан срок хранения документации 5 лет. Но есть оговорки:
- если на протяжении этих 5 лет была проведена ревизия;
- документально подтверждается любая проверка работы организации.
Выходит, если проверку не осуществили, уничтожить путевой лист предприятие не имеет право. Такие действия трактуются нарушением законодательных норм и правил, установленных в России. Более того, если изучить текст Указа внимательно, путевой лист рекомендуется сохранять 75 лет, ведь в нем указывают вредность труда работников фирмы, опасность и тяжесть профессии. Такие данные могут защитить права трудового коллектива в судебных спорах.
Нужно ли хранить испорченные путевые листы?
Нередко случаются ситуации, когда водитель или любой другой сотрудник предприятия может умышленно или случайно повредить путевой лист во время осуществления трудовых обязанностей. Но такие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать, аннулированные или пришедшие в негодность листы учета использованных ресурсов и транспорта должны храниться в отдельной папке до того момента, пока государственными органами не будет проведена соответствующая проверка.
Досрочное уничтожение испорченных путевых листов может проходить исключительно по письменному разрешению непосредственного директора предприятия, который соглашается взять на себя возможную ответственность за утилизацию пришедшей в негодность документации. Сама утилизация проводиться после составления акта на списание, подписанного членами проверяющей комиссии.
Какие путевые листы имеют право храниться на предприятии?
В современном мире существует огромное количество компаний, так или иначе, нуждающихся в собственном или наемном транспорте. Для таких учреждений предусмотрена определенная классификация путевых листов, которые допускается использовать и хранить в архиве после использования в работе:
- путевые листы для специальных автомобилей (учитываются все доступные транспортные средства, присутствующие в автопарке организации);
- путевые листы легкового такси (указывается количество собственных автомобилей, задействованных в работе наемными таксистами);
- путевые листы автобусов (транспорта для гражданских и транспортных перевозок);
- путевые листки автобусов необщего пользования (автобусы для личного пользования);
- путевые листы для грузовых машин (сдельные и не сдельные).
Использование и хранение путевых листов подразумевается для предприятий любой формы собственности, если у таковой имеется собственное транспортное средство.
Сколько хранить путевые листы в организации
Путевой лист – это бланк строгой отчетности, в котором отображается основная информация о транспортном средстве и водителе, сроке его действия, собственнике транспортного средства.
Если на балансе компании числится ТС, находящееся в эксплуатации, то заполнение путевки является обязательным. Каждому документу присваивается порядковый номер, он регистрируется в журнале учета.
Проведенные бухгалтерией путевки подлежат хранению. Часто возникает вопрос: “Сколько хранятся путевые листы в организации?”. Ответ находим сразу в нескольких законодательных актах:
- Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”;
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 “Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
- Налоговый кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
Приказ Минтранса № 152 определяет период не менее 5 лет. Исходя из приведенной формулировки, компания может уничтожить документацию старше этого срока, если ее внутренними актами не установлен более продолжительный период хранения.
Административная ответственность за нарушение режима труда и отдыха водителей
Положения Приказа Минкультуры № 558 не столь однозначны. С одной стороны также установлен временной промежуток в 5 лет. Но это при условии, если на предприятии за это время будет проведена проверка или ревизия. Если таковой не было, то и уничтожить документы нельзя. Однако если путевой лист является единственным документом, подтверждающим тяжелые, вредные или опасные условия труда, хранить его придется гораздо дольше – 75 лет.
Подпункт 5 п. 3 ст. 24 НК РФ обязывает хранить путевые листы организации не менее 4 лет, поскольку данный документ используется при исчислении налогов. Статья 29 № 402-ФЗ определяет этот период равным 5 годам. Причем отсчет времени начинается после окончания отчетного периода.
Исходя из приведенного выше, хранить путевки компания обязана не менее 5 лет. Если речь идет об опасном, вредном производстве или работе в тяжелых условиях труда, то период существенно увеличивается – до 75 лет.
Сколько времени хранить
Конкретный срок хранения путевых листов в организации как первички установлен в ст. 29 402-ФЗ. Этот же срок подтвержден в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019.
Отдельно установлен специальный срок для путевок, являющихся единственным документом, подтверждающим работу сотрудника во вредных или опасных условиях труда. Его хранить нужно дольше — 50 или 75 лет. 50 — если документ окончен делопроизводством до 01.01.2003, 75 — в случае окончания делопроизводством позже 01.01.2013.
В соответствии со ст. 29 403-ФЗ, хранение первички организуется таким способом, чтобы обеспечить безопасные условия, исключающие защиту от изменений. Другие требования к хранилищу не введены, предприятие определяет их самостоятельно (отдельный шкаф, сейф, полка, в помещении архива). В случае ликвидации первичная документация передается в государственный архив по 125-ФЗ.
Что такое путевой лист
Это форма первичной документации, подтверждающая право водителя управлять назначенным транспортным средством на протяжении установленного промежутка времени и выезжать на нем с территории предприятия. Путевка используется для учета и контроля работы автомобиля и водителя.
Форма документа официально разработана Госкомстатом России, но начиная с 2013 года, предприятие имеет право самостоятельно разработать свою путевку, отразив обязательные и требуемые реквизиты, которые требует Минтранс РФ.
Если предприятие не осуществляет пассажирские и грузовые перевозки, оно имеет право оформлять документ на срок не меньше одного дня и не более 30 календарных дней.
Нужен журнал
В целях контроля за движением путевых листов на предприятии нужно делать записи в соответствующем журнале. В нем, в частности, отражается факт выдачи путевых листов раздела водителям (п. 17 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Обычно организации и предприниматели используют унифицированный бланк – форму № 8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако если у компании есть такая потребность, то можно разработать собственный бланк. Это законом не запрещено.
Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности, а также индивидуальные предприниматели. Эти субъекты должны использовать транспорт для перевозки людей и грузов (багажа) в предпринимательской деятельности и для собственных нужд.
Бывает, что в журнал учета закрадываются ошибки. Допущенную ошибку нужно исправить по общим правилам (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- зачеркнуть одной чертой неправильную запись так, чтобы она оставалась читаемой;
- сделать о и указать правильную запись;
- указать дату внесения исправлений;
- поставить подпись и Ф.И.О сотрудника, ответственного за ведение журнала учета путевых листов
Сколько хранить
Теперь расскажем про хранение путевых листов. Срок , в течение которого компания должна обеспечить их сохранность – 5 лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода. Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Также нужно понимать, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.
При этом специального порядка хранения этих документов законодательство не устанавливает.
Путевые листы нужно прошить. Сделать это можно при помощи степлера, ниток или специального оборудования. Главное, чтобы после сшива была возможность без затруднений ознакомиться с документами и в случае необходимости сделать копии. Компания может взять за основу инструкции из приказа Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 и устроить хранение путевых листов по рекомендованным правилам.
Источник: xn—-7sbfy1aawk.xn--p1ai
