Обязательно ли для ИП ЭДО

Все компании должны представлять в электронном виде бухгалтерскую отчетность и аудиторское заключение к ней (п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ).

Электронный документооборот обязателен для организаций, которые совершают любые операции с прослеживаемыми товарами, а также для нескольких категорий налогоплательщиков (п. 3 ст. 80 НК), а именно:

Регламентирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «Об электронной подписи».

Первичный учетный документ может быть составлен в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее — ЭПУД) (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).

Виды электронной подписи

Виды электронной подписи (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)):

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Вид электронной подписи электронного первичного учетного документа (ЭПУД) устанавливаются организацией, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.

Электронный документооборот: что это и как работает

Виды электронной подписи ЭПУД, составляемые организацией совместно с другими участниками ЭДО, определяются по соглашению сторон — участников ЭДО (пп. «а» п. 2, п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н).

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ЭДО?

Коммерческая организация вправе установить электронный документооборот (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Правила ведения делопроизводства в части использования электронного документооборота могут включать следующие положения:

• сферу использования электронного документооборота (например, обмен документами и информацией, служебная переписка, согласование проектов договоров и иных документов, взаимодействие с государственными органами);
• формы документов;
• правила оформления документов, виды используемых электронных подписей;
• обязательность применения работниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;
• порядок, место и сроки хранения электронных документов;
• лиц, ответственных за обеспечение конфиденциальности информации, передаваемой посредством использования электронного документооборота;
• контроль за организацией электронного документооборота;
• другие вопросы, связанные с использованием электронного документооборота.

Дата ЭПУД при его подписании ПЭП (НЭП)

Электронный документооборот: программы ЭДО Сбис, ЭДО Контур Диадок, ЭДО Такском

Дата составления первичного учетного документа равна дате его подписания лицом, ответственным за совершившиеся события.

Дата составления первичного учетного документа не совпадает с датой совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни (п. 8 ФСБУ 27/2021).

При подписании электронного документа простой электронной подписью (ПЭП) и неквалифицированной электронной подписью (НЭП) метка доверенного времени не создается (п. п. 17, 19 ст. 2, ч. 2, 3, 4 ст. 5, ч. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 11, ч. 1 ст.

18.1 Закона N 63-ФЗ, п. п. 2, 8 Порядка N 580).

Датой подписания ПЭП (НЭП) электронного документа является дата, указанная в визуальном отображении отметки об электронной подписи, автоматически создаваемом средствами информационной системы организации при открытии (визуализации) ЭПУД, подписанного ПЭП (НЭП), в интерфейсе информационной системы.

Дата ЭПУД для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете

Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99).

Отражения документов должно быть по дате фактического совершения операции, а не по дате ЭПУД.

Для признания расходов в бухгалтерском учете по ЭПУД имеет значение дата совершения факта хозяйственной жизни, а не дата составления и (или) получения ЭПУД (п. 1 Рекомендации Р-62/2015-КпР «Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам»).

Отдельные факты хозяйственной жизни могут оформляться не при их совершении, а с определенной периодичностью (например, за сутки, неделю, месяц, квартал).

Такими фактами хозяйственной жизни могут быть:

• длящиеся факты хозяйственной жизни (начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств, т.п.);
• повторяющиеся факты хозяйственной жизни (поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору, т.п.).

В регистрах бухучета могут регистрироваться ЭПУД с более поздней датой составления и (или) получения, чем дата окончания отчетного периода, в котором имел место факт хозяйственной жизни при наличии в этом документе специальной информации о дате (периоде) совершения факта хозяйственной жизни (Рекомендация Р-62/2015-КпР).

Для целей налогового учета при составлении ЭПУД датой признания расходов признается дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов (Письмо Минфина России от 30.05.2018 N 03-03-06/1/36756).

Дата признания расходов в целях налогообложения прибыли регулируется ст. 272 НК РФ при условии соответствия таких расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности документального подтверждения. При этом НК РФ не предусмотрено, что дата составления первичного учетного документа всегда должна рассматриваться как дата возникновения соответствующего расхода (Письма Минфина России от 29.08.2022 N 03-03-06/1/84125, от 07.08.2020 N 03-03-06/1/69363).

Если трудовой договор, должностная инструкция, договор о материальной ответственности содержат обязанность материально ответственного лица подписывать первичные документы, то при внедрении электронного документооборота вносить изменения в кадровые документы не нужно.

Передача полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью оформляется соответствующей доверенностью и включением должностного лица в соответствующий перечень, утвержденный приказом руководителя организации.

Вправе ли ИП на время своего отсутствия передать право применения ЭЦП другому лицу?

До 01.03.2022 законодательство не запрещало передачу права использования ЭЦП от ее владельца (индивидуального предпринимателя) другому лицу.

С 01.03.2022 представитель ИП подписывает электронный документ собственной квалифицированной ЭЦП с одновременным представлением доверенности.

Из положений п. 2 ст. 17.3 Закона N 63-ФЗ следует, что если физическое лицо уполномочено действовать от имени индивидуального предпринимателя на основании доверенности, то электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью физического лица, являющегося представителем индивидуального предпринимателя. Одновременно представляется выданная индивидуальным предпринимателем доверенность, оформленная в соответствии с требованиями гражданского законодательства РФ, в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде (ч. 1 ст. 17.5 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, с 01.03.2022 законодательством предусмотрена возможность передачи индивидуальным предпринимателем по доверенности полномочий на подписание электронных документов представителю. В таком случае представитель подписывает документы собственной квалифицированной ЭЦП с предъявлением выданной индивидуальным предпринимателем доверенности.

Документооборот с иностранцами

ФНС разъяснила: для налогового учета иностранные документы можно подписать электронной подписью, сертификат проверки ключа которой выдали по иностранным нормам. Главное — соблюсти требования Закона об электронной подписи.

Однако если у иностранного государства нет договора с Россией, то подпись признают только простой.

Бухгалтерские новости

С 1 сентября аккредитованные удостоверяющие центры перестали выдавать квалифицированные сертификаты сотрудников.

С 1 сентября аккредитованные удостоверяющие центры больше не выдают так называемые сертификаты сотрудников, то есть квалифицированные сертификаты электронной подписи, в которых указан ИНН организации или ИП, от имени которого действует физическое лицо по доверенности (представитель). В то же время уже выданные сертификаты будут действовать до конца августа 2024, а не 2023 года, как планировалось ранее. Таким образом, в России завершается реформа электронной.

Узнать больше
Бухгалтерские новости
ОТПРАВКА ОТЧЕТНОСТИ ПОЧТОЙ — ТЕПЕРЬ ТОЛЬКО ПО ПАСПОРТУ

С 1 сентября 2023 года изменятся правила приема отдельных видов почтовых отправлений. Новыми правилами предусмотрена идентификация отправителей почтовых отправлений. Соответственно, для отправки заказного письма, бандероли или посылки потребуется паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Также можно оплачивать отправления онлайн и сдавать их без документов, подключив сервис «Простая электронная подпись».

Узнать больше
Налоговые новости
В начале октября 2023 года в России вступят в силу изменения в налоговом законодательстве

Зачем предпринимателю ЭДО и где это уже обязательно

На ЭДО переходить никто не заставляет, однако возникают условия, когда работа по старинке становится невыгодной и затруднительной. Вот несколько аргументов разной степени жесткости в пользу цифровизации.

1. Работа с товарами, подлежащими маркировке, и вообще взаимодействие с системой «Честный ЗНАК», без ЭДО невозможна. А ведь это товары, пользующиеся массовым спросом: обувь, текстиль, одежда, молоко и т. п. Не за горами то время, когда большинство товаров станут маркированными. Получить УПД по маркированной продукции можно только в электронном виде.
2. Те, кто продает товары животного происхождения — мясо, птицу, рыбу и т.п., обязаны использовать электронные ветеринарные сопроводительные документы. Для работы с такой продукцией предназначена специальная система Меркурий.
3. Система контроля прослеживаемости товаров тоже без ЭДО невозможна. Да, она пока только развивается, и далеко не все товары, партии которых подпадают под контроль, пользуются широким спросом у населения – разве что холодильники, детские коляски, кресла безопасности, — но этот перечень совершенно точно будет расширяться. Обратите внимание — для маркировки, Меркурия, прослеживаемости не играют роли ни форма бизнеса, ни система налогообложения. Даже ИП на патенте — обязаны во всем этом разобраться, зарегистрироваться и вести учет.
4. Участие в закупках тоже требует наличия ЭДО. Пусть пока жестко обязательность электронного документооборота не прописана, но к примеру, пользователи площадок сталкиваются с тем, что документы об оказанных услугах и комиссиях (например, комиссии от суммы выигранного аукциона) кроме как через ЭДО им не получить. Либо нужно прибыть за документами непосредственно к контрагенту. А ведь для ИП созданы отличные условия для работы. Большая часть предпринимателей относится к малому бизнесу (СМП). Для СМП установлена обязательная доля закупок, пониженная «цена» победы, доступные банковские гарантии и т.д.
5. Сейчас действует проект по работе с КЭДО (кадровый электронный документооборот), он действует до середины ноября. Затем планируется, что изменения, касающиеся КЭДО, внесут в Трудовой кодекс.

Что заставляет ИП держаться за бумажный документооборот?

Выдвигаются, как правило, два основных тезиса: а) надежнее и б) дешевле. Теперь по пунктам.

А) Это вряд ли. Бумажные документы рвутся, теряются, выцветают, сгорают, не доходят по почте и т.п. Бесспорно, в некоторых случаях бумага по-прежнему незаменима – например, в отношениях с контролирующими органами, — но бумажную версию при наличии электронной всегда можно изготовить. Это не довод в пользу 100% бумажного документооборота.

Б) Тезис о «дешевизне» весьма сомнителен. Точнее наоборот, учитывая расходы на распечатку, рассылку, курьерские услуги, администрирование всего процесса и рабочее время сотрудников.

По оценке ФНС, переход на ЭДО должен обеспечить предпринимателям экономию в триллионы рублей. Так, в 2019 году в России в хозяйственный документооборот были вовлечены 3,7 млн юридических лиц и 4 млн ИП, которые сгенерировали не менее миллиарда документов. Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов ежегодно составляют 6 миллиардов человеко-часов, а общие затраты оцениваются в 3,5 триллиона рублей — это 3,4 процента от ВВП страны за 2018 год.

Конечно, все познается в сравнении, и кто-то может сказать, что ЭДО не дешевле “бумаги”. Однако у операторов ЭДО всегда есть выбор тарифов, с подходящими вариантами под потребности бизнеса.

Например, сервис ЭДО от компании «Платформа ОФД» будет от 500 руб/год, включая при этом:

• консультацию и техподдержку 24/7;
• роуминг со всеми ведущими операторами ЭДО;
• работу с электронной подписью любого УЦ
• интеграцию с системой «Честный ЗНАК» и многое другое.

Пять «мягких» аргументов

Жизнь показывает, что сомнения относительно ненужности ЭДО развеиваются, как только:

• срывается выгодный заказчик, который не желает иметь дело с «бумажным» ИП;
• сделку требуется закрыть срочно, например, если речь идет о скоропортящимся продукте;
• налоговая служба выставляет штрафы за ошибки в отчетности, которые возникли из-за отсутствия или неточностях в бумажных документах;
• подтверждающие документы требуется получить немедленно, а не по почте;
• в очередной раз дорожают курьерские услуги, почтовые отправления, маски, перчатки и т. п.

Это не считая того, что ЭДО помогает ускорить документооборот с регионами, минимизировать риски возникновения претензий от налоговых органов, вовремя получить документы для принятия расходов и многое другое.

В рамках Платформы ЭДО от компании «Платформа ОФД» можно обмениваться актами выполненных работ (оказанных услуг), УПД, накладными, счетами-фактурами, договорами и иными электронными документами – общепризнанными аналогами бумажных.

Как перейти на ЭДО?

Если сомневаетесь, лучше апробировать сервис ЭДО бесплатно, получая входящие документы. Сервис ”Платформа ЭДО” даст возможность оценить все плюсы онлайн-документооборота. Здесь электронный документ – полный аналог бумажного, за теми лишь исключениями, что:

• отправлять документы в налоговую станет быстрее и проще;
• потеря документов исключена;
• больше не потребуется тратиться на расходные материалы и сопутствующие услуги (курьеры, почта и т.п.);
• документы в полной безопасности, в любой момент можно изготовить бумажную версию;

Приступить к работе с ЭДО можно за считанные минуты: пользователю «Платформы ОФД» достаточно войти в личный кабинет, раздел «Документы», нажать «Присоединиться к ЭДО» и подписать оферту.

Даже если ваш деловой партнер работает с другим оператором ЭДО, вам не нужно ничего менять: с бесплатной услугой «Роуминг» обмен документами возможен между клиентами разных операторов.

Источник: www.ofdsale.ru

Кадровый электронный документооборот в 2022 г: как перейти и стоит ли торопиться

С 22 ноября 2021 вступили в силу изменения в Трудовой Кодекс РФ: согласно Закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ вводятся новые статьи — 22.1-22.3, которые раскрывают порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) в области труда. Перейти на ЭДО могут все компании и ИП. Это не обязательное требование, а добровольное решение руководителя и сотрудников. Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве с 2022 года позволяет работодателю перевести часть документации в цифровой вид и обмениваться ею с сотрудниками без дублирования на бумаге. В долгосрочной перспективе ЭДО поможет сократить издержки предприятия и облегчит работу кадровиков, учет станет прозрачнее и удобнее в отслеживании изменений.

Какие документы можно перевести в электронный вид

Далеко не всю кадровую документацию разрешено оцифровать. Часть нужно вести, как и раньше — на бумажных носителях. ЭДО можно применять для заключения трудовых и ученических договоров, договоров о материальной ответственности, служебных и объяснительных записок работников, оформления других кадровых документов, кроме:

• трудовых книжек;
• актов о несчастных случаях на производстве;
• приказов об увольнении;
• журналов и ведомостей о прохождении инструктажей по охране труда.

Согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ перечисленные документы обязательно должны быть оформлены в бумажном виде, переводить их в цифровой нельзя. Исключение — это трудовые книжки, если сотрудники сами подали заявление на их ведение в электронном формате.

Выбор системы для обмена и хранения документации

Реализовать документооборот с помощью обычной электронной почты нельзя. Чтобы создавать, передавать, подписывать и хранить кадровые документы, работодатель может использовать любую, удобную для него и сотрудников, информационную систему:

• Бесплатную цифровую платформу «Работа в России». Она станет доступна для всех компаний и предпринимателей с 1 сентября 2022 г. Зарегистрироваться сотрудникам и работодателю можно будет на сайте Госуслуг.
• Покупную — готовую систему для ЭДО от компании-разработчика.
• Собственную — разработать свою систему для обмена кадровыми документами.

Последние два варианта потребуют от работодателя дополнительных расходов. Все траты на ЭДО он обязан брать на себя. Для работников документооборот должен быть бесплатным.

Какие подписи нужны работодателю и работнику

Для работы с документами в электронном виде у работодателя и сотрудников должны быть электронные подписи. Для разных документов нужна подпись конкретного вида.

Согласно новому закону работодатель может использовать:

• УКЭП — усиленную квалифицированную электронную подпись. Полностью приравнена к подписи, сделанной собственноручно. Подписанный ею документ принимается везде.
• УНЭП — усиленную неквалифицированную электронную подпись, если такой порядок утвержден внутренним документом. Позволяет определить лицо, подписавшее документ. Действует только между участниками документооборота.
• УНЭПгос — усиленную неквалифицированную электронную подпись, полученную через электронное правительство.

Для наиболее важных кадровых документов работодателю следует применять только УКЭП или УНЭПгос:

• договоров с работниками и дополнительных соглашений к ним;
• приказах о дисциплинарных взысканиях;
• уведомлений об изменении условий трудовых договоров по организационным или техническим причинам.

Работник дополнительно может применять простую электронную подпись (ПЭП), но подписать ей можно не все документы. Для особо важных необходима УКЭП или УНЭП.

Расходы на электронные подписи для сотрудников должен взять на себя работодатель. Работники также могут использовать уже имеющуюся у них электронную подпись, если самостоятельно получили ее ранее.

Как перейти на КЭДО

При переходе на кадровый ЭДО с 2022 года работодатель должен руководствоваться положениями ст. 22.2 ТК РФ. Необходимо назначить ответственного за документооборот, уведомить сотрудников и разработать специальный локальный нормативный акт. Затем потребуется обучить всех работников КЭДО и сделать для них электронные подписи.

Уведомление работников. Работодатель должен получить согласие в письменном виде от каждого сотрудника и лица поступающего на работу на применение КЭДО. Сотрудники и соискатели могут отказаться от перехода на электронный документооборот. Работодатель не имеет права принуждать работника или отказывать на этом основании в приеме на работу.

Кадровую документацию этих сотрудников нужно продолжить вести в бумажном виде. При этом работник вправе в любой момент изменить решение и согласиться на КЭДО.

У лиц, которые принимаются на работу впервые после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа, получать согласие не нужно, достаточно уведомить о применении КЭДО на предприятии.

Разработка локального нормативного акта. Работодателю нужно создать и утвердить внутренний документ, который определит порядок перехода на ЭДО. Если на предприятии есть профсоюз, учитывается его мнение. Акт должен содержать следующую информацию:

• дату ввода КЭДО — она не может быть раньше даты уведомления сотрудников;
• срок, в который нужно уведомить сотрудников о переходе;
• данные об информационной системе, которую будут использовать для хранения и обмена;
• правила доступа к системе и ее использования;
• список сотрудников и документов, к которым будет применяться ЭДО.

В локальном нормативном акте следует утвердить правила ведения КЭДО. В нем рекомендуется прописать сроки ознакомления и подписания электронных документов, перечислить исключительные случаи, когда документацию можно будет оформлять на бумаге.

Правила ведения КЭДО

При использовании КЭДО необходимо соблюдать некоторые правила:

• Направленные сотрудником посредством КЭДО документы в адрес работодателя считаются полученными на следующий рабочий день.
• Работник в любой момент может получить электронные или заверенные бумажные копии документов, связанных с его трудовой деятельностью. Работодатель обязан предоставить их в течение трех рабочих дней.
• Взаимодействие с сотрудниками, которые не согласились на КЭДО, может быть временно переведено на электронное в случае чрезвычайной ситуации. В дальнейшем работодатель обязан выдать документы на бумажном носителе.
• Работодатель обязан обеспечивать безопасное хранение персональных данных сотрудников. Сроки хранения для электронных документов аналогичны бумажным.

Когда переходить на КЭДО

Если предприятие планирует перевести часть документов в электронный вид, то стоит подумать о сроках перехода на КЭДО. Пока платформа «Работа в России» дорабатывается и внедряется, работодателю придется использовать покупную систему или разработать свою. Если компания не планирует таких расходов и нет острой необходимости перейти на КЭДО, стоит подождать, когда запустят бесплатную государственную цифровую платформу.

Решение о переходе на КЭДО добровольное как для работодателей, так и для сотрудников. Если вам удобно вести документы на бумажных носителях, можно продолжить работу как раньше.

Источник: biz-l.ru