Обязательные документы для ИП

Принимая сотрудника на работу, индивидуальный предприниматель автоматически берет на себя обязательства по ведению кадрового учета. Количество обязательных документов зависит от размера бизнеса: для микропредприятий с этого года действуют послабления, поэтому от части документооборота можно отказаться. Рассказываем, какие документы нужны, а от чего можно отказаться.

Какие документы нужны для кадрового учета?

Все кадровые документы условно можно поделить на три группы:

• обязательные – должны быть у каждого ИП;
• рекомендованные – облегчают кадровый учет, но при этом каждый работодатель самостоятельно решает заводить эти документы или отказаться;
• обязательные в определенных случаях. Например, только для некоторых сфер деятельности.

Обязательные документы могут запросить представители ИФНС, Трудовой инспекции, ПФР во время проверок. Отсутствие необходимой документации – повод для привлечения ИП к административной ответственности.

Документы для ИП: обязательные документы для ведения бизнеса ИП (договор, акт выполненных работ).

Перечень обязательных документов

Локальные нормативные акты

1. Штатное расписание. Содержит список занятых и вакантных должностей, ставки, фонд заработной платы, количество штатных единиц. Регулируется ст. 57 ТК РФ.
2. Правила внутреннего трудового распорядка. Содержат правила приема на работу, перевода на другие должности, увольнения. Здесь же прописывается, как и сколько сотрудники работают, отдыхают и питаются, как и на каких условиях уходят в отпуск. Среди важных вопросов обязательно рассматривают меры поощрения и дисциплинарного взыскания. Важно, чтобы копия правил находилась в доступном месте – например, на информационном стенде, где документ могли бы почитать все желающие. Регулируются ст. 100,189 и 190 ТК РФ.
3. Положение о порядке работы с персональными данными. Поясняет, какие данные относятся к персональным (ФИО, дата рождения, пол, адрес проживания, семейное положение и пр.), а также фиксирует правила сбора, хранения, обработки, использования подобных сведений. Здесь же прописывается, кто из сотрудников будет иметь доступ к персональным данным. Регулируется ст. 86 и 88 ТК РФ, ФЗ № 152 от 27.07.2006 г.
4. Положение об оплате труда и премировании. Оформляется либо отдельным документом, либо как раздел в «Правилах внутреннего трудового распорядка». Содержит описание системы оплаты труда, принципов расчета зарплаты и премий. Регулируется ст. 135 ТК РФ.
5. Инструкция по охране труда. Содержит правила техники безопасности, которые нужно соблюдать до, во время и после работы. Разрабатывается для каждой должности или вида деятельности. Если у ИП трудится менее 50 человек, нужно будет привлечь специалиста по охране труда: это может быть как штатный сотрудник, так и сторонний работник, оформленный по договору ГПХ. Если сотрудников больше 50, либо ИП работает в сфере производства, то придется создать отдельную службу охраны труда. Регулируется ст. 212 ТК РФ.

Распорядительные документы

Приказы и распоряжения. Письменное подтверждение приема на работу новых сотрудников, перевода, увольнения, предоставления отпуска, премировании, направлении в командировку и пр. К некоторым приказам и распоряжениям нужно отдельно подготовить документы-основания: ими могут быть докладные записки, акты и пр. Регулируется ст. 68 и 84.1 ТК РФ.

ОТКРЫЛИ ИП — ЧТО ДАЛЬШЕ? ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ НАЧИНАЮЩЕМУ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЮ.

Документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудников

1. Трудовые договоры. Фиксируют сам факт наличия трудовых отношений, а также взаимных прав и обязанностей сторон. В документе прописывают место и дату начала работы, обязанности сотрудника, условия оплаты, а также прочие пункты, указанные в ч.2 ст. 57 ТК РФ.
2. Трудовые книжки. С 2021 года все сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, вместо бумажной трудовой «получают» электронную – сведения об их трудовой деятельности будут храниться в ПФР. Если сотрудник на прежнем месте работы выбрал бумажный вариант книжки, то при приеме на работу нужно сделать соответствующую запись в этом документе, а затем зарегистрировать книжку в специальном журнале. Работодатель обязан хранить бумажные трудовые до момента увольнения сотрудника. Регулируется ст. 66 и 66.1 ТК РФ.
3. Книга учета трудовых книжек. Содержит сведения о книжках, полученных от сотрудниках, либо выданных им на руки. Регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, а также Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003.

Сюда же относятся различные журналы учета и регистрации документов: инструктажи по ТБ, ознакомление работников с локальными актами, по проверкам и медосмотрам.

Если работодатель использует собственные бланки, нужно убедиться, что в документах указаны все обязательные реквизиты.

Штрафы за отсутствие обязательных документов

Отсутствие документов или задержки с их оформлением считаются основанием для привлечения предпринимателя к административной ответственности. При этом штраф выпишут не только самому ИП, но и сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство.

Все санкции регулируются ст. 5.27.1 КоАП:

• нарушение требований охраны труда – штраф от 2 до 5 тыс. руб.;
• нарушение порядка проведения спецоценки труда – от 5 до 10 тыс. руб.;
• работа без прохождения медосмотра или без проведения инструктажа по ТБ – штраф от 15 до 25 тыс. руб.;
• за повторные правонарушения – от 30 до 40 тыс. руб. или приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.

При отсутствии трудового договора (или его подмены договором ГПХ) штраф, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составит от 5 до 10 тыс. руб.

Какие документы не обязательны для ИП, но могут понадобиться в ходе работы

В зависимости от специфики деятельности компании, работодатель может завести следующие документы:

• положение о коммерческой тайне – если нужно обезопасить внутреннюю информацию от конкурентов или посторонних;
• положение о премировании – для выплаты поощрений, которые не прописаны в трудовых договорах;
• договоры о материальной ответственности – заключаются с сотрудниками из списка, включенного в Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002;
• должностные инструкции, графики работы, положение об аттестации и пр. – если эти нюансы не оговорены в трудовом договоре, их можно оформить отдельными нормативными актами;
• коллективный договор – если на его заключении настаивают работники;
• график сменности – для сотрудников, работающих посменно;
• журнал прохождения медосмотров и пр.

Специфика кадрового учета для микропредприятий

С января 2021 года микробизнесу разрешили не оформлять большую часть кадровых документов. Чтобы воспользоваться этим правом, нужно, чтобы у ИП:

• по итогам прошлого календарного года доход не превышал 120 млн руб.;
• общая численность штата составляла не более 15 человек.

Помимо этого, к микробизнесу относятся ИП на патенте, а также вновь зарегистрированные предприниматели.

В соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятия могут не оформлять отдельно локальные акты, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и пр. Достаточно лишь включить эту информацию в трудовые договоры, оформленные с использованием типовой формы.

Такое послабление удобно, если условия работы на предприятии меняются редко – в противном случае каждое изменение придется фиксировать дополнительными соглашениями с каждым работником.

При этом в числе обязательных документов остаются:

• приказ (положение) о временном переводе сотрудника на дистанционную работу;
• кадровые приказы;
• инструкции по охране труда;
• трудовые договоры и книжки;
• документы по СОУТ.

В случае если ИП «перерос» статус микробизнеса, у него будет 4 месяца с момента регистрации изменений в реестре МСП, чтобы разработать и принять необходимые локальные акты. Перезаключать действующие трудовые договоры не потребуется.

Источник: b2b34.ru

Охрана труда для ИП

Основатель и генеральный директор Школы экспертов. Кандидат экономических наук, экс-участник общественного совета при Минтруде РФ, сертифицированный специалист «NEBOSH», Национального Совета Реанимации (НСР), Российского Общества Знание (Р.О.З), преподаватель, практикующий эксперт и автор.

Из статьи вы узнаете, как в ИП организовать охрану труда с нуля, от каких ошибок можно избавиться, о каких льготах для малого бизнеса нужно помнить, чтобы не платить лишние деньги или тратить свое время.

Навигация по статье

• Охрана труда в ИП: правила и документы
• Обучение и инструктажи по охране труда для ИП
• Документация по охране труда у ИП

Охрана труда в ИП: правила и документы

Индивидуальные предприниматели в Российской Федерации (далее ИП) – это граждане, которые создали собственный бизнес и выбрали одну из систем налогообложения.

ИП могут строить свой бизнес в одиночку, а могут привлечь в качестве трудовых ресурсов наемный персонал. Если бизнесмен сам выполняет то, что запланировал, все его действия подчиняются налоговому и гражданскому кодексу РФ, и не вступают в правовое поле трудового законодательства.

До тех пор, пока ИП ведет свой бизнес единолично, охрана труда для ИП не является обязанностью. Но с того момента, когда ИП примет решение о приеме на работу наемного сотрудника, еще до того, как он заключит первый трудовой договор с сотрудником, начнутся его обязанности как работодателя, а также, возможно, первые ошибки.

Ошибки бывают двух типов:

1. Предприниматель совершает лишние действия
2. Предпринимает не реализует законно установленный минимум своих обязанностей

Обратите внимание! ИП не сдают отчеты по охране труда в Росстат. У них не проводят плановые проверки, но есть некоторые исключения.

Исключения из моратория касаются как ИП, так и юридических лиц из числа малого и среднего бизнеса (МСП). Плановые проверки не проводят с 1 января 2019 года по 31 декабря 2020 года, за исключением ИП и МСП с высоким классом риска, лицензируемых видов работ. На внеплановые проверки мораторий не распространяется. Но продолжительность проверки не может превышать 20 часов для малого бизнеса.

Пример. У флориста Анны недавно открылся бутик. Один из двух курьеров поскользнулся во время доставки цветов. Травмпункт сообщил о происшествии в инспекцию по труду.

В бутик пришли инспекторы Роструда и стали проверять, оформлены ли документы по охране труда для ИП Анны, было ли должным образом организовано обучение охране труда в ИП при приеме на работу, а также был ли проведен вводный инструктаж по охране труда и инструктаж на рабочем месте, которые предотвратили бы несчастный случай. Как оказалось, ни одно из указанных мероприятий Анна не выполнила, поскольку устроила новых сотрудников, и они сразу принялись за работу. Анну оштрафовали на 25 000 рублей по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Чтобы предотвратить подобные ошибки, мы разработали для вас маленький, но важный список главных дел по охране труда, который сбережет ваш бизнес, ваше психологическое здоровье, и позволит вам понять, что требует от вас государство в лице трудового инспектора.

Когда ваш бизнес укрепится и пойдет в гору, вы можете принять на работу штатного специалиста по охране труда, и для этого не нужно ждать, когда ваш штат станет 50 и более человек.

Обучение и инструктажи по охране труда для ИП

Индивидуальный предприниматель, у которого будут или уже есть наемные сотрудники, должен в обязательном порядке пройти обучение по охране труда в учебном центре. Это требование пункта 2.3.2 Порядка обучения и проверке знаний требований охраны труда работников организаций, утв. Постановлением Минтруда и Минобразования России от 13 января 2003 года № 1/29.

Если у ИП нет возможности создать свою комиссию по проверке знаний, займитесь инструктажами по ОТ, а вот обучение всех работников поручите учебному центру. Периодичность обучения по ОТ для специалистов и руководителей составляет не реже 1 раза в год, а для рабочих – руководствуйтесь правилами по ОТ, или установите сами. Если в правилах нет никаких указаний, не забудьте, что обучение первой помощи для рабочих проводится каждый год, поэтому и обучение проводите также.

Документация по охране труда у ИП

Разработайте для ИП следующие документы по охране труда:

• программу вводного инструктажа
• программу инструктажа на рабочем месте
• инструкции по охране труда на каждую профессию или должность

Как это сделать – в нашей публикации Инструкции по охране труда: образец 2020 года. Затем составьте программу обучения по охране труда. Заведите на каждого работника, который будет обеспечен спецодеждой, личную карточку учета выдачи СИЗ. Полный алгоритм действий ИП по охране труда приведен в наших статьях.

Проверьте, есть ли у вас:

• Положение о системе управления охраной труда. В нем должен быть отдельный раздел о применяемой на вашем ИП методе оценки профессиональных рисков
• Результаты СОУТ
• Результаты оценки профрисков
• Программа проведения вводного инструктажа
• Журнал регистрации вводного инструктажа
• Инструкции по охране труда для работников по должностям, профессиям и видам работ на каждое рабочее место
• Приказ об утверждении инструкций по охране труда
• Программа проведения первичного инструктажа на рабочем месте
• Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от первичного инструктажа на рабочем месте
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
• Положение о проведении стажировки на рабочем месте
• Распоряжение о допуске к самостоятельной работе (после прохождения стажировки)
• Приказ об организации обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда
• Протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда
• Удостоверения о проверке знаний требований охраны труда (должны находиться у работников во время выполнения трудовых обязанностей)
• Программы обучения по охране труда по должностям, профессиям
• Список контингентов и поименный список работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
• Перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача смывающих и обезвреживающих средств
• Перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача средств индивидуальной защиты
• Личная карточка учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств
• Личная карточка учета выдачи СИЗ
• Приказ об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты
• Копии сертификатов и деклараций соответствия на СИЗ
• Приказ о создании комиссии по проведению СОУТ
• Приказ об утверждении графика проведения СОУТ
• Приказ о подготовке плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (должен быть вне зависимости от того, есть такие случаи, или нет)

Этот перечень – законодательно установленный минимум в нормативных правовых актах, прошедших регистрацию в Минюсте России.

Никаких лишних документов из ГОСТов и методических рекомендаций Минтруда мы здесь не предоставили, потому что вопрос об их применении или неприменении решает для себя сам бизнесмен, а недобросовестные аутсорсинговые компании наживаются на разработке документов, которые либо отменены, либо являются не обязательными.

Еще одним нарушением является указание, что ГОСТ носит обязательный характер. Прочитав статьи наших коллег на просторах интернета, мы хотим предостеречь – ГОСТ носит характер добровольного применения. Если ИП напишет в своем приказе или инструкции, что он принимает на себя обязательства по выполнению данного ГОСТ, все указания в этом стандарте станут обязательными. В том числе и излишние, которые тратят время, деньги бизнесмена.

Алексей Анохин

Основатель и генеральный директор Школы экспертов. Кандидат экономических наук, экс-участник общественного совета при Минтруде РФ, сертифицированный специалист «NEBOSH», Национального Совета Реанимации (НСР), Российского Общества Знание (Р.О.З), преподаватель, практикующий эксперт и автор.

Источник: coko1.ru

Кадровый документооборот предпринимателя

Правильное ведение кадровой документации позволяет индивидуальному предпринимателю с одной стороны юридически грамотно выстроить взаимоотношения со своими работниками, а с другой – избежать возможных рисков в процессе разрешения возникающих с ними трудовых споров. К тому же кадровые документы нередко становятся предметом пристального внимания со стороны контролирующих органов, к числу которых относится не только трудовая инспекция, но и МВД, Пенсионный фонд и др. Некоторые из этих документов могут понадобиться в ходе налоговой проверки: они относятся к первичным учетным документам, которыми должно подтверждаться выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности. Поэтому мы подробно рассказали, как вам нужно вести кадровый документооборот, чтобы обезопасить себя от претензий со стороны государства.

После того как индивидуальных предпринимателей-работодателей приравняли в трудовых отношениях к организациям, у предпринимателей появилась обязанность вести кадровую документацию в полном объеме (составлять локальные нормативные акты, оформлять трудовые книжки работников и прочее).

К онечно, выполнение новых требований Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) и принятых в соответствии с ним нормативных актов (которые будут рассмотрены ниже) потребует от предпринимателя дополнительного времени и внимания. Тем не менее сложившееся после принятия поправок положение дел ему во многом выгодно.

Во-первых, он сможет юридически грамотно выстроить взаимоотношения с персоналом. Во-вторых, предприниматель минимизирует риски по трудовым спорам. В-третьих, кадровые документы интересуют различные проверяющие инстанции (трудовую инспекцию, МВД, налоговиков). Поэтому просто необходимо вести их правильно.

Обязательный перечень

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы ­деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, создать Правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

К документам, которые обязательно должны быть в наличии ­у предпринимателя, можно отнести:

1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Трудовые договоры с работниками.
3. Штатное расписание.
4. Приказы по основной деятельности.
5. Приказы по личному составу.
6. Личные карточки работников.
7. График отпусков.
8. Табель учета рабочего времени.
9. Трудовые книжки работников.
10. Положение о защите персональных данных работников.
11. Инструкции по охране труда.
12. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
13. Книгу учета выдачи бланков трудовых книжек.
14. Журналы учета прохождения инструктажа по охране труда.
15. Журналы регистрации приказов.
16. Журналы регистрации выданных справок работникам.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у предпринимателя-работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Ведение ряда кадровых документов может стать для предпринимателей обязательным. К таким документам можно отнести:

1. Должностные инструкции работников (в случае если индивидуальный предприниматель предпочел по каким-то причинам четко не прописывать в трудовом договоре обязанности работника, ­а сделал в нем ссылку на соответствующую должностную инструкцию).
2. Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у предпринимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
3. График сменности работников (если работа носит сменный характер).
4. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников предпринимателя не нормирован).
5. Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
6. Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

Оформление

Предприниматели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данным по­становлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят ­в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД) 1 .

Таблица 1. Полный перечень документов, входящих в УСПУД

Перечисленные унифицированные формы, согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ. Они были приняты еще до того момента, когда ТК РФ приравнял индивидуальных предпринимателей к юридическим лицам. Иначе говоря, раньше обязанность применять унифицированные формы напрямую распространялась только на организации, а предприниматель мог их игнорировать ­и оформлять кадровые документы в произвольной форме.

Однако даже до принятия поправок в ТК РФ многие дальновидные предприниматели, прежде всего те, которые не применяли упрощенку, использовали унифицированные формы, указанные в УСПУД. Причиной такого их решения был пункт 9 приказа Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей», согласно которому выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами.

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономразвития РФ.

Составляя приказ в произвольной форме, предприниматель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением). Однако будет грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.

Единственная проблема, с которой сталкиваются (и будут сталкиваться) индивидуальные предприниматели, решившие использовать унифицированные формы для оформления своей кадровой документации, заключается в следующем. Все унифицированные формы разработаны под организации, то есть они имеют реквизит «Наименование организации», но ни у одной нет реквизитов «Наименование организации или индивидуального предпринимателя» либо имеется только «Наименование индивидуального предпринимателя». Однако предприниматель может легко доработать эти формы «под себя».

Согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 в утвержденные унифицированные формы организация при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. Конечно, в постановлении речь идет об организациях, однако представляется допустимым в данном случае, системно истолковав правовые нормы с учетом последних поправок в ТК РФ, признать, что предприниматель, использующий унифицированные формы, также может внести в них необходимые изменения. При доработке важно соблюдать два правила:

1. При внесении изменений не удалять «родные» реквизиты той формы, которая была взята за основу (включая код, номер формы, ­наименование документа).
В этом случае заголовочная часть каждой унифицированной формы, применяемой предпринимателем, будет выглядеть следующим образом:

2. Внесенные изменения оформить соответствующим приказом.
Образец приказа приводится в Примере 1.

Отметим, что унифицированные формы документов, несмотря на их количество, не в полной степени охватывают документирование многочисленных кадровых ситуаций. Многие важные и достаточно типичные моменты, возникающие в процессе документирования трудовых отношений, не нашли своего отражения в УСПУД. Поэтому в случае, когда необходимо оформить приказ, а унифицированной формы для него нет, приказ оформляется в обычной, «текстовой», форме по правилам другой унифицированной системы документации – Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) 2 . Подробно правила составления приказов по УСОРД и УСПУД, равно как и оформления всех иных необходимых документов в сфере кадрового документооборота, будут описаны в следующих номерах журнала.

Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации

Наш опыт работы свидетельствует, что некоторые предприниматели недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек, других законов и подзаконных актов. Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. То есть если предприниматель, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, то на него может быть наложен штраф в размере до 5 000 руб. или его деятельность может быть приостановлена на срок до девяноста суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это предприниматель будет привлечен как к административной ответственности по указанной статье, так и к материальной ответственности – в случае, если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов – трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.). За это предпринимателю грозит штраф до пятисот рублей.

Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ).

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируется Госархивом РФ и Роструд­инспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Можно с уверенностью сказать, что в связи с указанными в начале статьи поправками, введенными в ТК РФ, в скором времени проверяющие зачастят с визитами к предпринимателям.

Итак, подведем предварительные итоги:

1. После поправок, внесенных в ТК РФ и введенных в действие с октября 2006 г., предприниматели обязаны вести кадровую документацию в том же объеме, в котором это делают юридические лица.
2. Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предпринимателя. Наличие этих документов прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
3. За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим ­законодательством РФ.

Как оформить прием сотрудника на работу и примеры необходимых для этого документов вы найдете в следующем номере.

Источник: delo-press.ru