Оформление сотрудников как ИП

Ведущий эксперт Департамента малого и среднего бизнеса интернет-бухгалтерии «Моё дело»
Итак, гражданин имеет статус ИП. Рассмотрим две наиболее часто встречающиеся ситуации:

• работодатель заключает трудовой договор с сотрудником, имеющим статус ИП;
• организация (ИП) заключает гражданско-правовой договор (ГПД) с ИП на выполнение работ (оказание услуг).

Наемный сотрудник по трудовому договору имеет статус ИП.

В данном случае то, что сотрудник имеет статус ИП, никаким образом не влияет на процесс приема и дальнейшей трудовой деятельности. Это правило применяется как для работника, так и для работодателя. Для работодателя это обычный сотрудник по трудовому договору и его статус (ИП) не имеет никакого значения. Ведь трудовой договор заключается с сотрудником Ивановым Иваном Ивановичем, а не с ИП Ивановым Иваном Ивановичем (заключить трудовой договор с ИП нельзя).

Оформление на работу в 2023 году: новое. Что изменилось и как теперь принимаем на работу

Сотрудник не обязан сообщать, что у него есть статус ИП, и даже если сообщит, то для работодателя это не имеет никакого значения. Для него это такой же сотрудник, как и сотрудник, не имеющий статуса ИП. Поэтому в общем порядке начисляйте такому сотруднику зарплату, удерживайте НДФЛ и рассчитывайте взносы с доходов от трудовой деятельности, платите пособия, отправляйте в отпуск и так далее.

Организация (ИП) заключает гражданско-правовой договор (ГПД) с ИП на выполнение работ (оказание услуг)

Здесь ситуация складывается иным образом, так как договор заключается именно с гражданином, имеющим статус ИП. В данном случае гражданин рассматривается не как сотрудник, а как контрагент. Вы (как заказчик) выплачиваете ему вознаграждение за выполненную работу (оказанную услугу) по договору ГПД. Сумма и сроки выплаты вознаграждения прописываются в договоре. При этом вся налоговая нагрузка ложится на ИП. То есть он самостоятельно платит:

• налог на доходы с полученного вознаграждения (в зависимости от системы налогообложения). Например, если ИП на ОСНО, то он платит НДФЛ, если на УСН — то единый налог при УСН;
• ежегодную фиксированную сумму взносов по своей деятельности в ПФР, ФОМС.

Кроме того, такого исполнителя (ИП) не нужно включать и учитывать при составлении и зарплатных отчетов. Таких, как 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, 4-ФСС, отчет по страховым взносам в ФНС, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.

Внимание — серые схемы!

Иногда работодатели, в целях экономии на бюджетных платежах (НДФЛ, взносы), целенаправленно заключают ГПД с ИП. Но при этом ИП выполняет работу обычного сотрудника. В этом случае есть риск того, что отношения, возникшие по ГПД, суд может переквалифицировать в трудовые.

Переквалификация гражданско-правового договора в трудовой повлечет, в частности, следующие последствия:

• признание сделки (гражданско-правового договора) недействительной;
• пересчет начисленных налогов и взносов в сторону увеличения размера выплат в бюджет;
• штраф в размере 5 000 рублей за нарушение трудового законодательства;
• предоставление работнику всех гарантий и льгот по трудовому договору (выплата зарплаты, предоставление отпуска и тому подобное).

Расскажем подробнее, какие признаки договора ГПД позволяют сделать вывод о том, что он фактически регулирует трудовые отношения:

• подчинение исполнителя (подрядчика) правилам внутреннего трудового распорядка. Например, если в договоре указано, что ИП трудится с 9:00 до 18:00;
• зачисление в штат;
• выполнение работ (оказание услуг) не разового характера, а постоянного (с признаками выполнения трудовой функции);
• отсутствие в гражданско-правовых договорах конкретного объема работ (значение для сторон имеет сам процесс труда, а не достигнутый в результате этого результат);
• наличие в гражданско-правовом договоре условия о периодичности оплаты работ (услуг);
• наличие в ГПД гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством (например, отпуск);
• обеспечение исполнителя (подрядчика) наравне с работниками, состоящими в вашем штате рабочим инвентарем, средствами индивидуальной защиты, то есть обеспечение условий труда;
• прохождение перед приемом на работу медкомиссии по направлению заказчика;
• прохождение инструктажа по охране труда, по технике безопасности;
• ежемесячная гарантированная в определенной сумме оплата труда за выполнение работы, которую вы платите в одно и то же время. При этом оплата зависит не от объема и характера работы, указанной в договоре, а от количества отработанного времени;
• непрерывный и длительный характер отношений между сторонами договора (договоры заключаются периодически с одними и теми же лицами в течение длительного времени);
• отсутствие документального подтверждения факта выполнения работ (оказания услуг) (например, Акта приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг));
• контроль со стороны заказчика за процессом труда;
• в ОКВЭД, которые присвоены предпринимателю, не указаны виды деятельности, которые он выполняет по ГПД. Например, в качестве ОКВЭД в ЕГРИП для данного ИП указан код 90.03 «Деятельность в области художественного творчества». А предметом договора ГПД является ежедневная курьерская доставка.

В судебной практике есть прецеденты решений, когда ГПД, заключенные с ИП, суды переквалифицировали в трудовой договор со всеми неблагоприятными последствиями для работодателя (например, Определение Верховного суда РФ № 302-КГ17-382 от 27 февраля 2017 года).

«Моё дело» предупреждает: инициатором судебного процесса не всегда может быть налоговая инспекция. Дело в том, что в суд может пойти и сам работник, ведь подобная переквалификация сулит ему значительные компенсации. В частности, вы должны будете предоставить и оплатить ему отпуск, заплатить за него НДФЛ с суммы вознаграждения, оплатить компенсацию морального вреда, оплатить время вынужденного прогула.

Особняком стоит случай, когда ООО заключает с ИП договор об оказании услуг по управлению организацией. В этом случае ИП передаются функции единоличного исполнительного органа компании (аналог директора). В качестве управляющего ИП руководит организацией, его подпись стоит на всех отчетах и договорах. Такой договор, конечно, абсолютно законен и не вызовет никаких претензий у проверяющих.

Также к вам с большей долей вероятности не будет претензий, если вы с уже действующим сотрудником (который работает у вас по трудовому договору), заключили договор ГПД как с индивидуальным предпринимателем. Например, сотрудник Иванов работает у вас по трудовому договору в качестве сторожа. Он также является ИП и оказывает услуги по ремонту помещений. Если вам потребуется ремонт помещения и эти услуги окажет ИП Иванов на основании договора ГПД, то подобный договор не вызовет претензий со стороны проверяющих.

«Моё дело» советует:

1. При заключении ГПД с ИП максимально исключите из него условия, соответствующие признакам трудового договора.
2. Не заключайте договор на длительный срок (более года).
3. Не переводите на ГПД весь штат сотрудников. Один-два договора не вызовут претензий. Но если большинство работников будут работать как ИП по ГПД, то это повод для дополнительной проверки.

Источник: delovoymir.biz

Как ИП принять на работу сотрудника. Правила оформления работника

Сколько работников может быть у ИП? Ограничения по количеству работников связаны с выбранным предпринимателем налоговым режимом:

• упрощенной системой налогообложения (УСН) — не более 100 человек
• патентной (ПСН) — не более 15 человек
• при общей системе налогообложения — ограничений по количеству персонала нет

Какой договор заключить с наемным работником

Работодатель может заключить с работником гражданско-правовой или трудовой договор. Это зависит от того, нужен сотрудник на разовую работу или постоянную.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат и придерживается правил внутреннего распорядка. Работодатель разрабатывает для него должностные инструкции, два раза в месяц выплачивает зарплату, делает отчисления по страховым взносам и удерживает НДФЛ как налоговый агент. Гарантирует оплату больничных и отпускных

В договоре гражданско-правового характера (ГПХ) прописывается конкретный перечень и объем работ, вознаграждение и сроки. Здесь важен конечный результат. Заказчик не обязан обеспечивать условия для выполнения работы, и не контролирует рабочий график исполнителя. При заключении договора ГПХ работодатель не оплачивает отпуск, не оформляет выплаты по временной нетрудоспособности и материнству, не делает отчисления по несчастным случаям в Фонд социального страхования, если это отдельно не предусмотрено договором, и не делае запись в трудовой книжке

Примечание: Не стоит экономить и подписывать договор ГПХ с постоянным сотрудником. Если трудовая инспекция заметит нарушение, то придется выплачивать недоимки налоговой и ФСС. Кроме того КоАП РФ предусматривает штраф до 20 000 руб. за каждого неправильно оформленного сотрудника

Налоговые обязательства работодателя по заработной плате сотрудников

Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ работодатель должен каждые две недели выплачивать сотруднику заработную плату

Каждый месяц необходимо перечислять страховые взносы за каждого сотрудника по трудовому договору. В «базовом» тарифе ставки следующие:

22 % от заработной платы — в Пенсионный фонд России

5,1 % – в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования,

2,9 % – в Фонд социального страхования (субъекты МСП вправе применять льготный тариф по страховым взносам с меньшими ставками)

Кроме того, ежемесячно из зарплаты работника удерживается налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13%

Когда с работником заключается гражданско-правовой договор, то выплаты остаются те же, за исключением взносов в Фонд социального страхования. Они производятся только если это было прописано в документе

Оформление документов

Работник должен написать заявление о приеме на работу. Составьте и подпишите трудовой договор в двух экземплярах. В документ разумно включить правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, должностные инструкции и положение о коммерческой тайне. В конце договора работник должен оставить свою подпись в графе «Экземпляр трудового договора получил»

Оформите кадровые документы:

• приказ о приеме сотрудника на работу с указанием его должности
• правила внутреннего распорядка
• должностные инструкции
• личную карточку работника
• положения об оплате труда, о премировании, отпуске и др.

Если вы принимаете на работу своего первого сотрудника, подайте документы в Фонд социального страхования в течение 30 дней с момента приема на работу

Для оформления трудового договора работник должен предоставить документы

• паспорт
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Если сотрудник устраивается впервые, то бумажная трудовая книжка не оформляется
• страховое свидетельство (СНИЛС)
• свидетельство ИНН
• документы воинского учета
• документы об образовании и проф. подготовке
• медицинская книжка, если работа связана с продуктами, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения
• справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса

Работники — иностранные граждане должны дополнительно предоставить некоторые документы. Подробнее о приеме на работу иностранцев из стран СНГ

Что будет если с работниками не оформлены трудовые отношения

Выявить нарушение трудового законодательства проверяющим непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён. Плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года

Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Затем срок давности для привлечения к ответственности истекает

Но если нарушение обнаружат, штраф будет большим

Нет трудового договора или он оформлен не по правилам, штраф:
ИП — от 5 до 10 тыс. руб.
ООО — от 50 до 100 тыс. руб. по п.4 ст.5.27 КоАП

Не было инструктажа по охране труда, медосмотра, штраф:
ИП — от 15 до 25 тыс. руб.
ООО — от 110 до 130 тыс. руб. по п.3 ст.5.27.1 КоАП

Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба

Источник: bureg.ru

Какие документы для работников нужно оформлять ИП при приеме на работу

Каждый индивидуальный предприниматель непременно приходит к тому, что появляется необходимость нанимать дополнительного работника. Для этого могут быть различные причины: расширение бизнеса, недостаток времени, состояние здоровья и прочие. Наем работников влечет за собой, кроме затрат, еще и некоторые обязанности перед государством. Необходимо точно знать, какие документы нужно оформлять при приеме на работу для ИП, и какие действия при этом следует предпринять.

При приеме на работу своего первого работника ИП обязан будет:

1. В первую очередь заключить трудовой договор с нанимаемым работником, руководствуясь Трудовым кодексом, если он устраивается на постоянное место работы, например: продавец, экономист, сторож, завхоз, водитель и прочее. Если же это касается разовой работы, ограниченной временными рамками, то с работником заключают гражданско-правовой акт, руководствуясь Гражданским кодексом. К таким видам работ относятся: ремонтные работы помещения или оборудования, разработка web-сайтов, погрузочно-разгрузочные работы, курьерские услуги, проведение рекламных компаний и прочее.
2. Предприниматель должен будет подать документы для регистрации в следующие организации:

• пенсионный фонд РФ – в течение месяца>
• фонд соцстрахования (ФСС) – в течение десяти дней>
• ТФОМС (территориальный фонд обязательного медицинского страхования) для регистрации в качестве нанимателя.

После прохождения регистрации индивидуальному предпринимателю выдаются извещения с номерами, отличными от его личных для уплаты налогов за себя.

1. Оформление необходимых документов о приеме на работу, если с работником заключен трудовой договор.

При заключении трудового договора ИП обязан предоставить работнику следующие соцгарантии: своевременная оплата труда и больничных листов, предоставление оплачиваемых отпусков, обеспечение соответствующих нормам условий труда и прочего.

При приеме на должность последующих работников ИП должен будет просто заключать договор и оформлять кадровые документы: анкеты, справки, приказы, заявления. В вышеописанные инстанции обращаться не нужно.

Предпринимателю следует знать, что если он решит сэкономить свой бюджет на взносах, отклониться от хлопотных обязательств и потому заключит с работником лишь гражданско-правовой документ, то в будущем он может столкнуться с нежелательными последствиями. В случае конфликта с работником и подачи дела в суд, этот договор будет считаться трудовым. Тогда предприниматель будет вынужден исполнить все требования в рамках трудового законодательства: уплата налогов и взносов, выплата заработной платы, оформление отпусков.

Перечень документов для оформления

В обязанности предпринимателя не входит ведение строгого кадрового документооборота, но специалисты советуют это делать, хотя бы оформлять при приеме работника стандартный набор форм для трудоустройства.

При поступлении на работу требуются следующие документы:

1. паспорт или другой удостоверяющий личность человека документ>
2. трудовая книжка, кроме случаев первичного трудоустройства или на условиях совместительства>
3. аттестат или диплом об образовании, а при трудоустройстве на работу, где необходима узкая специализация или подготовка, – документ о необходимой квалификации>
4. для военнообязанных и лиц призывного возраста – военный билет или другой документ воинского учета>
5. свидетельство пенсионного государственного страхования.

Если лицо проходит официальное трудоустройство у ИП в первый раз, предприниматель обязан будет оформить на него трудовую книжку и страховое свидетельство.

Порядок оформления

1. В первую очередь необходимо предложить нанимаемому работнику написать заявление о приеме его на работу. Этот пункт выполняется всегда, в любом случае, хотя не является обязательным.
2. Подписание с будущим сотрудником трудового договора в двух экземплярах. Один отдается на руки нанятому сотруднику, другой остается у нанимателя, в котором желательно сделать следующую запись: «Экземпляр трудового договора получил(а)», полные инициалы и подпись. В этом договоре должны быть указаны условия выплат, описаны обязанности нанятого работника, указан испытательный срок, если необходимо. На этом же этапе необходимо ознакомить нанимаемого работника:

• с условиями труда,
• распорядком рабочего дня,
• инструкциями по охране труда и безопасности,
• информировать его о соблюдении коммерческой тайны и прочем.

После чего он должен будет расписаться в нормативных актах, если таковые имеются, что ознакомился с необходимыми инструкциями>

1. Далее можно перейти к оформлению приказа о приеме на место работы. Но при этом в трудовом договоре должно стоять более раннее число, чем в приказе. Будущий работник должен обязательно оставить свою подпись в этом документе>
2. Заполнить личную карточку работника в установленном формате Т-2, на основании поданных личных документов человека: паспорта, военного билета, аттестата или диплома, трудовой книжки, страхового пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции и прочих документов. Бланк должен быть распечатан на белом твердом листе бумаги, желательно – на картоне.
3. Внести запись о трудовом устройстве сотрудника в его трудовую книжку или оформить новую в случае первичного трудоустройства в течение 7 дней.
4. После прохождения этих шагов, работник самостоятельно должен оформить медицинскую страховку. Работодатель не обязан это делать.

Каждый наниматель или будущий работник всегда сталкивается с такой проблемой, как правильно писать заявление прием на работу индивидуального предпринимателя. В основном этот документ пишется в произвольной форме, с учетом тех норм, которые имеются на предприятии, на имя работодателя. После подписания заявления руководителем организации или фирмы, нанимаемый работник считается оформленным на работу и может приступать к выполнению своих обязанностей.

Хотя не существует специальных бланков для написания заявления, следует придерживаться общепринятых правил по составлению подобных документов. В заявлении не должны присутствовать ошибки, просторечные или устаревшие выражения и слова. Обязательно в заявление о приеме на работу должны быть указаны:

• занимаемая должность и инициалы лица, на чье имя пишется документ>
• данные нанимаемого работника: его инициалы и адрес проживания>
• наименование документа (заявление)>
• сам текст с необходимой информацией>
• дата составления этого документа и подпись будущего работника.

После подачи заявления руководителю или индивидуальному предпринимателю он должен будет его подписать и оставить запись о том, что данный человек принят на определенную должность с указанной заработной платой. В конце поставить свою подпись и оригинальную печать, указать дату. Далее заявление используется для подписания трудового договора.

Ключевые слова:

Источник: hr-portal.ru