Интересно с точки зрения оптимизации процесса описать не только цепочку функций и логику ее организации, но и окружение процесса, т.е. элементы той среды, в которой выполняется процесс. Как уже неоднократно говорилось, в зависимости от целей моделирования к цепочке процессов/функций могут быть добавлены исполнители, документы, риски, продукты/услуги, информационные услуги и т.д. В данном параграфе представляется информация о наиболее важных компонентах окружения процесса (рис. 13 (см. цв. вклейку)).
- 1. Входные потоки (входы). Это могут быть управляющие воздействия, информация, материалы и (или) услуги, преобразуемые процессом для создания выходных потоков.
- 2. Выходные потоки (выходы). Это результат преобразования входных потоков. Выходы можно разделить на первичные — это выходы, на которых формируется результат процесса (ради которого процесс, собственно, и существует), и вторичные, через которые вторичные продукты (потоки), не являющиеся основной целью процесса, передаются в другие процессы.
Определение входов и выходов процесса позволяет идентифицировать интерфейсы процесса — механизмы (организационные, информационные, технические), посредством которых процесс взаимодействует с другими процессами.
3. Поставщики и потребители. Поставщики обеспечивают предоставление входов процесса (не обязательно всех).
При анализе процессов часто рассматривают отдельно внутренних потребителей — это потребители, находящиеся внутри организации и потребляющие результат процесса, и внешних потребителей, которые находятся вне организации.
- 4. Ресурсы. Выделяются следующие основные группы ресурсов, требуемых для выполнения процесса:
- • материальные ресурсы — предназначены для использования в процессе производства продукта: сырье, материалы, топливо, энергия, полуфабрикаты, детали и т.д.;
- • производственные ресурсы — обеспечивают превращение материальных ресурсов в продукты;
- • информационные ресурсы — данные и документы;
• кадровые ресурсы — персонал компании, участвующий в реализации процесса, его полномочия и компетентность.
Описание ресурсов — важная составная часть моделирования бизнес-процессов. Оно может позволить оптимизировать использование того или иного ресурса, а часто именно это дает существенное повышение интегральной эффективности процесса.
- 5. Цели процесса. Цели определяются на этапе стратегического анализа процесса. Использование нескольких целей потребует выделения нескольких наборов показателей, а для получения интегральной оценки степени достижения каждой из целей вводятся весовые коэффициенты для каждого из показателей.
- 6. Ключевые показатели результативности процесса (КПР). Являются количественными и (или) качественными характеристиками, отражающими работу процесса. Отдельные показатели могут указывать на степень достижения процессом своих целей, другие используются в качестве операционных показателей, характеризующих ход процесса (рис. 4.12). Стратегические показатели определяются на этапе стратегического анализа процессов (гл. 3), операционные — собираются по результатам интервью, а также исходя из технологических и организационных стандартов тех или иных процессов.
Рис. 4.12. Ресурсное окружение процесса «Кредитование юридических лиц»
7. Операционные риски процесса. Операционный риск — это возможность возникновения прямых или косвенных убытков в результате неверного исполнения процессов, неэффективности процедур внутреннего контроля, технологических сбоев, несанкционированных действий персонала или внешнего воздействия. Их анализ может выявить хороший потенциал для улучшения процессов.
На рис. 4.12 показана модель ресурсного окружения процесса «Кредитование юридических лиц».
Источник: studme.org
Окружение бизнес процесса пример
Описание окружения бизнес-процесса
Первым шагом описания бизнес-процесса является описание его окружения, которое представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесс с указанием поставщиков и клиентов. Поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентам являются подразделения и сотрудники компании, с которыми рассматриваемый бизнес-процесс взаимодействует.
Давайте рассмотрим следующий пример. В бизнес-процессе «Поиск, подбор и прием сотрудника в штат компании» в качестве входа была указана заявка на подбор сотрудника, поступающего из профильного подразделения, которое в данном случае является внутренним поставщиком процесса. В качестве выхода процесса был рассмотрен принятый на работу сотрудник, который направляется в данное профильное подразделение и этом случае профильное подразделение одновременно является и внутренним клиентом бизнес-процесса.
За счет описания входов, выходов, поставщиков и клиентов горизонтальное описание бизнес-процесса позволяет более четко описать бизнес-процесс и его границы. В этом и заключается одно из его преимуществ перед вертикальным описанием.
Давайте рассмотрим следующий пример. В одной компании было осуществлено вертикальное описание деятельности, в рамках которого был сформулирован перечень процессов и работ, реализуемых в компании. Среди данных бизнес-процессов, был процесс, который назывался «Комиссионирование». Новые сотрудники приходящие в компанию долго не могли понять что это за бизнес-процесс. Интересным является факт, что и сотрудники проработавшие несколько лет в данной организации путано и по разному объясняли его структуру.
Для вертикального описания деятельности это считается вполне естественной ситуацией, так как только одним названием не возможно четко определить бизнес-процесс. Когда данная организация применила горизонтальное описание, в рамках которого было описано окружение этого процесса, то оказалось следующее.
Входом бизнес-процесса «Комиссионирование» была заявка на набор заказа, которая поступала от внутреннего поставщика процесса — отдела сбыта. Выходом этого процесса является собранный заказ, внутренним клиентом которого был отдел доставка, который далее доставлял заказ внешнему клиенту. Сейчас можно догадаться, что этот бизнес-процесс «Комиссионирование» связан с набором заказа для клиента, который происходил на складе. Только описание входов и выходов позволяет точно и конкретно описать границы бизнес-процесса и зачастую без горизонтального описания бизнес-процессов в сложных ситуациях обойтись практически невозможно.
При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется построить его графическую схему, приведенную на рис. 3.
Рис. 3. Схема окружения бизнес-процесса
Классификация входов и выходов бизнес — процесса
При описании окружения бизнес-процесса приходится его входы и выходы делить на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы.
Это делается для того, что бы не нарушать принцип Парето 20 на 80. Дело в том, что когда описывается окружение бизнес-процесса количество различных входов и выходов оказывается очень большим, в результате чего описанное окружение получается чрезвычайно больший и насыщенным. На это уходит много времени и сил и при этом малосущественная для анализа и принятия решения информация будет сильно мешать, что в дальнейшем может привести к не успешности проекта по оптимизации деятельности компании. Для того, что отделить существенное от несущественного используется деление входов и выходов бизнес-процесса на первичные и вторичные. Для этого что бы провести такое разделение нужно воспользоваться следующими определениями, приведенными в таблице 1 и примерами.
Таблица 1. Характеристики первичных и вторичных входов и выходов бизнес-процесс.
Определение и характеристики
Основной результат, ради которого существует бизнес-процесс.
Определяется целью, назначением бизнес-процесса.
Побочный продукт бизнес-процесса, который может быть востребован вторичными клиентами.
Не является основной целью бизнес-процесса.
Поток объектов, инициирующий «запуск» бизнес-процесса — заказ клиента, план закупок и т.д.
Потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса — стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.
Первичный вход — это вход, который инициирует начало бизнес-процесса. В примере с бизнес-процессов «Комиссионирование» заявка на набор заказа является первичным входом. В данном процессе при наборе заказа наборщицы, которые набирают заказ используют тару, которая тоже являются входом, но это вход вторичный, он не инициирует бизнес-процесс.
При описании бизнес-процесса нужно сделать акцент описание первичных входов и показать их. Про вторичные входы можно забыть. Они будут автоматические описаны при дальнейшей детализации процесса, так как на более низком уровне найдутся операции, для которых данные входы являются первичными.
То же самое относится и к выходам. Первичным выходом называют такой выход, ради которого процесс существует. В примере с бизнес-процессом «Комиссионирование» первичным выходом является собранный заказ. При выполнении данного бизнес-процесса имелись и другие выходы.
Если складская ячейка, содержащая определенную товарную позицию оказывалась пуста, то наборщица информировала об этом складских рабочих в чьи обязанности входит бизнес-процесс «Подпитка ячеек». Эта информация также является выходом, но этот выход не является первичным для бизнес-процесса «Комиссионирование», ради него процесс не существует. Следовательно он является вторичным.
Данный инструментарий первичности-вторичности нужно использовать для того, чтобы упростить, ускорить и повысить качество работ по описанию и оптимизации деятельности компании. Правило его использования следующее. При описании окружения бизнес-процесса нужно сделать акцент на описание его первичных входов и выходов. Вторичные входы и выходы нужно описывать на более детальном уровне, когда найдутся подпроцессы, для которых эти входы и выходы станут первичными.
Источник: studbooks.net
Описание окружения бизнес-процесса
Первым шагом описания бизнес-процесса является описание его окружения, которое представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесса с указанием поставщиков и клиентов. Эта модель носит название Business Process Allocation (BPA). Поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентами являются подразделения и сотрудники компании, которые взаимодействуют с данным процессом. К внешним клиентам относятся другие компании, физические лица, общественные организации, государственные органы и т.д.
Благодаря четкому обозначению входов, выходов, поставщиков и клиентов, горизонтальное описание бизнес-процесса позволяет более точно представить бизнес- процесс и его границы. В этом и заключается одно из его преимуществ перед вертикальным подходом, поэтому предпочтительнее использовать именно его.
В одной компании было осуществлено вертикальное описание деятельности, в рамках которого был сформулирован перечень процессов и работ, реализуемых в компании. Среди данных бизнес-процессов был процесс, который назывался «Комиссионирование». Новые сотрудники, только пришедшие в компанию, долго не могли понять, что это за бизнес-процесс. Интересно, что и сотрудники, проработавшие в данной организации несколько лет, путано и по-разному объясняли его структуру.
Для вертикального описания деятельности это считается вполне естественной ситуацией, так как только одним названием невозможно четко определить бизнес- процесс. Когда данная организация применила горизонтальное описание, в рамках которого было описано окружение этого процесса, то выяснилось следующее.
Входом бизнес-процесса «Комиссионирование» была заявка на набор заказа, которая поступала от внутреннего поставщика процесса — отдела сбыта. Выходом этого процесса является собранный заказ, внутренним клиентом которого был отдел доставки, далее доставлявший заказ внешнему клиенту. Сейчас можно догадаться, что бизнес-процесс «Комиссионирование» представляет собой набор заказа для клиента и что этот процесс происходил на складе. Только описание входов и выходов позволяет точно и конкретно описать границы бизнес-процесса, и зачастую без горизонтального описания бизнес- процессов в сложных ситуациях обойтись практически невозможно.
Пример описания окружения бизнес-процесса «Прием сотрудника в штат компании»
При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется построить его графическую схему (рис. 18).
Рис. 18. Схема окружения бизнес-процесса
Давайте рассмотрим следующий пример. В бизнес-процессе «Прием сотрудника в штат компании» (см. рис. 19.) входом является заявка на подбор сотрудника, поступающего из профильного подразделения, которое в данном случае является внутренним поставщиком процесса. Выходом процесса является принятый на работу сотрудник, который направляется в данное профильное подразделение и этом случае профильное подразделение одновременно является и внутренним клиентом бизнес-процесса.
Рис. 19. Описание окружения бизнес-процесса «Прием сотрудника в штат компании»
Описание внутренней структуры процесса
После описания окружения бизнес-процесса наступает очередь описания его внутренней структуры. При вертикальном описании были показаны работы, из которых бизнес- процесс состоит. На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.
В настоящее время существует несколько десятков подходов, или стандартов описания бизнес-процессов: ARIS, IDEF 0 и др. При этом перед людьми, желающими освоить навыки описания и оптимизации бизнес-процессов, часто встает трудная задача разобраться во всем этом многообразии и принять окончательное решение о том, какой стандарт в данной ситуации использовать.
Кажущаяся на первый взгляд сложность описания бизнес-процессов является преувеличенной. Классическая технология описания бизнес-процессов, которая была разработана на заре рождения процессных технологий управления, достаточно проста и состоит всего лишь из двух стандартов описания бизнес-процессов — DFD и WFD. Большинство других современных стандартов, несмотря на другие названия, представляют небольшие разновидности и дополнения двух классических подходов DFD и WFD.
Согласно классическому подходу, стандарт DFD (Data Flow Diagram) представляет собой диаграмму потоков данных, которая используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. В свою очередь стандарт WFD (Work Flow Diagram) представляет собой диаграмму потоков работ, которая используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. У диаграммы потоков работ имеется и другое название — диаграмма алгоритмов. Давайте рассмотрим два этих стандарта, составляющих классическую методологию описания бизнес-процессов.
Источник: cyberpedia.su
