Онлайн касса плюсы и минусы для бизнеса

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальные накопители записывают и хранят информацию о чеках и передают ее в налоговую. Онлайн — потому что передает эти данные через интернет.

ФНС получает информацию о том, сколько выручки получает каждый магазин. Фискальный накопитель в кассе нужен для того, чтобы зашифровать информацию о платежах и не допустить ее подмены, чтобы не занижать доход и платить меньший налог.

Кто должен использовать кассу

В рамках 54-ФЗ все компании и индивидуальные предприниматели (за редким исключением) обязаны установить онлайн-кассы и использовать их при продаже товаров, работ или услуг физическим лицам или представителям компаний или ИП, если они расплачиваются наличными или картой в торговой точке.

Читайте подробнее в блоге LIFE PAY «Онлайн-касса: какую выбрать»

Но есть и исключения

Некоторые могут осуществлять торговлю без кассы и при этом не нарушать закон:

• ИП, использующие режим «налог на профессиональный доход». Им нужно формировать чеки в приложении «Мой налог»
• Сдача в аренду жилья или машино-места
• Ремонт обуви или изготовление ключей
• Продажа мороженого в киосках
• Продажа прохладительных напитков, питьевой воды или бутилированного молока.
• ИП и предприятия, работающие в труднодоступных районах: список таких муниципалитетов определяется местными властями.
• ИП, имеющие патент на несколько видов деятельности, торговля на ярмарках и рынках, сельские аптеки также могут работать без онлайн-кассы.

Какие виды кассы бывают

ЭКВАЙРИНГ и ОНЛАЙН КАССА на ПРАКТИКЕ / 54 фз простыми словами / Онлайн касса / Эквайринг 2021

В целом, кассовое оборудование можно разделить на три типа:

• Регистратор с фискальным накопителем — разновидность касс без клавиатуры и дисплея.
• Онлайн касса с фискальным накопителем
• Дополнительное оборудование: сканеры штрих-кодов, эквайринговые терминалы и денежные ящики.

Что такое фискальный накопитель

Онлайн-кассы должны передавать данные о каждом платеже в налоговую через интернет. Для этого и нужен накопитель, который представляет собой небольшое устройство-флешку внутри кассового аппарата. Без фискального накопителя кассовый аппарат использовать невозможно.

Фискальный накопитель регистрирует и шифрует операции, затем передает их Оператору фискальных данных. ОФД отправляет информацию в налоговую. Если привести аналогию, ФН сообщает налоговой, что операция точно состоялась, ее нельзя заменить или скрыть.

ФН разрешается использовать только тех моделей, которые зарегистрированы в ФНС. Читайте подробнее в этом материале.

Сколько стоит ФН

Стоимость составляет от 8 000 до 12 000 рублей. Цена зависит от срока действия: ФН бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок действия накопителя истекает, необходимо приобрести новый и перерегистрировать онлайн-кассу.

Как выбрать период работы

Срок действия ФН нужно выбирать исходя из своего налогового режима. Например, фискальный накопитель со сроком действия 36 месяцев обязателен: для ИП и предприятий на УСН или ЕСХН, а также для ИП на патенте. В некоторых случаях продавцы могут установить накопитель на 15 месяцев:

• Сезонный бизнес
• Бизнес, который совмещает два режима, один из которых ОСН
• Бизнес работает на кассе в автономном режиме. Так работают кассовые аппараты в муниципалитетах, удаленных от сетей связи
• Если компания выступает платежным агентом. Например, принимает оплату за интернет, телефон, мобильную связь, коммунальные платежи и т.д

Компании и индивидуальные предприниматели на спецрежиме обязаны использовать ФН сроком 15 месяцев, если торгуют подакцизными товарами.

Использование фискального накопителя, не соответствующего условиям использования, может привести к штрафу:

• 1 500 — 3 000 рублей для ИП
• 2 500 — 5 000 рублей — малые и средние предприятия

• 5 000 — 10 000 рублей — крупные и средние предприятия

Как выбрать кассу

Онлайн-кассы должны соответствовать законодательству. Чтобы проверить это, найдите вашу модель в реестре к на сайте налоговой. Также важно понимать, что многие производители ушли из России и использовать кассы становится проблематично.

Если вы купите кассовый аппарат, которого нет в реестре, вы не сможете его зарегистрировать — по мнению налоговых органов, работа с таким кассовым аппаратом создает впечатление, что кассового аппарата не существует. Поэтому индивидуальные предприниматели и владельцы компаний платят штраф в размере 10 000 руб, малые предприятия — 15 000 руб, а крупные и средние предприятия — 30 000 руб.

Все онлайн-кассы можно разделить на автономные кассовые аппараты, облачные кассы и POS-системы. В некоторых случаях вместо онлайн-касс могут использоваться фискальные регистраторы.

Фискальный регистратор

Фискальный регистратор — это аппарат без клавиатуры и экрана. Для работы он должен подключаться к компьютеру или планшету с кассовой программой. Популярные модели: АТОЛ 11 Ф, АТОЛ 25 Ф, АТОЛ 30 Ф.

ФР состоит из трех компонентов: фискального накопителя, принтера чеков и вычислительной машины. Делая выбор в пользу ФР, а не кассы, важно понимать основные отличия и преимущества. Так, Фискальный регистратор не может работать без компьютера или планшета. Касса же автономна. Использовать ФР будет логично, если какие либо процессы сопряжены с работой на компьютере.

Также для ФР стоит предусмотреть установку программного обеспечения на компьютер. Он отличается от тех, что стоят на кассовых устройствах.

При этом Фискальные регистраторы обеспечивают более быструю печать чеков — 300 мм/с в противовес кассам с максимальной скоростью в 100 мм/с.

Какие плюсы и минусы фискального регистратора:

• Кассир работает на большом экране компьютера, где параллельно могут быть запущены несколько рабочих программ. Их можно синхронизировать друг с другом для более быстрой и автоматизированной работы, когда важна скорость и четкость действий: например, в магазинах и супермаркетах с высокой проходимостью.
• ФР использует память компьютера, объем которой несоизмеримо больше, чем память кассы. Подходит для бизнеса с большим количеством операций.
• Скорость печати чеков выше. Это также может стать решающим аргументом для бизнеса, которому важно сокращать очереди благодаря более быстрому обслуживанию.
• Решение скорее подходит для крупных сетей розничной торговли, а также для сферы услуг, где для работы с клиентом сотрудникам необходим компьютер: туроператоры, салоны красоты, фитнес-студии и т.д.

Автономная касса

Самый простой онлайн-кассовый аппарат. Подходит для выездных продаж, курьерских служб и небольших торговых точек. Примеры таких касс: АТОЛ 91 Ф Лайт, АТОЛ 91 Ф, АТОЛ 92 Ф и Меркурий 185 Ф.

Плюсы и минусы онлайн-кассы

• Компактность — подходит для мобильных сотрудников
• Долгое время работы без подзарядки
• Устойчивость к погодным условиям
• Подключение к интернету через сим-карту или WiFi
• Широкий выбор моделей под бюджет

• Чеки печатаются в среднем со скорость 40 мм/сек, что тормозит обслуживание большого потока клиентов.
• Нет интеграции с компьютерами
• Требуется ручной ввод товаров — не подходит для розничных магазинов с большим каталогом товаров.

Облачная касса

Подходит только для интернет-магазинов или доставки с оплатой на месте, но не для офлайн-точек. Облачная касса — это аналог стационарного кассового устройства, т.е. онлайн-касса, но виртуальная. Другими словами, это сервис, при помощи которого ведется учет поступлений средств от покупателей, а данные об оплате автоматически отправляются в налоговую инспекцию.

Основное отличие облачной кассы — физически самого аппарата у предпринимателя нет. То есть клиентам не придется приобретать устройство, обновлять систему и ремонтировать.

Как подключить:

• арендовать оборудование, которое находится в защищенном дата-центре;
• заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) предоставление услуг;
• если оплату за товар будет принимать ваш сотрудник, также нужно заранее позаботиться о специальном приложении для смартфона.Облачная касса также, как и стационарная, полностью соответствует требованиям 54-ФЗ. Она регистрируется в налоговой инспекции, где виртуальному устройству присваивается уникальный номер. Для этого следует предварительно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Получается, что цифровая касса заменит предпринимателю полноценную контрольно-кассовую технику (ККТ).

POS-системы

POS-системы — набор устройств, интегрированных друг с другом, включая онлайн-кассу, сканер штрих-кода и весы. Они подходят для торговых точек с большим потоком покупателей и широким ассортиментом товаров.

Плюсы и минусы POS-систем:

• Автоматически обновляются при изменениях в законодательстве
• Автоматизирует работу магазина — загружает товары и цены на кассе, печатает ценники, отслеживает закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки.

• Достаточно дорогая стоимость

Что еще нужно купить?

Дополнительное оборудование для эффективной продажи товаров, приобретаемых вне кассы.

• Сканеры штрих-кодов — для магазинов с широким ассортиментом товаров. Сканер считывает штрих-код, позволяя кассиру идентифицировать нужный товар в каталоге на кассе. Без сканера кассиру приходится искать товар по названию или вводить код товара вручную.
• Терминалы, поддерживающие оплату картами и платежи по СБП. Терминал не заменяет онлайн-кассу, а работает вместе с ней.
• Принтер этикеток — необходим для самостоятельной маркировки товаров, на которые производитель не наносит штрих-код. Однако штрих-коды можно напечатать на обычном принтере, поэтому этот пункт можно опустить.

Источник: vc.ru

Стационарная или облачная онлайн-касса: что выбрать

В 2022 году почти все предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы. Те, кто занимаются интернет-торговлей, перевозками или оказывают услуги у клиента на дому, могут использовать два типа касс: классическую стационарную или облачную, к которой можно подключаться по интернету. Разбираемся, что и в каких случаях выбирать — стационарную кассу или облачную.

Чем отличаются стационарная касса и облачная

И стационарная, и облачная — это онлайн-кассы, соответствующие требованиям 54-ФЗ. В них есть фискальный накопитель и они умеют отправлять чеки в налоговую. Только стационарную вы покупаете и ставите у себя в магазине или офисе, а облачную — берете в аренду и подключаетесь к ней через интернет.

Есть важный нюанс: стационарную кассу могут использовать все, а облачную кассу только определенные категории предпринимателей и организаций. Облачная разрешена, если вы не контактируете с клиентом напрямую, например, продаете ему товар через интернет. Или контактируете, но не на своей территории, например, в транспорте или у клиента на дому.

То есть облачную кассу можно использовать, чтобы принимать платежи в интернет-магазине, через приложение, в транспорте или от курьера. Но есть и другие случаи, разрешенные законом, о них подробнее смотрите в нашей сравнительной таблице.

Какая касса проще в обслуживании

Облачная касса. Доставляет минимум хлопот. Все тяготы по поддержанию ее в постоянном рабочем состоянии берет на себя компания, которая предоставляет вам кассу в аренду. Вы сами ничего не ремонтируете, не отвозите кассу в центр технического обслуживания в случае поломки, не меняете фискальный накопитель, не следите за постоянным электропитанием кассы и ее соединением с интернетом.

Сотрудники техподдержки постоянно мониторят состояние касс

Если какое-то действие с кассой по закону должен совершить пользователь, сервис всегда об этом напомнит и подскажет, как это лучше сделать.

Перед регистрацией кассы нужно выбрать тип фискального накопителя: на 15 или 36 месяцев. Есть законодательные ограничения на то, какой предприниматель какой фискальный накопитель может применять, поэтому сервис АТОЛ Онлайн, к примеру, задает наводящие вопросы и помогает безошибочно выбрать подходящее устройство. А после регистрации личный кабинет показывает наполненность фискального накопителя и подсказывает оптимальные даты для его замены.

Стационарная касса. Требует присмотра — придется быстро среагировать, если что-то сломается. Если вовремя не заменить фискальный накопитель или не перерегистрировать кассу, можно попасть на многомиллионный штраф.

Так, в 2020 году налоговая оштрафовала каршеринговый сервис BelkaCar на 259 млн рублей. Причина — несколько стационарных касс компании, работающих в режиме удаленной фискализации, в течение трех месяцев не отправляли чеки в ОФД из-за переполненного фискального накопителя. Сейчас сервис пытается в третий раз обжаловать постановление ФНС, но пока результата нет.

Еще один риск: если дома или в офисе отключат электроэнергию или будет потеряна связь с интернетом, вы тоже можете нарушить закон. Если касса интернет-магазина не отправит электронный чек покупателю хотя бы на следующий день после проведения расчета и до момента вручения товара, будет нарушено требование пункта 5.4 статьи 1.2 54-ФЗ. Согласно пункту 4 статьи 14.5 КоАП, за каждый такой «поздний» чек может прийти штраф:

• Для ИП и должностных лиц — от 1,5 тыс. до 3 тыс. рублей.
• Для юрлиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Какая касса надежнее

Облачная касса. Находится в идеальных условиях дата-центра, поэтому работает круглосуточно и практически без сбоев. Это удобно, например, для интернет-магазинов: владельцы точно знают, что платежи на сайте будут проходить всегда и в любое время суток. Если все же что-то случается, дежурный инженер оперативно решает проблему.

В помещении дата-центра поддерживается благоприятная для работы техники температура. Все кассы имеют резервные подключения:

• Если выходит из строя какой-то интерфейс связи, автоматически включается в работу дублирующий интерфейс.
• Если что-то не так на стороне провайдера интернета, автоматически подключается резервный канал.
• Если отключается один источник питания, автоматически подключаются другие источники вплоть до электрогенератора, находящегося на территории дата-центра.

Доступ посторонних лиц на территорию дата-центра невозможен: каждый сантиметр помещений фиксируют видеокамеры, стоит сигнализация и работают профессиональные охранники. Похитить фискальные данные никто не сможет

Стационарная касса. Надежность стационарной кассы зависит от условий, которые вы ей обеспечите. Но обычно сложно сделать так, чтобы у вас в магазине или офисе был бесперебойный интернет и электричество.

На случай поломки можно завести запасную стационарную кассу, но быстро ее к сайту не подключишь. Если она не зарегистрирована под онлайн-торговлю, то придется ее перерегистрировать, а потом с помощью специалистов привязать ее к платежной форме сайта и приложениям курьеров.

Какая касса обойдется дешевле

Облачная касса. По стоимости бюджетные модели стационарных касс дешевле, чем год аренды облачной кассы. Например, ньюджер АТОЛ 91Ф Лайт обойдется примерно в 19 000 рублей, а год аренды в АТОЛ Онлайн обойдется в 29 600 рублей. Но у облачной кассы есть три плюса в плане финансов:

• Нет дополнительных трат — не платим за интеграцию с интернет-магазином, настройку удаленных платежей, обслуживание и ремонт. И даже за фискальный накопитель, если оплатите тариф «Без забот» сразу на 15 или 36 месяцев.
• Платите постепенно, фиксированную сумму каждый месяц — иногда это удобнее, чем сразу отдать десятки тысяч за покупку и настройку кассы.
• Расходы предсказуемые — вы знаете, что платите конкретную сумму, и ничего сверх этого. Не придется срочно искать деньги, если касса сломается или потребует обновления.

Иногда даже с учетом этих плюсов облачная касса обходится дороже стационарной. Но важно учитывать еще вероятные простои бизнеса из-за отсутствия света и интернета — и тогда за счет надежности появляется серьезная выгода.

Есть и ситуация, когда облачная касса однозначно дешевле — если вам нужно сразу много касс, например, для водителей или курьеров.

Мы подсчитали: таксопарк на 75 машин с одной облачной кассой тратит в первый год 40 200 рублей, а если покупает для каждой машины по стационарной кассе — 2 835 000 рублей. Облачная касса для такого таксопарка в 70 раз выгоднее стационарной.

Стационарная касса. Иногда стационарная касса выгоднее. Но для этого должно совпасть много факторов:

• Вы готовы заниматься кассой как отдельной бизнес-задачей — следить за ее исправным функционированием, вовремя обновлять прошивку и менять фискальные накопители.
• У вас хороший ЦТО, который быстро реагирует на поломки и предлагает выгодные цены на услуги.
• У вас одно-два места расчета с покупателями, и в ближайшем будущем не понадобится больше.

Какую кассу удобнее настраивать

Облачная касса. На ее подключение уходит меньше времени, потому что вам не нужно ждать поставки самого аппарата — облачный сервис готов предоставить вам удаленный доступ к кассе сразу после регистрации в личном кабинете и оплаты счета.

Кроме того, облачная касса сразу готова работать удаленно, и все, что вам нужно сделать — интегрировать ее с платежной системой вашего магазина или приложения.

Стационарная касса. Сначала нужно будет дождаться ее доставки. Потом — нанять специалиста, который настроит платежи через интернет и интеграцию с сайтом или приложением. Все это занимает больше времени.

Чтобы вам было проще сориентироваться, мы собрали табличку со сравнением касс:

Какую кассу выбрать

Облачную кассу, если:

• Вы продаете товары или услуги через интернет и не хотите возиться с настройками и подключением. Вы просто ищете удобный сервис, который можно быстро настроить на прием удаленных платежей.
• У вас много водителей, курьеров или вендинговых автоматов, и давать каждому кассу — слишком дорого.
• Вы не хотите беспокоиться о ремонте и обслуживании кассы.

Стационарную кассу, если:

• У вас стационарная офлайн-точка для приема платежей от клиентов. Например, классический магазин с прилавком или обычная автомойка.
• Вы принимаете платежи через интернет, но хотите купить кассу один раз и потом за нее не платить. Вы готовы заниматься настройкой, обслуживанием и ремонтом.

Источник: atol.online