Не секрет, что в крупной компании прием нового работника достаточно сложный процесс — от согласования позиции до вывода на работу и прохождении им испытательного срока. В данный процесс вовлечено большое количество сотрудников из разных подразделений (и HR-служба, и бухгалтерия, и IT-отдел, и пр.). Конечно же, важно ничего не забыть!
Наш клиент обратился к нам с необходимостью упорядочить процесс приема нового работника. Так как сотрудники используют принятый в компании регламент (он представляет собой документ в бумажном варианте с описанием ролей и их задач), поэтому совершалось много ошибок — сотрудники забывали выполнять некоторые задачи, либо нарушали сроки выполнения.
ЧТО СДЕЛАЛИ МЫ.
Кадровые процессы
Описание бизнес-решения «Directum: Кадровые процессы» (pdf, 429 Кб)
Решаемые
Персонал является одним из ключевых ресурсов любого предприятия, поэтому от грамотного управления персоналом во многом зависит эффективность работы предприятия в целом.
Бизнес-процесс согласования договора для сотрудников
Бизнес решение «Directum: Кадровые процессы» предназначено для решения задач, направленных на поддержку кадровых процессов и документооборота, реализацию кадровой политики, повышение прозрачности работы с персоналом.
Бизнес-решение «Directum: Кадровые процессы» направлено на решение следующих бизнес-задач:
- Организация процесса подбора кадров: сбор и утверждение заявок на персонал подразделений, формирование списка вакансий, публикация на сайте компании или передача в кадровое агентство, организация собеседований и оценка кандидатов до приема на работу.
- Контроль завершения испытательного срока.
- Организация процессов приема и увольнения персонала: контроль прохождения необходимых инструктажей при приеме сотрудников, выдача пропусков, создание учетных записей автоматизированных систем и т.п.; организация процесса увольнения: формирование обходного листа, контроль окончательного расчета с работником, передача полномочий, задач, документов.
- Организация процессов перевода и назначения персонала: контроль изменения данных для расчета заработной платы, прав доступа к базам данных и программному обеспечению, организация нового рабочего места сотрудника.
- Организация процессов согласования кадровых документов.
- Согласование и учет командировок.
- Создание и поддержание в актуальном состоянии на портале компании электронного справочника сотрудников, содержащего служебный телефон, местонахождение, фотографию сотрудника.
Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, служба управления персоналом, служба безопасности. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений.
Работа с бизнес-решением
Решение «Directum: Кадровые процессы» позволяет сделать все этапы работы с персоналом прозрачными, управляемыми и контролируемыми.
Бизнес-процесс. Быстрое обучение новых сотрудников
Подбор персонала.
Заявки на поиск новых сотрудников создаются автоматически и отправляются руководителям подразделений с определенной периодичностью.
Руководителю при получении задания нужно лишь дозаполнить вложенную заявку, после чего заявка будет отправлена на согласование вышестоящему руководителю и руководителю высшего звена. Автоматическое создание заявок позволяет сократить время руководителей на их оформление.
Заявки на поиск новых сотрудников
После утверждения заявки автоматически создаются записи справочника Вакансии. Из карточки вакансии можно просмотреть всех подходящих кандидатов из справочника Кандидаты на работу. Вакансия закрывается автоматически после принятия требуемого количества сотрудников.
Карточка вакансий
На основании действующих вакансий сотрудники кадровой службы организуют работу по поиску и приему кандидатов. Данные о кандидатах удобно хранить в справочнике Кандидаты на работу. В этом же справочнике фиксируются этапы работы с кандидатами. Отслеживать выполнение этапов работы с кандидатом позволяет автоматическая рассылка напоминаний ответственным.
Карточка кандидатов на работу
Прием работника. Для оформления нового работника сотрудник кадровой службы запускает задачу по типовому маршруту «Прием нового работника». В ходе маршрута по данным кандидата автоматически создается новый работник.
Контроль испытательного срока. При приближении даты окончания испытательного срока работника руководителю сотрудника и руководителю кадровой службы автоматически отправляются напоминания.
Перевод работника. Для выполнения процедур, связанных с переводом сотрудника, отправляются подзадачи соответствующим специалистам.
Увольнение работника. Для выполнения процедур, связанных с увольнением сотрудника, отправляются подзадачи соответствующим специалистам. При завершении типового маршрута запись в справочнике Работники автоматически закрывается.
Утверждение заявления сотрудника. Для оформления и утверждения заявления на отпуск/отгул или увольнение сотрудник создает документ с типом карточки электронных документов Заявления.
Карточка заявления
Затем сотрудник отправляет созданное заявление по типовому маршруту «Утверждение заявления» для согласования с непосредственным руководителем и руководителем высшего звена.
Работа с показателями эффективности. Для анализа кадровых процессов могут использоваться показатели эффективности. Показатели эффективности отображаются на контрольной панели.
Управление показателями эффективности
Бизнес-эффект
Внедрение бизнес-решения «Directum: Кадровые процессы» позволяет достичь следующего эффекта:
Для высшего руководства:
- сократить затраты рабочего времени на прием, увольнение, аттестации сотрудников и т.д.;
- уменьшить риски потери кадровых документов;
- снизить риски, связанные с не прохождением требуемых инструктажей и недооформлением обязательных документов при приеме, переводе, увольнении сотрудников.
Для службы управления персоналом:
- упростить формирование, актуализацию и публикацию списка вакансий;
- оптимизировать процессы работы с кандидатами и закрытия вакансий;
- увеличить скорость доступа к копиям кадровых документов.
Для службы безопасности:
- повысить внутреннюю безопасность работы с кадровыми документами;
- обеспечить своевременную выдачу пропусков.
Для руководителей среднего звена:
- упростить процедуру передачи работ и полномочий между сотрудниками;
- упростить и ускорить процедуры подачи заявок на персонал и утверждения командировок.
Для всех сотрудников:
- ускорить процедуры получения пропусков, доступа к автоматизированным системам;
- ускорить и контролировать утверждение заявлений;
- упростить поиск контактных данных сотрудников.
Для объективной оценки эффективности кадровых процессов при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели.
Источник: centrvd.ru
Как автоматизировать прием кадровых заявлений
В настоящее время развитие цифровизации приводит к тому, что при работе с кадровой документацией в уже знакомых и новых программах все большее продвижение получает использование кадрового электронного документооборота. ЭДО для сотрудников компании дает возможность расширить рамки автоматизации процессов.
Принятие Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» юридически фиксирует взаимодействие между работодателем и работником с помощью электронного документооборота практически по всем необходимым в кадровом учете документам и электронным подписям.
Базовая автоматизация кадровых процессов на основе 1С:ЗУП
В основу базовой автоматизации кадровых процессов необходимо подбирать программу, которая будет соответствовать актуальным требованиям и стандартам кадрового делопроизводства. А также отвечать специфике производственной деятельности организации.
Популярной программой для базовой автоматизации учета кадров на сегодняшний день является «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Система универсальна, разработана с учетом норм действующего законодательства. Программа удобна, проста в освоении и позволяет базово автоматизировать такие процессы учета кадров, как:
- планирование потребности в персонале;
- подбор сотрудников;
- расчет зарплат и налогов;
- оформление командировок, отпусков и других кадровых процессов;
- оформление приказов и других рутинных документов;
- подготовка и отправка отчетов для госорганов;
- формирование базы вакансий;
- подбор персонала.
Использование для кадрового учета только 1С:ЗУП помогает автоматизировать процессы между кадровой и расчетной службами, но не взаимодействие между работниками и сотрудниками этих служб. Для этого требуется интеграция со специализированными сервисами.
Кадровые бизнес-процессы и необходимость внедрения КЭДО
Описание кадровых бизнес-процессов в электронном документообороте — важный шаг на пути упрощения взаимодействия между сотрудниками кадровой-расчетных служб и остальными работниками предприятия. К наиболее распространенным таким кадровым процессам, требующим дополнительной автоматизации в части внедрения КЭДО, можно отнести:
- Процесс оформления нового сотрудника в организацию. Такой процесс может длиться от приема и до окончания срочного трудового договора или окончания испытательного срока. Процесс включает в себя большое количество действий: оформление документов, сканирование и ввод личных данных будущего сотрудника, подписание трудового договора и различных локально-нормативных актов;
- Процессы согласования документов. Большое количество оформляемых в программе документов требует прохождения процедуры согласования со стороны сотрудника или руководства. Для каждого вида документа в организации может быть утвержден свой маршрут согласования;
- Кадровые процессы подбора сотрудников, оформления графиков отпусков на будущий год, учета рабочего времени сотрудников, архивирование кадровой документации и другие;
- Формирование и последующая обработка служебных записок;
- Формирование заявлений от сотрудников на отпуск, отпуск без оплаты, открытие или закрытие больничного листа и других заявлений.
Работа с кадровыми заявлениями от сотрудников
Рассмотрим процесс работы с заявлениями от сотрудников.
Отсутствие кадрового электронного документооборота приводит к тому, что значительная часть рабочего времени сотрудников кадровой службы занимает получение и обработка заявлений от сотрудников из различных источников, внесение документации в учетную систему и подготовка кадровых приказов на их основе.
Со стороны сотрудников теряется часть рабочего времени на поиск шаблона заявления, согласование и подписание заявления по конкретному маршруту для передачи его в отдел кадров.
Если процесс приема кадровых заявлений не автоматизирован с точки зрения кадрового электронного документооборота, то достаточно часто у сотрудников встречаются дополнительные сложности. К таким сложностям можно отнести:
- отсутствие у сотрудника понимания всего маршрута согласования и подписания заявления;
- поиск лиц, которые должны согласовать и подписать заявление. Поиск местонахождения отдела кадров, в случае, когда сотрудник работает в офисе;
- растягивание по времени процесса передачи и получения документов с помощью почты или курьера между сотрудником на дистанционной работе и работодателем.
Автоматизация приема кадровых заявлений благодаря использованию кадрового электронного документооборота позволит:
- Автоматизировать создание заявки, маршруты ее согласования, подписания и создания кадровых приказов и необходимых печатных форм.
- Упростить контроль прохождения процесса приема кадровых заявлений.
- Использовать уже готовые шаблоны заявлений.
- Ускорить процесс получения обратной связи по заявке для сотрудника.
- Сократить затраты рабочего времени работника и сотрудника кадровой службы на работу с кадровыми заявлениями.
- Уменьшить количество ошибок.
- Уменьшить затраты на обеспечение бумажного документооборота.
Законодательные изменения в области использования КЭДО в настоящее время дают возможность автоматизировать не только процесс работы с заявлениями сотрудников, но и другие кадровые процессы.
Переход на кадровый электронный документооборот
Калькулятор стоимости внедрения цифрового кадрового самообслуживания сотрудников и КЭДО. Прямая интеграция с 1C
Оцените готовность компании внедрить КЭДО
Чек-лист «7 маркеров готовности к внедрению кадрового электронного документооборота»
Автоматизация процесса приема кадровых заявлений на основе 1С:ЗУП и сервиса WA:ЛКС
Программа WA:ЛКС разработана компанией WiseAdvice-IT. Разработка имеет прямую интеграцию с учетной системой 1С и позволяет настроить взаимодействие между сотрудником, руководителем, сотрудниками кадровой и расчетной служб.
Рассмотрим описание одного из множества возможных вариантов автоматизированного приема кадрового заявления сотрудника на командировку.
- Сотрудник в приложении WA:ЛКС создает заявку на командировку, заполняя поля в подготовленном шаблоне.
- гибко настроить маршрут для каждого типа заявления;
- уточнить условия исполнения той или иной заявки сотрудника;
- учесть ответственных лиц для согласования и подписания;
- предусмотреть поля для заполнения заявки;
- отразить печатные формы, которые будут использоваться для конкретного типа заявки.
При необходимости каждый маршрут можно корректировать относительно изменений процессов в организации.
Автоматизация приема кадровых заявлений откроет новые возможности в повышении производительности, оптимизации процессов и организации взаимодействия с сотрудниками на дистанционной работе. Проект перехода на КЭДО позволит снизить затраты на работу с документами.
Источник: wiseadvice-it.ru
