Описание бизнес процесса складской учет

Автоматизация работы склада готовой продукции — важный процесс, который стараются провести многие компании, чтобы упростить передвижение товаров перед продажей. Это упрощает их учет, помогает разобраться в остатках. Но в случае увеличения объемов и ассортимента стоит задуматься о переводе большего количества операций на автоматику. Как это правильно сделать — разбираем ниже.

Складские задачи

• накопить нужный объем запасов;
• обеспечить груз подходящим уровнем безопасности;
• оптимизировать и ускорить погрузочно-разгрузочные процессы;
• рационально использовать помещения;
• организовать доставку;
• подготовить сырье к производству;
• отходы эффективно используются и перерабатываются;
• учитывать поступление и расходование, вести запись.

Но с развитием предприятия и увеличения товарооборота возлагаются дополнительные требования:

Организация (создание) склада с нуля. Все, на что нужно обратить внимание.

• возможность быстро обработать и выполнить заказ;
• проводить работу с клиентами;
• максимально быстрое движение товаров.

Это лишь небольшой перечень действий, которые приходится выполнять складскому подразделению в общем виде. Некоторые организации наделяют их дополнительными задачами для более быстрой работы остальной части фирмы.

Проблемы неавтоматизированного склада

Если система автоматизации отсутствует, предприятие сталкивается с массой сложностей. Наиболее ощутимые среди них:

• медленно обрабатываются заказы;
• незаменимый персонал, который знает, где и что лежит;
• частые ошибки работников;
• снижение конкурентных способностей по сравнению с другими компаниями.

Обработка

Программное обеспечение позволяет не только учесть все, что хранится в складских помещениях. С его помощью можно выписывать задания для сотрудников. Они отправляются на устройства свободного человека, и он его выполняет.

Если все это будут делать только люди, это займет во много раз больше часов. Большие хранилища включают сотни тысяч наименований ассортимента, которые часто отличаются только цветом, незначительной деталью, одной цифрой в штрих-коде.

В крупных компаниях количество задач по движению может измеряться в тысячах ежедневно, поэтому подобное промедление способно обернуться дополнительными денежными затратами на простой и потерей клиентов. Не все готовы ждать слишком долго.

Складской учет (теория)

Как автоматизировать процессы и в 3 раза ускорить операции на складе?

Незаменимость персонала

На таком складе самым важным ресурсом становятся люди, которые знают короткие пути к нужным товарам, разбираются в размещении, могут даже ночью сказать, на какой полке стоит определенная модель.

Если ответственный за отдел заболеет или уволится — появится хаос. Поиск и сбор заказа будет занимать больше суток. Вместе с уходом человека пропадает вся информация, обучение нового сотрудника тоже не эффективно — займет много дней, но при этом все знания старший по должности передать не сможет. Более того, чтобы обучать, ему придется оторваться от основных обязанностей.

Можно нанять дублера, который будет ходить на службу только для того, чтобы заменить в случае необходимости знатока. Но лучше поступить эффективнее и автоматизировать склад. Это оптимальное решение — все важные данные хранятся в программах. Заранее известно, в каком проходе находится необходимая вещь. Каждому новому человеку достаточно разобраться в функционале терминалов, и он сможет работать наравне с более опытными сотрудниками.

Человеческий фактор

Отсутствие системы управления ведет к тому, что все будет расположено так, как удобно одному конкретному работнику. Даже его руководитель не сможет найти что-то быстро. Рядом могут оказаться товары одного наименования, но разного объема и цвета. Может оказаться, что продукция стоит по вкусам, названиям или производителям, либо все вместе.

Это грозит тем, что покупателю будет отгружен не тот размер упаковки, который он оплатил. Так начинается пересортица и постоянные возвраты от клиентов. Дополнительных затрат на бесконечную перевозку можно было бы избежать, если бы работала автоматизация складских процессов и операций. Каждый работник будет заранее знать, где находится нужный ему товар, ему не придется гадать — достаточно считать штрих-код и отвезти груз к месту назначения.

Снижение конкурентоспособности, повышение издержек

Если не автоматизировать, то руководство организации не будет точно знать, что происходит у них в хранилище — какой продукции еще много, а какой не хватит для отгрузки клиенту. Они не смогут выполнять сжатые сроки поставки, потому что рассчитывать придется только на знания персонала.

Все, что может испортиться из-за неправильного хранения, окажется в зоне риска. Чем больше помещения и количество ассортимента, тем выше будут издержки. В ходе каждой инвентаризации выявляются сотни наименований, у которых вышел срок годности только потому, что про них забыли или поставили не там. Автоматизированный склад практически не знает такой проблемы — у помещенных в хранилище товаров дата производства будет вбита в программу, она заранее объявит о том, что необходимо поторопиться с реализацией.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Плюсы системы автоматизации

Указанные выше проблемы неавтоматизированных складских залов — лишь часть того, с чем сталкивается каждое предприятие в ходе своей работы. Важно развиваться наравне с конкурентами, чтобы не дать им преимуществ.

Помимо учета всего хранящегося, есть и другие достоинства:

• прием сырья или готовой продукции от поставщика;
• комплектация заказа;
• прием возвратов от клиентов с указанием причин — несоответствие качества, пересорт, излишки количества;
• оптимизация места — правильно расставленные объемы помогают экономить пространство;
• ведение каталога.

Система автоматизации складского учета на предприятии позволяет улучшить выполнение практически любого бизнес-процесса. Сюда может входить:

• распаковка/упаковка;
• загрузка на палет;
• взвешивание;
• проверка качества и сроков годности;
• движение между зонами.

В качестве примера можно привести наиболее частую процедуру. Водителю погрузчика поступает задача снять упаковку из зоны сухого товара и доставить ее к участку погрузки. Указывается ряд, стеллаж, ярус или номер ячейки. Он следует указаниям программы и привозит нужное наименование к указанному месту.

Когда он подтвердит выполнение, появится уведомление упаковщику о необходимости собрать заказ. Без программного обеспечения эта простая работа займет не пару минут, а час. Кроме того, потребуется дополнительный сотрудник, который пойдет и даст эти указания.

Система не просто дает задание. Она контролирует его выполнение, отмечает, сколько времени было на это потрачено. Для старшего смены устанавливается монитор, на котором можно увидеть всех, кто работает на территории, проверить, чем он занимается, поговорить с ним при необходимости.

С помощью автоматизации можно минимизировать:

• мошенничество;
• ошибки персонала;
• беспорядок на полках;
• простои, медленный сбор заказов сотрудниками;
• издержки;
• списания товаров с вышедшим сроком годности.

Много времени будет экономиться на отсутствии необходимости бегать за каждым листом назначений к руководителю — все высвечивается на терминале. Все наименования, которые необходимо собрать, отмечаются на дисплее, больше не потребуются бумажные носители.

Любой руководитель будет точно знать, на каком стеллаже находится остаток, его количество и срок, в который он станет непригодным для дальнейшей перепродажи. Адресное хранение позволяет определять местонахождение продукции по:

• складскому месту — номер прохода, ячейки;
• координатам в трех измерениях.

Непрерывная инвентаризация

Незаменимая функция для любого склада. Например, работник идет к месту, где нужно взять 3 упаковки стирального порошка. Но обнаруживает, что их не 3, как должно быть, а 8. Система дает возможность любому обладателю терминала внести коррективы в количество, если оно расходится с зарегистрированным.

Благодаря этому можно проводить пересчет товаров, не останавливая основную деятельность. Так в программе постоянно обновляются остатки, они актуальные и позволяют планировать дальнейшие операции. Кроме того, наравне с изменением остаточной продукции создается информация для передачи службе контроля. Они будут разбираться в причинах неактуальности.

Для кого такая процедура актуальна, а кому не подойдет

Стоит автоматизировать процессы практически любой компании. Но особенно это важно для организаций, где:

• площадь складов не меньше 1 тысячи м2;
• каждый день приходится обрабатывать большое количество заказов;
• одновременно в самый загруженный час работает больше 10 человек;
• ассортимент превышает 500 наименований или разновидностей.

Хранилища меньшего размера или более простые дополняют техническими устройствами в зависимости от личного желания руководства. Но эффект будет заметен даже в небольших организациях. Все операции выполняются в разы быстрее, издержки становятся меньше, потребность в персонале уменьшается.

Не подходит такая модернизация только совсем маленьким фирмам. Когда названий продукции всего пара десятков, а заказов — не больше 5 в день, то справиться можно полностью ручным трудом. Бумажная отчетность, листы назначений и учет остатков работает достаточно эффективно, но если в прогнозах серьезные расширения, то склад лучше автоматизировать.

Когда сложно определиться или хочется изучить вопрос более подробно — приходите в «Клеверенс». Сотрудники имеют достаточно опыта, чтобы помочь в подборе необходимого оборудования для ускорения многих процессов. Мы подскажем, как оптимизировать работу, чтобы эффективность труда стала лучше, скорость комплектации выше, а издержки — меньше. При необходимости изменения могут затронуть все — приему, логистику, хранение, отгрузку, инвентаризацию и другие важные аспекты деятельности.

Автоматизированный складской учет и технологии на складе

Рекомендуется подготовить хозяйство к переменам, закупить все средства для установки ПО. Часто происходит внедрение специальной системы WMS. Она работает как единая для всего подразделения, так и для отдельных его задач.

Общие

Это операции, которые могут потом применяться на любом этапе движения грузов через фирму:

• Маркировка. По ней вводят товар в систему и следят за его перемещениями, идентифицируют его для отгрузки или пересчета.
• Адресное хранение. У каждого наименования свой стеллаж и ячейка, это отражается в программе, факт сходится с указанным в ПО.
• Двухмерные штрих-коды. Позволяют узнать всю информацию о конкретной единице продукции, просто воспользовавшись терминалом. Необходимы для оптимизации работы всего предприятия.
• RFID. Сильно ускоряет большую часть процессов. Основан на метках и считывателях. Данные от объекта, на котором установлен чип, поступают в базу сразу, как только он появляется в радиусе действия считывающего устройства.

Приемка

В рамках комплексной системы в момент отгрузки на склад задействованы технологии, которые сокращают затрачиваемое время в разы:

• Прием будет моментальным, достаточно считать штрих-код. Не нужно дополнительно сверять другую информацию, можно не пересчитывать объем поставки — все высветится на экране по окончании операции.
• Возможность автоматизировать комплектацию и доработку при необходимости.
• С помощью радиотерминалов осуществляется передача подробной инструкции работникам.

Складирование и хранение

В этой сфере оборудование позволяет:

• Раскладывать коробки в зависимости от того, насколько скоро будет отгрузка покупателю. Чем короче оставшийся срок годности, тем ближе к выходу помещают.
• Из зоны приемки размещать продукцию, поэтому там достаточно свободного места, нет хаоса.
• Иногда практиковать технологию, благодаря которой товары для одного получателя будут складываться на конкретный стеллаж или в ячейку.
• Хранить все рационально. Так на небольших площадях размещается большой объем сырья.
• Система самостоятельно определит, какие ячейки стоит освободить для выполнения более срочных и важных задач.

Комплектация партий, отправка

Здесь тоже есть технологии, которые ускоряют сбор и делают его более качественным:

• Совместно. Иногда большие заказы собирает сразу несколько человек, чтобы закончить эффективнее.
• Маршрут. Программа может построить путь, по которому можно максимально быстро пройти через нужные стеллажи.
• Контроль. Функция позволяет проверить качество продукции во время ее нахождения на складе, а не после возвращения от клиента с претензией.
• Кросс-докинг. Завершает отгрузку в короткие сроки.
• Штучная сборка. Упаковка перемещается на нижний ярус, если предстоит отправить получателю покоробочно или поштучно.

Проблемы внедрения

Когда владельцы бизнеса решают внедрять комплексную автоматизацию, то часто сталкиваются с разными проблемами:

• сотрудники не понимают, как пользоваться компьютером, и боятся их, не хотят учиться;
• мало знаний о том, что, как и где лежит;
• неупорядоченные процессы, нет отработанной последовательности действий;
• небольшой бюджет — его не хватает на внедрение всех технических новинок;
• короткие сроки, в которые необходимо подготовить хозяйство.

Достоинства использования WMS

Есть множество преимуществ установки соответствующего программного обеспечения:

• все комнаты используются рационально;
• в любой момент можно отследить, где находится товар, проверить его качество и увидеть численность;
• автоматизация бизнес-процессов склада делает документооборот более эффективным;
• объем операций, которые реально выполнить за день тому же количеству сотрудников, значительно вырастает;
• организация контроля над персоналом;
• можно совместить с софтом бухгалтерии и учета;
• система выполняет функции распределительного центра;
• информацию о получении груза можно автоматически разослать всем заинтересованным подразделениям;
• меньше освещаются и отапливаются — реже бывают люди.

Примеры автоматизированных складских помещений

Некоторые компании доводят свои склады до полной автоматизации. Подобное ПО у Magmatic от Savoye. Оно позволяет полностью механизировать деятельность, на этих хранилищах люди вообще не работают, все выполняют машины. При этом программному обеспечению реально задать не только большой объем товара по упаковкам, но и поштучно.

Еще одна интересная система — Modula. Она вертикальная, поэтому ее легко встраивать в любое предприятие.

Сильно помогает работать Kardex. Это механизированный комплекс. Оператор просто вбивает в программу нужную ему продукцию, роботехника занимается поисками. Когда наименование найдено — человек приказывает, а техника доставляет коробку к зоне отгрузки.

Как выбрать систему автоматизации

К выбору всегда следует подходить внимательно и взвешенно. Учитывать также стоит сложность необходимого оборудования и объемы склада. Стоит заказывать надежное, проверенное решение с хорошим уровнем техподдержки от производителя.

Если хранилище небольшое, то воспользоваться отечественными разработками вполне реально. В условиях огромных складских помещений требуется ПО, которое легко модернизировать в случае роста предприятия. Можно настроить специальную систему автоматизации с учетом особенностей бизнеса или установить универсальную.

Большую роль играет стоимость программного обеспечения. Лучше выбирать среди предложений, у которых цена в рублях. Дорогостоящее валютное зарубежное ПО способно пошатнуть финансовую стабильность многих предприятий. Чтобы упростить выбор, рекомендуем обратиться в «Клеверенс».

Компания много знает о технических новинках и для каждого клиента разрабатывает индивидуальный план изменений. Она сможет порекомендовать то оборудование, которое лучше подойдет для конкретного бизнеса.

Источник: www.cleverence.ru

Как вести складской учет

Сегодня поговорим о том, как вести складской учет в магазине. Расскажем, для чего он нужен, на какие виды подразделяется. Рассмотрим распространенные ошибки при «ручном» учете товара и как позволяет от них избавиться автоматизация бизнеса. Изучим особенности складского учета в магазине на примере программы 1С.

Автоматизация магазина на выгодных условиях

Комплексное решение для вашего бизнеса с оборудованием, программным обеспечением и настройкой. Полное соответствие ФЗ-54. Расширенные возможности аналитики.

Оглавление

• Основные операции по учету товара
• Виды складского учета
• Ошибки складского учета
• Автоматизация складского учета
• «1С:Управление торговлей» для складского учета

• Настройка складского учета
• Создание склада
• Работа ордерной схемы
• Ввод информации о товаре

Основные операции по учету товара

Суть товароучета заключается в том, что ответственный сотрудник фиксирует любые действия с продукцией на складе. Делать это можно на бумаге, в таблице Excel, специальной программе. Обязательные операции в рамках складского учета:

• приемка и оприходование товаров;
• отгрузка продукции со склада в торговый зал;
• сборка заказов покупателям;
• комплектация товаров (создание набора из нескольких единиц для продажи одним целым);
• инвентаризация;
• списание товаров для собственных нужд, из-за порчи, недостачи, завершения срока годности и т. д.

Любая из этих операций должна быть обязательно зафиксирована. Если пустить все на самотек, в товаре будет неразбериха и хаос.

Виды складского учета

Рассказываем, как вести складской учет на складах. В зависимости от того, с каким товаром приходится работать, его учет бывает следующих видов:

• Номенклатурный. Реализуется в компаниях с небольшим ассортиментом продукции. Любую позицию несложно найти по наименованию, не требуется вдаваться в детали группировки по признакам.
• Сортовой. Используется в том случае, когда товар распределяется по сортам и типам, а другие характеристики (срок годности, цена и т. д.) второстепенны.
• Партионный. Применяется тогда, когда каждая партия товара хранится отдельно. Например, из-за ограниченного срока эксплуатации, различия в ценах и прочих признаков.
• Партионно-сортовой. Подходит для компаний с широким ассортиментом товаров, когда каждая партия хранится отдельно, а позиции дополнительно группируются по сортам.

От вида складского учета зависит документальное сопровождение. В первых двух случаях достаточно заполнять учетные карточки. В последних ― вести ведомость складского учета.

Ошибки складского учета

В современном мире развитых технологий вести учет товаров вручную ― уже ошибка. Такое себе могут позволить только небольшие компании с ограниченным ассортиментом товаров. Крупным магазинам таким способом за всем не уследить. Под ручным ведением учета понимают записи в журналах или внесение данных в Excel-таблицы. Чем чреват данный подход:

• Инвентаризация требует много времени. Чтобы ее провести, нужно закрывать магазин и вручную пересчитывать товар. Как результат: снижение доходов, ведь пока торговая точка закрыта, никто ничего не покупает.
• Высока вероятность ошибок из-за человеческого фактора. Сотрудник может что-то перепутать, забыть или специально скрыть недостачу.
• Таблицу можно случайно удалить, журнал потерять.

Другие ошибки складского учета:

• не контролируются остатки ― например, товар закончился, но никто этого не заметил и, соответственно, не закупил, это чревато потерей клиентов;
• не отслеживается спрос ― не определяется, какой товар покупается чаще всего, а какой пылится на полке;
• не контролируются сроки годности продукции (особенно актуально для скоропорта) ― нужно постоянно искать и проверять каждый товар, а при невнимательности придется регулярно списывать просрочку.

Итак, работать вести учет товаров вручную неудобно. Это факт. Проблема решается с помощью автоматизации. Она позволяет отслеживать спрос, контролировать сроки годности, остатки ― наглядно представляет данные, причем не в виде неудобных «экселевских» таблиц, а в визуально понятном интерфейсе.

Автоматизация складского учета

Автоматизация товароучета ― оптимизация бизнес-процессов путем внедрения специализированных программ и оборудования. Это альтернатива складского учета на бумаге и в Excel-таблицах. На автоматизированном предприятии можно:

• Упорядочить продажи в магазине. Товар реализуется через онлайн-кассу и автоматически списывается с баланса. По итогам продаж доступна удобная аналитика: можно увидеть выручку, полученную за день, определить самые покупаемые товары, средний чек.
• Отслеживать остатки на складе в режиме реального времени. Не будет неразберихи с перемещениями и возвратами продукции ― все будет зафиксировано в программе.

Преимущества автоматизации учета:

• все документы создаются в электронном виде, не придется рыться в кипе бумаг, чтобы найти то, что нужно;
• можно распределить права доступа к файлам между сотрудниками;
• документы заполняются по шаблонам (они уже встроены в программу) ― это быстро и не приводит к ошибкам;
• обеспечивается контроль сроков реализации товаров (например, продукция, у которой истекает период реализации, подсвечивается в программе красным цветом).

Напомним, кто ведет складской учет. Эта обязанность возлагается на материально ответственное лицо ― сотрудника склада (заведующего, кладовщика и т. д.), назначенное руководителем согласно указу.

«1С:Управление торговлей» для складского учета

Подключение к «1С: Учет Торговли»

Оптимизация бизнес-процессов организации по выгодным ценам!

Рассказываем, как вести складской учет в 1С. Для примера рассмотрим программу «1С:Управление торговлей». С ее помощью можно держать под контролем движение товара на любом этапе сделки, управлять продажами, остатками и закупками. Возможности «1С:Управление торговлей»:

• распределение областей хранения согласно складским группам (например, мороженое, рыба);
• оформление операций на складе документально ордерами, причем независимо от финансовых документов;
• поддержка адресного хранения (когда товары распределяются по ячейкам);
• автоматизация внутреннего перемещения продукции;
• отражение операций по сборке заказов, комплектации товаров и разбора комплектов;
• учет товаров по серийным номерам;
• обособленный учет остатков;
• поддержка ТСД для организации мобильного рабочего места кассира.

Итак, как правильно вести складской учет в программе «1С:Управление торговлей». Представляем подробные инструкции.

Настройка складского учета

Чтобы настроить складской учет, перейдите в раздел «НСИ и администрирование» (находится в нижней части меню), выберите «Склад и доставка».

В открывшемся окне выберите пункт «Склад». Отметьте нужные опции (например, оптовый склад или розничный магазин и другие, как показано на фото). При необходимости установите настройки формата торговой точки. Укажите данные материально ответственного лица, на котором лежит обязанность по ведению учета, его должность.

Если вы ведете товароучет по нескольким складам, поставьте галочку на пункте «Несколько складов». При адресном хранении отметьте «Ордерные склады». Ордерная схема дает возможность разграничить процессы оформления документов и фактической отгрузки товаров (между ними часто бывает временной промежуток). Если вы отметили «Ордерные склады», можете указать дополнительные настройки складского учета: порядок оформления накладных и расходных ордеров, лицо, ответственное за его формирование, когда будет фиксироваться поступление товара.

Создание склада

Перейдите в «НСИ и администрирование» и выберите «Склады и магазины». Нажмите на кнопку «Создать». Выберите группу складов, если отгрузка осуществляется в нескольких хранилищах или физический склад проходит в программе как несколько «виртуальных».

Откроется форма с тремя вкладками:

• «Основное». Здесь можно настроить ответственное хранение, чтобы проводить операции по приемке и отгрузке товаров. Укажите организацию, срок хранения и другие данные (заполните пустые поля). Выберите оптовый склад или розничный магазин (поставьте отметку около нужного пункта). В розничном магазине ведется количественный или суммовый учет. В оптовом складе ― по учетной стоимости.
• «Ордерная схема и структура». Настройте использование ордерной схемы документооборота при приемке и отгрузке товаров. В частности, можно указать дату начала применения и активировать статусы приходных и расходных ордеров.
• «Адрес, телефон». Внесите контактные данные склада, даже если они не совпадают с адресом и номером телефона предприятия.

В форме «Структура склада» можете активировать использование рабочих участков (помещений) и ячеек.

Работа ордерной схемы

Сформируйте документ «Приобретение товаров и услуг». Затем начните проводить операцию по приеме товара на склад. Перейдите в раздел «Склад и доставка» и выберите опцию «Приемка». Откройте форму и выберите склад.

Появятся документы поступления продукции на выбранный склад. Нажмите «Создать ордер» и создайте документ «Приходной ордер на товар». Во вкладке «основное» уже будут содержаться данные ― они заполняются автоматически.

Во вкладке «Товары» увидите, что поступило на склад. Информация представлена в виде таблицы. Колонка «Количество» заполняется пользователем ― укажите фактическое количество поступившего товара, даже если оно не совпадает с данными в документе «Приобретение товаров и услуг».

Ввод информации о товаре

В карточке внесите характеристики товара:

• название;
• единицу измерения;
• артикул;
• к какой складской группе принадлежит;
• в какой ячейке размещается;
• описание товарной позиции;
• ставку НДС (на ее основе формируется цена);

Отметьте функцию для распечатки ценников (если принимаете товар в магазин).

В колонке «Комментарий» можете указать количество товаров, не пришедших на склад (если есть расхождения с документами, полученными от поставщика). Сформируется отчет «Контроль оформления документов товародвижения».

Где следить за ситуацией

Главные новости — в нашем Телеграме

Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних новостей бизнеса и изменений законодательства

Оборудование для складского учета

Для приемки продукции на складе или в магазине используется сканер штрихкодов (считывает идентификаторы с товаров), подключенный к ПК с товароучетной системой. Но удобнее применять для этих целей ТСД. Это мини-компьютер с сенсорным экраном, процессором, встроенным сканером.

Работает от аккумулятора, что позволяет оператору не привязываться к рабочему месту, а свободно перемещаться по территории склада или торгового зала. С помощью ТСД сотрудник, ответственный за прием товара, считывает штрихкоды с его упаковок. После обработки данные выгружаются в товароучетную систему ― терминал подключают к компьютеру.

ТСД позволяет проводить любые операции по учету продукции: приемку, отгрузку, переоценку, инвентаризацию и т. д. Рекомендуем установить на него специализированное программное обеспечение для автоматизации товароучета.

Для печати ценников или новых штрихкодов на продукцию понадобится принтер этикеток. Мобильное печатающее устройство можно интегрировать с ТСД по Bluetooth.

Для продажи товаров нужна онлайн-касса и сканер штрихкодов. Если ведется торговля продукцией, подлежащей обязательной маркировке, понадобится двумерный считыватель. Сканер может быть ручным или стационарным, проводным или беспроводным, но обязательно подключенным к кассовой технике.

Ответы на частые вопросы

Обязан ли ИП вести складской учет?

Законодательством не установлена обязанность для ИП по ведению складского учета. Но без него невозможно получить полную информацию об остатках и провести детальную аналитику, чтобы выявить самый покупаемый товар, следить за сроками годности и т. д.

Кто несет ответственность за товароучет на складе магазина?

Для ведения учета товара назначается материально-ответственный сотрудник. Он несет ответственность за товар на складе. То есть, если при очередной ревизии обнаружится необоснованная недостача, он должен возместить стоимость продукции, которой не хватает.

Какая конфигурация 1С подходит для складского учета?

Для автоматизации складского учета можно использовать разные конфигурации платформы 1С. В частности, «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Предприятие. WMS Логистика. Управление складом».

Эксперт

Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.

Нужна помощь в подборе системы автоматизации?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и подберем подходящую вам систему автоматизации.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Онлайн-кассы

POS-системы

Кассовые аппараты

Сканеры штрих-кодов

Весы

Сейфы

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

Источник: kassaofd.ru

Все, что нужно знать про складской учет

Складской учет есть и в мелкой рознице и в крупных оптовых и производственных компаниях. Не важно, где хранятся товары, важно — в любой момент времени знать, какой товар и в каком количестве есть в наличии, нужно ли пополнить запасы или, наоборот, избавится от залежалой продукции. Рассказываем о правильной организации складского учета.

Что такое складской учет

Складской учет состоит из хранения и обработки данных о готовой продукции или запасов , за исключением незавершенного производства, основных средств и прочих активов.

Сотрудник, ответственный за складское хранение, должен любым способом — на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе — фиксировать все действия на складе. К обязательным операциям относятся:

• поступление и оприходование товара от контрагентов;
• занесение информации о поступившей продукции в базу или учетные документы;
• отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
• перемещение ( между складами или торговыми точками );
• инвентаризация;
• информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
• списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
• корректировка характеристик продукции в учетных карточках.

В сервисе МойСклад работа ускоряется, благодаря полной автоматизации всех возможных процессов. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.

Цели складского учета

Складской учет показывает, где находится тот или иной товар. Кроме количественных величин, на принятие решений влияет стоимость запасов. Без этих данных невозможно работать — все равно что торговать вслепую.

Упорядочивание позиций

Товары группируют по сортам и партиям по нескольким причинам:

• выявить популярные позиции;
• определить не пользующийся спросом товар;
• контролировать сроки годности.

Поддержание порядка в документах

Складской учет наводит порядок не только в остатках, но и в документах. У сотрудников будет уходить меньше времени на поиски товара для сбор заказов. Правильно подготовленные документы облегчают последующий анализ и снижают процент краж, просрочек и других негативных инцидентов.

Контроль количества остатков и запасов

Контрольная задача складского учета в первую очередь направлена на борьбу с воровством. Любое перемещение запротоколировано, и сотрудникам будет сложно скрыть потери.

Отталкиваясь от 100% точной информации об остатках, предприниматель может закупить товар в достаточном количестве, торговать без сбоев, контролировать срок оплаты за продукцию, оценивать оборачиваемость товаров по группам.

Виды складского учета

Складской учет будет отличаться в зависимости от товарного ассортимента, который, как правило, распределяют по срокам и сортам.

Есть четыре основных вида складского учета:

1. Номенклатурный учет ведут компании с широким ассортиментом продукции. Без внутренней классификации по группам и подгруппам найти нужный товар будет сложно. Поэтому на каждую позицию товара заводят новую карточку, а товары объединяют в группы по установленным признакам.
2. Сортовой — исходя из названия, понятно, что деление рационально провести по сортам и типам. А другие характеристики уходят на задний план и не влияют на распределение: поставщик, цена, срок годности и т. д.
3. Партионному учету отлично поддается продукция, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
4. Партионно-сортовой — совмещает особенности сразу двух форм учета. Позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.

Так как в двух последних видах учета главное значение занимает отдельное хранение, то и место для склада потребуется больше обычного. В сортовом и номенклатурном учете заполняют только карточки для учета товара, для других вариантов требуется вести ведомость.

Документооборот на складе

Чтобы контролировать остатки, необходимо правильно оформлять документы на каждое передвижение товара.

Рассмотрим документы, используемые на всех участках склада.

Прием товара

На передовой складского учета находятся документы, свидетельствующие о поступлении товара. За этот участок отвечает сразу несколько документов.

1. Накладная от поставщика — сопроводительный документ для товара, по которому товар принимают на склад.
2. Приходная накладная для учета поступающей продукции оформляется на основании первого документа.
3. Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т требуется для товаров, доставленных на склад любым видом транспорта. Этот документ подтверждает факт приема-передачи: списание товара у поставщика и оприходование у получателя. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.
4. По итогу рабочей смены кладовщик оформляет приходный складской ордер М-4 , включающий всю поступившую продукцию.
5. Акт о приемке материалов М-7 подтвердит, если товар поступил не в полном объеме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявкой и фактом. Верно заполненный акт позволит отправить претензию поставщику и получить компенсацию.
6. Акт о приемке товаров ТОРГ-1 свидетельствует о том, что товар прошел проверку на качество, количество, массу и комплектность.

Хранение товара

После поступления товар переходит на этап хранения, для этого создаются:

1. Товарный ярлык ТОРГ 11 — отражает наименование, артикул, сорт, количество на складе, все необходимые сведения, чтобы товар могли быстро опознать. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись.
2. Карточка учета М-17 — предназначена для записи материалов и определения их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учета на основании приходных документов.

Перемещение товаров

В процессе хранения может происходить перемещение товара, тогда заполняют:

1. Требование-накладную М-11 для перемещение между подразделениями или материально ответственными сотрудниками. Один экземпляр принадлежит складу, второй передается принимающей стороне.
2. Накладную на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13 . Она отражает движение товара со склада на производство или в торговый зал. Все стороны процесса получают свои экземпляры.

Выбытие товаров со склада

1. Если товар или материалы передают, например, на переработку в другое подразделение или организацию, то заполняют накладную на отпуск материалов на сторону М-15 с указанием не только количества, но и цены.
2. Товарная накладная ТОРГ-12 применяется для продажи товаров другому предприятию. Заполняется в двух экземплярах для продавца и покупателя.
3. Если выбытие происходит по причине порчи, то составляется акт о списании ТОРГ-16

МойСклад

Все что нужно — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Ведение складского учета

Как вести складской учет закон не устанавливает. Учитывая специфику бизнеса, используйте любые удобные для вас формы: бумажные документы, Excel-таблицы, специализированные системы документооборота. Ориентируйтесь на объем товарооборота и его проходимость . С ростом числа операций и номенклатуры появляется необходимость в автоматизации.

Ручной учет в Excel-таблицах можно условно назвать полуавтоматическим вариантом. Основную часть работы приходится выполнять сотрудникам, автоматически рассчитываются только суммы по столбцам и строкам. Единственным плюсом в этом способе ведения учета является его цена — пользоваться таблицами можно бесплатно.

Зато есть ряд трудностей, которые нужно учитывать:

• В таблице не сохраняется история вносимых изменений. Поэтому всегда остается риск потерять данные, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное.
• Ручная автоматизация с помощью Excel увеличивает время обработки документов и грузов. Инвентаризация крупных остатков занимает слишком много времени.
• Сложно уследить за сроками годности.
• Все документы заносятся вручную, а значит возрастает количество ошибок из-за человеческого фактора.

Управление складом можно передать специальной программе, чтобы решить все перечисленные выше проблемы. Вы сократите ручные операции и заведение документов, так как:

• Электронные документы защищены от потерь . Доступ для просмотра и редакции документов будут иметь только отдельные ответственные за свой участок склада работники.
• Документы создаются на основе установленных шаблонов и с помощью справочников, сокращая количество ошибок.
• Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации .
• Контроль за сроками годности, печать ценников, этикеток и другие процессы полностью автоматизированы .

Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.

Автоматизация складского учета в МоемСкладе

Сервис предназначен для упрощения всех складских операций: приемка и отгрузка товара, перемещение, инвентаризация, списание и оприходование. С его помощью вы организуете эффективный складской учет и сможете распечатать любые документы.

МойСклад обеспечивает круглосуточный доступ к достоверной информации о состоянии товаров. Чтобы смотреть данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени, нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, заполнить данные и начать вести учет.

Как подготовить магазин к складскому учету

1. Выбрать метод складского учета : номенклатурный, сортовой, партионный, партионно-сортовой.

2. Закупить оборудование:

• терминалы для сбора данных (ТСД), для расшифровывания штрихкодов и этикеток — сканеры;
• принтеры для печати этикеток на самоклеящейся бумаге;
• ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.

3. Определить ответственных сотрудников , принимающих участие в складском учете, и прописать для них инструкции.

4. Разобраться в товарных позициях , закрепить каждую за конкретным местом на складе, чтобы ее было легко найти.

Пример автоматизации складского учета в МоемСкладе

Перечислим основные возможности.

1. Интеграция с оборудованием и сервисами:

• Удобный визуальный редактор этикеток и ценников , возможность массовой печати, поддержки сканеров, печати и генерации EAN-8, EAN-13, Code128 и др.
• Интеграция с фискальными регистраторами АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print, принтером чеков.
• Интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, возможность подключения терминалов Verifone и PAX для оплаты картами.
• Экспорт данных в 1С:Бухгалтерию для составления налоговой отчетности по принципу «документ-в-документ».

2. В одном месте формируются и печатаются складские документы ( М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и других ). Обмениваться документами можно круглосуточно по ЭДО или email.

3. Умное адресное хранение распределяет товары по складским ячейкам для быстрого и удобного поиска. Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для ваших кладовщиков при подготовке отгрузки.

В МоемСкладе вы можете разместить любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции. Сервис приспособлен к работе со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.

Кроме складского учета вам понадобятся дополнительные функции, которые выполняет МойСклад:

• обрабатывать заказы покупателей

Отчет по заказам покупателей показывает, какие статусы были присвоены заказам для просмотра информации отдельно по новым заказам, возвратам, подтвержденным заказам и т. д.

• резервировать товар под заказ;
• выставлять счета и контролировать их оплату;
• обрабатывать товары, подлежащие маркировке с учетом последних требований закона;
• получать и анализировать финансовые показатели.

Динамика продаж отражается в отчете « Прибыльность » в разрезе товаров, сотрудников, покупателей, каналов.

Отчет « Движение денежных средств » позволяет контролировать и предотвращать кассовые разрывы, показывает остаток на начало и конец заданного периода.

Отчет о прибылях и убытках показывает ключевые финансовые показатели доходы, расходы, рентабельность продаж для оценки эффективности бизнеса.

В сервис встроена масса полезных отчетов по остаткам, оборотам, контрагентам, задолженности и т. д. Для оперативного контроля включите рассылку данных на электронную почту.

К дополнительным возможностям относится сбор и предоставление данных об операциях на каждую дату — все платежи и суммы по ним, время проведения, контрагент, статус документа.

МойСклад — мультисервис для бизнеса

Объединяйте все бизнес-процессы: производство, складской учет, продажи. Попробуйте, это бесплатно!

Остались вопросы?

Заполните заявку и наш специалист свяжется с вами:

• #первичные документы
• #автоматизация процессов
• #ЭДО
• #Мой Склад
• #складской учет

Источник: www.klerk.ru