Описание бизнес процессов управленческого учета

Управленческий учёт помогает узнать реальное состояние дел в бизнесе. А ещё учёт нужен, чтобы оценить эффективность работы сотрудников, построить прогнозы и избежать кассового разрыва. Вот как начать его вести, чтобы это приносило пользу бизнесу.

А если у вас нет времени читать текст целиком, то переходите в последний пункт «Статья за 30 секунд» — собрали там основные тезисы.

Что такое управ ленческий учёт

Управленческий учёт — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчётности. Он помогает предпринимателю понять, в каком состоянии находится бизнес, и принимать решения на основании данных. Строгой формы для учёта нет — это могут быть как записи в блокноте или таблице в Экселе, так и данные из специального сервиса. Главное — чтобы учёт наглядно и корректно отражал ситуацию в бизнесе.

Описание бизнес-процессов

Управленческий учёт показывает не только фактическую прибыль компании, но и отражает финансовое состояние, помогает строить прогнозы развития бизнеса, анализировать ситуацию и оценивать эффективность сотрудников и проектов.

Филипп Щиров, сооснователь и директор сервиса облачной 1С Альтап: Сегодня уже не нужно ничего вести вручную — есть разные системы, которые могут частично закрывать потребность в управленческом учёте. Например, в кофешопе есть кассовая программа, в которой пробиваются чеки. Руководителю нужно понять, сколько закупить кофе и молока на следующий месяц.

Для этого ему нужно зайти в аналитический раздел кассовой программы, посмотреть, как объём продаж меняется от недели к неделе, от месяца к месяцу. Так он проанализирует, что и когда купить. Если продажи где-то отражаются — это и есть учёт. Современные программы учёта на базе 1С уже закрывают потребности в учёте.

Например, если ведётся 1С:Бухгалтерия, то даже там есть понятные руководителю учёты. Они помогают ему получить представление о продажах, закупках, дебиторской задолженности в удобном формате.

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского

Иногда предприниматели не ведут управленческий учёт, потому что уже ведут бухгалтерский. Оба эти учёта строятся на одной информации — в них отражается прибыль компании, могут фиксироваться расходы на закупку товаров, аренду, оплату труда.

Но между этими видами учёта есть два серьёзных различия:

1. Регламент. Все организации, кроме ИП, обязаны вести бухгалтерский учёт по закону. Правила бухучёта строго определены и зафиксированы законодательно в ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте» . Все операции обязательно подтверждать документами, иначе можно получить штраф от надзорных органов. Управленческий учёт вести не обязательно, его правила никак не регламентированы — каждая компания настраивает систему учёта под свои цели и задачи.
2. Цель. Бухгалтерский учёт ведут, чтобы проанализировать текущее состояние компании и отчитываться перед госорганами. Управленческий учёт позволяет строить прогнозы на будущее и анализировать не только общее состояние бизнеса, но и эффективность отдельных направлений или сотрудников.

Алексей Боев, сооснователь сервиса учёта финансов ПланФакт: Управленческий учёт ведётся для роста прибыли и развития компании. Обычно необходимость в нём возникает, когда появляются несколько направлений работы, и нужно понять, какое из них более прибыльное. Или вдруг деньги заканчиваются, и возникает кассовый разрыв.

Описание бизнес процессов

Или собственнику хочется понять, сколько на самом деле он зарабатывает. С этими вопросами идут к бухгалтеру, а тот, скорее всего, не знает ответа. И дело не в том, что бухгалтер некомпетентен, просто его задача – бухгалтерский учёт, а подобные вопросы относятся к управленческому.

Кто в компании должен вести управленческий учёт

В отличие от бухгалтерского, управленческий учёт не регламентирован, поэтому вести его может кто угодно. В малом бизнесе управленческий учёт часто ведёт сам собственник. Если есть средства — можно привлечь для этого финансового директора — как в штат, так и на аутсорс. Либо поручить эту работу одному из сотрудников компании.

Алексей Боев, сооснователь сервиса учёта финансов ПланФакт: В малом бизнесе собственник часто ведёт учёт сам, основной инструмент — таблицы. Этот вариант подходит начинающим компаниям, когда бизнес ещё небольшой и у руководителя есть время в ручном режиме следить за всеми ключевыми показателями.

Когда компания вырастает, к учёту привлекают финансового директора — он помогает собственнику принимать правильные решения на основе данных управленческого учёта. Он сам ведёт учёт, собирает все данные и строит нужные отчёты. Если бизнес может позволить себе такого сотрудника, это хороший вариант.

Третий вариант, который набирает популярность, когда учёт ведётся в онлайн-сервисе при помощи финансиста. Онлайн-сервис, например, ПланФакт, автоматизирует большую часть рутины: интегрируется с банками, автоматически строит важные отчёты. А финансист — владелец компании, обученный сотрудник или консультант на аутсорсе — тратит совсем немного времени на работу с программой. В результате собственник мгновенно получает полную картину бизнеса с минимальными затратами и принимает правильные решения.

Как начать вести управленческий учёт

Вести учёт можно в простых Гугл-таблицах или Экселе, шаблоны популярных инструментов легко скачать на сайтах сервисов учёта: ПланФакта или Нескучных финансов . Достаточно указать контактные электронную почту и телефон — за подписку на их рассылки сервисы присылают шаблоны бесплатно.

Другой вариант — воспользоваться платными сервисами учёта. Из популярных — ПланФакт , Финолог , Финтабло , Финансист . Во всех сервисах есть бесплатный пробный период. Средняя стоимость составляет несколько тысяч рублей в месяц — в зависимости от тарифа.

Строгих правил или форм для управленческого учёта нет, поэтому целесообразно подбирать инструменты, которые подойдут для задач вашего бизнеса. Вот какой алгоритм для запуска управленческого учёта в компании советует сооснователь сервиса учёта финансов ПланФакт Алексей Боев:

Шаг 1. Построить отчёт ДДС (движение денежных средств). Это поможет начать считать свой «факт» и накапливать финансовые данные. Для этого потребуется:

• Определить перечень учётных статей, по которым деньги поступают в компанию. Обычно это виды оказываемых услуг, товарные категории и так далее.
• Определить, на какие сегменты для будущего анализа можно разбить бизнес. Например, проекты, филиалы, торговые точки, направления деятельности.
• Начать фиксировать все операции поступлений, выплат и перемещений в учётной системе, распределяя их по учётным статьям и сегментам.

Шаг 2. Собрать отчёт о прибылях и убытках (ОПУ) и Баланс. Они помогут разобраться, чем деньги отличаются от прибыли, а поступления и выплаты от доходов и расходов. Для этого нужно:

• Освоить принцип учёта по начислению и понять, чем доходы и расходы отличаются от поступлений и выплат.
• Определить, что и в какой момент следует признавать доходами и расходами, по каким правилам начислять прибыль и дивиденды. Для этого лучше привлечь финансиста.
• Собрать отчёт ОПУ, который покажет чистую и промежуточные прибыли, а также объём дивидендов для собственника.
• Собрать отчёт Баланс, который покажет, чем еще владеет компания помимо денег на счетах. Например, сколько денег заморожено в товаре или долгах.

Шаг 3. Внедрить хотя бы один инструмент планирования. Например:

• Платежный календарь — это планирование «снизу вверх», с помощью создания предстоящих операций поступлений и выплат. Позволит заранее увидеть нехватку средств для осуществления деятельности компании и избежать кассового разрыва.
• Бюджетирование — это планирование «сверху вниз» с помощью бюджета движения денег (БДДС) или бюджета доходов и расходов (БДР). Этот инструмент применяют, когда нужно прикинуть, сколько компания получит или потратит по той или иной учётной статье в определенный период времени, а затем сравнить план и факт.

Когда управленческий учёт не помогает бизнесу

Управленческий учёт может не приносить пользу, если вести его нерегулярно — тогда отчёты не отразят реальное состояние дел.

Ещё важно следить, чтобы затраты на учёт не обошлись дороже, чем сумма, которую удастся сэкономить с его помощью. Учёт — это инструмент для помощи бизнесу, тратить на него слишком много ресурсов компании не обязательно. Если у малого предприятия нет лишних денег на дорогой сервис планирования и зарплату финансовому директору, то стоит выбрать более простое и дешевое решение.

Алексей Боев, сооснователь сервиса учёта финансов ПланФакт: Управленческий учёт не поможет, если вести его нерегулярно или не полностью, например, только безнал. Частичные данные в учётной системе не покажут реальное положение дел и могут привести к неверным выводам и решениям собственника. Ещё нужно использовать результаты в виде ключевых отчётов — ДДС, ОПУ и Баланса. Учёт ради учёта, без последующей аналитики для принятия решений не имеет большого смысла. Во всех остальных случаях финучёт будет фундаментом и поможет сократить ненужные расходы, разобраться, как увеличить доход и повысить прибыль компании.

Важные новости для бизнеса — в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Статья за 30 секунд

• Управленческий учёт — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчётности. Он отражает реальное финансовое состояние компании и помогает анализировать текущую ситуацию и строить прогнозы развития бизнеса.
• В отличие от бухгалтерского учёта, управленческий никак не регламентируется законом. Его может вести любой из сотрудников компании или сам владелец в свободной форме.
• Наиболее популярные варианты ведения управленческого учёта — это специальные сервисы или простые таблицы в Экселе или Гугл-таблицах. Основные шаблоны для учёта — это финмодель, движение денежных средств и бюджет. Обычно их хватает, чтобы оценить, куда уходят деньги бизнеса и какие из проектов приносят прибыль, а какие — только убытки.
• Чтобы управленческий учёт приносил пользу бизнесу, важно вести его регулярно и подробно. Если вносить в отчёты не всю информацию, то получить объективную картину не получится.

Источник: delo.ru

Управленческий учет проектов

Статья написана для компаний в секторе консалтинга и профессиональных услуг.

Что характеризует такие компании? Как правило, они ведут проектную деятельность, а проекты нацелены на создание интеллектуального продукта или услуги. Главный ресурс таких компаний — сотрудники, а точнее их время и компетенции. Типичные примеры: проектные бюро, консалтинговые компании, рекламные агентства, ИТ интеграторы, аудиторские организации.

Управленческий учет (Management Accounting) простыми словами — это совокупность бизнес-процессов для планирования, учета и отображения информации, цель которых состоит в поддержке принятия решений менеджментом компании.

Объекты управленческого учета в секторе профессиональных услуг:

1. Время.
2. Проекты.
3. Трудовые ресурсы.
4. Выручка и затраты по проектам.

Специфика управленческого учета в профессиональных услугах обусловлена:

1. Проектным характером деятельности;
2. Акцентом на учете рабочего времени в качестве основного производственного актива.

Цели управленческого учета по проектам

Почему важно учитывать финансы по проектам и вести управленческий учет? Вопрос риторический, ведь цель бизнеса — извлечение прибыли и профессиональные услуги тут не исключение.

Поскольку компания зарабатывает на проектах, рентабельность бизнеса зависит от рентабельности каждого отдельного проекта.

Как правило, рентабельность — ключевой показатель проекта и отвечает за него менеджер. Часто денежная мотивация или, проще говоря, премия менеджера проекта и команды завязана на выполнении этого KPI. Поэтому менеджеру проекта необходим инструмент планирования, контроля и прогнозирования рентабельности проектов.

А значит первую цель ведения управленческого учета по проектам можем сформулировать так: дать менеджеру проектов инструмент оперативного контроля рентабельности проектов.

Таким инструментом может быть отчет о прибылях и убытках (P Loss Statement). В любой момент времени и за любой период менеджер должен располагать отчетом о текущем финансовом состоянии проекта и его отклонении от первоначального бюджета, чтобы принимать управленческие решения.

Сформулируем требования к такому отчету:

• Отчет должен быть простым.
  Менеджер проекта — не финансист и не бухгалтер, ему просто нужно понимать — попадает ли он в свой KPI или нет. Поэтому ничего лишнего — только показатели, непосредственно связанные с проектом.
• Отчет должен быть оперативным.
  Срок его «доставки» до менеджера должен быть минимальным. Если проект идет два месяца, а отчет можно строить только по месяцам, ценность такого отчета для управления проектом будет минимальная.
• Отчет должен быть изолирован от внешних финансовых факторов.
  В отчете должны быть финансовые показатели именно по проекту. Нет смысла включать в отчет для менеджера сведения об административных или накладных затратах бизнеса.

Рентабельность каждого отдельного проекта безусловно важный показатель, но есть уровень выше — уровень операционного директора (договоримся так называть сотрудника, отвечающего за рентабельность бизнеса в целом). У директора должна быть полная картина по всем проектам, по их совокупной рентабельности и по рентабельности бизнеса в целом.

Поэтому вторая цель: дать операционному директору инструмент для контроля рентабельности «производства» в целом.

Разбираемся с рентабельностью

Начнём с простого. Рентабельность и прибыль в общем виде рассчитывается следующим образом:

**Рентабельность** = **Прибыль** / **Выручка**

Источник: timetta.com

Методология ведения управленческого учета

Под методологией принято понимать методы, способы и стратегию исследования определенного предмета. Управленческим учетом называют направление учета в компании, информационно поддерживающее систему управления ее бизнес-деятельностью. Предметом управленческого учета являются анализ, учет и планирование. Постановка управленческого учета выполняется для увеличения результативности работы организации, а также для обеспечения прозрачности всех финансово-хозяйственных операций предприятия.

Управленческий учет, наряду с системой бюджетирования, производственным и коммерческим планированием составляет важную часть стратегического управления предприятием, поэтому методология ведения управленческого учета должна быть разработана максимально тщательно и грамотно. Важно качественно внедрить методологию внедрения управленческого учета, чтобы были учтены все его объекты.

Объекты управленческого учета:

• расходы ЦФО (центров финансовой ответственности);
• их доходы;
• достигнутые результаты их деятельности.

Перечисленные выше объекты подразделяются на:

• обеспечивающие возможность осуществления трудовой деятельности персоналом предприятия ресурсы производства, в числе которых:
• средства производства, включая производственные помещения, оборудование и пр., их состояние и использование – основной фонд;
• объекты долгосрочных инвестиций, в том числе аренда помещений и земли, стандарты, лицензии и др. — нематериальные активы;
• предметы труда, предназначенные для обработки с помощью средств труда в производственном процессе — материальные ресурсы;
• объемы живого труда, которыми располагает компания, его использование в бизнес-деятельности и результаты — трудовые ресурсы.
• Хозяйственные процессы и их результаты, в совокупности составляющие производственную деятельность.

Принципы управленческого учета

• полезность получаемых данных (использование способов анализа, планирования и учета, предоставляющих возможность получать полезные в работе данные);
• скорость получения информации (возможно снижение требований к степени полноты получаемых данных в пользу их оперативности);
• контроль над показателями внутренней отчетности (при раздельном составлении отчетности руководителем сегмента предпринимательской сферы организации по неконтролируемым и контролируемым показателям);
• конфиденциальность (раздельное ведение управленческой бухгалтерии);
• гибкость учетной системы (ее соответствие особенностям данного предприятия, модификация системы при внесении изменений в бизнес-деятельность);
• прогнозируемость учетной системы (ее направленность на улучшение получаемых результатов работы с помощью прогнозирования будущих доходов и расходов);
• экономичность представленных данных (в управленческом учете используются только информация и отчеты, которые нужны для достижения управленческих целей);
• система управления отклонениями (в отчетность должны входить и данные об отклонениях фактических показателей от запланированных; это помогает устанавливать ответственность за появившиеся отклонения от плана и оперативно ликвидировать их причины);
• распределение ответственности среди исполнителей (перераспределение обязанностей между руководителями разных уровней; сюда также входит определение критериев, по которым проводится оценка деятельности сотрудников).

Основные функции управленческого учета:

• осуществление оперативного учета, анализа, контроля, планирования и прогнозирования работы ЦФО;
• постановка управленческого учета обеспечивает формирование механизмов мотивации, позволяющих привести в соответствие цели отдельных сегментов и общие стратегические и тактические цели компании;
• информационная поддержка управленческих решений, направленных на получение наибольшей прибыли и успешное развитие предприятия.

Компоненты методологии управленческого учета

Обобщение данных и их группировка — применяется в процессе принятия решений при стратегическом управлении.Документация, включающая в себя первичные документы, отражающие бизнес- деятельность компании; основным источником информации управленческого учета является первичный учет.

Контрольные счета – представляют собой записи итоговых сумм операций за определенный период; нужны для установления достоверности учетных записей.

Инвентаризация – необходима для определения положения объекта в конкретный момент времени.

Анализ, которому необходимо подвергать работу всей компании в целом и ее отдельных подразделений; результаты анализа помогают выявить отклонения и установить причины их появления.

Планирование – является непрерывным процессом, необходимым для сопоставления внешних факторов (условий на рынке) и внутренних (возможностей компании).

Контроль – является завершающим процессом планирования, дающим возможность ликвидировать появившиеся отклонения.

Нормирование – расчет норм, направленный на превращение произведенных затрат в конечный продукт. Лимитирование – контроль над материальными затратами.

Эффективность управленческого учета определяется выбором методики его ведения (в частности, подхода к оценке активов, способа обработки финансовых данных с учетом временных факторов, калькуляции затрат и пр.). Технологии, по которым выполняется постановка управленческого учета, а также методы его ведения должны быть описаны в организационных документах – распоряжениях руководителя, приказах, которые содержит в себе система ведения управленческого учета.

Источники данных в управленческих отчетах

Как и бухгалтерский, управленческий учет базируется на подсчете 2-х разных видов данных: потоков и состояний. Ключевой формой, в которой фиксируются потоки финансовых средств в бухгалтерском учете, является «Отчет о прибылях и убытках», в котором отражается движение денежных и материальных потоков за период между 2-мя отчетными датами. Помимо того, постановка управленческого учета позволяет узнать об объеме совокупной прибыли, который был получен компанией в процессе бизнес-деятельности.

Управленческий отчет, методика управленческого учета и система ведения управленческого учета, в отличие от «Отчета о прибылях и убытках», используется для оценки денежных потоков, поэтому в нем может не учитываться амортизация. Балансовая ведомость, которую содержит система ведения управленческого учета, используется в качестве формы, необходимой для фиксирования состояний.

Она должна быть составлена на конец отчетного периода. Отличаясь по названию статей, «Отчет о прибылях и убытках» и балансовая ведомость взаимосвязаны напрямую, что необходимо для правильного ведения учета. Итоговое же значение управленческого отчета (подразумевается система ведения управленческого учета) и подбора методов управленческого учета заключается в получении актуальной информации, достаточной для принятия управленческих решений и стратегического планирования. Оценка денежных потоков, их состояние и динамика за разные периоды дает наглядную картину финансовой состоятельности предприятия, что немаловажно для любого современного руководителя при принятии управленческих решений и выборе того, какие будут использоваться способы управленческого учета, когда внедряеюся основы управленческого учета и бюджетирование, управление затратами и др.

Хотя система ведения управленческого учета и постановка управленческого учета выполняется на основе тех же, что и бухгалтерский, принципах, для удобства использования в конечный отчет, который содержит система ведения управленческого учета, могут быть включены самые значимые элементы «Отчета о прибылях и убытках», а также в управленческий учет входят элементы балансовой ведомости, сгруппированные так, чтобы ознакомиться с данными, которые предоставляет формирование управленческого учета на предприятии и система ведения управленческого учета, не составляло труда и тем, кто не имеет специальных знаний в области бухгалтерии и финансов. Именно в этом заключается ключевой различие при постановке управленческого и бухгалтерского типов учета.

Благодаря возможности адаптации системы на базе 1С можно удобно настраивать ее под конкретные подразделения или пользователей, определять уровня доступа к отчету о прибылях и убытках. Таким образом, система ведения управленческого учета на предприятии существенным образом снижает трудозатраты на персонал и позволяет удобным способом работать с финансовыми показателями деятельности компании за любой временной отрезок. Также система ведения управленческого учета станет эффективным инструментом для собственника бизнеса, позволяя в любой момент получать достоверную, полную и объективную информацию о финансово-хозяйственном состоянии предприятия. Стоит также отметить, что ведение системы управленческого учета на предприятии позволяет учитывать все его основные объекты – результаты хозяйственной деятельности, издержки как компании в целом, так и структурных подразделений, внутреннее ценообразование и отчетность, а также прогнозирование будущих финансовых операций организации.

Квалифицированные специалисты компании ИТАН обеспечат детальное и поэтапное внедрение системы управленческого учета на предприятии любого типа, включая входящий в управленческий учет отчет о прибылях и убытках и прочие актуальные типы отчетностей, используемые собственником бизнеса и его подчиненными. Мы работаем с предприятиями различных масштабов и специфики, обладая внушительным опытом.

Полная диагностика имеющейся системы отчетности и бюджетирования с выявлением «серых» зон позволит предложить рекомендации по улучшению системы и максимальной автоматизации, чтобы постановка системы ведения управленческого учета дала реальный результат, а система была доступной для всех пользователей и легконастраиваемой, ориентированной на потребности пользователей. При этом специалистами компании ИТАН будут предложены разные по срокам и стоимости варианты, чтобы собственник бизнеса мог выбрать наиболее оптимальный для себя вариант в текущих условиях и реализовать управленческий учет.

Мы понимаем, насколько важно подобрать оптимальное решение без ущерба для прибыльности, чтобы получить при этом максимальный результат – именно поэтому мы не завышаем стоимость услуг, предлагая одни из наиболее оптимальных тарифов на рынке информационных систем и программного обеспечения. Оставить заявку на консультацию, диагностику и подбор программного комплекса можно прямо на сайте: мы сориентируем вас по полному комплексу услуг, стоимости и возможности настройки программ с учетом всей специфики вашего бизнеса.

Только тогда возможно реализовать управленческий учет на предприятии, внедрение которого будет целесообразным. Консультация со специалистом компании ИТАН проводится в полностью дистанционном режиме в удобное для вас время, чтобы вы могли получить всю необходимую информацию, не покидая рабочего места – это быстро и удобно, консультацию проводят квалифицированные специалисты нашей компании.

С компанией ИТАН вопрос по внедрению системы управленческого учета будет решен быстро, надежно и профессионально, при этом мы предложим доступную стоимость и будем работать с вами в индивидуальном формате. При этом нас отличает одна из самых доступных цен в сравнении с конкурентами на рынке услуг, а также индивидуальный подход к заказчику, вне зависимости от масштабов деятельности предприятия. Готовый (внедренный) управленческий учет на предприятии решит массу вопросов, от экономии времени собственника бизнеса при принятии управленческих решений, до получения прозрачной, актуальной и достоверной информации, которая играет ключевую роль при формировании управленческой отчетности. Оставьте вашу онлайн-заявку на бесплатную консультацию уже сегодня, чтобы сделать первый шаг к внедрению управленческого учета, который будет отвечать всем вашим параметрам, на основе информационной системы на платформе 1С.

Уже сегодня наши специалисты
бесплатно проконсультируют
вас по теме:

Источник: www.finprosoft.ru