Автоматизация бизнес-процессов не дешевая услуга — стоимость внедрения может достигать нескольких миллионов рублей.
До 80% всех проектов по автоматизации заканчиваются провалом.
Почему так происходит?
Топ-10 причин провалов IT-проектов по автоматизации бизнес-процессов
Попытка автоматизировать хаос
В компании управленческий хаос и владелец думает, что покупка решения по автоматизации решит проблему. Но она ее только усугубит. Плюс владелец зачастую не видит наличие этого хаоса в компании.
Отсутствие бизнес аналитики
Использование только IT-аналитиков от интеграторов. Которые отлично справятся с подготовкой внутреннего ТЗ для разработчиков. Но без привязки к особенностям бизнеса и стратегии развития компании. Без качественного бизнес-аудита автоматизация только усугубит управленческие проблемы.
Попытка интеграции своими силами
Зачастую компании пытаются сэкономить покупая только сам продукт и лицензии к нему, но без услуг интегратора, полагаясь на опыт внутренних программистов. Внутренний программист, дорабатывая систему, отталкивается только от поставленных задач, имеет ограниченные ресурсы и опыт. Что приводит нагромождению ошибок, фрагментарности решения и проблеме заменить программиста, т.к. новому придется всё делать с нуля.
Новая парадигма автоматизации бизнес-процессов.
Разработка собственного продукта
Собственник решает, что идеальная система для его уникального бизнеса должна быть также уникальной. Т.е. создана с нуля. Большинство попыток или не доводятся до конца или приводят к созданию функционально ограниченного и не гибкого продукта за астрономические финансовые и временные затраты.
Ожидание быстрых результатов
Чем крупнее и старше фирма, тем медленнее происходит процесс внедрения и зачастую у собственника не хватает терпения и он бросает всё на середине, в страхе «сломать то, что работало нормально».
Отношение к автоматизации как к эксперименту
Отсутствие управленческой воли направленной на результат, разрушает проект до его начала. Если собственник относится к такому сложному проекту на уровне «давайте попробуем», то это будет отражаться на отношении всех сотрудников. И они будут стараться донести до руководства, что «ничего не вышло — давайте заканчивать».
Отсутствие внедрения и саботаж сотрудников
Зачастую работа интегратора заканчивается после сдачи работоспособного и отвечающего ТЗ продукта. Но у любого коллектива есть инерция и набор привычных знаний. Внедрение нового продукта — кропотливая системная работа опытных управленческих консультантов. Связанная с выстраиванием системы контроля и мотивации на месте.
Политические игры
Иногда проект по автоматизации является попыткой одного из департаментов получить преимущества в борьбе с противоборствующим отделом. И тогда процесс внедрения может быть организованно саботирован другой стороной.
Постоянные доделки
У руководителя зачастую появляются новые идеи как улучшить процесс прямо в процессе интеграции. И он хочет сэкономить сейчас, чтоб не платить за будущие доделки. И просит внести новые идеи и поменять логику внедряемых процессов. Это удлиняет процесс интеграции, добавляет новые итерации согласования стоимости работ, увеличивает тревожность коллектива и повышает вероятность провала.
5 ошибок автоматизации бизнес-процессов
Отсутствие необходимых знаний
Зачастую руководитель, получив современный управленческий инструмент не знает как его эффективно использовать. Он может посмотреть инструкции «какие кнопки нажимать», но «зачем?» и «почему?» без базового набора фундаментальных знаний по процессному управлению — не очевидно. И через некоторое время руководитель разочаровывается в непонятном и сложном инструменте.
Первые шаги к автоматизации бизнеса. С чего начать?
Если вы читаете эту статью, то наверняка уже слышали о преимуществах автоматизированного бизнеса. Организованная работа с сотрудниками и клиентами, повышенная эффективность рабочего процесса, увеличение прибыли… Неудивительно, что столько компаний хотят автоматизировать свой бизнес как можно скорее. Вот только не всегда удается сделать это правильно.
Ведь обычно всё происходит как? Компания приобретает специальную программу, начинает ее внедрять и сталкивается со сложностями. Например, оказывается, что сотрудники не хотят переходить на непривычную для них систему, да и организованные бизнес-процессы не так легко перенести в строгие рамки таблиц. В итоге все заканчивается тем, что систему не используют в полную силу, а то и вовсе забрасывают и возвращаются к привычному Excel.
Такие примеры заставляют руководство серьезно задуматься перед тем, как устанавливать систему в своей компании. И это к лучшему: программа действительно способна максимально учитывать требования бизнеса, но для этого их еще нужно предъявить. То есть — составить техническое задание.
На составление, как правило, уходит много времени. Нужно понять, какие именно процессы стоит автоматизировать и на что обратить внимание прежде всего. Для этого можно задействовать сотрудников, привлечь специалистов со стороны – но все равно остаться без желаемого результата.
Чтобы не пропустить важные моменты и использовать программу эффективно, нужно четко определить план действий. Именно поэтому команда «Клиентская база» создала это руководство для начинающих. Если вы планируете перевести свой бизнес на современные системы, но пока не уверены, с чего начать, то все, что вам надо сделать – это ответить на вопросы, поэтапно изложенные ниже.
Шаг 1. Бизнес-процессы
- Какие действия выполняют сотрудники компании?
- Из-за чего чаще всего возникают проблемы в этих действиях?
- Оператор принимает заявку, вносит ее в список заказов;
- Менеджер получает новый заказ, согласовывает его и выставляет счет на оплату;
- Бухгалтер принимает оплату и отправляет заказ в производство;
- Производство получает данные по заказу и выполняет его;
- Менеджер сдает заказ клиенту.
Советы:
В первую очередь нужно автоматизировать проблемные участки, задерживающие работу всей организации.
Для каждого процесса следует определить ответственных за него сотрудников и контролирующего. Проблему можно решить быстрее, если точно знать, кто отвечает за дело на каждом этапе.
Выстраивать процессы лучше так, чтобы все данные и сроки от начала проекта и до его завершения передавались между участниками автоматически.
Шаг 2. Таблицы
- С какими данными работает компания?
- По каким параметрам их можно распределить?
- Клиенты
- Заявки
- Сотрудники
- Счета
Советы:
Очень важно следить за своевременным наполнением базы – не внесенная вовремя информация может оказаться необходимой, когда другие источники не будут доступны.
Не стоит составлять таблицы сразу на все случаи жизни. Лучше начать с самых важных, протестировать их, отшлифовать и только потом добавить следующие.
Следует использовать связанные поля. Так данные из одной таблицы не придется дублировать в другую: связанные поля будут заполняться автоматически. Например, список клиентов можно будет составить один раз в одной таблице – во всех остальных поля, которым такие данные нужны, заполнятся без дополнительных усилий.
Шаг 3. Доступ
- Какие группы сотрудников участвуют в бизнес-процессах компании?
- С какими данными работает каждая группа?
Советы:
Для каждой группы нужно составить список полей под просмотр и редактирование. Все остальное по умолчанию будет закрыто.
Кроме доступа к полям, надо продумать доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчетам.
Шаг 4. Шаблоны
- Какие документы используются в компании чаще всего?
- Какие данные для этих документов уже собираются в таблицах?
Советы:
Шаблоны нужно сделать как можно более гибкими, оставив неизменяемым только основной текст. Остальная информация будет подставляться автоматически. Это избавит сотрудников от «бумажной волокиты», а сами документы – от ошибок и опечаток.
Часто в шаблон бывает необходимо подставить данные, которые не были учтены в таблице до этого. Для них всегда можно будет добавить новые поля.
Даже самый сложный договор можно привести к единому шаблону, просто добавив в него различные условия. Поэтому несколько похожих договоров удобнее будет свести в один.
Шаг 5. Рассылки
- С какой частотой и в какое время компания сможет проводить рассылки? Как часто появляются новости, которые будут интересны клиентам?
- В каких случаях лучше использовать почту, а в каких – SMS?
Советы:
Главная информация должна содержаться в самом тексте. Не нужно перегружать шаблон картинками и тяжелыми файлами. Большинство пользователей предпочитают отключать дополнения, а значит, для них суть письма останется неясной. Далеко не каждый сочтет это интригующим – скорее, просто закроет его и не воспользуется предложением.
При массовости рассылок стоит задуматься о спам-листах. Чтобы не попасть в них, нужно обратить внимание на возможность клиента отписаться от рассылки по собственному желанию. При этом опция должна быть очевидной – например, в виде обозначенной ссылки в письме.
Также при планировании рассылки нужно учитывать ограничение сервера на количество отсылаемых писем в час (на бесплатных серверах – в минуту). Как правило, после достижения максимального количества писем сервер блокирует аккаунт. Чтобы избежать подобной ситуации, рассылку лучше распределить на несколько циклов.
Не стоит проводить рассылки слишком часто и без особого повода. Во-первых, это раздражает подписчиков, во-вторых, вряд ли кого-то заинтересуют малоинформативные письма. Если есть уверенность в планировании, можно предупредить о частоте рассылок еще на этапе подписки – например, фразой «Наша еженедельная рассылка».
Шаг 6. Напоминания
- О каких изменениях необходимо оповещать сотрудников?
- Как эти оповещения должны выглядеть?
Советы:
Напоминания должны быть информативными, чтобы с первого взгляда было понятно, о чем идет речь. Поэтому нужно указывать больше конкретной информации внутри текста. Согласитесь, есть разница между «Изменился статус заказа» и «Статус заказа № XX изменился с A на B».
Отправлять напоминания следует только в случае необходимости. Не стоит создавать напоминания на маловажные изменения или рассылать их тем, кого они не касаются. Сотрудники просто «утонут» в них и перестанут реагировать вовремя.
Шаг 7. Вычисления
- В каких таблицах нужны вычисляемые поля?
- По каким формулам программа будет их рассчитывать?
Советы:
В первую очередь в систему автоматизации можно перенести те вычисления, которые уже хранились до этого в Excel или других программах.
Будет удобнее начать с простых вычислений, усложняя их по мере освоения системы автоматизации.
Необходимые для вычислений данные можно брать не только из текущей таблицы, но и из связанных с ней. Для этого нужно не забывать проставлять необходимые связи.
Шаг 8. Отчеты
- Из каких данных будут составляться моментальные отчеты?
- В какой форме их будет удобнее просматривать?
Советы:
Нужно определить параметры, которые можно будет изменять при формировании отчета – например, по периоду или по группам сотрудников.
Не стоит перегружать моментально составляемые отчеты сложной информацией. Основная их задача – быстрое ознакомление с текущей ситуацией для незамедлительного реагирования на возможные затруднения.
Можно сделать отчеты простыми для восприятия. Например, визуализировать их с помощью различных графиков и схем.
- какие бизнес-процессы нужно автоматизировать в вашей компании;
- какие данные можно объединить в базу;
- как разграничить доступ к этим данным;
- в какие шаблоны объединить документацию;
- как организовать массовые рассылки и напоминания;
- какие вычисления удобнее проводить автоматически;
- какие отчеты нужно генерировать моментально.
- CRM
- Клиентская база
- автоматизация бизнеса
- автоматизация бизнес-процессов
- CRM система
Источник: habr.com