Оплата бизнес картой закрывающие документы

Закрывающими называются первичные учетные документы, которые подтверждают факт оказания услуг. То есть то, например, что реклама была настроена, запущена и откручена. С помощью закрывающих документов плательщик налога на прибыль может уменьшить налогооблагаемую базу. О том, какие документы понадобятся вам, и на что стоит обратить внимание, чтобы не заплатить лишнего, расскажем в статье.

Закрывающие документы показывают, что услуга была оказана надлежащим образом в полном объеме, и стороны не имеют друг к другу претензий. С их помощью плательщик налога на прибыль может уменьшить налогооблагаемую базу и заплатить в госбюджет меньшую сумму. Это касается юридических лиц и ИП, которые работают на общей системе налогообложения (ОСНО). У юридических лиц и ИП, применяющих упрощенную систему (УСН) «Доходы минус расходы», отсутствие закрывающих документов также приведет к увеличению суммы налогов к уплате в бюджет.

Согласно Налоговому кодексу РФ, рекламные траты включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и уменьшают налоговую базу (см. ст. 252, п.1, ст. 264, п.1, пп.28 НК РФ). Расходы на рекламу в интернете считаются ненормируемыми — это значит, что их можно учитывать полностью. Этим они отличаются от нормируемых расходов, к которым применяется ограничение в 1% суммы выручки от реализации.

Как самозанятому выставить счет на оплату юридическому лицу через МОЙ НАЛОГ

Развивайтесь без переплат

Увеличивайте рекламный бюджет за счет постоплаты от eLama. От 300 000 руб. по промокоду BLOG. Без комиссий и процентов!

Какие бывают закрывающие документы

В зависимости от того, с кем вы работаете в качестве контрагента, в пакет могут входить:

1. Подтверждение оплаты: чек или бланк строгой отчётности при оплате наличными или картой; платежное поручение — при оплате банковским переводом.
2. Акт об оказанных услугах, который содержит результаты их оказания. Строго определенной формы для акта не существует, стороны могут составить его на свое усмотрение. Главное — отразить в нем набор обязательных реквизитов:

• название документа: акт об оказании услуг / акт приема-передачи оказанных услуг / акт об оказанных услугах;
• дата составления акта;
• наименование, ИНН исполнителя и заказчика;
• описание услуг (вид и объем);
• стоимость услуг;
• должности и подписи руководителей или уполномоченных представителей сторон.

1. Счёт-фактура: документ, на основании которого покупатель может принять к вычету НДС, предъявленный продавцом.

Чтобы получить вычет, важно оформить счет-фактуру правильно. Обязательные реквизиты приводятся в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Основанием для отказа в вычете могут стать, например, ошибки, которые мешают определить продавца или покупателя, наименование и стоимость услуг, сумму НДС, налоговую ставку.

1. Универсальный передаточный документ (УПД): документ, который объединяет счет-фактуру и акт об оказанных услугах — для упрощения документооборота.

УПД дает покупателю право на вычет по НДС и подтверждает обоснованность расходов при расчете налога на прибыль, а также других налогов.

Может ли предприниматель делать личные покупки, используя расчетный счет ИП? Бизнес и налоги.

В УПД должны содержаться все обязательные реквизиты акта и счета-фактуры.

Какие документы получать у исполнителя

Состав пакета закрывающих документов будет разным для юрлица и самозанятого.

*В чеке самозанятого должны быть указаны:

• название документа;
• дата и время расчета;
• ФИО и ИНН самозанятого;
• указание на использования НПД;
• QR-код;
• уникальный идентификационный номер чека;
• ИНН заказчика, если покупатель — юрлицо.

Если исполнитель — не самозанятый, а просто физическое лицо, порекомендуйте ему оформить официальный статус. Иначе вести с ним официальные расчеты и подавать на вычет НДФЛ не получится.

Учтите, если работаете с самозанятыми

Как только сумма годового дохода самозанятого превышает 2,4 млн руб. самозанятый теряет свой статус и больше не может применять налог на профессиональный доход (НПД). Если он при этом самозанятый не имел статус ИП и не переходит на ОСНО или УСН, у заказчика появляется обязанность удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы за физическое лицо.

Чтобы упростить себе жизнь, можно:

• прописать в договоре с самозанятым обязательство сообщить вам, если его статус изменится, с ответственностью за несообщение;
• запрашивать у самозанятых справки о постановке на учет или снятии с учета в качестве плательщика НПД, а также о доходах по НПД. Обе справки самозанятый может оформить через приложение «Мой налог».

Проверить статус самозанятого можно на сайте ФНС.

Как проверять контрагентов на благонадежность

Чтобы подтвердить обоснованность налоговой выгоды и избежать претензий от налоговой, важно проверить исполнителя на благонадежность. Для этого получите от него такие документы:

1. Устав в последней редакции с печатью ФНС (для юрлиц).
2. Свидетельство или лист записи о государственной регистрации юридического лица / ИП.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица / ИП.
4. Решение или протокол участников об избрании генерального директора (для юрлиц).
5. Если договор со стороны исполнителя подписывает лицо по доверенности — доверенность с полномочиями на подписание.
6. Для исполнителей на ОСНО: подтверждение сдачи декларации по НДС за последний квартал:

• квитанция о приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде;
• извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете).

Для исполнителей на УСН: информационное письмо от ФНС о применении организацией упрощенной системы налогообложения.

1. Актуальная выписка из ЕГРЮЛ / ЕГРИП.

Это могут быть электронные копии, хранить их нужно минимум пять лет — таков срок предъявления претензий со стороны ФНС.

Как получать закрывающие документы проще

В кабинете eLama вы можете запускать рекламу в более чем десяти рекламных системах и сервисах — в том числе в блогах и на радио — оплачивать ее с единого счета и получать один пакет закрывающих документов. Это удобно, быстро и надежно:

• вы можете быть уверены, что документы поступят в срок и будут оформлены корректно;
• не нужно проверять каждого контрагента по отдельности, достаточно один раз запросить комплект документов у eLama;
• нет необходимости сотрудничать с блогерами как с самозанятыми.

Кроме того, на платформе управления рекламой eLama вы найдете:

• 12 полезных инструментов, которые упрощают работу с рекламой и отчетностью и помогают экономить время и бюджет;
• постоплату на рекламу от 300 000 руб. без комиссий и процентов по промокоду BLOG;
• партнерскую программу для агентств и фрилансеров с ежемесячным вознаграждением;
• бесплатную помощь со стартом в Яндекс Директе, а также во ВКонтакте и myTarget;
• Службу Заботы, которая всегда приходит на помощь и остается на вашей стороне, в том числе и в вопросах модерации.

Источник: elama.ru

Как учесть расходы, если оплату поставщику производит подотчетник корпоративной картой

Организация оплачивает поставщику за поставку материалов, работ, услуг с помощью карт ,которые оформлены на разных сотрудников , в интернет магазинах ,при загрузке выписки назначении платежа :Отражение операции оплаты по карте номер 5534…6740 PAYG ECOM MOSCOW RUS. Договор 7003372732
После оплаты в конце месяца получаем закрывающие документы УПД от разных организаций, но на общую сумму платежей по картам за месяц. Вопрос: Как организовать бухгалтерский учет по таким операциям в БП, чтоб все УПД корректно встали в декларации по НДС в книге покупок?

Обсуждение (8)

Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :

Если сотрудник оплатил картой и приобрел что-либо для Организации, значит он сдаст Авансовый отчет. В нем укажет, что конкретно он оплатил. В выписке на списание средств с корпоративной карты будет проводка Д 71 К 51, 55. В Авансовом отчете будет вкладка Оплата и проводка Д 60 К 71. В Поступлении (акт, накладная) на услуги, работы на основании УПД будет проводка Д 20, 26, 44 .. К 60.

И здесь же будет выделен входящий НДС Д 19 К 60. Таким образом закроются расчеты и с подотчетным лицом и с контрагентом. При этом будет возможность по контрагенту заполнить Акт сверки автоматически.

Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :

На примере 1С можно посмотреть эти статьи:
Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
По этому алгоритму у вас будут движения по корп карте.
Налоговый агент НДС при приобретении электронных услуг у иностранца через корпоративную карту до 2019
А по этому — заполнение Авансового отчета — вкладка Оплата и Поступление (акт, накладная).

okirilenko Подписчик БухЭксперт8 :

Здравствуйте. Технологии БУ всё понятно, в техническом плане ведения документов не очень. Сложность состоит в том, что какие вкладки заполнять в авансовом отчете, одновременно две вкладки: товары +оплата( для МЦ) и прочее+оплата (для работ и услуг). Если в один день оплата была например: 10 рублей ,20 руб.,70 рублей и всего на 100 рублей,а потом еще и на следующей день 20 рублей,всего на 120 рублей,а предоставили документов на 150 рублей, получается подотчетное лицо отчиталось,а возникла Кредиторка у организации.

Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :

Заполнять именно так, как я написала выше.
Вкладки Прочее, Товары в АО по тем приобретениям, по которым потом будет УПД, нет. Будет только вкладка Оплата.
Проводки:
— Выписка Д 71 К 51, 55
— АО, вкладка Оплата Д 60 К 71
— ПТиУ Д 10, 20, 26, 44 К 60; Д 19 К 60 Уточните, пожалуйста, на каком шаге здесь кредиторка возникает у вас?

okirilenko Подписчик БухЭксперт8 :

В вкладке оплате нет поля для заполнения номера УПД или счет-фактуры ,где настроить . Кредиторка возникает на шаге :заполнения АО ,Авансы( владка)подгружаю каждое списание с расчетного счета по карте, допустим 100 рублей, документы получены на 150 рублей, в авансом отчете организация должна подотчетному лицу 50 рублей, а по факту организация должна поставщику 50 рублей. По документам акт сверки с поставщиком Кредиторка и одновременно с подотчетным лицом Кредиторка

Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :

Вкладка Оплата — это только оплата контрагенту. Там нет данных про УПД. Проводки, которые я написала это подтверждают. Д 60 К 71. Здесь переброска оплаты с подотчетника на контрагента происходит на основании первички на транзакцию, которую сотрудник приложил к АО.

Например, слип или электронный чек т.е. он подтверждает на что он конкретно потратил средства компании и закрывает свой долг перед ней. УПД надо отразить документом Поступление (акт, накладная) после того, как получите этот документ в конце месяца. И сформируется поступление. Закроются расчеты с поставщиком. У вас такой набор — никаких других вкладок кроме указанных ниже:
— Пополнение карты 55-51
— Списание с карты 71-55
— АО, вкладка Оплата 60-71 по чеку-слипу от подотчетника; вкладка Авансы Списание с карты — проводки НЕТ
— Поступление (акт, накладная) 10, 20, 26, 44-60, 19-60

Источник: buhexpert8.ru

Особенности отчетности за услуги, оплаченные картой

Сотрудники, которые регулярно ездят в командировки, обязаны предоставлять отчеты за услуги, оплаченные картой. Если работодатель выделил на расходы наличные средства, достаточно будет показать чеки об оплате и приложить заявление о компенсации расходов в бухгалтерии. Однако в некоторых случаях сотрудники используют для расчетов банковскую карту.

Действительно, оплачивать проживание и транспорт сегодня гораздо удобней безналичным способом. Сложность в том, что такие расходы, как правило, не включены в суточные командировочные, за которое сотрудник может не отчитываться. Разберем, что надо знать об отчетности, если оплата проводилась по банковской карте.

Оплата корпоративной или личной банковской картой

Некоторые компании предоставляют сотрудникам корпоративную банковскую карту, которая привязана к расчетному счету предприятия. Такой способ оплаты удобен тем, что операции совершаются по тому же принципу, что и личной картой, но работодатель имеет прямой доступ ко всем платежам и может быстро запросить любой счет или выписку.

Многие компании также используют корпоративные карты для уменьшения налоговой базы, правда, тут есть несколько особенностей. К примеру, покупки должны соответствовать сфере деятельности компании, иначе у налоговой могут возникнуть вопросы о целесообразности расходования средств. В целом расходы на командировки сотрудников, в том числе бронирование отелей, авиабилетов, трансфера, отлично вписываются в логику корпоративных расходов.

Некоторые компании предоставляют сотрудникам корпоративную банковскую карту, которая привязана к расчетному счету предприятия. Фото: Yulia Grigoryeva / Shutterstock.com

Все средства, списанные со счета, привязанного к корпоративной карте, считаются выданными под отчет работнику, и за них он должен отчитаться. Согласно Трудовому кодексу, на это есть три дня после возвращения из бизнес-поездки.

Отчетные документы, как правило, должны содержать следующие данные:

• название организации и ИНН,
• перечень товаров и услуг,
• сумму,
• дату выдачи документа,
• должность, фамилию и инициалы сотрудника компании-продавца.

Если эти данные уже зафиксированы в кассовом чеке, то необходимость предоставлять другие документы отпадает.

Оплата корпоративной картой на Ostrovok.ru Командировки

На нашем сервисе вы тоже можете выбрать оплату корпоративной картой — закрывающие документы будут сформированы автоматически. Советуем заранее проверить, что карта точно привязана к корпоративному счету компании.

Совершить оплату можно не только в момент бронирования, но и из «Личного кабинета» — для этого перейдите в раздел «Заказы» или «Отчётность», выберите нужный заказ, нажмите «Оплатить картой» и укажите тип карты (корпоративная).

Чтобы не вводить данные карты при последующих бронированиях, можно сохранить её данные.

Напоминаем, что на Ostrovok.ru Командировки вы можете оплачивать не только российские отели, но и зарубежные — это можно делать в рублях, картами российских банков. То же касается авиабилетов и трансферов.

Что касается оплаты личной картой, то алгоритм предоставления отчетности не меняется. Сотруднику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи.

Помимо этих двух опций, на Ostrovok.ru Командировки вы также можете выбрать оплату по безналичному расчету по договору или картой после бронирования. Как только заказ будет создан, сформируется счет, и вы сможете оплатить его банковской картой или банковским переводом.

На Ostrovok.ru Командировки вы также можете выбрать оплату по безналичному расчету по договору или картой после бронирования. Фото: Stokkete / Shutterstock.com

Нюанс при оплате гостиничных услуг

Возмещение сотруднику расходов на проживание в отеле осуществляется на основании документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг и факт проживания. Помимо факта проживания, счет должен содержать время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. Также в документе должны присутствовать печать и подпись представителя отеля.

При этом подтверждение бронирования не является документом, доказывающим фактическое проживание, поскольку сотрудник в любой момент может отменить заказ или попросту не заехать в отель. А вот документы, подтверждающие оплату за проживание в гостинице могут доказать не только факт оплаты, но и факт проживания. В рамках отчетности такой документ аналогичным образом должен содержать все необходимые данные, указанные выше.

Если работник не смог предъявить документы о проживании в гостинице, то можно запросить справку в отеле. Такая справка должна содержать данные сотрудника и время проживания. Для налоговой инспекции такой документ не имеет большой юридический силы, тем не менее может считаться косвенным подтверждением потраченных средств и служить основанием при компенсации расходов.

Если работник не смог предъявить документы о проживании в гостинице, то можно запросить справку в отеле. Фото: fizkes / Shutterstock.com

Напомним, что на Ostrovok.ru Командировки вы можете самостоятельно скачать все необходимые документы.

• Excel-отчёт с информацией по бронированиям доступен в разделе «Заказы», вам нужно только выбрать нужный заказ с помощью фильтров.
• Отчет по затратам поможет контролировать и анализировать все затраты с помощью одного документа. Откройте вкладку «Отчёт по затратам», укажите даты, за которые вам нужен отчёт, скачайте его в формате Excel.
• Закрывающие документы автоматически появляются в «Личном кабинете» в разделе «Отчётность — Закрывающие документы» на шестой рабочий день месяца, следующего за отчётным, или в иные сроки, зафиксированные в нашем договоре оказания услуг.
• Счет или реестр для одного заказа формируется по условиям нашего договора — отдельно по каждому заказу или реестром. Если вам нужно сгруппировать счета по-другому, расформируйте счет в разделе «Неоплаченные счета» и в соседней вкладке («Заказы без счета») сформируйте снова так, как вам удобно. После корректировок готовый счёт появится во вкладке «Отчётность — Неоплаченные счета», откуда его можно скачать.