Оптимизация бизнес процессов это изменения

В настоящее время достаточно стремительно происходит развитие современных управленческих технологий. Предприятия стремительно занимаются разработкой и внедрением систем качества, реинжинирингом, внедрением и оптимизацией бизнес-процессов. Однако описание бизнес-процессов является достаточно сложной и трудоемкой задачей и нуждается в конкретной методологической платформе. Для большинства украинских предприятий сама формулировка «оптимизация бизнес-процессов» является абсолютно новой, именно поэтому компании своими силами не в состоянии разработать свою бизнес-процессную модель по причине отсутствия у них соответствующих специалистов.

Целью работы является теоретическое обоснование сущности реинжиниринга и оптимизации бизнес-процессов.

Для проведения анализа, оптимизации или перестройки своей деятельности, компании необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем, а также финансовые, временные и другие ресурсные составляющие для каждого процесса. Такая модель дает наглядный материал для анализа происходящего в компании, показывает «узкие места» в ее деятельности, выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания в своей деятельности вследствие дублирования функций и зон ответственности или, наоборот, «безответственности».

Оптимизация бизнес-процессов

Для построения такой модели необходимо провести анализ бизнес-процессов и структуры компании. Модель может быть представлена как документами — в виде набора схем, описаний процессов и связей между ними, а также инструкций сотрудникам, так и в виде программного обеспечения — корпоративной информационной системы компании.

По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение как о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов, так и об их коренной перестройке — реинжиниринге.

Оптимизация — это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия), и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях (реинжиниринге).

Реинжиниринг — коренная перестройка ключевых бизнес-процессов организации. Это полный отказ от существующих принципов организации ключевых бизнес-процессов и замена их на кардинально новые. Цель реинжиниринга — резкое снижение стоимости бизнес-процессов, затрат времени их проведения, количества сотрудников, участвующих в них. При реинжиниринге обычно меняется и организационная структура компании, задачи ее подразделений. Реинжиниринг предполагает, что за очень короткое время организация так изменит способ организации своей деятельности (бизнес-модель), что улучшит свои ключевые показатели: стоимость, качество, сервис и темпы на 200-300%.

Выбор метода изменения бизнес-процессов — оптимизация или реинжиниринг — определяется тем, насколько показатели компании отстают от намеченных. Если затраты превышают запланированные на 10-15% или времени на обслуживание клиентов тратится на 10-15% больше, чем хотелось бы — достаточно оптимизации. Реинжиниринг нужен в случаях, когда продолжение работы по существующим бизнес-процессам ведет к существенным финансовым потерям (например, существенное падение прибыли из-за того, что появились конкуренты, которые обслуживают клиента в 10 раз быстрее).

Оптимизация бизнес-процессов. С чего начинать? Главные этапы автоматизации //16+

Оптимизация приходит на смену широко известному «поиску внутренних резервов». Оптимизация бизнес-процессов предполагает использование ряда методических приемов и методов, которые позволяют вовлечь в процесс изменений сотрудников и руководителей предприятий.

Можно выделить следующие цели оптимизации бизнес-процессов: Улучшение качества бизнес-процессов: качества производства товаров и услуг, качества обслуживания клиентов и др. Оптимизация взаимодействия подразделений. Увеличение скорости протекания отдельных процессов: скорость поставок, скорость обработки заявки, скорость сервисного обслуживания и др. Уменьшение количества ошибок при реализации бизнес-процессов: в документах, при передаче информации и проч. Снижение стоимости отдельных операций в бизнес-процессе.

Следует отметить, что оптимизация бизнес-процессов весьма увлекательный процесс, которым можно заниматься бесконечно, не получив при этом должного и очевидного результата. Поэтому прежде чем оптимизировать тот или иной процесс, необходимо очень четко понять и определить, какие цели предприятие ставит перед собой и что получим в результате оптимизации. Это задает параметры работы и ограничивает творчество четкими временными рамками.

В заключении можно добавить, оптимизация бизнес-процессов – это один из инструментов и приемов интенсивного пути развития организации. Это возможность организовать и выстроить деятельность компании так, чтобы максимально эффективно использовать внутренние резервы, заложенные внутри компании.

Источник: be5.biz

Оптимизация бизнес-процессов и систем компании: это изменение их с целью повышения эффективности и результативности. Часто повторяющиеся Затратные Длительные по времени либо такие, где важны сроки Управленческие

Оптимизация бизнес-процесса или системы — это изменение их с целью повышения эффективности и результативности.
Под системами мы понимаем здесь систему учета, документооборота, мотивации, контроля качества и др.

Система — это такая совокупность процессов, которая дает синергетический эффект.

Что даёт оптимизация:
• Ускорение
• Упрощение и удешевление, повышение его эффективности
• Повышение производительности и результативности
• Получение побочных результатов

Какие процессы стоит оптимизировать?

Вообще говоря, все!

Есть смысл каждый процесс выполнять наиболее эффективным образом. Но всегда надо с чего-то начинать.

Итак, наибольшую выгоду Вы получите, если усовершенствуете следующие процессы:

Какие бизнес-процессы не стоит оптимизировать сразу? Проблемные — в которых часто бывают сбои или конфликты, а также если получение результата нестабильно. Не выстроенные — которые каждый раз проходят по-разному. Это примерно как пытаться поставить рекорд на неисправном автомобиле.

Если получение результата нестабильно — значит, в самих правилах процесса есть нечто, что мешает участникам работать как следует. Сначала нужно это найти и устранить, а лишь затем смотреть, как улучшить результат. В этом случае совершенствование бизнес-процесса проводится после того, как достигнута стабильность в получении результата процесса, то есть после регламентации.

Есть еще вариант, когда оптимизацию и регламентацию проводят одновременно. В этом случае речь идет о коренной переделке, или реинжиниринге бизнес-процесса. ПРИМЕРЫ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ПРИМЕР №1 Пример простейшей оптимизации бизнес-процесса Внедрение горизонтальных связей и снижение формализма значительно ускоряют процессы. Вот конкретный пример, где элементарное изменение принесло существенную пользу.

Смысл изменения: если раньше каждая жалоба направлялась официальным бумажным письмом и путешествовала по компании «сверху вниз» по стандартной процедуре работы с письмами, задерживаясь на столе у каждого начальника, то теперь она напрямую отправляется тому, кто с ней работает, и копия контролеру бизнес-процессов. Можно возразить, что раньше руководители зато были в курсе приходящих жалоб — но теперь все жалобы и действия по ним заносится в контрольную таблицу бизнес-процесса, и там их состояние может увидеть любой, в том числе и руководители.

Контролер бизнес-процессов и раньше должен был заносить их в таблицу, но бумажные письма ему не всегда удавалось «отловить», поэтому часть жалоб в таблицу не попадала, и сроки по ним срывались, а об этом никто не знал. например, письмо могло валяться на столе у начальника неделю и больше. Теперь же претензия попадает к контролеру бизнес-процессов сразу в момент своего появления.

И главное — почти вдвое сократились сроки реагирования на претензии. Пример оптимизации бизнес-процесса Таких (или похожих) ситуаций множество в каждой компании. Они являются привычными для участников процессов, и поэтому их не замечают. Это простой пример, где горизонтальные связи удешевляют и упрощают работу.

Вы удивитесь, но если Ваша компания больше 100 человек, то и у Вас такая передача информации через руководителей, вероятно, есть. А если более 500 человек — то стопроцентно есть.

Принцип горизонтальных связей, о котором написано выше, в компаниях от 500 человек может экономить сотни часов.
ПРИМЕРЫ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ПРИМЕР №2 Тотальная оптимизация: убрали процесс вообще

Ситуация В компании была проблема с формированием отчетов по внутрихолдинговым договорам. Процесс был не выстроен и вызывал регулярные конфликты. При этом качество конечного результата процесса было неудовлетворительным. Что такое внутрихолдинговые договоры? Это когда между своими же компаниями есть сделки. Такие сделки налоговая проверяет более внимательно.

Есть случаи, когда такие сделки проводятся на регулярной основе, каждый месяц, с постоянной ценой. Всё это может быть «выброшено» из затрат (при проверке), и значит, придется платить с этих денег налог на прибыль. Хотя услуги фактически оказывались, этого недостаточно. Для обоснования этих сделок каждый месяц составлялись отчёты.

Этими отчётами никто не хотел заниматься, все перекладывали друг на друга. В конце концов сложилось так, что отчёты возложили на тех, кто непосредственно оказывает услуги (на два отдела). Эти люди плохо понимали в налоговом законодательстве, и их отчёты не устраивали бухгалтерию, бухгалтерия писала замечания, всё это долго исправлялось.

Тем не менее каждый месяц создавалось до 12 отчетов, в которые включалась информация о фактически выполненных отделами работах. Трудоёмкость составления одного такого отчета — от 1 до 2 часов (к нему подшивались подтверждающие документы), плюс процесс проверок, передач друг другу, контроля наличия всех необходимых отчетов. Всего порядка 30 часов в месяц, плюс регулярные конфликты и скандалы.

1. Была разработана новая форма отчёта, которая удовлетворяла требованиям законодательства, но не требовала внесения в неё каких-либо содержательных данных, а только дату, номер договора и подпись. (Т.е.убрали потребность каждый месяц подбирать документы и сочинять тексты).

2. Форма была согласована со всеми участниками, и оказалось, что в таком виде отчёт стал даже лучше.

3. Теперь отчёт стал правильным и делает весь комплект 1 человек за 15 минут. Осталось только провести его в бухучёте. Случаи, когда некая работа лежит на стыке зон ответственности — не редкость. Почти все такие работы спихиваются друг на друга и делаются плохо. И почти все их можно довольно быстро сделать хорошо.

Разумеется, случаи бывают и не такими простыми. Мы уверены, что нет процесса, который нельзя было бы улучшить. Например, распространены случаи, когда одна и та же работа выполняется в разных подразделениях, но об этом мы поговорим в следующих материалах. Другие примеры оптимизации процессов можно посмотреть в нашей Базе знаний в разделе «Бизнес-процессы».

Оптимизация предприятия, оптимизация бизнеса — Что это такое?

Строго говоря, термин Оптимизация происходит от латинского слова optimus — наилучший, что подразумевает нахождение самого выгодного баланса между взаимоисключающими характеристиками.

Оптимизация (бизнеса, предприятия, процесса) нацелена на получение наилучших результатов при соответствующих условиях. Здесь «оптимизация» отличается от просто «совершенствования» или «улучшения» тем, что здесь есть измерение результатов. То есть определяем, что такое «наилучший результат», и ищем, как его получить.

Грубо говоря, отличие в том, что мы выбираем, что для нас важнее: быстрее или дешевле, меньше брака или лучше дизайн. Если все эти свойства можно улучшить одновременно — то тогда конфликта нет, нет проблемы поиска оптимального результата. Однако на практике, в обиходной речи оптимизация — это синоним улучшения и совершенствования. Известны такие примеры, как оптимизация затрат, оптимизация штатной структуры, оптимизация бизнес-процессов, оптимизация документооборота.

Оптимизация и сокращение

Неверно понимать оптимизацию просто как сокращение. Например, оптимизация предприятия чаще всего понимается как сокращение персонала («оптимизация штатной структуры») и сокращение расходов («оптимизация затрат»).

При этом вопрос, как правило, ставится так: «сократить на 10%» или, в лучшем случае, «без чего мы можем обойтись?», подразумевая жертвы, «затягивание поясов» и т.п. Как следствие — снижается качество, увеличиваются сроки выполнения работ.

Разве это «получение наилучшего результата»? → Посмотрите на примере кейса: оптимизация договорного отдела На самом же деле, расходы (расходы не только денег, но и всего: времени, сил, пространства, ресурсов и т.п.) делятся на полезные затраты и потери. Полезные затраты – это затраты на то, что нужно, что вносит свой вклад в результат. А потери – это то, что не нужно для получения результата. И этого ненужного – очень и очень много! Именно из этого принципа и нужно исходить при оптимизации.

То есть убирать – ненужное, усиливать – нужное.
Итогом оптимизации должны быть более высокие результаты, чем до нее. Соответственно, начинать оптимизацию можно и нужно не только в кризис. Так мы действуем, например, при оптимизации трудоёмкости работы отдела: мы разрабатываем, как можно тот же объем работы делать за меньшее количество человекочасов, и внедряем это.

Как и когда оптимизировать бизнес? Оптимизация деятельности предприятия – это комплексная работа, которая включает оптимизацию процессов, структуры, системы управления и других систем предприятия.

Мы рекомендуем делать её в такой последовательности: 1. Настоящую оптимизацию работы предприятия нужно начать с формулирования цели, определения желаемого результата и показателей для его измерения. Как правило, если речь идёт об оптимизации бизнеса в целом, на этом этапе создаётся стратегическая карта, содержащая систему целей предприятия и систему показателей для их измерения.

2. Затем нужно перейти к оптимизации бизнес-процессов. Из них в первую очередь оптимизируем основные, так как именно они дают результат (основные бизнес-процессы — это те, которые связаны с получением заказов и их выполнением). А затем уже управленческие и последними — вспомогательные.

Исключение — для случаев, когда есть очень затратные и сильно неэффективные вспомогательные или управленческие процессы , тогда начинаем с них. Важным условием оптимизации бизнес-процесса является его стабильность, то есть достижение нужного результата определенным способом. Если процесс нестабилен (срывы сроков, процесс каждый учатсник выполняет по-своему, конфликты и т.п.) — то сначала нужно его упорядочить, регламентировать, даже если нормой являются несколько путей выполнения процесса (план А, план Б и т.п.).

Каковы основные шаги при работе с процессом? → формулирование требуемой цели (что такое оптимально, какой результат нам нужен),
→ измерение и учет результатов (в том числе ведение статистики и промежуточных результатов) для измерения продвижения,
→ анализ оптимизируемого бизнес-процесса (подробнее, на что аналзируем см. в описании услуги оптимизации бизнес-процесса),
→ изменение оптимизируемого процесса,
→ отслеживание результатов
Цикл последних трёх шагов может повторяться несколько раз. 3 Затем — изменение системы управления. Сначала меняем процессы предприятия, делаем их эффективнее, проще, быстрее — а потом смотрим, что необходимо изменить вследствие этого в структуре, системе мотивации, движении инофрмации, учёте и др. Соответственно, оптимизация организационной структуры производится не в качестве первого шага, а исходя из новой системы бизнес-процессов предприятия.

Два подхода к оптимизации Есть два «полюса» подходов к оптимизации
1. Реинжиниринг. Подчас это радикальная переделка процесса или системы.
2. Постепенное усовершенствование. Например, здесь можно использовать принципы бережливого производства. Эти подходы можно сочетать в рамках одного проекта по усовершенствованиям. Построение и оптимизация систем После того, как выполнено предыдущее (или прямо во время проекта по оптимизации), полезно выстравивать системы процессов Чем система учёта отличается от просто учёта? Наличием синергетического эффекта: тем, помогают ли друг другу её отдельные части или мешают. В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей компании:
• Оптимизация документооборота
• Оптимизация системы учета
• Оптимизация системы мотивации
• Оптимизация системы контроля (информации, безопасности, выполнения планов и т.п.)
• Оптимизация системы управления качеством
• Оптимизация движения информации Эти вопросы мы будем раскрывать в наших следующих публикациях.

Сотрудники компании «Верное решение» оказывают услуги консультационного сопровождения для предпринимателей, консультируют по финансово-экономическим, правовым вопросам, маркетингу, иным вопросам развития бизнеса.

Оптимизация бизнес-процессов. Зачем она нужна?

Сегодня я хотел бы обсудить еще одну актуальную тему — оптимизация бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов требуется практически каждой компании. Особая необходимость оптимизации ощущается в условиях снижения рентабельности бизнеса на фоне падения темпов роста экономики или спроса, а также в случае поиска дополнительных источников для роста компании.

Так что такое оптимизация бизнес-процессов? Как ее правильно проводить и в каких случаях необходимо применять? В данной статье попробуем разобрать большую часть этих вопросов.

Что такое оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов — это изменение процессов компании, целью которых является повышение эффективности деятельности компании. Следствием оптимизации является изменение алгоритмов выполнения задач. Оптимизация может затрагивать персонал компании, внедрение ИТ-систем и систем автоматизации производства с целью сокращения затрат компании.

Оптимизация может происходить как на уровне всего предприятия, так и на уровне отдельных направлений бизнеса. Например, компания автоматизирует работу склада с помощью внедрения электронной системы приема и отгрузки товаров. В результате внедрения компания может исключить бумажную работу, сократить штат складских сотрудников, эффективно производить инвентаризацию склада. Другим примером является внедрение личного кабинета для покупателей в интернет-магазинах, электронного документооборота, создание мобильных приложения для заказа товаров и услуг или внедрение системы мобильного кошелька для клиента.

В каких случаях необходима оптимизация процессов?

Оптимизация бизнес-процессов требуется в следующих ситуациях:

1. В условиях кризиса (антикризисный менеджмент);

2. В условиях, когда компания перестала расти;

3. В условиях, когда компания быстро развивается и её требуется внедрение новых технологий.

В первом случае оптимизация процессов необходима, если компания находится на грани банкротства или несет убытки на протяжении нескольких периодов. В этом случае компании приходится кардинально пересматривать бизнес-процессы на всем предприятии. Более подробно меры по антикризисному менеджменту мы рассмотрим в отдельной статье.

Во втором и третьем случаях требуется постепенная перестройка отдельных процессов. Это связано с тем, что компании необходимо и есть возможность тщательно проанализировать результаты подобной оптимизации. Для многих компаний оптимизация бизнес-процессов — это инструмент роста в случае ограниченности рынка.

Примером решения по оптимизации бизнес-процесса является компания ГК «Монополия». В настоящее время она развивает платформу по перевозке грузов силами сторонних перевозчиков. В результате компания оптимизирует собственный автопарк и расширяет свое присутствие за счет других игроков рынка, предоставляя им доступ к перевозкам.

Виды оптимизации бизнес-процессов

Изменения бизнес-процессов в компании могут происходить на следующих уровнях:

1. На уровне отдельных частей бизнес-процесса (напр. внедрение автоматизированной системы учета);

2. На уровне всего бизнес-процесса (напр. изменение схемы работы по доставке);

3. На уровне целого предприятия.

В результате оптимизация бизнес-процессов может проводиться не только на всем предприятии. Оптимизация на всем предприятии требуется в случае кризисного состояния или когда компания создает стратегию по развитию. В других случаях оптимизацию лучше разбить на этапы.

Как происходит процесс оптимизации бизнес-процессов?

Наиболее часто процесс оптимизации бизнес-процессов проходит следующим образом:

1. На первом этапе сотрудники организации или внешние специалисты проводят действующий анализ бизнес-процессов. В результате составляется примерная схема работы бизнеса на текущий момент.

2. Далее проектная группа разрабатывает стратегию оптимизации бизнес-процессов. В своей работе она использует лучшие отраслевые и управленческие практики.

3. На третьем этапе новые практики адаптируются к действующему бизнесу. Проводится тестирование новых бизнес-процессов.

4. На четвертом этапе компания дорабатывает структуру бизнес-процесса и внедряет его.

Для успешной оптимизации бизнес-процессов необходимо выполнить следующие правила:

1. Автономность бизнес-процессов. При создании новых бизнес-процессов постарайтесь создать систему, где руководитель будет наблюдателем. Решения должны приниматься быстро и без участия руководителя.

2. Четкое разделение ответственности. Ответственность за один бизнес-процесс несет один человек или команда. В иерархии компании должны быть прописаны правила и регламенты. Так вы сможете добиться автоматизации действий.

3. Внедряйте новые технологические решения.

Что необходимо для успешной оптимизации бизнес-процессов?

Для успешной оптимизации бизнес-процессов необходимо соблюсти следующие условия:

1. Прежде чем начинать разработку технического задание по оптимизации, просчитайте экономический эффект от внедрения;

2. Руководство компании должно назначить ответственных лиц за оптимизацию(руководителя проекта). Он также должен четко понимать цель данного проекта и те задачи, которые ему необходимо выполнить.

3. Определить мотивацию для сотрудников. Руководству компании необходимо четко донести цель, для чего проводится изменения. Для этого вы можете организовать собрание и обсудить все моменты с сотрудниками.

4. Обозначите сроки выполнения задач по оптимизации бизнес-процессов.

5. После внедрения проводите мониторинг эффективности внедрения нового бизнес-процесса.

В данной статье мы рассмотрели основные принципы оптимизации бизнес-процессов. В следующих статьях мы будем рассматривать отдельные бизнес-процессы, которые можно улучшить в компании. Надеюсь вам понравилось.

Подписывайтесь на мой канал. Комментируйте мои публикации.

Источник: dzen.ru