Оптимизация бизнес процессов это определение

Оптимизация бизнес-процессов — комплекс мероприятий для уменьшения рисков и расходов, повышения прибыли и конкурентоспособности предприятия. Используя оптимизацию в бизнес-процессах, можно увеличить число клиентов, сократить себестоимость продукции, удержать лидирующие позиции на рынке. Рассматриваем цели, методы, которыми проводят пошаговый алгоритм внедрения автоматизации бизнес-процессов.

Определение оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов в организациях — совокупность инструментов для модернизации отдельных операций на производстве, а также всей деятельности фирмы. Сложность и продолжительность внедрения зависит от многих факторов, в том числе, от используемых методов, а также состояния дел предприятия на текущий момент.

Благодаря автоматизации бизнес-задач в организации можно вывести качество товара на новый уровень в соответствии с растущими запросами клиентов, а, как результат, обогнать конкурентов в своей нише. Также цифровизация бизнес-процессов позволяет скорректировать себестоимость товаров или предоставляемых услуг, выделить ресурсы для развития новых проектов.

Чтобы понять, какие результаты может принести автоматизация в существующих бизнес-процессах и как это работает, рассмотрим основные задачи и методы, которые можно использовать в разных организациях — независимо от того, средний это, крупный или малый бизнес.

Цели оптимизации

Среди целей оптимизации, которые можно достичь, выделим следующие:

• производить более качественный продукт, снизить процент возвратов и получения негативных отзывов от клиентов;
• достичь прозрачности;
• четко разграничить ответственности в проектах по уровням между сотрудниками;
• добиться эффективного контроля над бизнес-процессами;
• скорректировать себестоимость продукции, что позволит предложить клиентам более выгодную цену на товар;
• выстроить цепочку связей между отделами организации, что поможет решать задачи быстрее и эффективнее;
• определить оптимальное количество сотрудников;
• сократить временной отрезок выполнения стандартных производственных операций.

Проводить оптимизацию бизнес-процессов можно практически на любом предприятии. Достичь этих целей можно, если проводить ее с использованием походящих для конкретного процесса методов. Существуют различные стратегии и методики, которые можно использовать, чтобы оптимизировать бизнес-процессы. Но так как каждая организация уникальна, подбирать инструменты под бизнес-процесс необходимо с привлечением экспертов.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Начинать заниматься оптимизацией процесса, выбирать методы и строить стратегию стоит только после тщательного анализа каждого бизнес-процесса и его специфики.

Рассмотрим несколько популярных методов или инструментов оптимизации бизнес-процессов компании:

• Инжиниринг — сочетание современных информационных технологий. Проводя оптимизацию, приемы инжиниринга используют для моделирования действующей организационной структуры и поэтапного внедрения новых шагов действующие процессы. Метод помогает через оптимизацию добиться актуальных целей и решить задачи клиента с учетом всех потребностей организации. Здесь исключен радикальный подход к процессу, так как старые методы остаются, но модернизируются, а к ним постепенно добавляются новые.
• Реинжиниринг — способ, основанный на полном отказе от старых подходов в пользу автоматизации. Можно сказать, что это метод-революция, позволяющий получить полностью обновленную компанию или совершенно новый продукт, модернизируя все процессы. Использовать такую оптимизацию рекомендуем только при сопровождении всего этапа экспертами в сфере автоматизации.
• Всеобщее управление качеством — способ, который требует проводить оптимизацию производства и каждого процесса в отдельности с учетом актуальных трендов на рынке. Проводя такую оптимизацию, необходимо вовлечь всех сотрудников компании в управление процессами, улучшить эффективность работы в конкретном процессе и повысить степень ответственности.
• Постоянное совершенствование — метод, нацеленный на долгосрочное развитие организации. Все процессы модернизируются по вертикали снизу-вверх. Развитие процесса осуществляется за счет исполнителей, то есть, сотрудников. Даже небольшие перемены в одном процессе со временем приводят к сокращению затрат, улучшению качества и другим положительным изменения. В отличие от реинжиниринга такую оптимизацию нельзя назвать радикальной, это более долговременный подход к реструктуризации предприятия и модернизации каждого отдельного процесса.

Чтобы не быть голословными, ниже приведем пошаговый алгоритм, как может выглядеть оптимизация бизнес-процессов — какие шаги необходимо выполнить и какие инструменты использовать.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов

1. Определяемся целями.

Чтобы правильно сформулировать цель оптимизации, нужно отталкиваться от намеченной стратегии, позиций на рынке, а также вида деятельности или конкретного проекта. Среди целей оптимизации бизнес-процессов в организации могут быть самые разные в зависимости от особенностей предприятия. Для одной фирмы оптимизацию нужно начинать с сокращения времени на доставку и уменьшения сроков производства, для другого — снизить себестоимость товара и повысить качество конечного продукта. Так как оптимизацию внедряют постепенно, важно определиться с приоритетными целями и второстепенными в каждом процессе.

2. Описываем бизнес-процессы, как они есть сейчас.

Важно проанализировать и описать процессы компании. Для этого составляют список действий, а для их четкого описания отвечают на следующие вопросы:

• Какие процедуры формируют процесс?
• Как выглядит вход и выход в процесс?
• Кто отвечает/выполняет за каждую процедуру в бизнес-процессе?
• Какой конечный результат деятельности в бизнес-процессе и что он дает?

Описание и детальный анализ бизнес-процесса дает нам карту, где будут указаны все преимущества и слабые места производства. Благодаря этой информации о процессе проще сформировать список целей и задач на оптимизацию.

Подсказка! Чтобы понять, как выглядит процесс изнутри, поговорите с сотрудниками, которые в нем участвуют. Необходимо понять, что происходит в процессе на самом деле. Для интервьюирования сотрудников лучше пригласить сторонних экспертов, которые затем и будут внедрять оптимизацию бизнес-процессов.

3. Выявляем слабые места.

После честного описания каждого бизнес-процесса и проведенного анализа, необходимо выявить слабые места организации в целом и конкретного процесса, чтобы понять, где нужно заняться оптимизацией в первую очередь.

Факторы, которые необходимо учесть при выявлении слабых мест любого проекта:

• количество сотрудников;
• качество конечного продукта;
• преимущества для клиентов, которые дает компания;
• показатели конкурентов;
• особенности ниши.

Для наглядности приведем простой пример «проблемного участка» в процессе. В магазине мебели в выходной день покупателей больше обычного, но продажи в эти дни не растут. Слабое место в процессе — консультанты, которые не справляются с потоком клиентов, так как количество продавцов такое же, как в будни, когда число клиентов меньшее. В результате консультанты физически не могут уделить достаточно внимания каждому потенциальному покупателю — продажи не растут.

Подсказка! Обнаружить проблемные точки процесса можно благодаря оцифровке каждого этапа бизнес-процесса. Так вы наглядно увидите, где слабое место, какие задачи нужно достичь и в каком направлении запускать оптимизацию.

4. Описываем бизнес-процесс таким, каким он должен быть.

После описания бизнес-процессов в компании, как они есть, выявления слабых мест, можно переходить к следующему шагу — описываем все текущие бизнес-процессы в том виде, в каком их нужно получить, чтобы вывести деятельность предприятия на новый уровень. Для наглядности рассмотрим на примере работы службы поддержки клиентов. Всю информацию о клиентах, запросах и проблемах специалист вносит в таблицу Excel. В правильном формате у каждого обращения есть свой срок реакции и исполнения, и отследить корректность работы сотрудников по обычно таблице просто невозможно. Если же мы систематически не предоставляем ответ по запросу клиента своевременно — он не продлит период использования продуктом или услугой.

Для повышения качества постпродажной поддержки можно использовать решения Service Desk. Запросы от клиентов будут поступать через портал самообслуживания, на электронную почту, через мессенджеры или на телефон и собираться в единой точке — благодаря своевременным напоминаниям менеджер сможет отслеживать динамику по каждому клиенту и предпринимать необходимые действия. Но, чтобы компания пришла к этому, нужно четко сформулировать будущий результат и понять, каким будет первостепенный запрос на оптимизацию бизнес-операций. Когда есть четкое понимание, чего нужно достичь в процессе, исполнителям проще подобрать подходящий инструмент для достижения цели и заняться оптимизацией.

Подсказка! Чтобы максимально точно описать то, как должен выглядеть бизнес-процесс, используйте информацию от сотрудников. Проведите опрос, что нужно улучшить в процессе в первую очередь, чтобы повысить качество сервиса/услуг/продукта, и каких функций не хватает для более продуктивной работы. Так вы поймете, что должно быть в приоритете, когда запустите оптимизацию.

5. Внедряем изменения.

Это шаг очень ответственный, если вы решили начать оптимизацию. Крайне важно просчитать все риски и проявить гибкость. На любом предприятии бизнес-процессы взаимосвязаны, а значит, любые перемены, связанные с оптимизацией, в одном, отразятся на ходе остальных этапов.

Допустим, руководитель магазина по продаже мебели понял, что слабое место — это недостаточное количество консультантов в выходные дни. Он нанимает еще пять человек, продажи растут, но теперь появилась новая проблема – производство не справляется с резким скачком числа заказов. На производстве спешат, появляется брак, в результате — клиенты недовольны, негативные отзывы, подпорченная репутация.

Чтобы избежать похожих рисков, внедрять изменение нужно постепенно и желательно делать это при сопровождении экспертов. В вышеописанном примере с магазином мебели можно было бы действовать поэтапно. Вначале взять двух консультантов для работы по выходным, посмотреть, как пойдут дела, на сколько вырастут продажи, адаптировать производство под растущие заказы.

Также руководителю компании важно быть готовому к сопротивлению со стороны сотрудников к любым изменениям. Не все на ура встречают оптимизацию. Этому есть логичное объяснение. Во-первых, многим людям тяжело менять годами наработанные привычки, во-вторых, работники опасаются, что в связи с оптимизацией процессов их могут уволить.

Поэтому важно информировать коллектив о происходящем, объяснять, что оптимизацию инициировали не для сокращения числа сотрудников, а для повышения эффективности предприятия. Логично, что с ростом доходов организации будут расти и зарплаты, поэтому такие изменения выгодны всем.

Подсказка! Чтобы донести до сотрудников, что вместе с оптимизацией улучшатся условия работы и зарплата, можно в течение месяца работать по двум схемам — привычной и обновленной системе. К примеру, часть персонала будет работать с таблицами Excel без дополнительных сервисов, как это было раньше, а часть — перейдет на использование Service Desk. В конце месяца можно сравнить результаты. Важно, чтобы в команду, которая перейдет на использование новых инструментов, входили лояльно настроенные сотрудники, готовые к переменам, которые точно будут пользоваться всеми предложенными инструментами и не станут саботировать результат.

Попробуйте наш КСК Platform бесплатно!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

• Автоматизируйте бизнес-процессы и следите за их исполнением
• Попробуйте нашу дизайн-студию
• Проектируйте схемы процессов, формы задач, настраивайте документооборот
• Изучите возможности нашей платформы для Вашего бизнеса
• Бесплатно до 20 лицензий

Топ-6 ошибок по оптимизации компании

Всегда ли с оптимизацией бизнес-процессов все проходит гладко? Нет, и вот, почему. Дело в том, что в надежде сэкономить некоторые компании решают заниматься оптимизацией всей системы самостоятельно. В интернете много информации, есть обучающие статьи, гайды, видео-инструкции. Кажется, что все просто и привлекать специалистов не нужно.

Но на практике существуют десятки нюансов, которые нужно решать на месте, отталкиваясь от специфики бизнеса и задач конкретного производства. Стоит упустить несколько «мелочей», как результат будет не таким, как вы ожидали. В лучшем случае ничего не изменится, в худшем — ошибка с оптимизацией одного процесса повлечет за собой сбои в других бизнес-процессах компании.

Рассмотрим самые популярные ошибки:

• Проведение оптимизации бизнес-процессов в компании без четкой цели. Эту ошибку допускают многие руководители, не понимая четких целей и не ставя конкретных задач. Следствием такого подхода станут неоправданные траты бюджета, высокая нагрузка на персонал, отвлечение внимания от более важных задач.
• Агрессивное внедрение изменений. Вводить новые алгоритмы нужно постепенно — об этом вы уже говорили выше. Резкая и агрессиувная оптимизация управления бизнес-процессами может быть оправдана только, если предприятие находится на грани банкротства и «терять уже нечего». В остальных случаях оптимизация бизнес-процессов должна проводиться поэтапно — чтобы наладить новые процессы, нужна определенная система.
• Чрезмерно высокая вовлеченность руководства компании. Тут важен баланс и уравновешенность. Если руководитель поглощен оптимизацией и не уделяет должного внимания другим обязанностям, может снизиться эффективность и упасть доход компании. Особенно на большом предприятии важно уметь делегировать обязанности. В идеале проведение улучшений нужно доверить экспертам с необходимыми навыками и опытом в этой области. В результате каждый специалист будет занят задачами, которые находятся в зоне его компетенций.
• Сбросить со счетов человеческий фактор. Если нужно сделать процессы согласованными, важно работать с людьми. Перед внедрением и после нужно организовать обучение, продумать дополнительную мотивацию для сотрудников, чтобы у работников было желание вникать, учиться и по максимуму использовать новые возможности модернизированной системы.
• Слишком строгие требования. Иногда компании загоняют себя в узкие рамки, прописывая требования к оптимизации. Здесь стоит вспомнить, что иногда лучшее — враг хорошего, и не стремиться к идеализации ценой неоправданно больших трат. Примером такого неоправданного решения может быть покупка супер мощных и дорогостоящих программ для маленькой компании, где вполне можно было бы обойтись более доступными инструментами. Получается, что на выходе стоимость оборудования превышает доход компании от его применения. Поэтому так важно консультироваться с независимыми экспертами, чтобы все расходы на автоматизацию системы были оправданы и способствовали процветанию компании и увеличению дохода.
• Некорректно поставленные задачи. Если допустить ошибки в анализе и определении задач, результаты принесут мало пользы компании. Из-за ошибки в постановке точной задачи много внимания может уделяться второстепенным и малозначительным факторам.

Как не допустить этих и других ошибок и провести оптимизацию бизнес-процессов с ожидаемым результатом? Делегируйте обязанности экспертам «КСК ТЕХНОЛОГИИ». Мы на рынке с 1996 года, разработали уникальные продукты в сфере оптимизации бизнеса, наработали экспертизу и используем свой опыт, чтобы улучшить работу вашей компании.

Советы руководству по оптимизации компании

Вместо заключения решили поделиться тремя советами по оптимизации, которые будут полезны руководителям компании.

• Назначьте ответственного.
  Выбранный специалист должен иметь необходимые навыки, ресурсы и статус, чтобы справиться с возложенными на него обязанностями. Кроме профессионализма важны и личные особенности характера, так как, скорее всего, придется столкнуться с противодействием со стороны некоторых сотрудников, которые будут не в восторге от того, что запускается оптимизация управления бизнес-процессами. Если предприятие большое, лучше распределить задачи между некоторыми специалистами.
• Воспользуйтесь услугами экспертов.
  Мы уже рассмотрели ошибки, которые можно допустить, проводя оптимизацию процессов, не имея должного опыта и навыков. Специалисты могут оценить бизнес со стороны «свежим взглядом» и предложить наиболее эффективные решения. Так как от правильно проведенной оптимизации зависит дальнейшая судьба предприятия, выбирать исполнителей стоит, ориентируясь на столько на цену услуг, сколько на их качество и компетентность. Например, на сайте компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ» вы можете ознакомиться с лицензиями и свидетельствами, которые мы получили, просмотреть список клиентов, которые нам доверяют.
• Сформируйте проектную группу.
  Включить в группу советуем консультантов, то есть, сторонних экспертов, а также несколько сотрудников компании. Совместная работа по обучению персонала и внедрению новых технологий даст отличный результат.

Готовы приступить к оптимизации, но не знаете, с чего начать и какие инструменты использовать? Наши эксперты на связи — проконсультируем, оценим текущее положение дел и предложим готовые решения для управления бизнес-процессами предприятия.

Источник: www.kck.ru

Оптимизация рабочего процесса: полное руководство

Оптимизация рабочего процесса – приведение его к такому состоянию, когда процесс производит качественный продукт с наименьшими издержками. Любой процесс оптимизации можно свести к шести ключевым этапам.

Суть оптимизации рабочего процесса

Любой процесс представляет из себя последовательность действий, которая использует определенные входы и на выходе получает определенные продукты. Помимо этого, каждый процесс имеет условия начала и окончания, а также может быть оценен через универсальные характеристики: эффективность, производительность, повторяемость, трудозатраты, стоимость, степень автоматизации.

Оптимизация рабочего процесса заключается в максимальном исключении действий, которые не добавляют ценности продуктам процесса и не удовлетворяют требованиям заинтересованных сторон.

Одной из особенностей оптимизации является целенаправленность. Это означает, что оптимизация всегда осуществляется целенаправленно и имеет целевые значения, которых должен достичь бизнес-процесс.

Управление бизнес-процессами
Улучшение, оптимизация, реинжиниринг или совершенствование бизнес процессов компании

Как правильно — совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация? А может, лучше говорить об улучшении бизнес процессов? А разве оптимизация и реинжиниринг бизнес процессов — это не одно и то же? В конце концов, что значат все эти слова?

.

Преимущества оптимизации

Оптимизация рабочего процесса способствует:

• Повышению гибкости процесса: оптимизированные, эффективные процессы больше и быстрее подстраиваются под изменяющиеся условия;
• Принятию решений на основе анализа данных: анализ может производиться на основании статистических данных и KPI, данных из информационных систем;
• Улучшению отношений с клиентами: оптимизация рабочих процессов повышает качество клиентского обслуживания;
• Снижению количества человеческих ошибок: процесс выполняется согласно разработанному регламенту и утвержденной модели to be;
• Повышению осведомленности о результатах процесса: KPI процесса позволяют понять, насколько работа оптимизированного процесса соответствует стратегическим целям компании;
• Упрощению понимания того, как можно беспрепятственно масштабировать процесс: масштабирование – тоже оптимизация своего рода, которая позволяет адаптировать бизнес-процесс к увеличившейся нагрузке;
• Повышению конкурентного преимущества: как уже отмечалось выше, оптимизация ускоряет процесс и повышает качество произведенного продукта и качество клиентского сервиса.

Шесть шагов оптимизации

Чтобы оптимизировать рабочий процесс, необходимо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Сформируйте понимание процесса

Определите, из каких действий выстроен существующий процесс. Лучше всего для этого описать процесс «как есть». Описание процесса в виде модели даст наглядное представление о том, из каких этапов и действий он состоит.

Шаг 2. Сформулируйте ожидаемые результаты от оптимизации рабочего процесса

Изучите модель процесса, количественные данные и значения показателей процесса. Соберите отзывы и требования к процессу со стороны его клиентов и поставщиков. На основании этого можно будет сформулировать результаты, которые должны быть получены в результате оптимизации.

Шаг 3. Найдите отклонения и разрывы в существующем процессе.

Отклонения – это потери, другими словами, все то, что увеличивает стоимость бизнес-процесса, но при этом не создает ценности. Основными потерями, убивающими эффективность рабочего процесса являются: ненужная транспортировка, затаривание материалами, ненужные операции, ожидание, перепроизводство, избыточная обработка и дефекты. Их обнаружение не составит труда, если процесс описан графически и есть данные показателей процесса.

Разрывы – различия между существующим и целевым процессом. Отобразите на модели, чем процесс «как должно быть» будет отличаться от «как есть». Можно также составить список или таблицу, в которой будут описаны оба процесса. Главное требование – различия должны быть четко определены.

Поиск отклонений и определение разрывов дадут представление о необходимости выполнения процесса. Можно ли достичь конечного результата без его осуществления? Если да, то следует отказаться от рабочего процесса вовсе. Если нет, то переходите к следующему шагу.

Шаг 4. Упростите или оптимизируйте процесс.

Первое, что нужно сделать – распланировать свой рабочий график с учетом оптимизации процесса. Для этого следует разбить весь процесс оптимизации на несколько небольших временных этапов и плавно передвигаться от одного к другому.

Далее следует создание дорожной карты оптимизации. Для этого необходимо составить список задач по улучшению процесса и включить в него ресурсы, минимально необходимые для выполнения каждого шага процесса без потери его параметров и продукта. Задачи в перечне должны сохранять последовательность выполнения и быть приоритизированы по степени важности.

Управление бизнес-процессами
Методы улучшения бизнес процессов, которые можно применять уже сегодня

Методы улучшения бизнес процессов основаны на логике и здравом смысле. Эти простые инструменты не требуют специальных навыков и могут применяться в любой области деятельности. Мы подготовили для вас описание основных методов улучшения бизнес-процессов, которые можно начать применять без сложной подготовки.

Шаг 5. Ускорьте рабочий процесс

Ускорение процесса осуществляется с целью сокращения временных затрат на его выполнение. Однако оно не должно происходить в ущерб намеченным результатам. Ускорение рабочего процесса – устранение узких мест бизнес-процесса. Узким местом считаются такие операции, которые снижают его эффективность, увеличивая при этом стоимость и трудоемкость.

Примером узкого места в бизнес-процессе может служить разрозненность информации по «файликам». Это не только увеличивает трудозатраты на поиск данных, но и повышает риски потери информации.

Шаг 6. Превратите процесс в алгоритм или автоматизируйте

Перенесите рутинные простые задачи в сервисы автоматизации (программы и устройства). Это не только позволит сэкономить временные затраты и использование трудовых и производственных ресурсов, но и позволит избежать стоимостных издержек на привлечение дополнительных сотрудников, которых, вероятно, пришлось бы нанять для выполнения этих самых задач.

Стоит также отметить, что не всегда необходимо использование информационных технологий. Вполне возможно обойтись превращением процесса в алгоритм. Например, последовательное расположение частей автомата в процессе чистки оружия позволит полностью устранить временные затраты, связанные с поиском необходимой детали. Это и есть применение алгоритма.

Алгоритм позволит наглядно убедиться, что все операции процесса находятся в правильном порядке. Если порядок нарушен, рабочий процесс или не приведет к заданному результату, или не сможет продолжаться вовсе.

6 шагов оптимизации на примере процесса чистки машины для молочных коктейлей

Можно ли оптимизировать данный процесс и при этом снизить риски воздействия человеческого фактора? Да, можно, и вот как:

Шаг 1. Опишите процесс чистки машины

Процесс чистки машины для молочных коктейлей достаточно прост: нужно разобрать машину, помыть детали, высушить их, смазать по необходимости и собрать обратно. Однако, важно выполнить все этапы процесса правильно, поскольку ошибка может привести к поломке оборудования.

Шаг 2. Четко сформулируйте результаты от оптимизации рабочего процесса.

Оптимизация процесса чистки машины для молочных коктейлей должна привести к:

• Устранению ошибок в процессе ее сборки после чистки;
• Ускорению процесса сборки.

Шаг 3. Осуществите поиск отклонений процесса «как есть», определите разрывы.

В текущем процессе разбирать и собирать машину необходимо по памяти, поскольку на ней нет меток с указаниями, что за чем идет. В процессе «как должно быть» сотруднику не нужно будет тратить время, чтобы вспомнить последовательность сборки машины.

Шаг 4. Упростите или оптимизируйте процесс.

Некоторые детали машины можно снять и обслужить во время работы заведения, что позволяет сэкономить время процесса полной чистки оборудования.

Шаг 5. Осуществите ускорение рабочего процесса.

К концу рабочего дня машина для молочных коктейлей должна быть пустой. В таком случае не придется тратить время на ее освобождение.

Шаг 6. Алгоритмизируйте процесс.

В процессе разборки машины необходимо расположить детали на лотках в той последовательности, в которой должна проходить сборка. Метод не высокотехнологичный, но позволяет существенно сократить обычное время сборки оборудования.

Как видите, данный метод оптимизации позволяет быстро, а главное, эффективно привести рабочие процессы к оптимальному состоянию.

Источник: deep-vision.one

Оптимизация бизнес-процессов предприятия

В этой статье речь пойдёт об оптимизации бизнес-процессов предприятия, их описании и моделировании.

Несколько лет тому назад автор этой статьи работал в крупной торговой компании, владелец которой придавал огромное значение стратегическому планированию, но не придавал значения оптимизации нижнего уровня управления — бизнес-процессов предприятия. Маркетинговая стратегия предприятия была расписана в лучших традициях. И мероприятия соответствующие были запланированы, и ресурсы выделены. Но как только речь заходила о налаживании скучных, регулярных процедур управления, оптимизации бизнес-процессов предприятия, собственник, а за ним и ряд ведущих менеджеров теряли всякий интерес, предпочитая заниматься более «высокими материями». На мой взгляд, банкротство компании, случившееся лет через 5 после нашего расставания, было закономерным явлением.

Начнём разговор об оптимизации с определения бизнес-процессов, так как существуют разные трактовки этого термина. Мы будем понимать под бизнес-процессами «систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы — результаты процесса». С учётом этого определения устное предание о правилах входной приёмки на складе бизнес-процессом не является («не регламентирован»), а наличие инструкции по работе с ксероксом ещё не доказывает высокий уровень оптимизации бизнес-процессов («нет системы»).

До определённого уровня развития компания вполне может обойтись без «регламентированной системы деятельности». Трудно в общем случае ответить на вопрос «когда пора оптимизировать бизнес-процессы предприятия?», однако, нет сомнения, что этот момент приближают

• рост количества персонала,
• рост количества уровней управления,
• рост количества подразделений,
• территориальная разобщённость подразделений,
• отсутствие или неразвитость единой информационной системы.

Итак, если в определённый момент развития вы обнаружили, что

• решения в компании принимаются не позволительно медленно,
• решения реализуются медленно и не качественно,
• периодически выясняется, что те или иные аспекты деятельности предприятия остались без контроля,
• среди сотрудников растёт психологическое напряжение, связанное с неурегулированностью прав, обязанностей, ответственности,
• выполнение элементарных рабочих операций требует непозволительно много времени, сил, телефонных звонков, согласований, служебных записок,

имеет смысл заняться оптимизацией бизнес-процессов предприятия. Отметим, что в ряде случаев работу по изменению бизнес-процессов целесообразно провести, не дожидаясь указанных симптомов, например, в случае существенного изменения структуры управления или при внедрении новой информационной системы.

Вопросам моделирования, описания и оптимизации бизнес-процессов предприятия посвящено много полезных материалов. В этой статье, не претендуя на методологическую новизну, я хочу высказаться по некоторым аспектам практической реализации этой работы. И начнём мы с

1. Выбора инструмента графического описания бизнес-процессов

Почему-то этому вопросу придают огромное, если не решающее значение. Выскажу крамольную мысль: программное обеспечение (ПО) описания и оптимизации бизнес-процессов предприятия имеет значение только в том случае, если разработка проводится с целью дальнейшего внедрения бизнес-процессов в информационную систему. Но современные ИС имеют собственные средства описания бизнес-процессов, поэтому само по себе обсуждение ПО оптимизации бизнес-процессов предприятия потеряло смысл.

Вместе с тем, при обсуждении этого вопроса иногда забывают, что описания бизнес-процессов нужны не для разработчиков, а для сотрудников предприятия, и важнейшим критерием выбора инструмента описания бизнес-процессов является его доступность для персонала предприятия как на этапах согласования и оптимизации бизнес-процессов, так и на этапах исполнения и модернизации.

Автор имеет успешный опыт внедрения бизнес-процессов, прорисованных в графическом редакторе MS Word и печальный опыт наблюдения полной неразберихи на предприятии с бизнес-процессами, описанными в самой современной программе. Так что при выборе инструмента решаете сами — «вам ехать или шашечки?».

2. Модели «AS IS» и «TO BE» оптимизации бизнес-процессов

Традиционная схема оптимизации бизнес-процессов предприятия предполагает описание на первом этапе действующих процедур (модель бизнес-процессов «AS IS») с последующей оптимизацией до модели «TO BE» («как должно быть»). Иногда заказчикам работы по оптимизации бизнес-процессов не понятно, зачем нужен первый этап. Они ожидают, что исполнители принесут на предприятие готовые «типовые» бизнес-процессы, а разработку модели «AS IS» воспринимают, как попытку «накрутить» трудоёмкость.

Хочется предостеречь от такого подхода. Методика внедрения системы бизнес-процессов, не опирающейся на действующие процедуры предприятия, называется не оптимизацией бизнес-процессов, а реинжинирингом. Разница примерно такая же, как между терапией и хирургией, а к скальпелю обычно обращаются тогда, когда другого выхода нет. Подумайте об этом в момент принятия решения.

Описание «AS IS» позволяет выяснить существующие противоречия и провести первичную оптимизацию бизнес-процессов. Для этого модель «AS IS» должна быть обсуждена со всеми участниками бизнес-процессов и согласована с ними «под роспись».

3. Оптимизация бизнес-процессов предприятия

«Оптимизировать» нечто можно только по определённым критериям. Оптимизировать бизнес-процесс можно по критериям стоимости, продолжительности, количества транзакций и т.д. Понятно, что эти критерии являются «внешними» по отношению к бизнес-процессу, появляются из более общего контура управления предприятием. Давайте подумаем, из какого?

Предположим, мы оптимизируем бизнес-процесс обслуживания клиента в магазине. Нам придётся выбрать критерий оптимизации — качество или стоимость. Если наш магазин — элитный бутик, то мы остановимся на первом критерии, если дискаунтер, то на втором. Таким образом, мы уже выбрали критерий оптимизации бизнес-процессов предприятия, определяя стратегию и позиционирование нашего магазина.

Именно так, с помощью показателей оптимизации, процедурный уровень системы управления (бизнес-процессы) подчиняется более высокому уровню — стратегии.

4. Внедрение оптимизированных бизнес-процессов

Вероятно, внедрение — это самый сложный этап работы с бизнес-процессами. Внедрение проходит гораздо успешнее, если поддержано информационной системой предприятия. Однако, такая возможность существует не всегда и не в полном объёме.

На этот случай хочется поделиться способом внедрения бизнес-процессов, названной нами «методикой контрольных карт», которая заключается в следующем. По всем бизнес-процессам составляются списки контрольных точек (контрольные карты), в которых мы будем контролировать соблюдение бизнес-процессов. Удобными контрольными точками являются моменты передачи документов, информации между сотрудниками. В этом случае «контролёром» может быть сотрудник, которому информация должна быть передана. Пример контрольной карты представлен на рис. 1

Рис. 1 Пример контрольной карты бизнес-процессов

Контрольная карта исполнения бизнес-процесса отчёта по авансам

1. Отчёт не был предоставлен в течение 2-х дней

Форматы контрольных карт передаются участникам бизнес-процесса. «Контролёры» обязаны фиксировать в картах факты

• Не предоставления информации,
• Предоставления информации с опозданием,
• Предоставления неполной или искажённой информации и т.д.

Карты собирает руководитель внедрения бизнес-процессов, анализирует их, обсуждает с участниками процедуры. Возможными последствиями могут являться:

• разъяснительная беседа с участниками бизнес-процесса,
• изменение бизнес-процесса, если выяснится, что он был построен неверно,
• передача результатов анализа руководителю нарушителя бизнес-процесса для принятия решения о наказании.

5. Модернизация бизнес-процессов

Жизнь не стоит на месте, поэтому рано или поздно разработанные на предприятии бизнес-процессы опять потребуют оптимизации. Чтобы бизнес-процессы, с одной стороны, соответствовали реальности, а с другой стороны, не мешали нормальному развитию компании, их нужно своевременно модернизировать, согласовывая новые редакции с участниками и доводя изменения до всех заинтересованных лиц.

Тогда система бизнес-процессов предприятия станет реальным инструментом повышения эффективности бизнеса на процедурном уровне.

На нашем сайте можно ознакомиться с примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, отзывами наших заказчиков, а также с процедурой заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. Узнайте как оптимизировать расходы на эту работу посмотрев видеопост «Стоимость оптимизации бизнес-процессов» на нашем канале Youtube.
Если вы хотите узнать о возможностях такой экономии для вашего предприятия, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.

Как заказать наши услуги

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

1. Наши услуги
2. Сколько стоит консалтинг?
3. Примеры работ
4. Отзывы клиентов
5. Подписка на рассылку

В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материала сайта в Интернете, указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны.

197183, Санкт-Петербург, Представительство в Москве

+7 (962) 684-45-80 +7 (812) 430-19-53 +7 (921) 962-08-63 —>

Источник: piter-consult.ru