Организационная структура предприятия Организационная структура предприятия является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроектированных бизнес-процессов. Система Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме. Бизнес-проектирование в системе Business Studio позволяет создать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Результатом формирования организационной структуры являются документы:
- Положения о подразделениях, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности
- Должностные инструкции специалистов компании.
Наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос организации труда – а сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении? Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности и окончательно формирует штатное расписание. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму «организационная структура подразделения», а также в Положение о подразделении.
Моделирование организационной структуры в business studio
4. Формирование и распространение регламентирующей документации
Чтобы воплотить в жизнь идеи, заложенные в бизнес-архитектуре, необходимо донести их до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется посредством создания пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю важную информацию для эффективного выполнения сотрудниками своей работы. Business Studio кардинально снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя все основные регламентирующие документы организации:
- стратегическая карта;
- регламенты бизнес-процессов и процедур;
- положения о подразделениях;
- должностные инструкции;
- документооборот.
Документы формируются на основе спроектированных элементов бизнес-архитектуры: целей, бизнес-процессов, организационной структуры и т.д. Любое изменение в бизнес-архитектуре автоматически отражается в регламентирующих документах, поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии.
Использование в Business Studio стандартизированных шаблонов позволяет оформить всю документацию в едином стиле. Также предусмотрена удобная возможность создания собственных форм документов при помощи Мастера отчетов. Мастер отчетов позволяет сформировать практически любые документы, соответствующие привычкам и предпочтениям сотрудников компании.
Business Studio 4.0 проектирование системы целей, бизнес процессов, организационной структуры
При внесении изменений в бизнес-архитектуру Business Studio предоставляет широкий спектр возможностей для обновления базы знаний компании, поэтому работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.
Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:
- Business Studio Portal — интернет-портал, позволяющий сотрудникам из любой точки мира обращаться к базе знаний компании, содержащей всю необходимую для работы регламентирующую документацию. Portal поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск и систему гиперссылок между документами, это делает работу с ним быстрой и комфортной для сотрудников.
- HTML-публикацию. Это HTML-версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-публикация позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.
- Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия. (Посмотреть образцы).
Источник: studfile.net
Формирование организационной структуры
При проектировании организационной структуры Business Studio позволяет:
Сформировать иерархическую организационную структуру
Построить организационные диаграммы для организации и отдельных подразделений
Заполнить необходимые параметры объектов справочника «Субъекты»
Провести расчет необходимого количества сотрудников
Субъекты сформированной организационной структуры необходимы для назначения владельцев, исполнителей и участников процессов.
Формирование иерархической организационной структуры может происходить в справочнике «Субъекты» в Навигаторе и с помощью организационной диаграммы.
При формировании оргструктуры в справочнике «Субъекты» создается иерархический перечень должностей и подразделений компании (Рис. 1).
Рисунок 1. Справочник «Субъекты»
Типы субъектов
В справочнике «Субъекты» предусмотрено создание субъектов четырех типов, описание назначения которых приведено в Табл. 1.
| Должность |  | Обозначает должность, занимаемую сотрудником или несколькими сотрудниками. |
| Подразделение |  | Обозначает структурное подразделение организации (Департамент, Управление, Отдел, Бюро, Группа). |
| Роль |  | Роль — группа должностей или подразделений (например, Руководители подразделений, Производственные подразделения), выполняющих идентичные действия в рамках процесса/процедуры. Возможно два варианта использования ролей: 1. Все субъекты роли выполняют процесс одновременно, например «Согласование договора». 2. Субъекты роли являются исполнителями одного и того же процесса, но в отношении разных предметов деятельности (например, для процесса «Продажи» может использоваться продуктовое разделение). В этом случае дополнительно заполняется и выводится в регламенты параметр «Предмет деятельности». Предмет деятельности обозначает предмет деятельности сотрудника или подразделения. В качестве предмета деятельности может быть выбран объект любого справочника, но значения рекомендуется заводить в справочнике «Направления деятельности» (Навигатор → вкладка Управление −> Направления деятельности. |
| Внешний субъект |  | Внешний субъект — внешняя организация или её представитель (поставщик, клиент, государство). Используется для обозначения исполнителя (владельца или участника) процесса, когда исполнителем (владельцем или участником) процесса является субъект, внешний по отношению к организации. |
Таблица 1. Типы субъектов организационной структуры
В справочнике «Субъекты» для группировки субъектов по различным признакам, например, для использования в разных моделях, необходимо использовать специальный объект типа «Папка».
Типы связей субъекта
Каждый субъект организационной структуры обладает связями с одним или несколькими субъектами, т.е. может являться руководителем, а может подчиняться другому субъекту. При этом различают прямое и функциональное подчинение.
Прямое подчинение — это непосредственное подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) ближайшему другому субъекту (руководителю). При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту и требовать исполнения этих распоряжений по функциональным (выполнение служебных обязанностей) и административным вопросам.
С помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике «Субъекты».
Функциональное подчинение — это подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) другому субъекту в пределах реализации определенных функций. При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту только по функциональным вопросам деятельности подчиненного субъекта.
Информация о прямом и функциональном подчинении отражается в Должностной инструкции и Положении о подразделениях.
Помимо прямой и функциональной связи двух субъектов в Business Studio предусмотрены связи роли и субъектов, входящих в ее состав, а также вспомогательные связи, используемые при построении произвольных организационных диаграмм. Описание назначения типов связей приведено в Табл. 2.
| Прямо подчиняется | Имеет в прямом подчинении | Связь используется, если необходимо установить прямое подчинение между двумя субъектами. |
| Функционально подчиняется | Имеет в функциональном подчинении | Связь используется, если необходимо установить функциональное подчинение между двумя субъектами. |
| Связан с | Имеет вспомогательную связь с | Связь используется, если на диаграмме необходимо показать подчинение между двумя субъектами, не влияющее на подчинение в организационной структуре. |
| Входит в роль | Включает в себя | Связь используется, если необходимо отразить данные о том, что субъект входит в роль или роль включает в себя субъектов. |
Таблица 2. Типы связей субъектов
Правила формирования организационной структуры
Должность, подчиненная вышестоящей должности, вводится в справочник как дочерний объект для вышестоящей должности (на Рис. 2 субъект «Зам. директора по снабжению» подчиняется субъекту «Генеральный директор»).
Рисунок 2. Прямое подчинение одного субъекта другому
Допускается два способа расположения руководителя подразделения относительно возглавляемого подразделения в организационной иерархии:
а) Руководитель находится выше возглавляемого подразделения на один уровень по иерархии (на Рис. 3 субъект «Зам. директора по снабжению» находится над субъектом «Отдел снабжения», который он возглавляет).
Рисунок 3. Подразделение ниже своего руководителя
б) Рекомендуемый способ: руководитель находится на один уровень вниз по иерархии относительно возглавляемого подразделения (на Рис. 4 субъект «Директор департамента продвижения и продаж» находится внутри подразделения, которое он возглавляет — «Департамент продвижения и продаж»):
Рисунок 4. Подразделение выше своего руководителя
Построение организационной диаграммы
В Business Studio существует 2 подхода к формированию организационной диаграммы:
Организационная структура сразу строится на организационной диаграмме (Рис. 5). При этом в процессе рисования диаграммы необходимая иерархия подразделений и должностей создается в Навигаторе в справочнике «Субъекты» после сохранения организационной диаграммы.
Организационная структура формируется в Навигаторе в справочнике «Субъекты», и на ее основе автоматически формируется организационная диаграмма.
Рисунок 5. Организационная диаграмма
Используемые графические символы
Описание назначения элементов, используемых на организационной диаграмме, приведено в Табл. 3.
| Должность |  | Должность обозначается прямоугольным блоком. Внутри каждого блока помещается название должности. |
| Подразделение |  | Подразделение обозначается прямоугольным блоком с жирной границей. Внутри каждого блока помещается название подразделения. |
| Роль |  | Роль изображается при помощи рамки с закругленными углами. Субъекты, помещенные в рамку роли автоматически попадают в список «Субъекты» роли, в котором можно задать «Предмет деятельности» для каждого субъекта. (Рис. 6) |
Рисунок 6. Роль «Команда проекта»
Рисунок 7. Прямое подчинение субъекта «Менеджер по продажам» субъекту «Начальник отдела продаж»
Рисунок 8. Функциональное подчинение субъекта «Ведущий инженер» субъекту «Начальник инженерно-технического отдела»
На организационной диаграмме один субъект может функционально подчиняться нескольким субъектам.
Таблица 3. Элементы организационной диаграммы
На организационной диаграмме может быть отображена любая часть организационной структуры. На оргдиаграмму могут вноситься визуальные улучшения. При последующих открытиях оргдиаграмма всегда открывается в актуальном состоянии.
На Рис. 9 изображено, что субъект «Ведущий инженер» прямо подчиняется субъекту «Руководитель проекта», но в то же время функционально подчиняется субъекту «Начальник инженерно-технического отдела».
Рисунок 9. Фрагмент диаграммы организационной структуры, сформированной от должности «Заместитель директора по производству»
Используя вспомогательные связи, можно построить произвольные организационные диаграммы. Это удобно при работе с крупными организационными структурами. Например, может быть построена организационная диаграмма только из подразделений или только из должностей с использованием вспомогательных связей. Также можно построить диаграмму, на которой будут изображены организационные ветви только до уровня руководителей подразделений без нижележащих субъектов (Рис. 10).
Рисунок 10. Организационная диаграмма (до уровня руководителей подразделений)
Также на диаграмме можно отобразить части других организационных структур. Например, можно построить диаграмму, на которой будут изображены только часть подразделений компании, их связь с филиалами и организационные структуры самих филиалов до заданного уровня (Рис. 11).
Рисунок 11. Организационная диаграмма компании с ее филиалами
На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения. Функционально один субъект может подчиняться нескольким субъектам.
При необходимости на диаграмме можно изменить тип подчинения субъектов: прямое подчинение можно сменить на вспомогательное, вспомогательное — на прямое. При смене вспомогательного подчинения на прямое необходимо помнить, что такая схема может привести к изменению иерархии субъектов в Навигаторе, т.к. с помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике «Субъекты».
Любую организационную диаграмму можно отформатировать в соответствии с принятыми в организации стандартами.
Подробнее про построение организационной структуры и ее диаграммы в Business Studio описано в главе Руководство пользователя → Организационная структура.
Источник: www.businessstudio.ru
Проектирование организационных структур
Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. Параллельно или после проектирования бизнес-процессов Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру.
Начиная с версии 3.5, Business Studio поддерживает создание оргструктуры не только в справочнике, но и непосредственно с помощью организационной диаграммы.
Business Studio поддерживает 4 типа субъектов:
· Внешний субъект (например, покупатели, поставщики и т.д.)
· «Роль» (комплексный субъект – группа субъектов других типов)
Кроме того, поддерживаются три вида связей подчинения между субъектами, что позволяет проектировать организационные структуры самого различного профиля под разные нужды:
· Прямое (административное) подчинение
Место подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документе «Положение о подразделении». Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции.
Видеоролик Работа с организационными структурами в Business Studio
Файл для проигрывания не найден.
Оптимизация штатной численности персонала
Сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении — наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос. Business Studio на основе информации о занятости сотрудника в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности для формирования штатного расписания. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму организационной структуры, а также в Положение о подразделении.
Данная опция Business Studio является интегрированной в комплекс возможностей по имитационному моделированию и функционально-стоимостному анализу. Примерный алгоритм определения штатной численности для конкретной должности следующий:
- Разработать модель всех бизнес-процессов компании или отдельно построить диаграммы тех процессов, при выполнении которых участвуют сотрудники, состоящие в данной должности.
- Заполнить стоимостные параметры (оплата труда в соответствии графиком рабочих смен) для интересующей должности.
- Определить те процессы, при выполнении которых в качестве ресурсов участвуют сотрудники, занимающие данную должность.
- Провести имитацию (имитационное моделирование) всей модели бизнес-процессов или отдельно тех процессов, при выполнении которых используется данная должность. При этом должны быть соблюдены условия, требуемые для проведения имитации.
- От нужной должности вызвать специальный отчет, в котором содержится информацию о дневной загрузке должности и рекомендуемом количестве сотрудников.
Подробнее о расчете штатного расписания в Business Studio можно ознакомиться в Методике Имитационное моделирование и ФСА.
Техническая поддержка
10:00 — 18:00 пн-пт
сб, вс — выходные
Источник: mbcgroup.ru