Разрывы в бизнес-процессе – разновидность узких мест процесса, соответствующих ситуации, когда вход или выход бизнес-процесса не являются необходимыми или соответствующими выходам/входам других процессов, или являются, но со значительными задержками и простоями. Разрывы бывают информационные и организационные.
Информационные разрывы возникают в местах смены средств автоматизации процесса, например, отсутствие перевода необходимой информации с бумажных носителей.
Организационные разрывы связаны с переходом ответственности за выполнение процесса, например, задержки при переходе документа на обработку в другое подразделение.
Разрывы в бизнес-процессах, как правило, становятся видны при формализации процессов и устраняются при оптимизации.
Смотри также:
- Бизнес-процесс
- Вход процесса
- Выход процесса
- Узкие места процесса
- Пользовательское соглашение
- Политика конфиденциальности
- Карта сайта
- Файлы Cookie
Источник: piter-soft.ru
Ошибка: «Разорванные» процессы.
Метод устранения временных разрывов
Интересным является следующий факт. Оказывается, что в современных компаниях на реальное выполнение работы уходит только 20% времени. 80% времени — это простои бизнес-процессов.
Давайте рассмотрим пример оптимизации бизнес-процесса, который был реализован в одной торговой компании. Оптимизируемый бизнес-процесс представлял цепочку последовательно выполняемых работ от момента, когда информация о продаже товара на торговых точках была учтена, до момента, когда товар, согласно этой информации, доставлен на торговую точку. Для данной компании было очень важным уменьшить время данного бизнес-процесса с целью улучшения структурны товарного запаса на торговых точках, которая в свою очередь прямым образом влияла на оборот и издержки компании и следовательно — на ее прибыль. Перед началом работ по оптимизации время рассматриваемого бизнес-процесса в среднем составляло 67 часов (см. рис. 10).
После разработки схемы данного бизнес-процесса «как надо» была проведена его временная инвентаризация на предмет наличия временных разрывов, которая показала, что суммарная «грязная» длительность всех работ бизнес-процесса составляет 26 часов, в то время как сам бизнес-процесс имеет длительность 67 часов. Под термином «грязная» длительность работ понималась суммарная длительность всех работ без учета более мелких внутренних простоев, которые имели место при их выполнении.
При этом в бизнес-процессе большую долю времени Ц 41 час занимали, так называемые глобальные временные разрывы, которые представляли собой простои между работами процесса, вызванные неоптимально спланированным календарным графиком выполнения работ, а так же такими вещами как дневной режим работы склада и т.д.
Топ-14 ошибок в бизнес-процессах
В данном проекте была проведена временная оптимизация бизнес-процесса, в рамках которой были предложены три более коротких варианта процесса: «как надо-1», «как надо-2» и «как надо-3». Данные варианты отличались друг от друга количеством устраняемых временных разрывов и как следствие Ц уменьшением общей длительности процессного цикла.
Самый короткий бизнес-процесс «как надо 3» составлял 13 часов при условии, что все глобальные временные разрывы, а также мелкие простои в работах устранялись. 13 часов приблизительно составляет пятую часть, или 20% от 67 часов.
Подобная ситуация существует во многих бизнес-процессах, в большинстве российских компаний. Поэтому применение метода устранения временных разрывов является актуальным и эффективным инструментом, который позволяет сократить время бизнес-процесса в несколько раз.
Рисунок 10. Пример временной оптимизации бизнес-процессов на основе применения метода устранения временных разрывов
Рекомендуется обратить внимание на способ или методологию описания бизнес-процесса, которая была использована в данном примере (см. рис. 10). Используемая схема бизнес-процесса компактно описывает только те аспекты бизнес-процесса и отвечает только на те вопросы, которые необходимы для его временной оптимизации. Этот пример явно показывает как цели оптимизации бизнес-процесса, которые должны быть сформулированы на первоначальном этапе определяю выбор методологии описания процесса.
Вид документа:
Ключевые слова:
Источник: hr-portal.ru
Анализ разрывов
Анализ разрывов — инструмент, который позволяет определить шаги, для повышения эффективности не только отдельных процессов, но и бизнеса в целом.
Проще говоря, анализ разрывов позволяет понять, где вы находитесь на данный момент, и что нужно сделать, чтобы попасть туда, куда необходимо.
Что такое анализ разрывов?
Анализ разрывов рассматривает три ключевых элемента:
- Текущая ситуация
- Желаемая, или идеальная, ситуация
- Что нужно сделать, чтобы перейти от текущей ситуации к желаемой, или устранить «разрыв»
Разрыв — то, что отделяет текущую ситуация от желаемой. При этом, понятие ситуации может относиться как к глобальному состоянию компании, так и к отдельному бизнес-процессу. Анализ разрывов позволяет увеличить эффективность процессов, или бизнес-системы и обеспечить понимание, как и какие продукты, процессы необходимо улучшить. Крайне важно, что анализ разрывов позволяет понять, как лучше всего тратить время, деньги и человеческие ресурсы компании, с точки зрения развития и повышения эффективности.
Использование анализа разрывов
Если отстраниться от общих понятий типа «повысить эффективность» и «оптимизация ресурсов», стоит сказать о том, что анализ разрывов позволяет идентифицировать специфические и конкретные области для улучшений. Проще говоря, анализ разрывов дает очень конкретные ответы и пошаговые инструкции для улучшения процессов, продуктов, сервисов. Всего, к чему анализ был применен.
В отличие от подходов к увеличению производительности бизнес-процессов, которые концентрируются на выявлении и устранении проблем, анализ разрывов позволяет увеличить эффективность процессов, даже если нет очевидных проблем. Это возможно за счет того, что анализ разрывов фокусируется, на уровне эффективности, как таковом, а также производительности ресурсов. В том числе на наличии необходимых компетенций у персонала.
В отличие от подходов, ориентированных на будущее, анализ разрывов фокусируется на текущем состоянии дел и выравнивании его с бизнес задачами и целями. Можно сказать, что с фундаментальной точки зрения, анализ разрывов позволяет понять, почему компания не использует весь свой потенциал. Какие факторы останавливают компанию, конкретных людей, команды, продукты или процессы от достижения максимально возможных результатов. И главное — анализ позволяет понять, как устранить эти факторы.
Разрыв между стратегиеи и возможностями
Аналогично принципов постоянного совершенствования и подходов наподобие Цикла Деминга и 6 Сигма, результатом анализа разрывов является документальный отчет, который далее используется для обсуждения и оптимизации объекта анализа.
Что дает анализ разрывов
Сравнение с лучшими практиками
Бенчмаркинг, или сравнение с лучшими практиками, это подход, который основан на сравнении задокументированных показателей продуктов или процессов. Например, компания может сравнить показатели своих процессов, с показатели аналогичных процессов в другой компании. Также можно сравнить, например, данные существующей системы управления качеством, с эталонными значениями ISO 9901.
Анализ прибыли
Если компания не выполнила прогнозные показатели прироста прибыли, анализ разрывов позволит определить причины, которые помешали достижению. Обнаруженные причины могут быть весьма разнообразны: от слабого обеспечения ресурсами, неожиданных действий конкурентов, до неверных решений, принятых внутри компании. Все причины могут быть обнаружены с помощью анализа разрывов.
Улучшение процессов
Процессы существуют в любой компании. Вне зависимости от того, понимает это компания, или нет. Анализ разрывов позволяет четко определить текущее состояние процесса, выявить области для улучшений и проложить дорогу между текущим и желаемым состоянием.
Понимание ключевых показателей эффективности
Такие показатели эффективности как: привлечение новых клиентов, возврат на инвестиции, или уровень продаж могут быть объектом анализа разрывов. Например, команда продаж может обнаружить причины, которые привели к провалу плана продаж и разработать решения, которые не позволят допустить те же ошибки в будущем.
Определение разрывов на рынке
В общем, это разница между текущей и потенциальной позицией на рынке. Использование анализа разрывов поможет компании понять, как и почему она не достигает потенциальной рыночной позиции, если потенциал действительно существует. Анализ разрывов может раскрыть множество, в том числе сложных, факторов. Например, связанных с восприятием бренда и репутацией компании, характеристиками продуктов и сервисов, влиянием уровня компетенций персонала на продажи и так далее.
Примеры применения анализа разрывов
Анализ разрывов может быть применен к любому объекту и в очень многих ситуациях. При грамотном использовании, инструмент действительно универсален.
Запуска нового продукта
Анализ разрывов может принести существенную пользу на этапе запуска и вывода на рынок нового продукта. Например, сравнение текущих характеристик продукта с целевыми, сравнение характеристик с требованиями клиентов, а также обнаружение причин расхождений между плановыми и текущими продажами нового продукта.
Производительность
Производительность, пропускная способность производства во многом зависит от взаимодействия сотрудников, процессов и ресурсов. Исследование этих трех элементов и поиск точек приложения усилий, с точки зрения эффективности, является наиболее действенным подходом для увеличения производительности. Анализ разрывов позволяет обнаружить точки, на которых стоит сфокусировать усилия по оптимизации. Другое использование анализа позволяет обнаружить потребности клиентов или бизнеса, которые должны быть обеспечены производственными процессами.
Управление цепями поставок
В управлении цепями поставок все меняется очень быстро. Разрывы в понимании изменений могут накладывать серьезные ограничения. Поэтому анализ разрывов в данной области может быть очень полезен. Он позволяет держать руку на пульсе и получать актуальную информацию для принятия решений о своевременном изменении стратегии и тактики управления цепями поставок. Например, если компания сталкивается с недостаточными или запаздывающими поставками, анализ разрывов позволит обнаружить причины. Также анализ разрывов позволяет обнаружить типичные отклонения, например:
- Информационные разрывы в понимании потребностей и действующих поставок
- Недостаточное понимание распределения «аутсорсинг — собственные силы»
- Недостаточная прозрачность выбора поставщиков
Продажи
Разрывы в продажах напрямую завязаны на процессы продаж. Анализ разрывов в продажах сконцентрирован на внимательном и последовательном изучении всех этапов и операций в продажах. Причем анализ выполняется с точки зрения продавца и с точки зрения покупателя. Очень часто, процесс продаж не создает дополнительной ценности для покупателя. Анализ разрывов позволяет обнаружить такие моменты.
Типы анализа разрывов
Несмотря на то, что анализ разрывов, в общем, достаточно прост: необходимо сравнить то, где вы находитесь, с тем, где вы хотите быть, существует разные подходы к его использованию, в зависимости от контекста и объекта анализа. Стоит отметить четыре основных типа разрывов, которые позволяет обнаружить анализ:
- Разрывы в стратегии
- Продуктовые разрывы, или рыночные разрывы
- Разрывы в прибыли
- Дефицит рабочей силы
Анализ каждого из представленных типов разрывов приводит к своим, уникальным решениям.