Многие организации пересматривают традиционные бизнес-модели в сторону увеличения роли дистанционного обучения. Так рынок онлайн образования увеличился в период с 2016 по 2021 год на 248%. На этом фоне возросла потребность в цифровизации привычных для образовательного учреждения бизнес-процессов, построенных на взаимодействия между преподавателями, студентами и административным персоналом.
Рассказываем, как можно эффективно проектировать и управлять бизнес-процессами в онлайн образовании с помощью Low-code платформы.
Классификация бизнес-процессов в образовательном учреждении
Бизнес-процессы делятся на три группы: операционные, вспомогательные и процессы управления. Для образовательной организации операционным процессом — будет преподавание дисциплин, а также организация методической и исследовательской работы.
В рамках операционного блока можно выделить несколько типовых процессов:
- подготовка к учебной деятельности,
- организация учебного процесса,
- управление преподавателями,
- управление обучающимися,
- контроль качества преподавательской деятельности,
- контроль результатов обучения.
Каждый блок можно декомпозировать на отдельные подпроцессы. Например, управление обучающимися — это сквозной бизнес-процесс, который начинается с приема студента и заканчивает его выпуском из ВУЗА (или отчислением, тут как повезет). Иначе процесс можно назвать «жизненным циклом студента», по аналогии с жизненным циклом продукта.
Посмотрим, в каких подпроцессах может участвовать студент во время обучения.
Блок управление студентами:
- прием студента на обучение,
- выдача справок, дипломов, других документов,
- запись на сессию и пересдачи,
- прием оплаты за обучение,
- отчисление по собственному желанию (или за неуспеваемость).
Структура и глубина декомпозиции бизнес-процессов определяется на этапе моделирования.
Особенности бизнес-процессов в образовании
По мнению экспертов, бизнес-процессы в образовании похожи на те, которые используются в промышленности. Однако есть и своя специфика. Например, для образовательной организации тяжело составить карту бизнес-процессов, используя цепочку создания ценности Портера. Модель Портера построена на превращении материальных ресурсов в продукт, в то время как бизнес-модель в образовании построена на передаче знаний от преподавателя к студенту.
Есть и другие существенные отраслевые особенности. Приведем лишь некоторые из них.
- большое количество внешних и внутренних связей: между отдельными кафедрами, учебными заведениями, исследовательскими лабораториями и т.д.
- высокая роль государства в стандартизации процессов обучения;
- ВУЗы часто работают на государственные субсидии и гранты, при этом прибыль не может служить показателем эффективности обучения;
- основные бизнес-процессы построены вокруг создания, накопления и передачи знаний;
- для учебных организаций характерна автономность структурных подразделений, что усложняет взаимодействие между ними;
- низкий уровень цифровизации образовательных услуг, особенно в государственном секторе (см. подробнее отчет ВШЭ).
Несмотря на все перечисленные особенности, для моделирования бизнес-процессов можно использовать стандартные методологии и методики, в том числе построенные на нотации BPMN 2.0.
Методы моделирования бизнес-процессов в образовании
- BPMN 2.0 можно приложить к любой системе менеджмента;
- Нотации наглядно показывает порядок взаимодействия между участниками бизнес-процесса, причем на любом уровне детализации;
- Диаграммы BPMN 2.0 удобно использовать при итерационном моделировании;
- Семантика нотации понятна ИТ-специалистам и менеджерскому персоналу;
- Полученные диаграммы легко использовать в информационных системах.
Для проектирования сегмента онлайн образования логично разбить портфель-услуг по отдельным кластерам. Например, компания продает онлайн курсы по программированию, проджект-менеджменту и интернет-маркетингу. Это отдельные продукты, которые включают свои учебные программы, требования к преподавательскому составу, способы проверки полученных знаний и т.д. У каждого кластера будут свои бизнес-процессы, которые будут отличаться друг от друга.
При моделировании бизнес-процессов важно понимать значение и роль децентрализации управления.
Различные структурные единицы образовательного учреждения регулярно взаимодействуют в рамках учебного курса. Это касается приемных комиссий, деканата, кафедр, учебных советов и т.д. Их взаимодействие построено на регламентах, которые описывают, что нужно сделать при наступлении определенного события. При этом сотрудники подразделений взаимодействуют друг с другом по горизонтали, минуя вышестоящих руководителей, которые только контролируют выполнение регламентов. Это и есть основа процессного подхода в любой организации.
Примеры моделирования бизнес-процессов в образовании
Рассмотрим пример того, как можно использовать BPMN 2.0 для создания исполняемых диаграмм бизнес-процессов в Comindware Business Application Platform. Слово «исполняемые» означает, что на основе диаграмм будет создано рабочее бизнес-приложение, в которое можно сразу пусть пользователей.
Возьмем небольшой подпроцесс «зачисление студента». В качестве основы для моделирования используем регламент НИУ ВШЭ, которые размещен на сайте ВУЗа.
Регламент ВШЭ предусматривает 2 варианта зачисления в ВУЗ:
- по квотам,
- по результатам вступительных испытаний.
Каждый из этих вариантов поступления можно представить в качестве отдельного подпроцесса, который можно детализировать до уровня отдельных операций.
Если рассматривать поступление по котам, то приемная комиссия должна сформировать список поступающих, ранжировать кандидатов по критериям и определить, кто из них поступит на бюджет, а кто поступит на обучение за счет НИУ ВШЭ или не поступит вовсе.
Процесс можно детализировать дальше — это основное преимущество итерационного моделирования. Мы создаем вначале общую модель процесса, а затем шаг за шагом уточняем сценарии и последовательность действий для каждого из них. Например, можно добавить шаг для автоматического запроса сведений в ФИС ФРДО, если организация может получить к ней доступ.
Создание бизнес-приложений для автоматизации образования
В Comindware Business Application Platform диаграмм в нотации BPMN 2.0 для создания рабочих бизнес-приложений в образовании. Для этого также потребуется создать модель данных и электронные формы для взаимодействия с этой моделью данных. Например, через электронную форму можно запросить у студента его персональные данные и пакет документов, которые необходимы для прохождения приемной комиссии.
Работа в Comindware Business Application Platform требует минимальных навыков программирования, которые практически не потребуются на этапе проектирования бизнес-приложения. Таким образом можно быстро создать предельно детализированную модель процесса, не затрачивая на данный этап проекта много времени.
Создайте свою систему для управления образованием в Comindware Business Application Platform.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Похожие записи:
Опубликовано: 31 января 2023 в разделе Бизнес-процессы
Лидер среди BPMS на российском рынке
Компания Comindware признана крупнейшим разработчиком систем управления бизнес-процессами среди российских компаний.
Взгляните на цифровую трансформацию глазами ИТ-директора СургутНефтеГаз
Узнайте, как цифровизовать бизнес-процессы в компании с географически распределённой структурой.
Узнайте как создать ИТ-стратегию и -среду, соответствующую современному темпу развития цифрового бизнеса.
Узнайте как правильно автоматизировать бизнес-процессы HR и в короткие сроки получить результат.
Узнайте как правильно автоматизировать процессы в бирюзовой компании и быстро получить результат.
Попробуйте инновационную платформу для разработки и запуска бизнес-приложений Comindware Business Application Platform
Попробуйте полнофункциональное решение для управления бизнес-процессами
Случайные статьи
- BPMN-процессы: основы моделирования и примеры бизнес-процессов
- Автоматизация бизнес-процессов — основы
- Персональный ассистент 2021
- Comindware на CROC VENDORS’ DAY
- Управление несколькими проектами – 5 простых советов
- ИТ-системы, готовые изменяться в темпе бизнеса
- Comindware на конференции Tadviser «Импортозамещение ИТ в новых условиях»
Полезные страницы
- Современная BPM система
- Преимущества системы автоматизации бизнес-процессов
- CRM система с функционалом BPMS
- Карта Блога
Источник: www.comindware.ru
Оптимизация управления высшим учебным заведением на основе процессного подхода
Современные риски изоляции экономики, тенденция к спаду валового внутреннего продукта России и, соответственно, снижение финансирования по статье бюджета «Образование», обостряют потребность в модернизации системы образования, чтобы противопоставить этим угрозам качественный человеческий потенциал. В этой связи усиливается необходимость совершенствования и повышения эффективности управления современными ВУЗами, что, в свою очередь, обусловливает актуальность глубокого исследования протекающих внутри них процессов с целью выведения системы образования на новый уровень.
Анализ состояния современного образования явно указывает на своевременность перехода в управлении от устаревшего структурного к более перспективному процессному подходу. Структурный подход отличается отсутствием регламентированных технологий выполнения работ, фрагментарностью, размытостью ответственности за результаты работ и, соответственно, отсутствием ориентированности на конечного клиента (студента). Результатом такого управления является снижение качества конечного продукта — уровня предоставляемого образования. Процессный же подход позволяет делегировать полномочия ответственным исполнителям на основе описания процессов технологической цепочки получения конечного продукта (регламентов процессов управления), сокращать количество уровней согласования при принятии решений, сочетать принципы стратегического управления и организации труда по групповым принципам, ориентироваться на повышение качества конечного продукта и работы ВУЗа в целом.
Перспективным примером использования процессного подхода в системе образования являются исследования, проведенные в Татарском государственном университете (далее ТГГПУ).
Стратегические цели развития университета, как и любой организации, состоят из четырех перспектив, указанных ниже. Так, перспективы университета с учетом особенностей в системе образования:
- Финансы (перспектива решает вопросы повышения финансовой эффективности ВУЗа);
- Клиенты (перспектива определяет работу с контингентом для предоставления качественного образования);
- Внутренние (служат для организации учебного процесса, удовлетворяющего требованиям контингента);
- Обучение и развитие (предназначено для качественного обучения и развития кадрового потенциала).
Для достижения этих целей был открыт проект по проведению исследований ТГГПУ и разработки «Процессной модели управления университетом». Для описания и оптимизации использовалась методология SADT (Structured Analysis and Design Technique, методология структурного анализа и проектирования).
Объектом исследования и разработки являлись контуров университета: управления учебным процессом, деятельности, ведения работ, деятельности.
Цель работы — создание эффективной модели управления ВУЗами в сфере образования, основанной на процессном управлении.
Для описания и оптимизации выбрана инструментальная среда «Business Studio» (система ), позволяющая описать в виде взаимосвязанных диаграмм с помощью нотаций IDEF0 — на верхнем уровне модели, Процедура, Процесс, EPC, BPMN — на нижних уровнях. В рамках исследования нами использовались нотации IDEF0 и Процедура, поскольку они являются наиболее адекватными, на наш взгляд, для описания внутренних управленческих процессов ВУЗа. Выбор данной системы был основан наличием понятной и доступной документации и возможностью её получения. В отличие от многих систем моделирования, результаты были представлены не только в виде иерархической структуры диаграмм, но и в виде документов, регламентов , положений о подразделениях, должностных инструкций для контуров университета. Кроме того, важным основанием для выбора данного инструмента явилось наличие большого количества партнеров у разработчика системы «Business Studio» среди высших учебных заведений России.
На основе результатов исследования ТГГПУ была сформирована модель управления университетом. Все подразделения процессной модели исследовались в разрезе четырех основных контуров процессной модели управления:
- Управление учебным процессом;
- Управление деятельностью;
- Управление финансовой деятельностью;
- Управление деятельностью.
Для примера взаимосвязи объектов управления и процессов на верхнем уровне модели отражены в нижеприведенной Диаграмме 1. Модель «Процессная модель управления университетом».
Диаграмма 1. Модель «Процессная модель управления университетом»
В диаграмме представлено видение всех процессов верхнего уровня модели. Каждый контур, в свою очередь, состоит из соответствующих .
Перечень верхнего уровня контура «УП. Управление учебным процессом»:
- УП.1. Работа приемной комиссии;
- УП.2. Планирование учебного процесса;
- УП.3. Управление контингентом;
- УП.4. Управление составом;
- УП.5. Проведение контроля результатов учебного процесса;
- УП.6. Мониторинг учебного процесса;
- УП.7. Документооборот учебного процесса;
- УП.8. Контроль качества ведения учебного процесса.
Перечень верхнего уровня контура «УН. Управление деятельностью»:
- УН.1. Организация деятельности;
- УН.2. Развитие работы в области гуманитарных наук.
Перечень верхнего уровня контура «Управление финансовой деятельностью»:
- УФ.1. Планирование и анализ;
- УФ.2. Организация оплаты труда;
- УФ.3. Размещение государственных заказов.
Перечень верхнего уровня контура «Управление деятельностью»
- УА.1. Содержание объектов;
- УА.2. Обеспечение функционирования хозяйственных объектов;
- УА.3. Управление недвижимостью и арендными отношениями;
- УА.4. Оказание транспортных услуг;
- УА.5. Выполнение работ по капитальному строительству и реконструкции;
- УА.6. Снабжение ресурсами;
- УА.7. Обеспечение функционирования средств связи;
- УА.8. Обеспечение безопасности и охраны здоровья.
На нижнем уровне все действия представлены в виде процедур. Например, диаграмма нижнего уровня УП. Управление учебным процессом: Диаграмма 2. Процедура УП.2.3.1. Формирование индивидуального плана преподавателя по каждой дисциплине.
Диаграмма 2. Процедура УП.2.3.1. Формирование индивидуального плана преподавателя по каждой дисциплине
Модель содержит 1069 ( 178 процедур), 5 уровней глубины иерархии. Также модель включает в себя 237 бумажных документов и 171 электронных документов, используемых при выполнении .
С помощью Business Studio была проведена оптимизация каждого контура, которая заключалась в детальном анализе связей , контроле дублирующих действий, исключении действий, создающих временную задержку выполнения процесса, введении новых процессов и действий для повышения эффективности процессов. В результате оптимизации мы получили: регламенты всех описанных бизнес процессов, группы управления вузом, созданы положения о подразделениях и должностные инструкции для всех сотрудников.
Кроме этого, в рамках проекта были сделаны выводы по каждому контуру управления, составлены рекомендации и разработан план мероприятий для оптимизации управления университетом в целом. В частности, разработаны единые требования к ведению информации, единого хранилища данных для выполнения процессов управления, требования к оптимизации справочников, форм, документов: иерархия и список подразделений вуза, список должностей, справочник специальностей, справочник дисциплин, формы стандартных документов, регламенты и должностные инструкции.
ТГГПУ было в 2009 году сертифицировано по системе качества ГОСТ Р ИСО 9001–2001. Полученные в результате исследований положения подразделений и должностные инструкции, основанные на регламентах оптимизированных , послужат реальной основой поддержания системы менеджмента качества. Кроме того, университет получил инструментальную среду Business Studio для управления системой менеджмента качества на основе процессной модели университета.
Процессная модель управления позволит планировать деятельность вуза как на оперативном, тактическом, так и на стратегическом уровне. В процессной модели управления, где каждый знает «кто, когда и что должен делать», появляется время и ресурсы для решения стратегических задач развития и совершенствования образования.
Разработанная модель может найти широкое практическое применение:
- Стать базовой типовой моделью управления университетом;
- Использоваться в качестве учебного пособия в университете для преподавания дисциплин:
- Управление процессами;
- Инновационный менеджмент;
- Стратегический менеджмент.
- «Стратегического управления университетом» на базе системы сбалансированных показателей;
- «Управления проектами» в инновационной и деятельности;
- «Управление инновационной деятельностью» для совершенствования инновационной деятельности.
Определения
IDEF0 — нотация графического моделирования, базирующаяся на методологии SADT. Используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.
SADT − (аббревиатура выражения Structured Analysis and Design Technique − методология структурного анализа и проектирования) − это методология, разработанная для того, чтобы облегчить описание и понимание искусственных систем.
Действие — элементарная операция, которая выполняется одним исполнителем.
Модель — создаваемое человеком подобие изучаемых объектов: макеты, изображения, схемы, словесные описания, математические формулы, карты Модели всегда проще реальных объектов, но они позволяют выделить главное, не отвлекаясь на детали.
Нотация — совокупность графических объектов, используемых в графических моделях.
Процедура — процесс нижнего уровня (workflow), который содержит в себе действия, не требующие дополнительной детализации.
Процесс () — последовательность действий, направленных на получение заданного результата.
Владелец процесса — как правило руководитель подразделения.
Субъект управления — подразделение, должностное лицо, роль выполняющие процесс.
Объект управления — входная или выходная информация, документ процесса.
Сбалансированная система показателей (ССП) — это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и не финансовые.
Термины и сокращения
— последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс).
Владелец процесса — должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.
Входы — ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.
Выходы — объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения , потребляемые другими или внешними по отношению к организации клиентами.
Исполнитель процесса — подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс.
Организационная структура управления — совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.
Подпроцесс — , являющийся составной частью вышестоящего процесса.
Процедура — нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций).
Список использованной литературы
[1] Закон РФ «Об образовании»
[2] Закон РФ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»
[3] ГОС ВПО и примерные учебные планы
[4] Дэвид А. Марка и Клемент МакГоуэн «Методология структурного анализа и проектирования», Москва, 2001 г.
[5] «Консалтинг при автоматизации предприятий», Москва, 1997 г.
[6] , «Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации», Москва, 2000 г.
[7] Майк Ротер и Джон Шук «Учитесь видеть процессы. Практика построения карт потоков создания ценности», Москва, 2005 г.
[8] , , «Анализ результатов деятельности вуза как основа принятия управленческих решений» [статья], Университетское управление. 2001. № 3(18)
[9] , , Стратегия управления вузом [статья], Университетское управление. 2002. № 2(21)
[10] , Развитие методологии создания системы менеджмента качества вуза [статья], Университетское управление. 2003. № 2(25). С. 60–63
[11] Хиту, Марсел, , Инновационная образовательная деятельность вуза: модель и субъект [статья], Социологические исследования. Октябрь 2003. № 10. С. 61–66
[12] Группа компаний «Современные технологии управления», Руководство пользователя Business Studio — система , 2009
[13] Группа компаний «Современные технологии управления», Методика. Разработка системы менеджмента качества, 2009
[14] Группа компаний «Современные технологии управления», Методика Разработка системы бюджетного управления, 2009
[15] Группа компаний «Современные технологии управления», Методика Проектирование системы управления, 2009
Опубликовано по материалам:
Журнал «Ректор ВУЗа», № 8/2015
Источник: www.businessstudio.ru