Основные информационные системы управления бизнесом

Что такое информационная система управления (ИСУ)?

Информационная система управления (ИСУ) — это система, включающая в себя программы и техническое оборудование, которая служит основой для сбора и хранения для всех операционных сделок компании. ИСУ занимается не только сбором данных из возможных электронных систем предприятия, но и самостоятельным анализом полученной информации, а также умеет создавать отчеты, благодаря которым руководство компании может принимать верные решения.

Информационная система управления также изучает и следит за работой всех ее компонентов — остальных электронных систем бизнеса.

Принятие решений благодаря отчетам

Основной целью ИСУ является облегчения принятия решений для руководства касательно множества бизнес процессов. Информационная система управления собирает и анализирует данные в состоянии реального времени в следующих направлениях компании:

• Финансы
• Складские остатки
• Персонал
• Слежение за дедлайнами
• Производство
• Недвижимость
• Маркетинг
• Закупка материалов

ИСУ собирает всю доступную информацию, запоминает ее и представляет в виде отчетов, которыми могут легко воспользоваться менеджеры в любой момент.

Система управления бизнесом

Основная информационная система

Одной из ключевых возможностей данной системы является сбор данных сразу из нескольких мест и анализ по возможному улучшению продуктивности действий, связанных с этой цепочкой работы.

Например, система может сравнить данные отчетного периода с таким же временем в прошлом году и сопоставить их с остальной информацией. А на этой основе вывести свои рекомендации по увеличению прибыли или сокращению расходов. Или сравнить расходы отдела маркетинга и сопоставить их с географическими данными: таким образом появится возможность выделить наиболее эффективные целевые аудитории и отказаться от тех, где уровень затрат близок к уровню доходов. Подобная аналитика возможна только благодаря информационной системе управления.

Запуск аналитики и создания отчетности совокупности нескольких разделов бизнеса и является самой важной возможностью данной системы. Однако стоит учитывать, что эта способность является довольно дорогостоящей. Да и в целом — информационную систему управления может позволить себе не каждое предприятия. Она включает в себя как высокие затраты на само оборудование и программное обеспечение, так и расходы на соответственное обучение работников фирмы.

Источник: digistr.ru

Тема 4. Информационные системы управления организацией

Решение управленческих задач на основе оперативной и достоверной информации при постоянном увеличении количества факторов, влияющих на работу предприятия и, одновременно, сокращении времени на принятие решения, затруднительно без использования современных информационных технологий.

Существует несколько аспектов, в которых понимают что такое Корпоративная информационная система (КИС).

1. КИС — это автоматизированная информационная система компании, которая охватывает все аспекты хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивает основные бизнес-процессы организации.
2. КИС — это управленческая идеология, способная положительно воздействовать на эффективность управления.
3. КИС — это инструмент, который позволяет эффективно функционировать организации, делая бизнес прозрачным.
4. КИС — это основная часть ИТ-инфраструктуры предприятия, обеспечивающая его полноценное функционирование.

• Снижение транспортно-заготовительных расходов на 60%
• Сокращение производственного цикла по заказным изделиям на 50%
• Сокращение количества задержек с отгрузкой готовой продукции на 45%
• Уменьшение уровня неснижаемых остатков на складах на 40%
• Снижение производственного брака на 35%
• Уменьшение административно-управленческих расходов на 30%
• Сокращение производственного цикла по базовым изделиям на 30%
• Уменьшение складских площадей на 25%
• Увеличение оборачиваемости средств в расчётах на 30%
• Увеличение количества поставок точно в срок на 80%.

• Участие руководства и собственника во внедрении – 20%
• Наличие и соблюдение плана внедрения – 19%
• Наличие у менеджеров чётких целей и требований к проекту– 16%
• Участие во внедрении специалистов компании — клиента– 16%
• Качество КИС и команды поставщика решения– 11%
• Проведение реинжиниринга бизнес-процессов до внедрения– 8%
• Наличие у предприятия выработанной стратегии– 8%
• Получение быстрой и ощутимой отдачи– 2%

• Невнимание руководства компании к проекту – 40%
• Отсутствие чётко сформулированных целей проекта — 17%
• Неформализованность бизнес-процессов в компании — 14%
• Неготовность компании к изменениям – 12%
• Нестабильность законодательства – 6%
• Коррупция в компаниях – 5%
• Низкая квалификация кадров в компании – 4%
• Недостаточное финансирование проектов – 2%

• MRP система(Material Requirement Planning ) — это система, предназначенная для планирования материальных потребностей предприятия.
• CRPсистема(Capacity Requirements Planning) — это система, предназначенная для планирования производственных ресурсов. Данная концепция схожа с MRP, но вместо единого понятия состава изделия она оперирует такими понятиями, как «обрабатывающий центр», «машина», «рабочие ресурсы», ввиду чего технически реализация CRP более сложна. Обычно применяется совместно с MRP ввиду тесной логической связи при планировании. Методологии MRP/CRP чаще всего применяются на производственных предприятиях.
• FRP(Finance Requirements Planning) – это системы планирования финансовых ресурсов.
• MRP II система(Manufacturing Resource Planning)- это система, предназначенная для планирования производственных ресурсов организации. Данная методология включает MRP, CRP и FRP методологии. При использовании данной методологии обязательно подразумевается анализ финансовых результатов производственного плана.
• ERPсистема(EnterpriseResourcePlanningsystem) — это система планирования ресурсов предприятия, предназначенная для управления физическими, финансовыми, материально-техническими и человеческими ресурсами предприятия. Это концепция бизнес-планирования, включающая в себя множество более простых концепций. ERP стала развитием систем MRP и MRP II . Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом. В настоящее время использование современных интегрированных систем класса MRP, MRPII, ERP на российских предприятиях пока не получило широкое распространение.
• CRMсистема (CustomerRelationshipManagementSystem)- это система по управлению взаимоотношениями с клиентами. CRM-система помогает автоматизировать работу предприятия с клиентами, создать клиентскую базу и использовать ее в целях эффективности своего дела. Такие функции как автоматизация бизнес-процессов по взаимоотношению с клиентом, контроль абсолютно всех сделок (здесь важно отследить наиболее важные и сложные сделки), постоянный сбор информации о клиентах и анализ всех этапов реализации сделок являются главными обязанностями систем этого класса.
• SRMсистема(SupplierRelationshipManagement) – это система управления отношениями с поставщиками. SRM системы – это великолепный инструмент укрепления отношений с поставщиками. Многие предприятия стараются повысить итоговую экономию затрат за счет использования функций выбора поставщиков и снабжения. Выделяя операции снабжения в качестве центров получения прибыли, дальновидные компании отводят снабжению одну из основных ролей в стратегическом развитии организации.
• CRPcистемы (CapacityRequirementsPlanning) — это системы, помогающие планировать производственные мощности организации. В процессе работы CRP-системы разрабатывается план распределения производственных мощностей для обработки каждого конкретного цикла производства в течение планируемого периода, устанавливается технологический план последовательности производственных процедур и определяется степень загрузки каждой производственной единицы на срок планирования.
• EAM системы (Enterprise Asset Management) — это системы управления основными фондами и активами. EAM – системы позволяют оптимизировать процессы эксплуатации и технического обслуживания производственных мощностей предприятия средствами ИТ. Данный класс решений ориентирован на компании, которые обладают дорогостоящими активами и значительным количеством основных средств, требующих постоянного обслуживания.
• CPM (Corporate Performance Management) — это системы управления эффективностью. CPM была сформулирована аналитиками компании Gartner в 2001году. CPM – это «объединение всех процессов, методологий, метрик и систем, необходимых для измерения показателей деятельности организации и управления этими показателями». CPM системы ориентированы на глубокий анализ всех аспектов хозяйственной деятельности предприятия и предназначены для целостного мониторинга, анализа и контроля эффективности бизнес-процессов компании. CPM – это стратегическое управление бизнесом, а не оперативное, как в ERP системах.
• WMSсистема (WarehouseManagementSystem) – это системы управления складами. Они предназначены для эффективного управления всеми технологическими операциями современного складского хозяйства.
• SCM(Supply Chain Management) – это системы, предназначенные для управления цепочками поставок. Концепция SCM придумана для оптимизации управления логистическими цепями и позволяет существенно снизить транспортные и операционные расходы путем оптимального структурирования логистических схем поставок. Концепция SCM поддерживается в большинстве систем ERP- и MRPII-класса.
• TMSсистемы(TransportationManagementSystem) – это системы управления транспортной логистикой. Используются организациями со значительной долей транспортных затрат. Решения обеспечивают эффективное планирование и оперативное управление всеми типами перевозок и управление собственным транспортным парком.
• MES (Manufacturing Execution System) Системы класса MES предназначены для производственной среды предприятия. Системы этого класса отслеживают и документируют весь производственный процесс, отображают производственный цикл в реальном времени. В отличие от ERP, которая не оказывает непосредственного влияния на процесс, с помощью MES становится возможным корректировать (или полностью перестраивать) процесс столько раз, сколько это потребуется. Иначе говоря, системы такого класса предназначены для оптимизации производства и повышения его рентабельности. Собирая и анализируя данные, получаемые, например, от технологических линий, они дают более детальное представление производственной деятельности предприятия (от формирования заказа до отгрузки готовой продукции), улучшая финансовые показатели предприятия. Все главные показатели, которые входят в основной курс экономики отрасли (отдача основных фондов, оборот денежных средств, себестоимость, прибыль и производительность) детально отображаются в ходе производства. Специалисты называют MES мостом между финансовыми операциями ERP-систем и оперативной деятельностью предприятия на уровне цеха, участка, линии.
• HRM (Human Resource Management) – это система управления персоналом — одной из важнейших составляющих частей современного менеджмента. Основная цель таких систем — привлечение и удержание ценных для предприятия кадровых специалистов. HRM-системы решают две главные задачи: упорядочение всех учетных и расчетных процессов, связанных с персоналом, и снижение процента ухода сотрудников.
• PLM (Product Lifecycle Management) – это система управления жизненным циклом продукта.
• многие другие.

Источник: studfile.net

Информационная система управления деятельностью организации

Информационные системы управления (сокращенно ИСУ) являются отдельным классом систем, предназначенных для решения аналитических и управленческих задач. Информация, которую предоставляет пользователю информационная система управления, обычно представляет собой регулярные или специальные управленческие отчеты. В них содержится информация о прошлом и настоящем объекта или процесса. При помощи сопоставления данных возможно получить наиболее вероятный вариант будущего развития компании.

Современные ИСУ достаточно многочисленны и подразделяются на группы:

• по виду задачи, которую решает>
• по масштабу решаемого вопроса>
• по технологическому строению.

Одной из глобальных задач, которые решает информационная система для управления организацией, является управление персоналом предприятия.

Управление персоналом

Управление кадрами является родом деятельности, которая направлена на обеспечение организации работниками, способными наиболее эффективно выполнять возложенные на них трудовые обязанности. Наиболее часто встречаются сокращения HRM или HR-менеджмент, что является аббревиатурой от human resources management – управление человеческими ресурсами.

Персонал можно считать одним из самых дорогих ресурсов организации, так как именно он должен осуществлять достижение стратегических задач компании. Особенно ярко проявляется значимость персонала в организациях, которые занимаются какой-либо специфической деятельностью, где замена обученного сотрудника связана с ощутимыми денежными потерями. По данным американских статистиков, сумма ущерба предприятия при потере квалифицированного узкого специалиста может доходить до 150% его годового дохода.

С учетом этого, HRM-системы предназначены не только для управления персоналом, как многие системы автоматизации, связанные с кадровыми операциями. В большей степени их задачей является привлечение и дальнейшее удержание ценных для организации сотрудников.

В свою очередь, эффективная работа с персоналом просто не может осуществляться в наше время без использования современных информационных систем управления, которые содержат в себе все доступные данные по персоналу, а также технологические схемы эффективного управления данным ресурсом организации.

Современная HR-cистема

Современная информационная система по управлению персоналом представляет собой технологический комплекс, который автоматизирует работу с персоналом. Его воздействие охватывает все уровни работы от оперативного до стратегического, от повседневной обработки данных учета сотрудников до вопросов направления развития организации. ИСУ эффективно взаимодействует с иными системами управления, связанными с финансовыми или производственными вопросами компании, которые используют в работе данные сотрудников организации.

Какие задачи позволяет решить современная HR-система

Сочетание лучших методологических методов и возможностей современных информационных систем позволяют успешно решать такие задачи, как:

• доступ к данным, который становится быстрым и полным>
• информационное обоснование принятых решений, обеспеченное полным информационным анализом>
• оптимизация работы каждого члена коллектива, что позволит сделать большой шаг вперед к достижению стратегических задач компании>
• контроль за развитием и профессиональным ростом, обучение всего персонала>
• гибкое управление эффективной мотивацией персонала>
• эффективное планирование как стратегических, так и оперативных изменений в организации компании с параллельным формированием необходимых для этого бюджетов.

Преимущества HR-cистемы

Одним из основных преимуществ, которые дают современные информационные системы управления, является создание информационных структур и единых центров менеджмента, которые дают возможность оптимизировать работу кадровой службы. Кроме того, возможность иметь единый информационно-управляющий центр дает, что немаловажно, гарантии оперативности процессов контроля.

Другим положительным фактором внедрения HR-системы следует считать возможность ведения документооборота в электронном виде. Следует только выбрать необходимый процесс и запустить начало работы: система управления самостоятельно отслеживает ход работ, информирует сотрудника в случае необходимости его участия в обработке документа, гарантируя высокую степень доступности информации.

Возможности HR-системы

Функциональные возможности современной системы управления персоналом настолько широки, что позволяют использовать ИСУ для решения практически все вопросов и задач организации.

Современный бизнес развивается весьма динамично, и основными критериями успешности сегодня становятся информация и скорость реагирования. Это делает HR-системы одним из важных корпоративных инструментов, которые применяют сегодня компании любых размеров и в любых отраслях деятельности.

Информационные системы управления персоналом являются необходимостью для успешного роста и развития предприятия, их внедрение решает целый ряд вопросов:

1. Расходы, связанные с оплатой труда, – наиболее расходная статья бюджета любой компании. Использование HR-систем позволяет планировать и оптимизировать данную статью бюджета организации.
2. Значимое увеличение эффективности управления производственными процессами. Информационная система поддерживает большое количество производственных процессов. К ним относятся:

• кадровые решения и их обоснование>
• постоянное актуальное состояние личной информации сотрудников и ее поддержание>
• расчет расходов на оплату труда сотрудников>
• разработка и обоснование неординарных схем мотивации работников и многое другое.

1. Гарантированная правовая безопасность – HRM-система обеспечивает соблюдение требований законности и норм права в отношениях между работником и работодателем. Кроме того, использование системы дает возможность грамотно решать сложные правовые вопросы, в случае их возникновения> возможность использовать различные схемы начисления зарплаты и юридически грамотно вести кадровые документы.
2. Рост ценности персонала – корпоративный актив в виде обученного персонала является однозначной ценностью в любой компании. Организации, имеющие акцент на функции управления персоналом, закономерно уделяют большое внимание профессиональному росту сотрудников, используя для этого различные мотивационные схемы и программы личного и группового поощрения.

Многоплановая функциональность системы управления

Информационная поддержка, которую обеспечивает HR-система, позволяет автоматизировать такие функции управления персоналом, как:

• профиль компетентности сотрудников,
• мотивация работников,
• ведение управления карьерой,
• контроль обучения и повышения квалификации,
• анализ персональной эффективности и соответствия занимаемой должности сотрудников и персонала в целом.

Благодаря HR-системе автоматически отслеживается и осуществляется планирование движения сотрудников и потребность в расширении штата. Она же способна сформировать и кадровый резерв.

Использование HR-системы дает возможность реализовать функцию «самообслуживания персонала», а именно – обеспечить сотрудникам доступ через интернет к личным учетным данным с возможностью вносить изменения в определенную часть информации.

HR-система осуществляет поддержку своего HR-портала в сети, где ею постоянно публикуется и оперативно обновляется актуальная информация по вакансиям компании. Помимо этого, система осуществляет регистрацию резюме, поступающих в on-line режиме. Система автоматически осуществляет анализ поступивших резюме и отбор соответствующих критериям отбора кандидатов на вакантную должность.

Использование HRM-cистем в России

Вполне ожидаемо, что первоначально HR-системы внедряют зарубежные компании в своих российских представительствах. Опираясь на их опыт, начинают внедрение систем управления персоналом крупные российские компании, ориентированные на западные методы управления. Затем системы управления берут на вооружение компании с постоянной нестабильностью кадрового состава для борьбы с текучкой. А вот небольшие компании, которые управляются традиционными методами, достаточно редко прибегают к использованию информационных систем управления.

Как ни странно, существует зависимость степени применения HR-систем от направления деятельности организации. Современная статистика утверждает, что компании, связанные с производственными процессами меньше всего применяет современные методики управления персоналом. А вот сфера обслуживания достаточно активно внедряет информационные системы управления.

Данные тенденции современного российского потребителя полностью совпадают с западными и, соответственно, можно прогнозировать развитие применения HR-систем, опираясь на общемировые тенденции.

Западные аналитики относят к основным направлениям развития информационных систем управления следующие:

• популяризация HR-систем>
• рост спроса на простые решения, находящиеся в ценовом диапазоне эконом-версии>
• вытеснение громоздких или дорогих HR-систем с рынка.

Глобальные задачи систем управления персоналом

Существуют две глобальные задачи, решение которых возможно методами HR-систем. К первой задаче системы управления относятся вопросы по упорядочению всех имеющихся учетных, а также и расчетных задач и действий, имеющих связь с персоналом организации.

Решение данной задачи методами HRM-системы весьма эффективно, а выгоды очевидны. К ним можно отнести:

• устранение проблемы введения данных по нескольку раз,
• объединение данных в единую информационную базу,
• возможность анализа и создания отчетности,
• невозможность существования «мертвых душ»,
• четкость и правильность расчета заработной платы и оплаты налогов предприятия.

Данную задачу информационная система управления персоналом решает быстро, эффективно и всесторонне, но ее возможно решить и другими способами, используя обычные системы автоматизации кадрового учета и начисления заработной платы.

Вторая глобальная задача системы управления персоналом, которая заключается в снижении потерь компании, связанных с увольнением сотрудников, не имеет решения обычными системами. Но с другой стороны, отечественный рынок не готов воспринять проблему адекватно, и, следовательно, пути ее решения не являются определяющими.

Тем не менее, ведущие аналитики выделили ряд мер HR-систем, связанных с решением второй глобальной задачи. К ним относятся:

• привлечь, удержать и мотивировать лучший персонал>
• достичь стратегических целей компании, адаптировать их к уровню каждого работника>
• активно внедрять программы профессионального развития и обучения персонала, соответствующие политике и целям компании в целом и отдельных подразделений>
• применять меры стратегического планирования кадровых и организационных изменений, а также осуществлять заблаговременное формирование бюджета, необходимого для данных организационных изменений>
• использовать имеющийся информационный анализ для выработки и принятия эффективных и своевременных решений>
• привести оптимальное осуществление учетных функций, таких как управление персоналом, в категорию низкозатратных программ.

Американская ассоциация менеджеров провела исследования потерь компании, связанных с заменой ушедшего сотрудника и обнаружила, что потери компании напрямую связаны с уровнем квалификации ушедшего сотрудника. Чем выше квалификация сотрудника, тем большие потери несет компания с его уходом. Данная проблема текучести кадров оказывает серьезное отрицательное влияние на общие показатели эффективности организации. Именно HR-системы помогают эффективно решать данные проблемы.

Какие бывают HR-системы

Условно все HR-системы можно разделить на «учетные», «расчетные» и системы с градацией по уровню автоматизации, использованному для выполнения задач управления персоналом. Существующие же полнофункциональные HR-системы имеют в своем составе «учетный контур», «HR-контур», «расчетный контур» и расширенные функции для генерации необходимых отчетов.

Сегодня HR-cистема является не только инструментом для кадрового учета и правильного начисления зарплаты, а чем-то гораздо большим: это возможность принимать аргументированные решения по поддержке процессов развития и роста эффективности работы персонала, а также обоснованное управление коммуникациями и информацией в компании.

Внедрение HR-системы и возможные сложности

Внедрение HR-системы требует принятия определенных предварительных мер, что окажет большое влияние на конечный продукт. Для перехода к проекту необходимо описать производственные процессы, участвующие в проекте автоматизации, или те, которые будут так или иначе затронуты при работе системы. Необходимо также создать техническое задание и решить, кто и каким образом будет осуществлять реинжиниринг производственных процессов.

Ведь степень эффективности работы HR-системы определяется возможностью достигнуть поставленные проектные цели, а также эффективностью реализации стадий проекта, отвечающих за планирование, контроль и выполнение.

Следует учесть возможные ошибки, дабы избежать их повторения при внедрении информационных систем управления персоналом. К наиболее распространенным ошибкам относится неправильная оценка перспектив развития предприятия, что приводит к несоответствию стратегии компании настройке основных функциональных модулей. Следует обратить внимание на четкое озвучивание конечной цели – нет необходимости осуществлять за проектировщиков разработку методологии или процессов. Использование профессиональных знаний специалистов позволит создать систему быстрее и дешевле.

Источник: hr-portal.ru