Основные методы оптимизации бизнес процессов

Бизнес процесс – это последовательность работ, иерархия взаимосвязанных функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов. Бизнес процесс характеризуется технологией его реализации, его местом внутри общей бизнес системы, а также обеспечивающими данный процесс: средствами автоматизации, оборудованием, механизмами и т. п.

Различают следующие категории бизнес — процессов:
• процессы, обеспечивающие выпуск продукции;
• процессы планирования и управления;
• ресурсные процессы;
• процессы преобразования.

К основным показателям оценки эффективности бизнес — процессов относятся:
• количество произведенной и оплаченной продукции заданного качества за определенный интервал времени;
• количество потребителей продукции;
• количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;
• стоимость издержек производства продукции;
• длительность выполнения типовых операций;
• капиталовложения в производство продукции.

1.2 От идеи непрерывного усовершенствования к стандартам ISO

В развивающейся системе, будь то государство, отрасль промышленности, или отдельное предприятие, происходит постоянное усложнение производственно-технических и организационно-экономических задач. Появляются новые бизнес процессы, изменяются уже существующие. Если пустить это развитие на самотек, система в скором времени станет неуправляемой.

Оптимизация бизнес-процессов

Идея непрерывного усовершенствования процессов, или CPI (Continious Process Improvement), принадлежит Эдвардсу Демингу. Разработанные им 14 принципов управления подходят для реорганизации (реинжиниринга) бизнес-процессов в любом производстве, включая отрасль услуг и обучения. Деминг начал вводить этот подход в 40-е — 50-е годы XX века.

После нескольких лет работы консультантом в Японии его стали считать одним из отцов «Японского чуда». Усовершенствованные методы CPI стали называть TQM (Total Quality Management, глобальное управление качеством). С 70-х годов прошлого века эти методы стали применяться во всем мире, а с 1990 они были узаконены в рамках серии стандартов ISO 9000 (впоследствии ISO 9000: 2000). Данные стандарты окончательно утвердили системность подхода в области обеспечения качества.

Оптимизация бизнес процессов должна проводиться, в первую очередь, на самых основных этапах жизненного цикла продукции: этапе планирования, выполнения проектных работ, изготовления продукции, сервисного обслуживания и ресурсного обеспечения производственного процесса. Прежде чем приступать к оптимизации, необходимо убедиться, что правильно выбран процесс или группа процессов для улучшения. Должно быть очевидным, что качество процессов является неудовлетворительным, и процесс требует вмешательства, а руководство готово приступить к реинжинирингу и выделить для этого средства.

1.3 14 шагов оптимизации

В соответствии с принципами управления Деминга, для оптимизации каждого процесса необходимо выполнить последовательно 14 шагов:
1. Описать сферу действия процесса. Для этого:

1. Перечислить все события, которые запускают процесс.
2. Перечислить все пункты окончания процесса и выходы данного процесса в другие процессы
3. Выделить основные шаги процесса, задачи и виды деятельности, которые принадлежат этому процессу.
4. Перечислить все задачи и виды деятельности, относительно которых есть сомнение, принадлежат ли они к данному процессу, чтобы выяснить, какие из них необходимо оставить, а какие исключить.
5. Перечислите все входы и выходы процесса, в том числе все ресурсы, используемые в данном процессе.

1. Приемлемость и пригодность. Эта группа показателей оценивает продукт с точки зрения потребителя.
2. Своевременность. К этой группе относятся временные показатели, включающие дату предоставления товара или услуги конечному пользователю, время разработки и пр.
3. Точность и полнота. Эти два критерия взаимно дополняют друг друга. Например, неполная документация может рассматриваться как неточная.
4. Качество взаимодействия с клиентом. Разработчик продукта должен учесть все требования клиента и постоянно контактировать с заказчиком.
5. Эффективность процесса. Это показатели, характеризующие стоимость издержек, переделки, отходы и другие потери времени и ресурсов.
6. Деловая эффективность. Данные показатели относятся к выходу процесса, к стратегии его реализации, например, прибыльность продукта.

1. принять быстрое, промежуточное решение, не затрагивающее основных базовых характеристик процесса с незначительными изменениями содержания процесса;
2. улучшить текущий процесс в значительной мере, но в рамках прежней идеологии;
3. сделать процесс заново.

2 Моделирование бизнес процессов

При описании бизнес процессов используются различные методологии, в том числе:
• BPEL (Business Process Execution Language) — язык на основе XML для формального описания бизнес-процессов и протоколов их взаимодействия между собой.
• диаграммы BPD (Business Process Diagram), определённые спецификацией BPMN, разработанной организацией Business Process Management Initiative (BPMI) в 2001—2004 гг. с учётом ряда ранее существовавших диаграмм.
• IDEF (ICAM Definition Methods)
• ARIS — методология и одноименный программный продукт компании IDS Sheer
• Диаграммы деятельности (activity diagrams) языка UML (Unified Modeling Language — унифицированного языка моделирования)

Наиболее распространенными среди методологий моделирования, и что немаловажно, утвержденными Госстандартом России, являются стандарты семейства IDEF, включающие:
• IDEF0 — методология функционального моделирования, позволяющая отобразить систему в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков). Основана на ранее разработанной Дугласом Т. Росс методике моделирования SADT.
• IDEF1 – методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;
• IDEF1X (IDEF1 Extended) – методология построения реляционных структур по принципу “Сущность-взаимосвязь” (ER – Entity-Relationship), используется для моделирования реляционных баз данных;
• IDEF2 – методология динамического моделирования развития систем. Используется как расширение IDEF0 для описания динамических систем;
• IDEF3 – методология документирования процессов, происходящих в системе. Позволяет описывать сценарий и последовательность операций для каждого процесса. Средствами IDEF3 каждый функциональный блок IDEF0 может быть представлен в виде отдельного процесса;
• IDEF4 – методология построения объектно-ориентированных систем. Позволяет наглядно отображать структуру объектов и принципы их взаимодействия, анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы;
• IDEF5 – методология онтологического исследования сложных систем. Позволяет описать онтологию системы при помощи специального словаря терминов и правил, на основании которых могут быть сформированы достоверные утверждения о состоянии рассматриваемой системы в некоторый момент времени и сделаны выводы о дальнейшем развитии системы и возможности её оптимизации.

В настоящее время наиболее часто используемыми являются методологии IDEF0 и IDEF1.

Как оптимизация бизнес-процессов помогает преодолеть хаос в работе

В рекомендациях по стандартизации методологии функционального моделирования Госстандарта России от 2 июля 2001 года Р.50.1.028-2001 (1) приводятся основные сведения о методологии IDEF0 и языке описания моделей, а также указания по разработке моделей.

IDEF0 основана на подходе SADT (Structured Analysis атмосфера, комфортная для всех участников штурма. Цель этого мероприятия — собрать как можно больше идей, даже кажущихся нереальными.

Все идеи должны оперативно фиксироваться. Для второго этапа — анализа выдвинутых идей – обычно привлекаются специалисты, которые не принимали участия в генерации идей. В результате составляется окончательный список, в котором остаются только те решения, которые поддерживаются большинством участников.

Метод номинальных групп, наоборот, ограничивает коммуникацию членов группы. Каждому участнику предоставляется полное описание процесса и все данные для принятия решения. Каждый член группы без обсуждения с коллегами излагает на бумаге свои идеи. Затем все члены группы по очереди представляют свои идеи всей группе, строго по одной идее. Обсуждение здесь также не допускается.

И только после окончания представления идей происходит групповое обсуждение, оценка и выбор идей.

Бенчмаркинг — это постоянное изучение лучшего в практике конкурентов. Концепция бенчмаркинга зародилась в конце 50-х годов, когда японские специалисты посещали ведущие компании США и Западной Европы с целью изучения и последующего использования их опыта. При подготовке списка инициатив, необходимых для достижения желаемого состояния оптимизируемого процесса, метод конкурентной разведки может сыграть далеко не последнюю роль. Иногда этот метод называют еще методом использования лучших практик (best practice).

Хотя для оптимизации каждого бизнес процесса используется всегда индивидуальный подход, тем не менее можно перечислить базовые принципы реинжиниринга бизнес процессов, которые во многих случаях использования привели к положительным результатам:
• горизонтальное сжатие процесса, когда несколько подпроцессов объединяется в один;
• вертикальное сжатие процесса (наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них);
• выбор другого варианта исполнения процесса
• перенос процесса территориально в более подходящее место
• уменьшение количества проверок и управляющих воздействий;
• сокращение количества согласований — единая точка контакта обеспечивается одним менеджером или автоматизированной системой.

Литература
1. ГОСТ Р 50.1.028-2001. «Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования»

Наша компания всегда открыта для новых интересных предложений. Мы готовы сотрудничать по любому интересующему вас вопросу в сфере информационных технологий.

Источник: www.informicus.ru

Методы оптимизации бизнес-процессов

В деятельности каждой компании рано или поздно наступает период упадка. Причины могут быть самыми различными — старое оборудование, неэффективная организация работы персонала, использование устаревших технологий изготовления продукции и т. д. В таком случае перед компанией, а точнее, перед ее руководящим составом, встает выбор: оставить все как есть, и, скорее всего, обанкротиться, попробовать каким-либо образом усовершенствовать проблемные бизнес-процессы, или полностью и радикально изменить эти процессы, то есть, произвести их реинжиниринг.

Реинжиниринг представляет собой переосмысление и радикальную перестройку бизнес-процессов с целью улучшения таких важных показателей, как стоимость, качество, скорость функционирования, финансы и маркетинг для достижения скачкообразного улучшения деятельности фирмы.

Реинжиниринг нацелен на то, чтобы не только каждое звено бизнеса действовало продуктивно, но и на то, чтобы вся система их взаимодействия была нацелена на получение максимального эффекта мультипликации, т.е. того эффекта, который невозможно получить каждому в отдельности, но реально достичь за счет совместных усилий, организованных оптимальным образом.
1 Организационные методы оптимизации бизнес-процессов

Методы оптимизации бизнес-процессов

На современных предприятиях могут возникать проблемы, связанные с эффективной работой некоторых подразделений предприятия или предприятия в целом. Для повышения эффективности работы предприятия возникает необходимость изменения структуры протекающих на предприятии бизнес-процессов, т. е. необходимость в совершенствовании бизнес-процессов.

Совершенствованию бизнес-процесса предшествует ряд методов:

· самооценка и оценивание показателей;

Эти методы предназначены для понимания проблемы, для анализа проблемы, для генерации идей и т.д. Основное назначение этих методов — определение вклада в совершенствование. Этим целям способствуют следующие инструменты совершенствования:

· анализ рабочих ячеек;

· статистическое управление процессом/контрольная карта;

Основное назначение метода упрощения заключается в том, чтобы исключить потери и лишние избыточные расходы элементов бизнес-процесса. Упрощенный процесс идет легко, без сопротивления, не снижая уровня показателей ни внутри самого процесса, ни в своем взаимодействии с внешней средой, внутри которых он существует. Для достижения эффекта упрощения существует несколько приемов, которые можно использовать по отдельности. Но, когда они объединяются, эффект получается гораздо большим.

Решение поставленной задачи можно начать с изучения реально существующего процесса, с детального анализа отдельных шагов, с расчета фактического экономического эффекта, определения добавленной ценности и т.д. Можно, наоборот, сделать попытку мысленно освободиться, абстрагироваться от реальности и попытаться представить себе идеальный процесс.

Это и есть та мысль, которая лежит в основе метода идеализации процесса. Важно суметь представить себе, насколько хорошим мог бы стать идеальный процесс, если бы в нем не было отходов и других нежелательных элементов. Понятно, что идеальный процесс нельзя реализовать на практике. Однако различия между идеальным и фактическим процессами могут стать основой для принятия решений и проектов по совершенствованию.

Идеализация — это типичное групповое упражнение, когда многочисленные участники выдвигают возможно большее число различных идей. Очень важно, чтобы в группу входили те сотрудники, которые вовлечены в соответствующий процесс, так как именно эти люди все время думают о том, как это должно быть в идеале. С другой стороны, и посторонние люди также могут высказать свежие идеи. Таким образом, группа должна быть смешанной.

Метод структурирования функции качества (СФК) изначально был предназначен для организации процесса разработки продукции. ориентированного на потребителя.

Особенность СФК состоит в том, что он позволяет идентифицировать взаимосвязи между требованиями и средствами их удовлетворения, а также дает метод анализа этих взаимосвязей. Эта особенность реализуется путем построения специальной таблицы, которая имеет форму дома (см. рис. 1.1). Его называют «домом качества». Здесь накапливаются результаты исследования.

Они используются для совершенствования бизнес-процесса. В областях «дома» размещают исследуемые элементы. На рис. 1.1 дан пример размещения элементов в «доме качества».

Рис. 1.1 Общий вид «дома качества» Пример размещения элементов в помещениях «дома качества»

В «Что?» на рис. 1.1 размещается набор требований, предъявляемых к процессу. Самые важные из них те, что предъявляют внешние потребители. Здесь можно также размещать требования, предъявляемые внешними поставщика ми, внутренними потребителям и поставщиками, а также другими заинтересованными сторонами.

В «Степени важности» размещаются веса важности конкретных требований.

В «Как?» размещаются элементы, которые представляют собой средства, используемые для удовлетворения различных требований. Если, например, требуется сократить время обслуживания клиента, то соответствующим средством, размещенным в «Как?», может быть, например, увеличение пропуск ной способности в периоды пиковой загрузки.

В «Матрица соответствий (отношений)» в центре дома качества размещаются элементы, которые непосредственно отражают взаимосвязи между результатами или требованиями и средствами их удовлетворения. Символы, используемые для обозначения этих взаимосвязей, приведены на рис. 1.2.

Рис. 1.2 Символы, используемые для матрицы соответствий

В «Как?» против «Как?», т.е. на крыше дома качества (см. рис. 1.1) размещаются элементы, которые представляют собой взаимосвязи между различными средствами удовлетворения требований. Допустим, например, что средство улучшения процесса обслуживания — сокращение персонала. Но это, в свою очередь, также средство сокращения затрат, которые несет компания.

Имеет место конфликтная ситуация, которая легко обнаруживается при рассмотрении «крыши». Символы, которые следует использовать для обозначения элементов этой матрицы, приведены на рис. 1.3.

Рис. 1.3 Символы для обозначения элементов матрицы, размещенной на «крыше дома качества»

В «Почему?» (см. рис. 1.1) размещаются элементы, которые можно использовать для бенчмаркинга процессов. Бенчмаркинг процессов проводится аналогично бенчмаркингу продукции.

В «Сколько» размещаются результаты анализа. Для этого важность рассматриваемого требования потребителя умножается на соответствующее значение веса. Сумма таких произведений помещается в клетку под соответствующим столбцом матрицы. Чем больше сумма этих произведений, тем больше предъявляемых требований могут быть удовлетворены конкретным способом, соответствующим данному столбцу.

Основанием для анализа рабочих ячеек служит потребность в ясном определении технических требований, безотносительно к тому, производится физический продукт или услуга, делается ли это для внешнего или для внутреннего потребителя.

Анализ рабочей ячейки преследует несколько целей:

· Прежде всего обсуждение этих требований поможет ячейке определить потребности и пожелания различных заинтересованных сторон. Таким образом, прояснится молчаливое взаимонепонимание между поставщиком и потребителем.

· Кроме того, обсуждение поможет ввести показатели, которые можно использовать для мониторинга того, достаточно ли хорошо качество на входе и на выходе.

· Такой анализ будет способствовать уверенности в том, что на переделку будет направлено минимальное число изделий с дефектами и недостатками. А если переделки невозможны, то изделие придется выбросить. Такая система препятствует попаданию бракованных изделий к потребителю. Если бракованный продукт попадет к конечному потребителю, то это принесет намного больше вреда, чем его выбраковка на промежуточной ступени производства.

Перед тем как начать рассмотрение статистического управления процессами (СУП), надо определить некоторые основные понятия статистики. Прежде всего важно понять различие между хронической и спорадической вариациями:

· Вариация называется хронической, если она свойственна рассматриваемому процессу и вызвана многими причинами, из которых нельзя выделить одну, определяющую отклонения. Такая вариация — естественна для процесса. Ее появления всегда следует ожидать. С ней нужно жить до тех пор, пока сам характер процесса не изменится. Если, например, провести хронометраж полного времени доставки почты в офис большой фирмы, то это время неизбежно будет варьироваться в зависимости от разных факторов, таких, например, как темп ходьбы отдельного почтальона, количество доставляемых писем, число совершенных ошибок и затраты времени на ожидание лифта и т. д.

· Вариация называется спорадической, если она вызвана факторами, которые проявляются редко, как правило, более сильны, чем хроническая вариация. Отклонения часто можно проследить до одной единственной причины. Спорадическую вариацию можно исключить, если устранить эту причину. Для ранее рассмотренного примера с хронометражем пути почтальона, такой причиной может быть использование неопытного почтальона-новичка, ошибка при сортировке почты, поломка лифта.

Цель СУПа — классификация вариаций в соответствии с этими двумя группами. Это позволяет обеспечить дальнейшее совершенствование.

Главная идея бенчмаркинга — сравнение. Прежде чем изучать процедуру проведения бенчмаркинга, важно рассмотреть некоторые понятия.

Существительное бенчмаркинг означает, что имеется некое заранее определенное положение, которое используется как эталон для проведения измерений. Это понятие перекочевало в экономику, где оно означает следующее. Измеренные «лучшие в классе» достижения рассматриваются как стандарт совершенства для бизнес-процесса.

Понятию бенчмаркинг можно дать следующее философское определение. Проводить бенчмаркинг — это значит:

· быть достаточно умным, чтобы признавать: всегда есть кто-то, кто в чем-то лучше вас;

· быть достаточно мудрым, чтобы учиться у него всему, а затем догнать и перегнать учителя.

Это определение раскрывает суть бенчмаркинга, а именно учиться у других. Термин бенчмаркинг, возможно, взят из физической географии поверхностей, где изучается положение заданного множества точек по отношению к некоторой точке отсчета. В геодезии такой точкой отсчета может быть высокий пик или какой-либо другой легко определяемый или легко узнаваемый ориентир.

Дословный перевод английского термина benchmarking (бенчмаркинг) буквально означает: «каменная скамейка». (Представьте себе, что на вершине горы, так, чтобы всем было видно, есть две каменные плиты. Они установлены на ребро и отодвинуты слегка друг от друга. Сверху на них положена третья плита. Получилась каменная скамейка). Вот эта идея сравнения с неким эталоном, специальной точкой отсчета, и нашла широкое применение в экономике.

Многие рассматривают бенчмаркинг как метод сравнения отдельных ключевых показателей организации, часто финансовых, с соответствующими показателями конкурентов или со средним уровнем в отрасли с целью ее ранжирования. Это могло быть основным назначением бенчмаркинга в прежнее время. Однако сейчас область применения метода расширяется. Вот его основные элементы в современном понимании:

1). Измерение уровня показателей собственных с показателями партнера по бенч- маркингу. Цель измерений — сравнение и регистрация улучшений.

2). Сравнение уровней показателей, процессов практики и т.д.

3). Обучение на примере партнеров по бенчмаркингу введению улучшений в своей организации.

4). Совершенствование. Это — главная цель любого бенчмаркинга.

Вот четыре основных причины проведения бенчмаркинга в организации, стремящейся к совершенствованию:

1) Бенчмаркинг помогает организации понять и развить критическое отношение к существующим бизнес-процессам.

2) Бенчмаркинг дает импульс активному процессу обучения в организации и мотивации для перемен и улучшения.

3) С помощью бенчмаркинга организация может отыскать новые источники совершенствования и новые приемы труда вместо тех, что приняты в нашей среде.

4) С помощью бенчмаркинга определяются новые эталоны для измерения показателей бизнес-процессов.

Таким образом, говоря о бенчмаркинге, мы говорим о сравнении своего предприятия с другими предприятиями.

Источник: poisk-ru.ru

Моделирование и оптимизация бизнес процессов-методы и пошаговое руководство

Непрерывное развитие, достижение поставленных целей и задач невозможно без постоянного анализа собственной деятельности. Грамотный руководитель должен вовремя предугадывать тренды, замечать ошибки и недочеты, возникающие в его подразделении. Только так он сможет добиться успехов и профессионального роста. В этом деле хорошо помогает оптимизация бизнес процессов на предприятия и производстве, в организации и компании – что это такое с примерами подробно рассказываем далее!

Зачем нужна

Прежде чем переходить к определению предлагаем разобраться в функциях этой новомодной управленческой стратегии. Для чего же она используется?

• усиления адаптационных показателей новых работников;
• повышения точности прогнозирования, планирования и проектирования;
• увеличения степени доверия и лояльности потенциальной целевой аудитории к фирме/бренду;
• достижения большей управляемости дела;
• улучшения рентабельности предприятия;
• налаживания внутренних связей и отношений, предупреждения споров и конфликтов;
• сокращения затрат, более рационального расходования ресурсов;
• закрепления личной зоны ответственности за каждым из работников.

Кроме того, оптимизация бизнес-процессов (ОБП) позволяет повысить качество работы, тем самым ускорив достижение поставленных целей и задач. Это довольно длительный и трудоемкий процесс, зависящий не только от мастерства исполнителя, но и от корректности совершения действий (последовательности, поэтапности). Один из ключевых нюансов, определяющих успех подобной деятельности, заключается в наличии четкого плана. Иными словами, все мероприятия должны организовываться в строго установленные сроки, быть регулярными.

Что можно оптимизировать

Суть ОБП сводится к максимизации выгод и минимизации расходов. Внедряя подобные концепции в деятельность предприятия, руководитель автоматически признает, что какие-то из рабочих процессов его не устраивают, нуждаются в корректировках. Что же конкретно может требовать изменений?

Во-первых, скорость. К примеру, работники долго обрабатывают поступающие заявки. Однако может быть и более серьезная проблема – обратная связь налажена так плохо, что огромные очереди возникают уже на моменте обращения. Иными словами, клиенту приходится тратить уйму времени только на то, чтобы иметь шанс рассказать о своей «боли».

Во-вторых, стоимость. Самый распространенный пример – дороговизна запуска процесса в первый раз. Также недостатки могут быть обусловлены большими издержками на выплаты заработной платы либо отсутствием заявок (производство останавливается, оборудование простаивает, люди не освобождаются от выполнения непосредственных обязанностей).

В-третьих, отсутствие контроля. Это одна из самых тяжело решаемых проблем, вызванная незнанием того, кто и что должен делать.

Первый шаг на пути к ОБП – понять, что конкретно вам не нравится. Далее, ставится цель, выраженная в числах, и предпринимается серия действий по ее реализации.

Как понять, что без оптимизации не обойтись

Успешный бизнес должен приносить максимум выгоды при минимуме затрат. В том случае, если:

• объемы извлекаемой прибыли вас не устраивают;
• издержки возрастают с каждым днем;
• целевая аудитория сокращается, клиенты бегут к конкурентам;
• отмечается высокая текучесть на производстве;
• кажется, будто вы много вкладываете, но не получаете никакой отдачи;

требуется провести серию оптимизационных мероприятий.

Если говорить о конкретных факторах, позволяющих вовремя понять, что дела в компании идут неважно, то здесь выделяют:

• нехватку финансов;
• низкую платежеспособность;
• большие задолженности по кредитам и займам;
• высокую вероятность наступления банкротства;
• финансовую нестабильность и неустойчивость;
• материальную зависимость от внешних источников;
• снижение показателей ликвидности;
• недостаточную окупаемость вложенного капитала (плохая рентабельность);
• частые внутренние корпоративные конфликты и столкновения.

Выявив хотя бы три проблемы из представленного списка, руководитель должен стать более чутким и настороженным, внимательнее следить за происходящим на предприятии, начать готовиться к проведению ОБП.

Примеры неэффективных бизнес-процессов

Ключевая причина снижения эффективности и неоправданно высокого роста затрат и издержек – неграмотное или некорректное управление. Например:

• Двойное руководство + конкуренция между начальниками. Зоны ответственности двух равноправных собственников перекликаются либо частично совпадают, что приводит к ожесточенным конфликтам и столкновениям. Поступающие распоряжения не согласуются между собой, что приводит к хаосу в среде сотрудников. Как результат – поручения выполняются с задержкой либо не выполняются вовсе, материальные затраты растут, эффективность снижается, клиенты остаются неудовлетворенными и уходят к конкурентам.
• Некорректная структура управления, в которой отсутствует обратная связь между отделами и подразделениями. Приводит к дублированию функцию, выполнению работниками одних и тех же задач.
• Сочетание высококвалифицированной и низкоквалифицированной деятельности. Подобные проблемы возникают, когда неграмотно составлено штатное расписание. К примеру, большая часть времени руководящих кадров отводится на простые функции, с которыми могли бы справиться те, кто находится в их подчинении.

Зная о наиболее типичных и распространенных ошибках, управленец может предупредить их появление в собственной компании.

Методы оптимизации в организациях

Разобравшись в том, когда и почему следует проводить ОБП, предлагаем ознакомиться с ее наиболее эффективными методиками. Позволяющие в максимально короткие сроки минимизировать издержки и максимизировать выгоды, они используются топовыми фирмами и корпорациями.

Снижение затрат

Данная стратегия включает в себя целую совокупность мер, среди которых:

• налаживание производственных процессов;
• работа с сотрудниками;
• планирование налоговых обязательств;
• реструктуризация инвестиционных операций;
• пересмотр кредитной политики;
• переход к автоматизации.

Оптимизационные мероприятия начинаются с уменьшения административных расходов. Так, например, руководство может существенно сэкономить, исключив возможность использования корпоративного транспорта в личных целях, предупредив случаи хищения служебного имущества, а также выбрав более демократичный тариф для мобильной связи сотрудников.

Еще один значимый инструмент – экономия на аренде, затраты на которую порой превышают 50% от общей суммы производственных операций. Осуществить это можно посредством проведения грамотных и продуктивных переговоров с арендодателем. Самое простое – предоставить ему сводную таблицу, в которой будут размещены аналогичные предложения, но по более низкой цене.

Усиление контроля

Любой управленец знает, как важно лично контролировать все процессы, происходящие на предприятии. Это одна из фундаментальных функций, позволяющая своевременно обнаруживать отклонения от заданного плана, мотивировать работников всех уровней не только на качественное выполнение собственных обязанностей, но и на достижение ставящихся перед ними задач (работа на результат).

Чего же может добиться руководство, усилив контрольную систему? Во-первых, выстроить качественную управленческую структуру, которая будет основана на инициативности и ответственности. Во-вторых, привить персоналу личную заинтересованность в реализации корпоративных целей, замотивировать его. В итоге все это приводит к повышению экономической эффективности, планомерному росту и развитию.

Нестандартные маркетинговые решения

Невозможно переоценить роль действенного маркетинга и продвижения в условиях агрессивной конкурентной среды. Принимая неочевидные и нетипичные решения в этой сфере, руководитель сможет существенно повысить спрос на свои товары и услуги, увеличить объемы продаж, а также создать положительный образ в глазах целевой аудитории, одновременно повысив уровень ее доверия. Кроме того, маркетинговые инструменты отлично работают на репутацию. Иными словами, с их помощью можно без особого труда «сделать имя» как на рынке, так и в бизнес-отрасли.

Как же проводится ОБП в этом случае? Первым делом подключаются все доступные каналы раскрутки и продвижения: оffline и online – реклама, упоминания в средствах массовой информации, встречи в рамках лекций, семинаров и прочих мероприятий. В последнее время особенно хорошо работают официальные сайты и аккаунты в социальных сетях.

Инжиниринг

Фактически, это консультационные услуги, призванные нормализовать производственные процессы, улучшить реализацию и сбыт продукции. Условно их можно подразделить на три группы: предпроектные (сводятся к аналитическому исследованию рынков, подготовке материально-технической базы); проектные (предполагают разработку генеральных и архитектурных планов, оценку возможных рисков и издержек); послепроектные (сюда входит обработка сопроводительной документации, при необходимости – организация торгов). Также выделяют подгруппу специальных услуг, которые определяются специфическими особенностями конкретного объекта.

Реинжиниринг

Как правило, данный метод используется, когда требуется радикальное и фундаментальное переосмысление деятельности компании. С его помощью удается довольно быстро увеличить эффективность производственно-хозяйственных и финансово-экономических отраслей, наладить соответствующую организационно-распорядительную систему. Среди ключевых инструментов – средства для сбора и аналитики проблемных данных, которые будут одинаково понятны как менеджерами, так и создателям-разработчикам.

Смысл методики сводится к:

• определению идеальных условий, в которых может процветать и развиваться производство;
• выявлению наиболее щадящего способа для перевода теоретической модели в практическую плоскость.

Особую значимость приобретает постоянный контроль, который и способствует непрерывному росту и совершенствованию.

Total Quality Management

Общеорганизационная теория, описывающая системное повышение качественных характеристик всех производственных процессов. Успешно стартовавшая много лет назад в Японии, она активно используется ведущими компаниями и корпорациями, позволяет в рекордно короткие сроки добиваться поставленных целей.

Ключевое положение TQM заключается в том, фирме следует работать не только над собственной продукцией, но и над внутренними связями и отношениями. В частности, она должна способствовать сплочению персонала, препятствовать зарождению конфликтных и спорных ситуаций.

Метод непрерывного совершенствования

Данная методика внедряется для повышения результативности корпоративной деятельности, уровня конкурентоспособности. Что примечательно, последний растет за счет улучшения производительных и адаптационных показателей.

Оптимизационные мероприятия проходят на всех уровнях, однако, фокус внимания сосредоточен на сотрудниках, осознающих зону собственной ответственности, поддерживающих идеи постоянного развития и самосовершенствования. Именно они рассматриваются в качестве основной движущей силы.

Что представляет собой метод оптимизации бизнес процессов – пример и пошаговое руководство

Выше мы уже подробно рассматривали факторы, определяющие необходимость проведения ОБП. Теперь предлагаем перейти от теории к практике и подробно разобрать алгоритм ее организации.

Первый шаг – определить цели и задачи. Иными словами, вы должны четко понимать, к какому результату стремитесь и что хотите получить в итоге.

Второй – выявить элементы бизнес – процесса. Любой процесс характеризуется определенными признаками и особенностями, узнать о которых вы сможете, только отыскав всех принимающих в нем участие. Таким образом, вы обязаны охарактеризовать объекты, субъекты, внутренние ресурсы, а также входы и выходы в систему.

Третий – дробление. Все функции должны быть равномерно распределены между отделами и подразделениями.

Четвертый – реализация. Определив теоретическую модель процесса, вы переносите ее в практическую плоскость.

Основные ошибки

Несмотря на то, что теме ОБП посвящены тысячи книг и статей, многие фирмы и предприятия продолжают совершать одни и те же ошибки. Какие именно?

• Кардинальные изменения. Как показывает практика, подавляющее большинство руководителей предпочитает сочетать оптимизационные мероприятия с фундаментальной реструктуризацией и модернизацией. Как итог – новые эффективные процессы не вырабатываются, а старые разрушаются, утрачивая какую-либо функциональность.
• Отсутствие четких целей. Невозможно проводить ОБП без понимания, какой результат вы хотите получить.
• Попытка создать утопию. Важно осознавать, что идеальных систем не существует. А потому, как бы сильно вы не стремились к идеалу, следует давать себе отчет в том, что он все-таки недостижим. Без этой, казалось бы, незначительной детали, есть высокая вероятность загнать персонал в состояние стресса, спровоцировать высокую текучку кадров.

Кроме того, нельзя забывать о человеческом факторе. Вы должны знать все слабые и сильные стороны своих сотрудников, чтобы понимать, смогут ли они справиться с возлагаемыми обязанностями.

Где найти специалиста по оптимизации бизнес процессов

Сегодня в тренде грамотное распределение и структурирование обязанностей, а потому руководители и топ-менеджеры все больше заинтересованы в квалифицированных наемных экспертах, способных самостоятельно организовывать и проводить ОБП. Почему это так актуально?

Во-первых, человек со стороны может максимально объективно и беспристрастно проанализировать ситуацию, на выходе предоставив качественные аналитические данные и сведения. Во-вторых, будучи не погруженным во «внутреннюю кухню», он способен взглянуть на происходящие свежим взглядом. В совокупности эти качества оказываются невероятно полезными и эффективными, помогают внедрять в производственную деятельность нестандартные инновационные методы, технологии и механизмы, а также пересматривать текущую финансовую и инвестиционную политику (порой весьма радикально).

Таким образом, оптимизировать бизнес процессы должны опытные высококвалифицированные эксперты со стороны. Только им под силу переосмыслить и проанализировать текущую ситуацию, выявить проблемные области и предоставить рекомендации по их устранению.

Другие новости

• 26.01.2021 Открытие филиала в г. Тверь
• 27.02.2019 Мы приняли участие в Мастер-классах от признанного гуру продаж Максима Батырева
• 16.09.2018 Мы приняли участие в тренинге международного бизнес-тренера Евгения Котова

Источник: business-result.ru