Что такое отчет о работе?
Отчет о деятельности — это ценный бизнес-инструмент, который представляет собой цифровую компиляцию анализа, прогнозов, доходов и бюджета, чтобы помочь компании получить представление о том, как она работает. В отчетах о результатах деятельности часто используются графические элементы, такие как диаграммы, графики, таблицы и статистические данные, чтобы обеспечить визуальный баланс с текстовым отчетом. Он служит для сравнения результатов и показателей деятельности с базовыми показателями предприятия. Вы собираете и распространяете информацию о проекте, сообщаете заинтересованным сторонам и руководителям о состоянии и ходе проекта и прогнозируете будущие перспективы с помощью отчетов о проделанной работе. Существует несколько типов отчетов о работе, например:
Как правильно писать отчет
- Прогнозный отчет: Прогнозный отчет содержит предстоящие ожидания и прогнозы по проекту, часто предсказывая будущую производительность по определенным параметрам. Руководители могут использовать этот инструмент для отслеживания и эффективного распределения ресурсов с помощью прогнозной отчетности.
- Отчет о состоянии: Этот отчет обобщает состояние проекта на определенный момент времени и предлагает руководителям взглянуть на бюджет, объем проекта, время, затраты, гарантию качества и дату завершения.
- Отчет о проделанной работе: Отчет о проделанной работе описывает, чего вы достигли в проекте с момента предыдущего отчета.
- Отчет о тенденциях: В этом отчете рассматриваются результаты работы за определенный период времени, чтобы увидеть, есть ли положительные или отрицательные тенденции. Вы часто используете отчетность по тенденциям за определенные периоды времени, например, за месяц, квартал, полугодие или год.
- Отчет о заработанной стоимости: Отчет о заработанной стоимости применяет методы управления заработанной стоимостью для определения объема, стоимости и графика проекта, часто также включается в отчеты о статусе.
- Отчет об отклонениях: Этот отчет документирует различия между запланированным и фактическим ходом выполнения проекта или работы.
Какова важность отчетов о результатах деятельности в бизнесе?
Отчеты о производительности в бизнесе важны, потому что они говорят вам, хорошо ли вы работаете, рассматривая каждый аспект компании в сравнении с каждым подразделением. Постоянно оценивая цели и результаты, предприятие может скорректировать или изменить курс. Вот некоторые ключевые причины, по которым использование отчетности о результатах деятельности в бизнесе имеет решающее значение:
Ошибки применения Управляющего ИП (Разбор 3)
- Отчеты служат в качестве контрольных показателей. Поскольку отчет об эффективности содержит исходные данные, он служит эталоном для сравнения, помогая вам узнать, работают ли новые проекты, маркетинг, бюджетирование или другие усилия в масштабах компании.
- Отчеты о проделанной работе являются основой для других отчетов и документации. Бизнес соблюдает отраслевые и государственные нормы, которые часто включают в себя обмен публичными отчетами о деловых операциях компании. Внутренние отчеты о работе часто являются основой для подготовки внешних отчетов и документов, поскольку работа уже собрана.
- Они позволяют контролировать эффективность работы сотрудников. Для составления комплексного отчета о результатах работы вы включаете данные о результатах работы сотрудников, часто такие элементы, как продажи и получение прибыли или усилия по экономии затрат. Сравнение целей сотрудников с тем, чего они достигли, может помочь вам дать рекомендации, обратную связь, мотивировать и поощрять сотрудников. Она также служит для укрепления команды и создания сплоченности.
- Они улучшают коммуникацию. Отчеты о результатах деятельности улучшают коммуникацию в рамках бизнеса за счет обмена прозрачной информацией, а также с клиентами и потребителями за счет изучения того, на какие стратегии компании они реагируют или отвечают.
- Отчеты повышают эффективность бизнеса. Отчеты о производительности, составляемые на постоянной основе, предлагают аналитику в режиме реального времени, показывают, хорошо ли идут дела в бизнесе или есть возможности для роста. Это может заставить команды провести переоценку, изменить курс действий или скорректировать цели и стратегии для повышения шансов на прибыльность.
Что включить в отчет о результатах работы
Вы включаете результаты работы других процессов в отчет о производительности, чтобы дать комплексный взгляд на то, как работает бизнес. Отчет о результатах работы может включать различные элементы, в том числе:
- Сроки отчета о проделанной работе
- Анализ прошлой деятельности
- Показатели привлечения клиентов
- Синопсис утвержденных изменений
- Статус Уровень рисков и проблем
- Информация о доле рынка и рыночном рейтинге
- Результаты анализа отклонений
- работы, выполненные за отчетный период
- Работы, ожидающие завершения к следующему отчетному периоду
- Прогнозируемые прогнозы
- Коэффициенты ликвидности и платежеспособности
- Дополнительная информация, относящаяся к отчету или запрашиваемая заинтересованными сторонами
Другие элементы, которые входят в отчеты о результатах работы, следующие:
Планы управления проектами
План управления проектом содержит информацию и исходные данные для всех будущих сравнений по проекту, чтобы выявить отклонения, тенденции и прогресс. План управления проектом имеет широкий охват, часто включая все аспекты проекта, такие как стоимость, графики, технические и качественные параметры, а также вовлеченные отделы и руководители.
Информация о выполнении работы (WPI)
Информация о выполнении работ включает в себя все детали проекта, такие как:
- Бюджет и затраты
- Графики и резервные даты
- Документы
Измерения эффективности работы
Вы используете измерения результатов работы для определения измерений проектной деятельности, которые помогают вам оценить и сравнить прогресс с тем, что команды наметили на этапе подготовки к управлению проектом. Наиболее часто используются следующие метрики:
- Плановые и фактические технические показатели
- Плановые и фактические показатели затрат
- Сопоставление плановых и фактических показателей графика
Отчеты о выполнении бюджета
Поскольку отчеты об исполнении бюджета включают информацию о финансах и средствах, необходимых для завершения проекта, а также общую стоимость проекта, вы часто включаете ее во все отчеты об исполнении бюджета, чтобы помочь руководителям и заинтересованным лицам принимать финансово ответственные решения.
Активы организационного процесса
Вы часто используете активы организационных процессов в отчетах о результатах деятельности, хотя какие именно активы могут варьироваться в зависимости от отчета или проекта. Некоторые общие пункты, которые следует включить в отчет, следующие:
- Шаблоны отчетов компании
- Политики, процедуры и правила, которые объясняют показатели измерения или какие из них использовать
- Пределы отклонений, часто назначаемые и определяемые компанией, организацией или отраслью
Как составить отчет о результатах деятельности
Чтобы создать собственный отчет о результатах деятельности, выполните следующие пять шагов:
1. Организуйте данные
Сотрудничайте с командами для сбора соответствующих данных, необходимых для вашего отчета. Это может варьироваться от компании к компании, от проекта к проекту или от отчета к отчету.
2. Следуйте шаблону
Независимо от того, пишете ли вы сами или используете профессиональные шаблоны с помощью программного обеспечения, составление плана отчета — это хорошее начало, облегчающее включение соответствующих данных и информации. При использовании предложенных шаблонов включайте только те элементы, которые относятся к вашему отчету. Многие отчеты о производительности и бизнесе включают:
- Введение
- Организованные разделы и параграфы для удобства чтения
- Заключение
- Предложенные следующие шаги или решения
- Любые ссылки
- Контактная информация составителя отчета
3. Напишите отчет
Напишите тщательный и хорошо составленный отчет о результатах работы и начните работу раньше, чтобы уложиться в срок. Ведите записи по мере написания и обязательно делайте перерывы, чтобы избежать усталости, особенно если отчет о результатах работы длинный. Во многих случаях над созданием элементов отчета о результатах деятельности работает группа людей. Например, отдел продаж может написать раздел, связанный с прогнозами доходов, завершенными продажами, продажами, ожидающими завершения, и прогнозируемыми цифрами будущих продаж. Менеджер проекта обычно собирает все части отчета об исполнении, собранные или написанные другими отделами или коллегами.
4. Вычитывайте перед публикацией
Обязательно вычитайте свой отчет полностью несколько раз. Подумайте о распечатке бумажной копии, чтобы помочь вам найти любые орфографические, грамматические, пунктуационные или форматирующие ошибки, которые может пропустить компьютерная проверка орфографии. В зависимости от размера вашего отчета, вы можете предоставить его на рассмотрение группе коллег. Дважды проверьте все цифры, данные и числа, а также.
5. Постоянный мониторинг
Вы можете определить, как часто вы обновляете и делитесь отчетами о результатах деятельности, исходя из особенностей вашего бизнеса, конкретного проекта или цели. Подумайте о том, чтобы установить последовательную периодичность, например, ежедневную, еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную или ежегодную — любую, которая лучше всего соответствует вашим потребностям. Важной частью является постоянный мониторинг показателей деятельности компании, чтобы оставаться в курсе показателей и решать любые потенциальные проблемы.
Пример отчета о результатах деятельности
Вот образец отчета о результатах деятельности для небольшого бизнеса по уходу за газонами:
Обзор сезонной маркетинговой стратегии 2021 года для ООО «Лезвия для кошения травы»
10 декабря 2021 года
Как местный бизнес по уходу за газонами, управляемый подростками, работающими на устойчивой энергии, создание эффективного маркетинга при небольшом бюджете, чтобы конкурировать с известными компаниями по уходу за газонами, является сложной задачей. Этот отчет подводит итоги маркетинговых усилий, как печатных, так и цифровых, и результаты за 2021 сезонный период обслуживания с апреля по ноябрь.
- Команды создали три новых аккаунта в социальных сетях, с минимум еженедельными публикациями на каждом из них.
- Рост на всех платформах достиг 100 подписчиков или более в течение первого месяца, хотя в каждом последующем месяце мы достигали меньшего прироста.
- Шесть новых сезонных клиентских контрактов были заключены благодаря первоначальному социальному маркетингу.
- Обновление логотипа и ребрендинг листовок на почтовых ящиках удвоили нашу базу сезонных клиентов на 55%.
- Наши новые предложения по скидкам обеспечили дополнительный стимул для клиента, намного превосходящий наших конкурентов, и при этом обошлись всего в 900 долларов из нашего бюджета.
- Наш опрос об удовлетворенности клиентов в конце года был завершен на 100% со средним показателем удовлетворенности 90%.
Наше исследование показало, что клиенты находят преимущества в поддержке местного бизнеса, управляемого подростками, по сравнению с хорошо известными местными компаниями, и считают наш сервис исключительным, а наши тарифы — конкурентоспособными. Наше присутствие в социальных сетях оказало значительное влияние на рост числа клиентов, а также способствовало привлечению новых клиентов благодаря интересному контенту, лайкам и акциям. Социальные сети также позволили наладить связи в сообществе специалистов по уходу за газонами, чтобы повысить наш уровень знаний от других опытных профессионалов.
- Нанять на неполный рабочий день директора по цифровому маркетингу для создания большего количества контента
- Установить 85% или более высокий уровень удержания клиентов в следующем сезоне
- Создание веб-сайта для создания цифрового следа и расширения роста
- Результаты опроса удовлетворенности клиентов
- Анализ конкурентов
- Специальная информация из ресурсов сообщества по уходу за газонами
Ключевые слова:
Источник: hr-portal.ru
Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет
Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?
Кому это нужно
Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.
Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.
Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов — от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный».
Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит – устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай – он просто ждет, пока выполнится операция.
А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление статистической информации и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для оперативных сотрудников. Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.
Что писать
Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.
Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай — разумный) вид.
В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способы заинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.
Цели отчетов
Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:
— обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;
— подтверждение квалификации того или иного сотрудника;
— демонстрация эффективной работы руководству;
— получение финансирования на следующий отчетный период;
— получение согласия на развитие направления (идеи);
— обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.
Известная формулировка – правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения – работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.
Структура документа
Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.
В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.
Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в виде диаграмм и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.
Стилистика
Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.
Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.
В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей – это пища для размышлений по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работе говорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.
Оценка результатов
Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.
Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий отчетный период (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.
Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.
От проблемы к решению
Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.
Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема — причины ее возникновения — постановка задач — решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело — разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.
К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.
Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».
Как оформить документ
Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.
Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:
— старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;
— ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;
— разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;
— составьте четкое и лаконичное резюме отчета.
Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы — начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.
Источник: fb.ru
Как составить отчет о проделанной работе — образцы оформления
Отчет о проделанной работе – довольна распространенная мера контроля, позволяющая работодателю оценить эффективность работы сотрудников. В настоящее время такая методика стала встречаться все чаще, особенно после перехода многих работников на удаленный режим работы.
Ниже представлены образцы оформления отчета за рабочий день, месяц, а также примеры для бухгалтера, юриста, дистанционного сотрудника, а также работника в командировке.
Когда нужен и зачем составляется отчет о проделанной работе?
Необходимость составления отчетной документации вводится на каждом предприятии, исходя из внутренних потребностей компании, порядке взаимодействия между подразделениями, между руководством и подчиненными.
Отчет о проделанной работе предоставляется по схеме, принятой в компании. К примеру, рядовые сотрудники отчитываются перед руководителями структурных подразделений, в которых они числятся. Последние, в свою очередь, готовят отчетные сведения по своей работе вышестоящему руководству.
При переводе сотрудников на удаленный режим работы руководство обычно также требует с них предоставлять отчет о выполненны действия за день, неделю или месяц.
Трудовым законодательством, действующим на территории РФ, обязанность предоставления отчета о выполненной работе не установлена. Порядок и правила его оформления устанавливается на каждом предприятии индивидуально.
При этом необходимо учесть, что есть одно исключение. Таковым является ситуация, при которой сотрудник находится в рабочей поездке. По возвращению из командировки руководитель вправе потребовать от работника соответствующий отчет, отказать в предоставлении которого трудящийся не может.
В остальных случаях сотрудники предоставляют отчеты только при условии, что данная необходимость установлена внутренней документацией.
Несвоевременная отчетность может грозить работнику дисциплинарным взысканием. Согласно информации, отраженной в 192 статье ТК РФ, работодатель вправе объявить сотруднику выговор или сделать замечание. Данное правило действует при условии, что предоставление отчетов – обязательная функция, установленная документально.
Отчет о проделанной работе позволяет оценить эффективность работоспособности сотрудника.
Правильным образом составленный документ позволяет решить ряд задач:
- поддержка трудовой дисциплины на должном уровне. Необходимость предоставления отчетов о выполненной работе позволяет трудящимся рационально распределять время на выполнение своих трудовых функций;
- обоснование расходов на оплату труда. Благодаря отчетности работодатель может оценить объем выполненных сотрудником на протяжении отчетного периода работ. При необходимости увеличить доход трудящихся, или, задать вопрос о причине выполнения трудовых обязанностей не в полном объеме;
- наличие документа о том, что и кто из работников делал в конкретный рабочий день. Имея отчет о выполненных задачах, при возникновении вопросов со стороны вышестоящего руководства, начальник структурного подразделения сможет ответить на все вопросы, касающиеся деятельности его подчиненных. Кроме этого, можно понять, на решение каких трудовых задач уходит больше времени, а на каких меньше;
- определение нормы выработки для каждого сотрудника. Отчетная документация может выступать в качестве основания для добавления или исключения каких-либо трудовых задач из месячного плана работы сотрудника.
Отчетные документы о проделанной работе предоставляется с периодичностью, установленной работодателем. Чаще всего периодом является день или месяц.
Как оформить?
Для оформления отчета не предусмотрено унифицированного образца. Исключение – командировки. По возвращению из рабочих поездок работник предоставляет руководству бланк, составленный на основании формы Т-10а. В остальных случаях документ оформляется в свободной форме.
В отчете о выполненной работе рекомендуется отражать следующую информацию:
- стандартные данные – инициалы и должность руководителя, которому он предоставляется, а также отчитывающегося сотрудника;
- список поставленных перед работником задач на отчетный период;
- список выполненных в течение отчетного периода задач, сроки их выполнения;
- список механизмов, использованных для достижения поставленных перед трудящимся целей. К примеру – переговоры с сотрудниками смежных подразделений, использование дополнительных материалов и финансовых затрат и т.п.;
- причины невыполнения поставленных задач (при наличии таковых);
- план работы на следующий отчетный период;
- предложения по улучшению трудового процесса – если таковые имеются.
При необходимости в отчет можно вставить таблицы, диаграммы или рисунки, а также документы отчетности – чеки, квитанции, счета-фактуры. В конце документа сотрудник ставит дату оформления документа и свою личную подпись.
Скачать образец
- за день;
- за месяц;
- вернувшегося из командировки.
Выводы
Отчет о проделанной работе позволяет оценивать эффективность работы каждого сотрудника. Необходимость его предоставления определяется внутренней документацией компании.
Документ оформляется в свободной форме, может включать в себя различные схемы, таблицы, а также приложения. Для командировочного отчета предусмотрен унифицированный образец Т-10а.
Источник: dokuform.ru