Все про аренду квартиры в командировке: подтверждающие документы и как правильно их оформлять
Разбираемся, какие документы подтверждают проживание и расходы на жильё в командировке, когда траты на жильё не компенсируют и что делать, если подтверждающих документов нет.
Что говорит закон
Работодатель, организация или ИП, должен возместить сотруднику расходы на наём жилого помещения в командировках по России и за рубежом. Это указано в ст. 168 ТК РФ и п. 11, 14, 21 Положения о командировках №749.
Перед поездкой работнику выдают аванс на оплату командировочных расходов. Сумму командировочных, включая траты на проживание, считают по нормативам, которые установлены коллективным договором, локальным нормативным актом либо законодательством на федеральном или местном уровне.
Например, коммерческим организациям можно отталкиваться от суммы, которая не подлежит обложению НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ: 700 рублей в день на проживание в командировке по России и 2500 рублей в день за рубежом. Однако это не нормативы расходов, а только та часть, которая не облагается налогом. На практике компании имеют право тратить на проживание и большие суммы.
Как укомплектовать 1 комнатную квартиру к посуточной аренде
Нормы расходов для государственных служащих, работников бюджетных учреждений и внебюджетных фондов прописаны в постановлениях правительства РФ, нормативных актах регионов, органов местного самоуправления. Например, для федеральных гражданских служащих есть ограничения по размеру помещения: руководителям возмещается стоимость двухкомнатного номера, другим служащим — стоимость однокомнатного номера.
В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник обязан отчитаться о расходах. Если он потратил меньше денег, то возвращает неиспользованный аванс. Если фактические командировочные расходы превышают выданный аванс, сотруднику возмещают разницу, при условии, что траты были обоснованы. Расходы, не подтверждённые документами, работодатель удерживает из зарплаты командированного.
При необходимости работник может снять гостиницу и в однодневной командировке, если, к примеру, ему негде провести время до вылета. Положение о командировках № 749 этого не запрещает. Эти затраты компенсируются при условии согласования их с работодателем, в соответствии со ст. 168 ТК РФ.
Когда расходы на жильё не компенсируют
Работодатель не обязан возмещать сотруднику траты на проживание во время служебной командировки, если:
- Работнику предоставили жильё бесплатно, например, поселили в служебной квартире принимающей стороны или работодателя.
- Сотрудник заболел в командировке и попал в стационар — расходы на жильё за время пребывания в больнице не компенсируются. Перед госпитализацией командированный должен выселиться из отеля или квартиры.
- Работник не смог предоставить документы, подтверждающие проживание, и в коллективном договоре или внутреннем документе работодателя не указан порядок и размеры компенсации неподтверждённых расходов в командировке. Такое бывает на микропредприятиях. Компенсировать эти расходы работодатель может только по доброй воле.
Кроме того, работодатель не обязан возмещать дополнительные расходы сотрудника на услуги в отеле: чеки из бара, ресторана, спа-салона. Это прописано в п. 12 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Что касается завтрака в гостинице, то на питание работнику выделяют суточные, поэтому сдавать в бухгалтерию чеки за завтраки не нужно — их не оплатят.
Инвестиции в квартиру под сдачу посуточно | Никогда так не делай | Экономика сдачи квартир посуточно
Какими документами подтвердить проживание в гостинице
Налоговый кодекс РФ не содержит окончательного перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на жильё в командировке. Это верно и в отношении проживания в гостинице. Чтобы затраты признали экономически обоснованными, документы должны позволять идентифицировать их как командировочные расходы. Должно быть понятно, кто и когда жил в гостинице, какая сумма заплачена за жильё и дополнительные услуги.
Перечислим документы, которые подтверждают проживание в отеле.
Договор. Отели оказывают услуги на основании письменного договора. Согласно п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг, в нём должны быть следующие сведения:
- юридические реквизиты владельца гостиницы,
- ФИО гостя и его паспортные данные,
- вид, категория, адрес гостиницы, номер,
- цена и количество номеров,
- период проживания в гостинице,
- дата и время заезда и отъезда.
Но чаще всего гостиницу бронируют в интернете, и в этом случае письменный договор не составляется. Обычно на сайте отеля или сервиса бронирования жилья есть публичная оферта, которая содержит условия бронирования. Оплата номера и согласие с условиями оферты равносильны заключению письменного договора по п. 15 Правил. В этом случае отчётными документами будут ваучер на проживание (подтверждение оплаченного бронирования) и чек об оплате. В ваучере указывается адрес и название гостиницы, данные гостя, даты проживания и сумма оплаты.
Чек. После оплаты услуг объект размещения обязан выдать гостю кассовый чек или, если владелец ИП, бланк строгой отчётности. При оплате проживания на сайте отеля или через сервис бронирования пользователь получает чек в электронном виде на свою электронную почту. Его нужно распечатать и приложить к авансовому отчёту.
Акт выполненных работ или оказания услуг. Если работодатель заключает договор на бронирование жилья через турфирму или другого посредника, подтвердить затраты на проживание допускается актом выполненных работ или оказания услуг, отчётом о выполненной работе — смотрите письма Минфина от 26.09.2019 №03-03-06/1/74132, от 20.09.2019 №03-03-06/1/72532.
Акт выполненных работ можно принять к учёту, если в нём будет указана сумма и конкретная услуга, например, «Возмещение расходов за проживание ФИО за период . в гостинице Название».
При бронировании отеля с помощью Туту Командировок используйте фильтр «Еду в командировку», чтобы автоматически получить отчётные документы для бухгалтерии. Их можно скачать из письма-подтверждения или в корпоративном аккаунте. Закрывающие документы можно также получить по ЭДО или почте России.
Что делать при отсутствии подтверждающих документов
Бухгалтер при анализе авансового отчёта должен проверить фактическое нахождение работника в командировке. Это необходимо для расчёта суточных и оплаты труда за это время. Фактический срок пребывания в командировке определяют по проездным документам, например, билетам и чекам. Но при их потере или отсутствии пункт 7 Положения о командировках №749 разрешает использовать подтверждение проживания — смотрите таблицу.
Все про аренду квартиры в командировке: подтверждающие документы и как правильно их оформлять
Командированный сотрудник может остановиться не только в гостинице. В этой статье расскажем, как отчитаться о ночёвке в съёмной или служебной квартире, у родственников и знакомых.
В съёмной квартире
Сотрудник может снять для командировки квартиру у частного лица. Расходы на проживание в этом случае подтверждаются договором краткосрочного найма жилого помещения или распиской о получении денег.
1) Договор краткосрочного найма жилого помещения
Особенности его заключения определены в главе 35 ГК РФ. Во-первых, нанимателем может быть только физическое лицо. Во-вторых, предметом договора может быть только жилое помещение: частный дом или его часть, квартира или комната.
Что должен содержать договор:
- название документа — «Договор найма жилого помещения»;
- дату заключения;
- данные нанимателя и наймодателя;
- объект найма — жилое помещение с адресом;
- срок договора;
- размер платы за проживание и порядок её внесения;
- подписи сторон.
Образец договора найма жилого помещения. Скачать образец
На рынке аренды часто сдаются апартаменты, которые по сути являются нежилым помещением. Положение о командировках №749 не запрещает командированному ночевать в нежилом помещении, однако по смыслу положения такие расходы работодатель не обязан возмещать. В этом случае затраты считаются неподтверждёнными. Чтобы компенсировать сотруднику стоимость ночёвки, работодатель должен выпустить приказ о компенсации неподтверждённых расходов.
Поскольку не каждый работодатель на это согласится, лучше уточнить у владельца жилья перед бронированием статус помещения либо попросить составить расписку о получении платы за проживание, которая будет альтернативой договору найма.
2) Расписка о получении платы за проживание
Расписка составляется в дополнение к договору или как альтернатива ему. Собственники не всегда заключают договор при сдаче жилья. Чаще всего они просто передают ключи и выдают расписку о получении денег.
Принять расписку к учёту можно, если она содержит признаки первичного учётного документа:
- название — «Расписка»;
- дату составления;
- Ф.И.О. того, кто выдал расписку и кому;
- за что получены деньги: «Оплата жилья по такому-то адресу за такой-то период»;
- сумму;
- подпись лица, выдавшего расписку.
По общему правилу расписку пишут от руки, но можно использовать заранее подготовленный распечатанный бланк, в котором оставить пустые графы: Ф.И.О. получателя денег, его паспортные данные, адрес прописки, сумма цифрами и прописью, за что получены деньги. Потом в них вписывают нужные данные.
Если командированный сотрудник планирует снимать жильё у частника, ему лучше заранее подготовить бланк расписки для авансового отчёта.
Образец расписки о получении денег за проживание. Скачать образец расписки
Затраты на наём жилья у частного лица можно подтвердить любым документом — договором или распиской, составленным в соответствии с законодательством РФ, и это будут экономически обоснованные расходы по п. 1 ст. 252 НК РФ. Они подлежат учёту в полном объёме по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Фактические затраты на съём квартиры в командировке, подтверждённые документально, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами — п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ.
В служебной квартире
Некоторые организации арендуют квартиры для командированных сотрудников. Договор аренды заключают как на конкретный, так и на неопределённый срок.
Служебное жильё командированному сотруднику предоставляется бесплатно. Возмещать затраты на проживание в корпоративной квартире и отражать их в авансовом отчёте не нужно — п. 14 Положения о служебных командировках.
Работодатель может учесть как экономически обоснованные расходы на аренду только за время проживания в квартире командированного сотрудника — пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Время простоя жилья оплачивается из чистой прибыли. Такую позицию выразил Минфин России в письме от 15.01.2016 № 03-03-07/803.
Организациям стоит избегать договоров съёма жилья с неопределённым сроком. Выгоднее оформлять аренду квартиры только на период командировки, но это не всегда возможно реализовать на практике из-за бюрократии в крупных компаниях.
У родственников и знакомых
Если командированный ночует в поездке у родных или друзей, он всё равно имеет право получить компенсацию стоимости проживания. Договор найма или расписка о получении денег при этом не требуются.
Проживание в командировке у родственников или знакомых бесплатным жильём по п. 14 Положения №749 не считается. Ведь ночлег работник нашёл себе сам, а не получил от работодателя или от другой организации. Это значит, что компания должна возместить сотруднику расходы на проживание в соответствии со ст. 168 ТК РФ.
Фактический срок пребывания в месте командировке можно подтвердить служебной запиской работника и проездными документами. Это разрешено п. 7 Положения №749.
А вот принять к учёту и компенсировать сотруднику расходы по служебной записке можно только с разрешения работодателя. Если в организации есть нормативы трат на жильё в командировке, установленные коллективным договором или положением о командировках, затраты возмещаются по ним. Если нет, то компания выпускает приказ о компенсации работнику неподтверждённых расходов на проживание.
Руководитель компании самостоятельно определяет размер возмещения. Учитывайте, что по п. 1 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ неподтверждённые расходы на жильё в командировке в размере 700 рублей в день по России и 2500 рублей в зарубежных поездках. Страховые взносы начисляются на всю сумму.
Образец приказа о компенсации работнику неподтверждённых расходов на проживание. Скачать образец приказа
Частые вопросы
Надо ли брать для отчётности копию свидетельства о праве собственности на жилое помещение к договору найма или аренды?
Нет. Достаточно договора найма, аренды или другого документа, подтверждающего факт расходов и нахождения в командировке. На это прямо указал Минфин в письме от 15.01.2016 №03-03-07/803.
Можно ли принять к учёту договор аренды апартаментов как подтверждение расходов на проживание в командировке?
Это будут неподтверждённые расходы. Положение №749 предусматривает возмещение затрат только на проживание в жилых помещениях, а апартаменты к ним не относятся. Принять расходы к учёту и возместить их работнику можно только по решению руководителя организации. При проживании в апартаментах лучше оформлять расписку или договор без указания назначения помещения.
В расписке не указан фактический срок проживания в съёмной квартире. Можно ли принять её к учёту?
Можно, если она содержит реквизиты первичного учётного документа по п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 №402-ФЗ: название, дату составления, сумму, указание на предмет сделки (плата за квартиру), стороны сделки и подпись составителя.
Что в итоге
- Расходы на съёмную квартиру в командировке подтверждают договором найма жилого помещения и/или распиской о получении платы за жильё. Апартаменты часто не являются жилым помещением. Чтобы командированному подтвердить расходы на проживание, стоит взять у владельца расписку о получении платы за жильё. Иначе траты считаются неподтверждёнными и компенсируются только по решению руководителя организации.
- По п. 14 Положения о командировках №749, бесплатное проживание в служебной квартире работнику не компенсируется и в авансовый отчёт не вносится.
- Работодатель должен возместить сотруднику проживание в командировке у родственников или знакомых. Для этого командированный пишет служебную записку. Сумму компенсации определяют по нормативам из коллективного договора или внутреннего положения о командировках либо приказом работодателя.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?
Одним из вариантов проживания работников в командировке является аренда квартиры. Организация заключает с арендатором договор аренды и уплачивает ему арендную плату.
В некоторых случаях могут возникнуть дополнительные платежи за коммунальные услуги – потребление света, воды, газа и т.п., которые может оплачивать сам работник, находящийся в командировке. При этом работодатель компенсирует ему такие затраты в составе командировочных расходов.
Арендная плата в составе расходов: позиция чиновников
При этом, по мнению чиновников, возмещение сотрудникам расходов по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение на период командировки может учитываться в составе прочих расходов при условии, что такие расходы соответствуют положениям ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802).
Оправдательные документы
Документами, подтверждающими расходы на аренду квартиры в командировке, являются:
- приказ о направлении в командировку;
- командировочное удостоверение;
- проездные документы;
- договор аренды, действующий в период командировки;
- документы об оплате арендных платежей;
- квитанции об оплате коммунальных платежей
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Источник: admzhuravlevka.ru
Гостиничные отчетные документы в Хабаровске: чеки, квитанции, командировочные бланки
Предоставляем командированным отчетные документы о проживании в гостинице, а именно: бланк гостиницы + кассовый чек. При необходимости выдаем копии свидетельства о регистрации нашего ИП, справку о проживании и прайс-лист. Официально подтверждаем проживание при запросе из вашей организации и государственных учреждений.
Документы командировочным в Хабаровске
Необходимые для отчетности по командировке квитанции, чеки гостиницы Хабаровска. Документы о проживании в Хабаровске для бухгалтерии. Квитанции командированным, форма БО-18.
Документы о проживании в гостинице Хабаровска
При проживании выдаем командированным документы гостиницы. Компания Солнечный город предоставляет гостиничные квитанции о проживании в Хабаровске. Гостиничные чеки командировочным.
Приезжим предоставляются чеки о проживании в Хабаровске для бухгалтерии. Все необходимые отчетные документы для командировки. Квитанция о проживании в гостинице Солнечный Город.
- Аренда квартиры в Хабаровске
- Сдам квартиру посуточно в Хабаровске
- Снять квартиру в Хабаровске
- Квартиры посуточно в Хабаровске
- Карта сайта
Гостиница Солнечный Город в Хабаровске
Улица Нагишкина, дом 11
Источник: xn—-8sbadg2cphabedvgkfq5b8a.xn--p1ai
Документы на проживание
Командировочное задание подразумевает сдачу отчетности о расходах на проживание в населенном пункте, в котором вы были в командировке. Только после этого бухгалтерия вашего предприятия сможет оплатить вам расходы на жильё, понесенные за период выполнения служебного задания.
Агенство МИР КВАРТИР поможет вам в оформлении и выдаст все необходимые отчетные документы, подтверждающие проживание в гостиницах, съемных квартирах гостиничного типа и аппартаментах, включая квитанцию по форме ЗГ и кассовый чек с QR — кодом . А также (при необходимости) договоры риэлтерских услуг по поиску вариантов квартир и апартаментов.
Что представляют собой отчетные документы за проживание для командировочных?
Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания, которая представляет собой бланк строгой отчетности по форме 3-Г, в котором отражена следующая информация:
- реквизиты гостиницы;
- наименование документа, номер и дата его оформления;
- данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
- расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
- печать предприятия.
Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который мы также вам выдадим. Он будет подтверждением затрат, которые ваша фирма должна будет вам возместить.
Гостиничный счет формы 3-Г, 3-ГМ (бланк) — является бланком строгой отчетности. Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги гостиницы. Счет выписывается в трех экземплярах: первый — выдается клиенту (проживающему), второй — сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальной картотеке. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.
Свяжитесь с нами
по телефону 8 (922) 091 7111 или через форму обратной связи
и мы подберем для Вас любой удобный вариант размещения
Проживание в любых городах и населенных пунктах Ямало-Ненецкого автономного округа:
Азовы, Аксарка, Антипаюта, Белоярск, Восяхово, Вынгапуровский, Газсале, Горки, Губкинский, Гыда, Зеленый Яр, Катравож, Коротчаево, Красноселькуп, Кутопьюган, Лаборовая, Лабытнанги, Лимбяяха, Лонгъюган, Лопхари, Мужи, Муравленко, Мыс Каменный, Надым, Находка, Новый Порт, Новый Уренгой, Нори, Ноябрьск, Ныда, Овгорт, Панаевск, Пангоды, Питляр, Полярный, Правохеттинский, Приозерный, Пуровск, Пурпе, Ратта, Салемал, Салехард, Самбург, Старый Надым, Сывдарма, Сюнэйсале, Тазовский, Тамбей, Тарко-Сале, Толька, Уренгой, Халясавей, Ханымей, Харп, Харсаим, Холмы, Шурышкары, , Ягельный, Ямбург, Ямгорт, Яптиксале, Яр-Сале.
Квартиры в ЯНАО
- —>Аренда квартир в Коротчаево —>
- —>Снять квартиру в Лимбяяха —>
- —>Аренда квартир в пгт Уренгой —>
- —>Аренда квартир Тазовский ЯНАО —>
- —>Квартиры в Газ-сале —>
- —>Квартиры в Гыда —>
- —>Квартиры Новый Уренгой —>
- —>Квартиры в Губкинский —>
- —>Квартиры в Муравленко —>
- —>Квартиры в Тарко-Сале —>
- —>Квартиры в посёлке Новозаполярный —>
- —>Квартиры в Надым —>
- —>Квартиры в посёлке Пангоды —>
- —>Квартиры в Самбурге —>
- —>Квартиры в Ямбурге —>
- —>Квартиры в Бованенково —>
- —>Квартиры в Сабетта —>
- —>Квартиры в с. Ныда —>
- —>Квартиры в поселке Сывдарма —>
- —>Квартиры в Ноябрьске —>
Источник: mirkvartir89.ru
